Cómo contestar un correo electrónico grosero

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Recibir un correo electrónico grosero en el trabajo puede ser una situación difícil de manejar. Si bien es tentador dar una respuesta similar cuando sientes que alguien es grosero contigo, mantener una actitud profesional es importante. Antes de responder, ya sea por correo electrónico o en persona, tómate un momento para respirar, luego aclara la intención del mensaje y finalmente formula lo que quieres responder.

Parte 1
Parte 1 de 3:

Aclarar la intención del remitente

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    Es tentador responder el correo de manera similar, pero cálmate al inhalar unas cuantas veces. Luego, pregúntate si el correo electrónico en realidad merece tu atención. Si bien es posible que te sientas ofendido, no dejes que esta persona determine cómo te sientes o cómo te sentirás a lo largo del día. [1]
    • Enfócate en lo que es adecuado para ti.
    • Pregúntate “¿qué logro al responderle?”, “¿qué pasará si confronto a esta persona?”, “¿qué pasará si no le respondo?”.
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    Todos nos comunicamos de maneras diferentes, y escribir no es un talento muy fuerte para todas las personas. Lo que una persona puede considerar como un comunicado profesional y directo, a otra le puede parecer descarado o grosero. No asumas de inmediato que su intención era ser grosero. [2]
    • El lenguaje o las diferencias regionales pueden causar problemas de comunicación.
    • Cuando las personas traten de usar el sarcasmo o el humor en un correo electrónico, por lo general se puede malinterpretar como grosería. [3]
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    Responde preguntando por más información y cita oraciones específicas que te gustaría que te aclare. Algunas veces, los mensajes groseros son simplemente una mala elección de palabras. Por ejemplo, es posible que tu compañero de trabajo te haya enviado un mensaje que dice: “Espero que realmente encuentres el momento de terminar tus informes hoy día”.
    • Podrías responder: “Todos mis informes están completos a excepción de uno cuyo plazo de entrega es mañana. ¿Necesitas una copia del borrador para algún proyecto de hoy?”.
    • No exijas saber lo que quisieron decir ni seas cortante. Por ejemplo, no preguntes: “¿Qué se supone que significa eso?” o “¿qué me tratas de decir?”.
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    Hablar con la persona te permitirá escuchar mejor el tono de sus palabras. Visita su lugar de trabajo o llámalo para conversar el trabajo que comparten o cualquier tema relacionado al correo electrónico. Pídele que te explique las oraciones groseras del correo electrónico. [4]
    • Dile: “Hice un seguimiento del proyecto y pensé que sería más fácil decírtelo en persona. ¿Tienes un minuto?”.
    • También podrías decir: “El correo electrónico que me enviaste sugería que se suponía que las especulaciones ya deberían estar listas, pero la fecha límite de entrega que me asignaron es la próxima semana. ¿Estoy trabajando con una línea de tiempo incorrecta?”.
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Parte 2
Parte 2 de 3:

Escribir una respuesta

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    Si el correo electrónico no requiere una respuesta, no enviar una podría ser la mejor opción. Considera no responder si recibes correos electrónicos que no tienen nada que ver con tu trabajo o no requieren tu atención.
    • Por ejemplo, algunos compañeros de trabajo pueden asumir cosas acerca de tus hábitos de trabajo. No respondas un correo electrónico que dice: “Debe ser estupendo tener refrigerios largos” o “todo mundo sabe que tus reuniones no duran toda la tarde”. Siempre y cuando el gerente conozca la verdad, es mejor que te mantengas lejos del drama de oficina.
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    Si es necesaria una respuesta, el tono de la misma debe ser profesional, incluso si el remitente no lo es. Lee el correo electrónico en voz alta antes de enviarlo para asegurarte de que suene profesional en lugar de grosero o emocional.
    • Evita ser cortante en tu respuesta, ya que puede sonar grosero. [5]
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    Tu respuesta debe ser calmada y profesional, así que no la escribas si estás apurado. La mayoría de los correos electrónicos no son urgentes, así que te puedes tomar todo el día para responder uno si tienes que hacerlo. [6]
    • Después de describir una respuesta, déjala a un lado durante aproximadamente una hora.
    • Si sabes que vas a escribir con la calentura del momento, realiza otra tarea diferente hasta que vuelas a calmarte.
    • Agrega las direcciones de correo electrónico al final para evitar enviar accidentalmente el correo electrónico antes de terminarlo. [7]
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    No trates de responder todo, y no escribas una defensa personal muy larga. Si quieres contrarrestar su comportamiento grosero, debes mantener el correo electrónico enfocado en los temas de trabajo. [8]
    • Elige un tema relacionado al trabajo en el cual enfocarte.
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    Una manera de asegurarte de que tu correo electrónico sea profesional es solo hablar de los hechos. Los hechos incluyen cosas específicas como qué trabajo se te ha asignado y cuál has completado, cuáles son las fechas de entrega límites, los cronogramas, los datos y los temas relacionados. [9]
    • Por ejemplo, si el correo electrónico grosero te preguntaba acerca del estado de un informe, respóndele: “Gracias por preocuparte. Recibí los datos nuevos esta mañana, así que estoy actualizando mi informe. El nuevo informe estará disponible esta tarde”.
    • Esto mantendrá el enfoque de la respuesta en el trabajo que te asignaron y el progreso de tu proyecto, no en tu reacción a tu compañero de trabajo grosero.
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    Es tentador ponerte a la defensiva o ser grosero al responder un correo electrónico ofensivo, pero solo empeorará la situación. En su lugar, opta por ser profesional. [10]
    • No acuses de ser grosera a la persona que te envió el correo electrónico.
    • Deja de lado tus sentimientos cuando escribas el correo electrónico.
    • Antes de enviar el correo electrónico, pregúntate si parte del mismo incluye una defensa.
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Parte 3
Parte 3 de 3:

Conseguir apoyo adicional

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    Si el correo electrónico contiene amenazas o un ataque personal, debes hacer una copia y analizarlo con el gerente y el departamento de recursos humanos. Asegúrate de que el incidente esté documentado en tu lugar de trabajo, y solicita una investigación.
    • Dile que consideras que el contenido del correo electrónico crea un ambiente de trabajo hostil.
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    Haz un registro de cada vez que ocurre cada incidente para ayudar a mostrar un patrón de comportamiento. Si recibes correos electrónicos groseros frecuentes que afectan tu entorno de trabajo, lleva los registros al gerente o la oficina de recursos humanos. Lleva copias de los correos electrónicos para respaldar lo que dices. [11]
    • Cuando decidas a quién denunciar el problema, considera la política de la oficina. Como ejemplo, si el gerente es realmente cercano a la persona infractora, lo mejor sería comunicarte con el departamento de recursos humanos.
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    El departamento de recursos humanos o el supervisor del gerente pueden ayudarte si el gerente es el remitente de un correo electrónico grosero. Antes de denunciar el incidente, prepárate para explicar por qué consideras que el correo electrónico fue grosero. Dependiendo de lo que te dijo, es posible que te pidan completar un informe del incidente, te pidan asistir a una reunión de mediación o te reasignen a un nuevo departamento.
    • Denunciar el correo electrónico grosero al departamento de recursos humanos es la única manera de hacer algo en contra del comportamiento del gerente hacia ti si este continúa. Necesitas establecer un registro en el archivo.
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Consejos

  • Si el remitente es alguien que tiene antecedentes de este tipo, recuérdaselo y responde el correo electrónico consecuentemente.
  • Si deseas escribir una respuesta en base a tu enojo, hazla en un correo electrónico en blanco o un documento de Word. De esta forma, podrás descartarla y no presionarás accidentalmente el botón “Enviar”.
  • Sugiere que tu lugar de trabajo tenga una sesión o una etiqueta de correo electrónico. Si nadie sabe cómo dar este seminario, envíaselo a alguien que sepa. Esta podría ser una señal de que se necesita capacitación en el tema.
  • Una manera de lidiar con un compañero de trabajo que envía correos electrónicos groseros de manera constante es reenviárselos a tu jefe u otro compañero de trabajo relevante cada vez que respondas.
  • El correo electrónico es difícil incluso para un profesional. Recuerda que transmitir emociones e intenciones de la manera correcta no siempre es posible en un correo electrónico.
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Advertencias

  • Algunas personas son bombas de tiempo y pueden descargar más ira sobre ti si respondes de la misma manera. Mantente educado y profesional, y si tienes alguna inquietud o tienes miedo, habla con tu jefe o con el departamento de recursos humanos al respecto.
  • Cualquier oración difamatoria, acosadora, racista u ofensiva en un correo electrónico es procesable. Los correos electrónicos son detectables en la mayoría de las jurisdicciones y pueden exponer a la empresa a litigios. Una persona que envía correos electrónicos groseros pueden estar sujeta a medidas disciplinarias e incluso el despido. Si te preocupa que el correo electrónico contenga algún contenido objetable, habla con tu jefe o el departamento de recursos humanos para obtener más información. Como alternativa, puedes hablar con tu representante legal, si no deseas hablar sobre el tema en el lugar de trabajo.
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Referencias

  1. ↑ https://www.psychologytoday.com/blog/the-athletes-way/201512/5-polite-ways-disarm-rude-people
  2. ↑ https://www.psychologytoday.com/blog/fulfillment-any-age/201309/are-your-emails-unintentionally-rude
  3. ↑ http://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-should-know-2015-6/#-keep-tabs-on-your-tone-13
  4. ↑ https://www.netmanners.com/e-mail-etiquette-tips/
  5. ↑ http://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-should-know-2015-6/#-keep-tabs-on-your-tone-13
  6. ↑ https://www.psychologytoday.com/blog/fulfillment-any-age/201309/are-your-emails-unintentionally-rude
  7. ↑ http://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-should-know-2015-6/#-keep-tabs-on-your-tone-13
  8. ↑ https://www.businessknowhow.com/growth/emailblunders.htm
  9. ↑ https://www.businessknowhow.com/growth/emailblunders.htm
  1. ↑ https://www.fastcompany.com/3057096/the-perfect-email-is-short-simple-and-not-too-emotional
  2. ↑ https://www.psychologytoday.com/blog/the-athletes-way/201512/5-polite-ways-disarm-rude-people

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