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Este wikiHow te enseñará a automatizar los informes de datos en Microsoft Excel. Si los datos son externos, este wikiHow te mostrará cómo ejecutar consultas y crear informes a partir de una fuente de datos externa (MySQL, Postgres, Oracle, etc) desde adentro de la hoja de cálculo. Para hacerlo, se utilizarán complementos de Excel que se encargarán de vincular la hoja de cálculo con las fuentes de datos externas.
Si los datos están almacenados en una hoja de cálculo de Excel, se utilizarán macros para construir informes y exportarlos con distintos formatos con solo presionar una tecla. Afortunadamente, Excel viene con un grabador de pasos, lo cual significa que no tendrás que programar las macros tú mismo.
Pasos
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Descarga el complemento de Kloudio para Excel desde la AppSource de Microsoft. Esto te permitirá crear una conexión persistente entre una base de datos o fuente de datos externa y tu hoja de cálculo. Este complemento también funciona en Hojas de cálculo de Google.
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Crea una conexión entre tu hoja de cálculo y la fuente de datos externa haciendo clic en el botón + del portal de Kloudio. Escribe los detalles de tu base de datos (tipo de base de datos, credenciales) y selecciona las opciones de seguridad y cifrado si vas a trabajar con datos confidenciales o de una empresa.
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Una vez que hayas creado una conexión entre la hoja de cálculo y la base de datos, podrás ejecutar consultas y construir informes a partir de los datos externos sin salir de Excel. Crea tus informes personalizados en el portal de Kloudio y luego selecciónalos desde el menú desplegable en Excel. Luego podrás aplicar filtros adicionales y elegir la frecuencia con la que debe actualizarse el informe (por ejemplo, para que la hoja de ventas se actualice en forma semanal, diaria o incluso cada una hora).
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Además, puedes ingresar datos en la hoja de cálculo conectada y hacer que esos datos actualicen la fuente externa. Crea una plantilla para subir en el portal de Kloudio y podrás subir cambios manual o automáticamente desde tu hoja de cálculos hacia la fuente de datos externa.Anuncio
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Si los datos con los que vas a construir el informe los almacenas, actualizas y mantienes en una hoja de Excel, puedes automatizar el flujo de trabajo de los reportes a través de macros. Las macros son funciones integradas que te permiten automatizar tareas complejas y repetitivas.
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Abre Excel. Haz doble clic (o un solo clic si usas Mac) en el ícono de la aplicación de Excel, que parece una "X" blanca sobre un fondo verde. Luego haz clic en Libro en blanco en la página de plantillas.
- En Mac, tal vez debas hacer clic en Archivo y luego en Nuevo libro en blanco en el menú desplegable que aparece.
- Si ya tienes un informe de Excel y quieres automatizarlo, entonces haz doble clic en el archivo del informe para abrirlo en Excel.
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Ingresa los datos en la hoja de cálculo, si es necesario. Si todavía no has agregado las etiquetas de columna y los números cuyos resultados vas a automatizar, hazlo ahora para poder continuar.
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Habilita la pestaña Programador . La pestaña Programador no aparece en la parte superior de la ventana de Excel en forma predeterminada. Debes habilitarla haciendo lo siguiente (dependiendo del sistema operativo que uses):
- Windows : haz clic en Archivo , haz clic en Opciones y haz clic en Personalizar cinta de opciones en el lado izquierdo de la ventana. Luego marca la casilla "Programador" en el lado inferior derecho de la ventana (tal vez debas desplazarte hacia abajo primero) y haz clic en Aceptar . [1] X Fuente de investigación
- Mac : haz clic en Excel , haz clic en Preferencias , haz clic en Cinta y barra de herramientas , marca la casilla "Programador" en la lista "Pestañas principales" y haz clic en Guardar . [2] X Fuente de investigación
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Haz clic en Programador . Esta pestaña ahora estará en la parte superior de la ventana de Excel. Al hacerlo, aparecerá una barra de herramientas en la parte superior de la ventana de Excel.
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Haz clic en Grabar macro . Está en la barra de herramientas. Se abrirá una ventana emergente.
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Escribe un nombre para tu macro. En el cuadro de texto "Nombre de la macro", escribe un nombre para tu macro. Esto te ayudará a identificarla más tarde.
- Por ejemplo, si vas a crear una macro que insertará un gráfico con los datos disponibles, podrías llamarla "Gráfico1" o algo similar.
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Crea una combinación abreviada de teclas para la macro. Presiona la tecla Mayús junto con otra tecla (por ejemplo, la tecla T ) para crear un atajo con el teclado. Más tarde podrás ejecutar la macro presionando estas teclas.
- En Mac, la combinación de teclas deberá ser Opción + Comando más otra tecla (por ejemplo, Opción + Comando + T ).
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Guarda la macro en el documento actual de Excel. Haz clic en el cuadro desplegable "Guardar macro en", luego haz clic en Este libro para asegurarte de que la macro esté disponible para cualquier persona que abra el libro.
- Deberás guardar el archivo de Excel con un formato especial para que la macro también se guarde.
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Haz clic en Aceptar . Está en la parte inferior de la ventana. Una vez que lo hagas, se guardarán las configuraciones de tu macro y se activará el modo de grabación. A partir de este momento, se grabarán todos los pasos que ejecutes hasta que detengas la grabación.
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Realiza los pasos que quieras automatizar. Excel registrar cada clic, cada tecla que presiones, cada opción de formato que apliques y las agregará a la lista de la macro.
- Por ejemplo, si quieres seleccionar datos y crear un gráfico, selecciona los datos, haz clic en Insertar en la parte superior de la ventana de Excel, haz clic en el formato de gráfico que quieras usar y edita el gráfico según sea necesario.
- Si quisieras usar la macro para sumar los valores desde las celdas A1 hasta la A12 , deberías hacer clic en una celda vacía, ingresar la fórmula =SUM(A1:A12) y presionar ↵ Enter .
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Haz clic en Detener grabación . Está en la barra de herramientas de la pestaña Programador . Al hacerlo, se dejará de grabar y los pasos que hayas ejecutando durante la grabación se guardarán como una macro individual.
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Guarda la hoja de Excel como un archivo habilitado para macros. Haz clic en Archivo , haz clic en Guardar como y cambia el formato del archivo xls por xlsm . Luego ingresa un nombre para el archivo, selecciona una ubicación y haz clic en Guardar .
- Si no sigues este paso, la macro no se guardará como parte de la hoja de cálculo. Esto quiere decir que si le envías la hoja de cálculo a otra persona y esa persona la abre en otra computadora, no podrá usar la macro.
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Ejecuta la macro. Para hacerlo, presiona la combinación de teclas que configuraste como parte de la macro. Ahora la hoja de cálculo deberá automatizarse de acuerdo con los pasos de la macro.
- También puedes ejecutar una macro haciendo clic en Macros en la pestaña Programador , seleccionando el nombre de la macro y haciendo clic en Ejecutar .
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Consejos
- No descargues complementos para Excel desde otro sitio que no sea la AppSource de Microsoft, a menos que confíes en el tercero que la desarrolló.
- Las macros se pueden utilizar para cualquier cosa, desde las tareas sencillas (como sumar valores o crear un gráfico) hasta las tareas más complejas (como calcular valores de celda, crear un gráfico a partir de los resultados, etiquetar el gráfico e imprimir los resultados).
- Cuando vayas a abrir una hoja de cálculo que incluya una macro, tal vez debas hacer clic en un botón que dice Habilitar contenido en una barra amarilla en la parte superior de la ventana. Al hacerlo, quedarán habilitadas las macros.
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Advertencias
- Las macros implementarán, literalmente, cada paso que ejecutes durante la grabación. Asegúrate de no ingresar por accidente un valor incorrecto, ni abrir un programa que no quieras usar, ni eliminar un archivo.
- Las macros se pueden usar con fines maliciosos (por ejemplo, borrar archivos de una computadora). No ejecutes macros que provengan de fuentes en las que no confíes.
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Referencias
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