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Dirigir un restaurante, servicio de comida o escuela culinaria puede ser un proyecto costoso y complejo. Para asegurarte de que tu negocio se mantenga a flote, debes realizar cálculos regulares y precisos de los costos de la comida. Hay tres cálculos principales de los que tienes que mantenerte al tanto: el costo máximo permitido de la comida (el cual te dice cuánto puedes gastar), el costo potencial de la comida (el cual te dice cuánto cuesta tu menú) y el costo real de la comida (el cual te dice cuánta comida pides para tu negocio). Comparar estas tres cifras te ayudará a hacer los ajustes y modificaciones para asegurar el éxito a largo plazo de tu negocio.
Pasos
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Comprende por qué necesitas este cálculo. El máximo te dice cuál porcentaje del presupuesto operativo de tu negocio puede adjudicarse al costo de la comida para que la operación de todas formas obtenga beneficios. Sin saber este número, no podrás determinar si el costo real de la comida (que se calcula en una sección posterior) es suficiente para producir tu margen de beneficios deseado.
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Empieza calculando tu presupuesto operativo. El presupuesto operativo de tu empresa es la suma de tus gastos actuales y proyectados y tus beneficios proyectados. Para calcular el presupuesto operativo de mes a mes, tienes que tener en mente las siguientes cantidades: [1] X Fuente de investigación
- el beneficio objetivo;
- la mano de obra por hora (camareros, lavaplatos, etc.);
- la mano de obra a sueldo (gerentes, propietarios, jefes de cocina, etc.);
- los servicios públicos (gas, electricidad, agua, internet inalámbrico, etc.);
- los costos fijos (alquiler, pagos de hipoteca, seguro, etc.);
- las tarifas y licencias (impuestos, licencia para licor, licencia comercial, licencia de manipulación de alimentos, etc.);
- los suministros (suministros de limpieza, suministros de cocina que no sean alimentos, empaques para llevar, etc.);
- el marketing;
- el mantenimiento.
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Determina cuánto dinero puedes gastar cada mes. Abrir un negocio pequeño es un gran riesgo, incluso para los experimentados. Para darle a tu restaurante o empresa de servicios de comida una oportunidad, tienes que estar dispuesto a invertir en ella pero también tienes que proteger tus propios intereses para asegurarte de no irte a la bancarrota. Aprovecha los préstamos para pequeñas empresas, tanto de bancos privados como de programas federales. [2] X Fuente de investigación [3] X Fuente de investigación [4] X Fuente confiable U.S. Small Business Administration Ir a la fuente [5] X Fuente de investigación Considera adquirir un socio para incrementar tu inversión. Un socio podría trabajar activamente en el negocio contigo o simplemente invertir fondos y recibir los beneficios.
- Evalúa tus finanzas personales: crea un presupuesto doméstico mensual incluyendo el alquiler o hipoteca, los vehículos, la comida, el seguro personal y todas las demás consideraciones personales. [6] X Fuente confiable U.S. Small Business Administration Ir a la fuente No sacrifiques tu estabilidad personal por el bien de tu negocio.
- Examina las opciones de reembolso de tus préstamos. Más allá de la consciencia básica de tus tasas de intereses, también debes saber si planeas hacer pagos mínimos o empezar a pagar el préstamo lo más pronto posible. ¿Cuánto de tu dinero personal y tus ingresos comerciales se adjudicarán al pago de los préstamos? ¿Cuánto dinero sobra?
- Después de tomar en consideración las finanzas personales y el pago de préstamos, determina cuánto dinero puede invertirse en el negocio mensualmente.
- Compara esta cantidad con tu presupuesto operativo. Si no puedes llegar a ella, debes ajustar tu presupuesto operativo en lugar de estirar tus finanzas.
- Considera emplear la ayuda de tu contador o banquero para ayudarte a resolver cuánto puedes estirar tus finanzas de forma segura.
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Calcula un porcentaje del presupuesto para cada uno de estos costos. Una vez que hayas resuelto cuánto puedes gastar cada mes, resuelve cuál porcentaje de tu presupuesto mensual se adjudicará a cada uno de los costos mensuales calculados en el paso 2.
- Por ejemplo, digamos que puedes gastar $70.000 al mes en tu restaurante.
- Tú y tu gerente ganan cada uno sueldos de $3.500 al mes. Juntos, los sueldos cuestan $7.000 al mes o el 10 % de tu presupuesto.
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Calcula tu costo máximo permitido de la comida al mes. [7] X Fuente de investigación Una vez que tengas un porcentaje para cada una de estas cantidades, súmalas. El porcentaje que sobre en tu presupuesto es la cantidad máxima que puedes gastar en comida a fin de llegar a la cantidad de tu presupuesto objetivo.
- Sueldos (10 %) + Salarios por hora (17 %) + Suministros (5 %) + Servicios públicos (6 %) + Marketing (4 %) + Tarifas y licencias (3 %) + Mantenimiento (4 %) + Costos fijos (21 %) + Presupuesto objetivo (5 %) = 75 %
- En este ejemplo, el 75 % de tu presupuesto máximo está dedicado a todo menos el costo de la comida.
- Para calcular el costo máximo permitido de la comida, resta esa cantidad al 100 %.
- 100 % - 75 % = 25 %
- Si tu presupuesto mensual es de $70.000, puedes gastar hasta $70.000 x 0,25 = $17.500 en costos de comida para llegar al 5 % del beneficio ($70.000 x 0,05 = $3.500) todos los meses.
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Elige una fecha que empiece cada periodo semanal de evaluación para ti. Tal como pagas alquiler, servicios públicos, etc., en la misma fecha todos los meses, debes calcular el costo de la comida con base en un periodo de tiempo regular. [8] X Fuente de investigación Debes analizar tu inventario en el mismo momento todas las semanas, quizás todos los domingos ya sea antes o después de que se abra la cocina.
- Siempre haz el inventario fuera de las horas de funcionamiento de forma que no se esté entregando ni cocinando ningún alimento al mismo tiempo.
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Determina tu "inventario de apertura". El día que empiece tu "semana fiscal" (el domingo, en nuestro caso), haz una inspección minuciosa de todos los productos alimenticios en tu cocina. Es importante que seas lo más preciso posible, así que revisa tus recibos para ver cuánto pagaste por cada producto alimenticio. Por ejemplo, es posible que hayas pagado $48 por 15 kg (35 libras) de aceite para freír, de los cuales quedan 2,25 kg (5 libras) al principio de la semana fiscal. [9] X Fuente de investigación Calcula exactamente cuánto valen esos 2,25 kg (5 libras) de aceite al inicio de tu periodo de inventario: ($48 ÷ 15 kg) = (X ÷ 2,25 kg). Cuando encuentres el valor de X, verás que tienes alrededor de $7,2 de aceite para freír al principio de la semana fiscal. Repite este proceso de cálculo para cada producto alimenticio que tengas.
- Suma todas las sumas para determinar tu inventario de apertura: la cantidad en dólares de la comida en tu cocina al principio de la semana fiscal.
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Monitorea tus compras. A lo largo de la semana, pedirás más suministros alimenticios según sea necesario con base en lo que se venda más en el menú. Mantén todos los recibos de compra cuidadosamente organizados en tu oficina de forma que sepas exactamente cuánto gastas en compras de comida durante el día.
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Haz inventario otra vez al principio de tu siguiente semana fiscal. Repite el proceso resumido en el paso 2. Esto te dará un número que tenga dos funciones: es el inventario de apertura para la siguiente semana y el "inventario de cierre" para la semana actual. Ahora sabes con cuánta comida empezaste la semana, cuánto compraste y con cuánto terminaste.
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Averigua cuánto ganaste en ventas de comida durante la semana. Al final de cada turno, el gerente del restaurante debe calcular las ventas totales. Mira tus informes de ventas para cada día de la semana y súmalos para calcular tus ventas de comida semanales.
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Calcula tu costo real de la comida para la semana. En la parte 1 de este artículo, calculaste tu costo máximo permitido de la comida como un porcentaje de tu presupuesto total. Ahora, tienes que calcular cuál porcentaje de tu presupuesto realmente se gasta en comida. Cuando comparas ambos porcentajes, puedes ver si gastas demasiado dinero en comida para mantener tu negocio a flote.
- Para calcular el costo real de la comida, completa la siguiente ecuación: % del costo de la comida = (inventario de apertura + compras – inventario de cierre) ÷ ventas de comida.
- Para nuestro ejemplo, digamos que el inventario de apertura = $10.000, las compras = $2.000, el inventario de cierre = $10.500 y las ventas de comida = $5.000.
- (10.000 + 2.000 – 10.500) ÷ 5.000 = 0,30 = 30 %
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Compara el costo máximo permitido de la comida y el costo real de la comida. En nuestro ejemplo, calculamos un costo máximo permitido de la comida del 25 % en la parte 1 y un costo real de la comida del 30 % en el paso anterior. Ahora sabemos que gastamos mucho dinero en el costo de la comida para alcanzar nuestro presupuesto objetivo del 5 %.
- Ajusta tus compras todas las semanas para mantener tu inventario bajo control. Debes reducir el costo real de la comida a un porcentaje que sea igual o menor al costo máximo permitido de la comida.
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Calcula el costo total. Para cada artículo en tu menú, resuelve cuánto cuesta producirlo. Por ejemplo, el desglose de una hamburguesa con queso podría ser de la siguiente forma: $0,21 por el pan, $0,06 por 30 ml (1 onza) de mayonesa, $0,06 por 1 rodaja de cebolla, $0,14 por 2 rodajas de tomate, $0,80 por carne de hamburguesa de 225 g (8 onzas), $0,02 por 7 ml (0,25 onzas) de kétchup y mostaza, $0,04 por 4 rodajas de pepinillos, $0,06 por 30 g (1 onza) de lechuga, $0,18 por 2 rodajas de queso americano y $0,23 por una guarnición de papas fritas. [10] X Fuente de investigación Tu costo de comida para la hamburguesa con queso en el menú es de $1,83.
- Multiplica el costo de la comida para cada producto por el número de porciones de ese producto que se vendan todas las semanas.
- Suma todas esas sumas para encontrar el costo total. Para nuestro ejemplo, digamos que tienes un costo total de $3.000. Esto es cuánto dinero gastaste para preparar la comida que salió de tu cocina esa semana.
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Calcula tus ventas totales. Ahora que has calculado cuánto dinero gastaste para alimentar a tus clientes, tienes que averiguar cuánto dinero ganaste de cada producto en el proceso. Para cada producto en el menú, multiplica el precio de venta por las porciones de ese producto que se vendieron en una semana. Suma las cantidades de las ventas de cada producto en tu menú para calcular tus ventas totales.
- En nuestro ejemplo, digamos que ganaste $8.000 en ventas totales esa semana.
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Averigua tu costo potencial de la comida. Para calcular tu costo potencial de la comida, multiplica el costo total por 100 y luego divide ese número entre tus ventas totales. En nuestro ejemplo, completaríamos la siguiente ecuación: ($3.000 x 100) ÷ $8.000 = 37,5. Nuestro costo potencial de la comida es del 37,5 % de nuestro presupuesto.
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Analiza tu costo potencial de la comida. Ahora sabes cuánto dinero puedes ganar de los productos en tu menú en una semana. Compáralo con tu costo máximo permitido de la comida para averiguar si los precios de tu menú necesitan un ajuste. En nuestro caso, el costo máximo permitido de la comida de la parte 1 es del 25 % y nuestro costo potencial de la comida es del 37,5 %. ¡Tenemos un gran problema! Tenemos que aumentar nuestras ventas totales de forma que el porcentaje del costo potencial de la comida disminuya, llegando al 25 % al que apuntamos. Lo hacemos subiendo los precios en nuestro menú.
- Puedes incrementar el precio de todos los productos en tu menú por una pequeña cantidad (tal vez 25 centavos si tus productos son bastante baratos o de $2 a $3 si cuestan un poco más).
- Observa tus cifras de ventas para ver cuáles productos del menú son los más populares con tu clientela. Puedes subir el precio de productos populares un poco más que el de los menos populares ya que es probable que la gente esté dispuesta a pagar por ellos.
- Considera eliminar platos que no se vendan muy bien ya que no tienen mucho potencial de ganancia. Reevalúa continuamente tu menú para asegurarte de que se muevan todos los productos en tu inventario.
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Consejos
- Puedes tener una venta y actividad de compra en las mismas fechas.
- El costo más reciente que pagaste por cada producto será el precio de tu inventario.
- No debes tener ninguna entrega durante el inventario.
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Referencias
- ↑ http://www.themanagersoffice.com/cost-vs-profit/2010/08/17/
- ↑ https://www.bankofamerica.com/smallbusiness/business-financing.go
- ↑ https://www.usbank.com/small-business/credit-financing/sba-loans.html
- ↑ https://www.sba.gov/category/navigation-structure/loans-grants
- ↑ http://www.smallbusiness.co.uk/financing-a-business/government-grants/
- ↑ https://www.sba.gov/content/using-business-vs-personal-finances
- ↑ http://www.foodreference.com/html/artfoodcost.html
- ↑ http://www.starchefs.com/cook/business-tips/how-to-calculate-food-cost
- ↑ http://www.sysco.com/fryon/files/Sysco_Oils_Brochure.pdf
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