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Tanto personas particulares como propietarios de pequeñas empresas suelen contratar a contratistas independientes para que lleven a cabo proyectos a corto y a largo plazo. Con un contratista independiente, no tienes que preocuparte de la retención de impuestos sobre las nóminas. Para contratar a un contratista independiente, prepara un contrato que defina con claridad la relación entre ustedes y el trabajo que realizará esa persona. Cuando el contratista haya finalizado el trabajo, asegúrate de presentar los formularios de impuestos correspondientes y de abonar los pagos necesarios para la cobertura de indemnización laboral. [1] X Fuente de investigación
Pasos
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Busca por internet formularios o plantillas. Cuando redactes un contrato para contratar a un contratista independiente, no tienes que empezar desde cero. Agencias gubernamentales, despachos de abogados y otros servicios jurídicos disponen de formularios gratuitos que puedes copiar y adaptar a tus necesidades. [2] X Fuente de investigación
- Una plantilla diseñada para contratistas independientes del mismo sector será más fácil de adaptar. Por ejemplo, si vas a contratar a un escritor autónomo con el objetivo de que produzca contenidos para tu página web, no necesitas usar una plantilla de acuerdo concebida para contratistas del ámbito de la construcción.
- Lo ideal es que encuentres un acuerdo diseñado para utilizarse en el estado donde residas (o donde se vaya a realizar el trabajo), y redactado o revisado por un abogado.
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Identifica las partes del acuerdo. Es recomendable que el acuerdo incluya tanto tu nombre legal como el del contratista independiente. Si este tiene una SL (sociedad de responsabilidad limitada) o una SA (sociedad anónima), emplea el nombre legal de la empresa en lugar del nombre individual del contratista. [3] X Fuente de investigación
- En los contratos, es común detallar los nombres legales una vez al principio y referirse a las partes con títulos genéricos en el resto del contrato. Por ejemplo, puedes aludir a ti mismo como "cliente" y al contratista independiente como "contratista".
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Incluye un periodo de tiempo específico. Por lo general, cuando contratas a un contratista independiente solo requieres sus servicios durante un periodo de tiempo corto. El contrato ha de indicar específicamente cuándo comienza la relación contractual y cuándo terminará. [4] X Fuente de investigación
- Aunque tu idea es que el contrato finalice cuando se complete el trabajo, es conveniente determinar un plazo límite contractual de este.
- Si quieres que la relación sea a largo plazo, revisa la ley estatal o consúltala con un abogado laboralista para saber si existe alguna limitación en tu estado sobre la duración de los contratos.
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Describe el trabajo a realizar. El contrato debe contener una parte donde se establezca expresamente lo que el contratista va a hacer, incluidos el tipo de responsabilidad y el modo de evaluar el rendimiento de este. [5] X Fuente de investigación
- Si se precisa que el contratista emplee algunas de sus propias herramientas o sus recursos, añade esta información en la descripción del empleo.
- Inserta cualquier información acerca de cómo se entregará o enviará el trabajo completado si es necesario.
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Provee las condiciones de pago. En una parte del acuerdo, se ha de indicar de manera concreta cuánto se le va a pagar al contratista por sus servicios, así como la fecha y la forma de pago. Añade todas las condiciones que desees fijar en el pago final. [6] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, si vas a contratar a un contratista para reformar la cocina, puedes remunerarle el pago final en función de la inspección de aprobación del trabajo.
- Incluye la forma de pago. Si vas a pagar a través de un tercero que cobra comisión, conviene que el contrato señale quién es el responsable de abonar dichas comisiones, si el contratista o tú.
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Define a la persona como un contratista independiente. Todos los acuerdos de contratistas independientes se expresan en lenguaje legal que declara que la persona es un contratista independiente y no un empleado. Pueden contener una breve descripción de las responsabilidades que tiene el contratista como resultado de esta relación. [7] X Fuente de investigación
- En algunos casos, basta simplemente con incluir una declaración como esta: "Al prestar servicios en virtud de este acuerdo, las partes aceptan que el Contratista es un contratista independiente y no un empleado del Cliente".
- Es posible que algunos estados exijan un lenguaje específico para constituir una relación de contratista independiente. Procura que el formulario o la plantilla que utilices esté diseñada para ser legalmente válida en tu estado.
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Recibe el contrato firmado antes de que comience el trabajo. Firmar el contrato antes de que el contratista independiente empiece a trabajar garantiza que aquel rija legalmente el trabajo realizado. Si el contratista empieza a trabajar antes de firmar el contrato, luego podría alegar que se pactó algo diferente. [8] X Fuente de investigación
- Tanto el contratista como tú deben firmar el contrato. Después de poner todas las firmas en su lugar, haz copias del contrato firmado para el contratista y para ti para llevar un registro.
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Usa el Formulario SS-8 para conseguir una resolución formal del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés). Si tienes alguna duda sobre si la persona contratada se ha de clasificar como contratista independiente o empleado, el IRS determinará la resolución por ti. [9] X Fuente confiable Internal Revenue Service Ir a la fuente
- Puede que no sea suficiente con solo llamar a esa persona contratista independiente. El IRS estima los hechos en tres categorías generales (control de comportamiento, control financiero y tipo de relación) para determinar si alguien se considera contratista independiente.
- Tanto el contratista como tú pueden presentar el Formulario SS-8 en cualquier momento. Tienes que establecer los hechos sobre la relación en el formulario y, a continuación, el IRS los evaluará y decidirá si la persona es un contratista independiente o empleado.
- Si tienes la intención de presentar el Formulario SS-8, hazlo cuando antes. El IRS puede tardar hasta seis meses en evaluar el formulario y tomar una determinación.
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Pídele al contratista que complete el Formulario W-9. Este se usa para conseguir el nombre legal completo del contratista independiente, así como el número de identificación fiscal. El número de identificación fiscal del contratista puede ser su número de la Seguridad Social o un número de identificación de empleador (EIN, por sus siglas en inglés). [10] X Fuente confiable Internal Revenue Service Ir a la fuente
- Cuando el contratista te devuelva el W-9, guárdalo en tus archivos durante al menos cuatro años. Puede que tengas que enseñárselo al IRS si surge alguna pregunta relacionada con los impuestos.
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Completa el Formulario 1099-MISC si le pagas al contratista más de $600. Cuando le pagues a un contratista independiente, tienes que entregar una declaración informativa al IRS que indique a cuánto asciende el pago. En realidad, pagar impuestos sobre esos ingresos es responsabilidad del contratista. [11] X Fuente confiable Internal Revenue Service Ir a la fuente
- Asimismo, puedes completar un Formulario 1099 y enviárselo al empleado, aunque no estás obligado a hacerlo.
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Presenta todos los informes obligatorios ante el estado. Sobre todo si eres una empresa pequeña, pueden solicitarte que presentes informes de datos ante los departamentos de trabajo y de impuestos estatales si contratas a contratistas independientes. [12] X Fuente de investigación
- Para averiguar qué informes son obligatorios, consúltalo con la oficina tributaria o la agencia de empleo del estado.
- Los estados pueden tener normas diferentes a las del IRS en lo que se refiere a si un trabajador se clasifica como contratista independiente o como empleado a efectos tributarios o de otro tipo. Infórmate en el departamento de trabajo de tu estado o habla con un abogado laboralista local.
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Revisa la ley estatal sobre la cobertura de indemnización laboral. En algunos estados, tienes que pagar la cobertura de indemnización laboral a los contratistas independientes. Para saberlo a ciencia cierta, contacta con el departamento de trabajo de tu estado. [13] X Fuente de investigación
- Por lo general, puedes acudir a la página web del departamento para comprobar si estás obligado a pagar la indemnización laboral. Es posible que encuentres una lista de factores a considerar o una herramienta útil para valorar rápido si debes pagar la cobertura de indemnización laboral.
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Identifica lo que necesitas de un contratista independiente. Antes de empezar a buscar a un contratista independiente, dedica tiempo a determinar con exactitud qué habilidades debe tener para realizar el trabajo que tienes para él. [14] X Fuente de investigación
- Contratar a un contratista independiente puede diferir de la contratación de otro para un empleo de construcción u otro puesto de trabajo. Los métodos para evaluar sus habilidades y su experiencia también serán distintos.
- Por ejemplo, si quieres que alguien redacte el contenido de la página web de tu empresa, puedes pedirle una muestra de una redacción para valorarla. En cambio, si también quieres que te diseñe las páginas de contenido, podrías buscar a alguien con formación o certificaciones en diseño web.
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Pide referencias a tus amigos o compañeros de trabajo. Si alguien que conoces y en quien confías ha contratado hace poco a un contratista independiente por razones similares, pregúntale a quién escogió. Una referencia puede ahorrarte mucho tiempo y dinero en la revisión de los antecedentes de alguien. [15] X Fuente de investigación
- Descubre qué tipo de trabajo suele realizar el contratista independiente y cuánto le pagó tu amigo o compañero.
- Pregúntales en concreto si tienen alguna duda a la hora de recomendarte al contratista independiente o si tuvieron algún problema. Un problema que no supusiera un inconveniente para ellos podría ser un factor decisivo para ti.
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Realiza una investigación a fondo de los antecedentes. Aunque te hayan recomendado a un contratista independiente, comprueba sus opiniones y averigua todo lo que puedas sobre su reputación en el sector. Busca en internet su página web. Si cuenta con una cartera de proyectos recientes, puedes hacerte una idea de si te vendría bien en tu caso. [16] X Fuente de investigación
- Si los contratistas tienen alguna licencia o certificación, consúltalo con la agencia que las expidió y asegúrate de que sean válidas y estén en regla.
- Hay una serie de sitios web, como Upwork y Guru, donde puedes anunciar trabajos para contratistas independientes y autónomos. Por lo general, los contratistas independientes pujan por tu proyecto y tú puedes seleccionar a quien desees contratar.
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Entrevista al menos a tres contratistas independientes. Hablar con varias personas no solo te ayuda a encontrar al contratista independiente mejor cualificado para gestionar tu proyecto, sino que también te permite que el trabajo se realice al precio adecuado. Piensa en lo que estás dispuesto a pagar por el trabajo y deja que los contratistas presenten sus ofertas para el proyecto. [17] X Fuente de investigación
- Formúlales preguntas sobre su experiencia y competencia en la materia en el pasado. Infórmate de si han realizado proyectos similares al tuyo.
- Averigua los nombres de clientes anteriores con proyectos parecidos al tuyo y con quienes puedas contactar para obtener información sobre el contratista.
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Comenta el proyecto en detalle. El contratista independiente debería hacerse una buena idea de antemano de lo que quieres exactamente que realice, de los aspectos en los que asumirá su responsabilidad y del tiempo de duración del trabajo. [18] X Fuente de investigación
- Es importante que si está trabajando para otros clientes, te informes bien de cuántas horas al día (o a la semana) puede dedicar a tu proyecto. Si necesitas que esté disponible durante determinadas horas, házselo saber.
- Sé claro con respecto a tus expectativas en el proyecto y los objetivos para completarlo. Si le vas a pedir que lleve sus propias herramientas o sus recursos para realizar el proyecto, díselo con antelación.
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Consejos
- Este artículo se centra principalmente en la legislación de EE. UU. y, en concreto, en lo que respecta al tratamiento fiscal de contratistas independientes. Si vas a contratar a un contratista independiente y vives en otro país, asesórate con algún abogado experto en pequeñas empresas, en la agencia gubernamental o con un asesor fiscal donde residas.
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Referencias
- ↑ https://quickbooks.intuit.com/r/hiring-and-recruiting/how-to-protect-your-business-when-hiring-independent-contractors/
- ↑ https://www.lawdepot.com/contracts/independent-contractor-agreement/?loc=US#.WhMUckyZP6Y
- ↑ https://www.lawdepot.com/contracts/independent-contractor-agreement/?loc=US#.WhMUckyZP6Y
- ↑ https://jux.law/sample-independent-contractor-agreement-template/
- ↑ https://jux.law/sample-independent-contractor-agreement-template/
- ↑ https://jux.law/sample-independent-contractor-agreement-template/
- ↑ https://www.colorado.gov/pacific/cdle/independent-contractors
- ↑ https://www.score.org/resource/tips-using-independent-contractors
- ↑ https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/independent-contractor-self-employed-or-employee
- ↑ https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/forms-and-associated-taxes-for-independent-contractors
- ↑ https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/i1099msc.pdf
- ↑ https://www.calchamber.com/california-employment-law/pages/independent-contractor.aspx
- ↑ http://www.lni.wa.gov/IPUB/101-063-000.pdf
- ↑ https://www.inc.com/kat-boogaard/4-things-you-need-to-know-to-before-hiring-your-first-freelancer-according-to-a-.html
- ↑ http://www.houselogic.com/home-advice/contracting/how-to-hire-a-contractor/
- ↑ https://trustedpros.com/hiring-guide
- ↑ https://trustedpros.com/hiring-guide
- ↑ https://trustedpros.com/hiring-guide
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