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La contabilidad, el registro meticuloso de las operaciones financieras, es un proceso crucial requerido para el éxito de los negocios tanto pequeños como grandes. Si bien los negocios grandes generalmente emplean a un departamento grande de contabilidad con muchos empleados (así como también hacen negocios con una empresa de auditoría separada), los negocios más pequeños pueden emplear solo a un contador. En una empresa de una sola persona, es posible que el propietario tenga que administrar la contabilidad él mismo sin la ayuda de un contador. Ya sea que intentes administrar tus propias finanzas o estés interesado en encontrar un trabajo como contador para la empresa de otra persona, aprender los conceptos básicos de la contabilidad puede ayudarte a empezar.
Pasos
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Comprende la diferencia entre la teneduría de libros y la contabilidad.La teneduría de libros y la contabilidad son términos que suelen usarse indistintamente. Sin embargo, las habilidades y las responsabilidades que cada uno requiere son algo diferentes. Los tenedores de libros generalmente mantienen registros de las ventas directamente en los libros. Hacen el trabajo diario de asegurarse de que cada centavo que la empresa gana o gasta se registre. Por otro lado, un contador elabora y analiza estados financieros, y también puede auditar los libros de la empresa para asegurarse de su precisión y su correcta elaboración.
- Los tenedores de libros y contadores pueden trabajar en conjunto para brindar un nivel de servicio completo a una empresa.
- En muchos casos, la distinción entre ambas se formaliza por un título profesional, certificación nacional u organización industrial. [1] X Fuente de investigación
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Familiarízate con la creación de hojas de cálculo . Microsoft Excel u otro software para hojas de cálculo son invaluables para los contadores ya que te ayudan a monitorear números en un gráfico o realizar cálculos para crear una hoja de cálculo financiera. Incluso si sabes los conceptos básicos , siempre puedes hacer un repaso y aprender habilidades intermedias o avanzadas para crear hojas de cálculo, cuadros y gráficos.
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Lee libros de contabilidad. Visita tu biblioteca local para encontrar libros de contabilidad o compra un libro al librero de tu elección. Busca libros de nivel principiante escritos por autores que tengan experiencia en contabilidad ya que será más probable que estos libros contengan información investigada.
- Introducción a la contabilidad por Pru Marriott, J.R. Edwards y Howard J. Mellett es un libro de texto introductorio ampliamente usado que se considera un manual básico excelente tanto para fines de educación general como para aquellos que tengan la intención de especializarse en contabilidad. [2] X Fuente de investigación
- College Accounting: A Career Approach ("Contabilidad universitaria: un enfoque de carrera") por Cathy J. Scott es un libro de texto universitario ampliamente usado para cursos de contabilidad y administración financiera. El libro también tiene la opción de venir con un CD-ROM de Quickbooks Accounting que puede ser invaluable para los aspirantes a contadores.
- Financial Statements: A Step-by-Step Guide to Understanding and Creating Financial Reports ("Estados financieros: una guía paso a paso para comprender y crear informes financieros") por Thomas R. Ittelson es una introducción a los informes financieros muy vendida y puede ser un buen primer paso para los principiantes que estén interesados en ingresar al campo de la contabilidad.
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Toma un curso de contabilidad. Siempre puedes buscar cursos en la escuela comunitaria local o tomar cursos de contabilidad en línea gratuitamente. Prueba sitios web como Coursera u otras plataformas de educación en línea para encontrar cursos gratuitos dictados por profesionales distinguidos en el rubro de la contabilidad.
- Busca en línea las escuelas comunitarias o institutos en tu localidad.
- Busca clases gratuitas de contabilidad en línea buscando cursos masivos abiertos en línea .
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Comprende más sobre la teneduría de libros de doble entrada. Los contadores tienen que hacer dos o más entradas por cada operación registrada por la empresa. Pueden verse como un aumento en una o más cuentas y una disminución en una o más cuentas. Por ejemplo, un pago hecho por una venta previamente hecha a crédito daría como resultado un aumento en la cuenta de efectivo y una disminución en la cuenta "Cuentas por cobrar" (el dinero que los clientes que han comprado cosas a crédito pero que todavía no han pagado a la empresa). Estas entradas tendrían que hacerse con el mismo monto (el monto de la venta). [3] X Fuente de investigación
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Practica el registro de débitos y créditos. Cuando se hacen los registros de doble entrada, se hacen en forma de débito y crédito. Estos representan si ciertas cuentas suben o bajan por una operación o no. Usarlas es relativamente sencillo si recuerdas dos cosas:
- El débito significa que los registros van al lado izquierdo de la cuenta t y el crédito significa que debes usar el lado derecho. Nos referimos a un libro de contabilidad t estándar en donde los registros se hacen en cualquier lado de la parte vertical de la "T".
- Activo = Pasivo + Capital. Esta es la ecuación contable. Memorízatelo más que nada. Es como una guía para los débitos y los créditos. Para la parte izquierda de "=", los débitos aumentan la cuenta y los créditos la reducen. Para el lado derecho, pasa lo opuesto.
- Esto significa que cuando las cuentas de activo, como de efectivo, son debitadas, aumentan. Sin embargo, cuando las cuentas de pasiva, como las cuentas a pagar, son debitadas, aumentan. [4] X Fuente de investigación
- Para practicar, determina cómo ingresarías diversas operaciones comunes, tales como el pago por el servicio de luz o la recepción de un pago en efectivo de un cliente.
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Elabora y mantén un libro mayor. El libro mayor es donde se registran las operaciones de doble entrada. Cada registro individual (los diversos débitos y créditos en la operación) se debe hacer en la cuenta correspondiente en el libro mayor. Así que, para un pago de servicios, se tendría que hacer un asiento en la cuenta de efectivo y otro por separado en la cuenta de gastos devengados a pagar. Este proceso se simplifica considerablemente cuando se usa un software de contabilidad, pero también se puede hacer a mano de manera sencilla. [5] X Fuente de investigación
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Distingue entre el efectivo y los devengos. Una operación en efectivo es el tipo de intercambio que se da cuando un cliente compra una paquete de goma de mascar en la tienda y recibes el pago en el acto para luego entregar la goma de mascar a cambio. Por su parte, los devengos toman en cuenta factores como el crédito, las facturas y la facturación en vez del pago directo al momento de la operación, además del activo intangible como el valor llave. [6] X Fuente de investigaciónAnuncio
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Conoce la elaboración de los estados financieros. Los estados financieros reflejan la salud financiera actual de una empresa y su rendimiento financiero a lo largo del periodo contable más reciente. Los estados financieros se elaboran a partir de la información presente en el libro mayor. Al final de cada periodo contable, cada cuenta se totalizan para hacer un balance de prueba. El total de débitos y créditos en todas las cuentas deben ser iguales. Si no lo están, el contador debe volver a revisar los balances de cada cuenta y hacer los ajustes o correcciones necesarias.
- Si las cuentas están balanceadas y son correctas, el contador puede ingresar los resúmenes de la información presente en ellas en los estados financieros. [7] X Fuente de investigación
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Aprende a elaborar un estado de resultados. Un estado de resultados es el principio más básico de la contabilidad. Este registra los márgenes de beneficio a lo largo de una duración especificada de tiempo, desde una semana hasta un año. El estado de resultados se determina por dos factores: los ingresos del negocio y sus gastos. [8] X Fuente de investigación
- Los ingresos son el flujo de entrada del efectivo a cambio de bienes y servicios ganados a lo largo de un periodo de tiempo, aunque no necesariamente el dinero que se pagó realmente a la empresa durante ese periodo de tiempo. Los ingresos pueden incluir operaciones en efectivo así como valores devengados. Si los valores devengados se incluyen en el estado de resultados, los ingresos de una determinada semana o mes toman en cuenta las facturas y cuentas que se enviaron durante este tiempo, incluso si el dinero no se recolectará hasta el periodo del siguiente estado de resultados. Por lo tanto, los estados de resultados están diseñados para mostrar cuán rentable fue un negocio durante ese periodo registrado de tiempo, no necesariamente cuánto dinero recibió un negocio durante ese tiempo. [9] X Fuente de investigación
- Los gastos son cualquier uso del dinero para la empresa, ya sea debido al costo de materiales y suministros o la mano de obra y los sueldos. Tal como los ingresos, los gastos se reportan durante el periodo de tiempo en el que se incurrió en esos gastos, no necesariamente cuando la empresa pagó por ellos. [10] X Fuente de investigación
- El principio de correlación de la contabilidad requiere que una empresa empareje los gastos e ingresos relacionados en donde sea posible a fin de establecer la rentabilidad real de una empresa a lo largo de un determinado periodo de tiempo. En un negocio exitoso, esto debería dar como resultado más o menos una relación de causa y efecto en donde, por ejemplo, un incremento en las ventas incrementará los ingresos de la empresa a la vez que también dará como resultado gastos relacionados con el negocio: un incremento en la necesidad de comprar más suministros para la tienda y un incremento en los gastos de comisiones de ventas, si aplica. [11] X Fuente de investigación
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Crea un balance general. A diferencia de un estado de resultados, el cual lidia con un periodo de tiempo, se puede pensar en un balance general como una imagen instantánea de tu negocio en un momento particular. [12] X Fuente confiable U.S. Small Business Administration Ir a la fuente Un balance general tiene tres componentes importantes: los activos y pasivos del negocio y el patrimonio neto de los accionistas o del propietario en un momento determinado. [13] X Fuente de investigación Puede ser útil pensar en la ecuación de balance en términos de que los activos de una empresa son iguales a sus pasivos más el patrimonio neto del propietario o los accionistas. En otras palabras, lo que tienes siempre se determina por lo que debes más lo que actualmente es tuyo. [14] X Fuente confiable U.S. Small Business Administration Ir a la fuente
- Los activos son lo que posee una empresa. Puede ser útil pensar en los activos como todos los recursos que una empresa tiene a su disposición: concretamente, los vehículos, el dinero en efectivo, los suministros y el equipo que una empresa posea en ese momento determinado. [15] X Fuente de investigación Los activos pueden ser tangibles (una planta, equipo) e intangibles (patentes, marcas registradas, fondos de comercio).
- Los pasivos son cualquier cantidad que se le deba a otros al momento de la creación del balance general. Los pasivos pueden incluir préstamos que deban reembolsarse, cualquier dinero que se deba por suministros obtenidos a crédito y cualquier sueldo que se les deba los empleados a los que aún no se les haya pagado. [16] X Fuente de investigación
- El patrimonio neto es la diferencia entre los activos y los pasivos. A veces se considera al patrimonio neto como el "valor contable" de una empresa o negocio. [17] X Fuente de investigación Si la empresa es una corporación grande, el patrimonio neto puede pertenecerle a los accionistas. Si una sola persona es dueña de la empresa, el patrimonio neto es el patrimonio neto del propietario. [18] X Fuente de investigación
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Genera un estado de flujo de efectivo. Esencialmente, un estado de flujo de efectivo especifica cómo se ha generado y usado el efectivo en una empresa, así como las actividades de inversión y financiamiento de la empresa, a lo largo de un periodo de tiempo especificado. El estado de flujo de efectivo se deriva en su mayoría de los balances generales y estados de resultados de una empresa para ese mismo periodo de tiempo. [19] X Fuente de investigaciónAnuncio
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Sigue los principios de contabilidad generalmente aceptados. Los principios básicos que guían las prácticas de contabilidad dependen de un conjunto de principios y suposiciones diseñados para garantizar transparencia e integridad en todas las operaciones financieras.
- La suposición de entidad económica es el requerimiento de que un contador que trabaje para un propietario único (una empresa en donde una sola persona es la dueña) debe mantener un libro de contabilidad separado para las operaciones comerciales que no incluya los gastos u operaciones personales del propietario. [20] X Fuente de investigación
- La suposición de unidad monetaria es el acuerdo de que la actividad económica, por lo menos en los EE.UU., se medirá en la moneda de los EE.UU. y, por lo tanto, solo se registrarán actividades que puedan traducirse a la moneda de los EE.UU. [21] X Fuente de investigación
- La suposición del periodo de tiempo es el acuerdo de que todas las operaciones comerciales se representarán en intervalos de tiempo diferentes y que esos intervalos se registrarán de forma precisa. Estos intervalos normalmente son relativamente cortos: se realiza por lo menos un informe anual, aunque los informes a menudo se realizan a intervalos semanales en muchas empresas. El informe también debe especificar cuándo empezó y terminó ese intervalo de tiempo. En otras palabras, no es suficiente incluir la fecha del informe; un contador debe aclarar en ese informe si este corresponde a una semana, un mes, un trimestre financiero o un año. [22] X Fuente de investigación
- El principio de costo se refiere a la cantidad de dinero que se gasta al momento de una determinada operación sin tomar en cuenta la inflación. [23] X Fuente de investigación
- El principio de revelación completa requiere que los contadores revelen información financiera relevante a cualquier parte interesada, particularmente inversionistas y prestamistas. Esta información debe revelarse ya sea en el cuerpo de un estado financiero o en las notas al final de ese estado. [24] X Fuente de investigación
- El principio de empresa en funcionamiento asume que la empresa se mantendrá en funcionamiento en el futuro próximo y requiere que el contador revele cualquier información en cuanto al futuro en peligro o el fracaso seguro de una empresa. En otras palabras, si un contador cree que la empresa se irá a la bancarrota en el futuro próximo, está obligado a revelar esa información a los inversionistas y a cualquier otra parte interesada. [25] X Fuente de investigación
- El principio de correlación exige que los gastos se emparejen con los ingresos en todos los informes financieros. [26] X Fuente de investigación
- El principio de reconocimiento de ingresos es un acuerdo en cuanto a que los ingresos serán registrados como que ocurrieron al momento en que la transacción se finalizó, no cuando el dinero se pague realmente a la empresa. [27] X Fuente de investigación
- La materialidad es una pauta que otorga a los contadores un grado de juicio profesional para determinar si una cantidad dada es insignificante o no para el informe. Esto no significa que un contador puede reportar de forma imprecisa. En cambio, aborda la decisión de un contador de redondear al dólar más cercano, por ejemplo, al reportar sobre las transacciones financieras de una empresa. [28] X Fuente de investigación
- El conservatismo es un principio que declara que un contador puede reportar pérdidas potenciales para una empresa (de hecho, tiene la obligación de reportar tales pérdidas) pero no puede reportar ganancias potenciales como ganancias. Esto es para evitar que los inversionistas tengan una imagen errónea de la situación financiera de la empresa. [29] X Fuente de investigación
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Sigue las reglas y estándares de la Junta de Estándares Financieros Contables (FASB, por sus siglas en inglés) o el organismo relevante en el lugar en donde vivas. Este tipo de organismos dispone reglas y estándares extensos que, en última instancia, buscan asegurar que las partes interesadas tengan información fiable y precisa y que los contadores trabajen éticamente y reporten honestamente. Como un ejemplo, puedes encontrar una disposición detallada del marco conceptual de la FASB en su sitio web .
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Sigue las prácticas generalmente aceptadas de la industria. Estas son expectativas que los contadores tienen de otros contadores, las cuales ayudan a guiar la industria. Estas incluyen:
- Principios de confiabilidad, verificabilidad y objetividad, los cuales requieren que los contadores reporten números con los que otros estarían de acuerdo. Esto es tanto para la dignidad profesional del contador como para asegurar que cualquier transacción futura sea justa y honesta. [30] X Fuente de investigación
- La constancia requiere que un contador sea constante en cuanto a cómo aplica varias prácticas y procedimientos a un informe financiero. Si, por ejemplo, una empresa cambia su suposición de flujo de costos, el contador de esa empresa tiene la obligación de reportar ese cambio. [31] X Fuente de investigación
- La comparabilidad requiere que los contadores cumplan con determinados estándares, como los principios de contabilidad generalmente aceptados, para asegurar que los informes financieros de una empresa puedan compararse fácilmente con los de otra empresa. [32] X Fuente de investigación
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Consejos
- Toma nota de que, en los EE.UU., para convertirte en un contador público certificado (CPA, por sus siglas en inglés), necesitas una educación extensa de nivel universitario en cursos relacionados con la contabilidad y los negocios y tendrás que pasar el examen de CPA y el examen de ética profesional. [33] X Fuente de investigación
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Referencias
- ↑ http://quickbooks.intuit.com/r/bookkeeping/whats-the-difference-between-a-bookkeeper-and-an-accountant/
- ↑ http://trove.nla.gov.au/work/16405389?selectedversion=NBD22975854
- ↑ http://www.accountingcoach.com/accounting-basics/explanation/5
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- ↑ http://www.investopedia.com/terms/g/generalledger.asp?layout=orig
- ↑ http://www.investopedia.com/university/accounting/accounting3.asp
- ↑ http://www.investopedia.com/university/accounting/accounting4.asp
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- ↑ https://www.sba.gov/sites/default/files/Introduction%20to%20Accounting_Transcript_0.pdf
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- ↑ http://www.accountingcoach.com/accounting-basics/explanation/3
- ↑ http://www.accountingcoach.com/accounting-basics/explanation/4
- ↑ http://www.accountingcoach.com/accounting-basics/explanation/4
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- ↑ http://www.accountingcoach.com/accounting-basics/explanation/5
- ↑ http://www.accountingcoach.com/accounting-principles/explanation
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- ↑ http://www.calcpa.org/cpa-career-center/cpa-requirements
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