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Los planes de continuidad del negocio proporcionan procedimientos en cuanto a cómo los empleadores y empleados se mantendrán en contacto y continuarán haciendo su trabajo en caso de un desastre o emergencia, como un incendio en la oficina. Desafortunadamente, muchas empresas nunca se toman el tiempo de desarrollar tal plan, normalmente porque no lo creen necesario. Sin embargo, crear un plan de continuidad del negocio extenso te permitirá realzar la capacidad de tu empresa para continuar con las operaciones normales durante o después de interrupciones significativas a las operaciones de la empresa.
Pasos
Método 1
Método 1 de 4:
Comprender en qué consiste un buen plan de continuidad del negocio
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Acepta las posibles amenazas y riesgos a los que se enfrenta tu empresa. Es aterrador pensar en la posibilidad de que una interrupción detenga tus operaciones comerciales, pero siempre debes estar preparado y dispuesto a aceptar que los riesgos y amenazas pueden ocasionarle un lío a tu negocio. Una vez que aceptes que los riesgos y amenazas no previstos pueden tener resultados devastadores para las operaciones comerciales, puedes hacer un plan que asegure que tanto los activos de tu empresa como el personal estén suficientemente protegidos. [1] X Fuente de investigación
- Haz una lista de posibles riesgos y su impacto en tu empresa. Por ejemplo, la muerte de una persona clave normalmente no dará como resultado que se cierren las puertas durante un tiempo, pero puede tener un impacto serio en los resultados, las relaciones con los vendedores y el servicio al cliente.
- Después de identificar los riesgos, ordénalos por impacto y probabilidad para priorizar tu planificación.
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No confundas los planes de continuidad del negocio con los planes de recuperación ante desastres. A veces se refiere a los planes de continuidad del negocio como planes de recuperación ante desastres y ambos tienen mucho en común. Los planes de recuperación ante desastres deben estar orientados hacia la recuperación del negocio después de un desastre y mitigar las consecuencias negativas del mismo. En contraste, los planes de continuidad del negocio se enfocan en crear un plan de acción cuyo objetivo sea evitar del todo que ocurran las consecuencias negativas de un desastre.
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Considera las amenazas y riesgos potenciales a los que se enfrenta la empresa. Los planes de análisis de impacto al negocio consideran las consecuencias potenciales para tu negocio cuando la capacidad de operar y procesar haya sido interrumpida por una amenaza o riesgo. Como resultado, crear un análisis de impacto al negocio te permite determinar cuáles problemas, riesgos y amenazas tiene que abordar tu plan de continuidad del negocio. Debes considerar los posibles efectos que una interrupción a las operaciones comerciales podría ocasionar, como: [2] X Fuente de investigación
- Pérdida de ingresos y ventas
- Incremento en los gastos
- Deserción o insatisfacción de los clientes
- Tardanza en la entrega del servicio
- Multas reguladoras
- Demora o incapacidad de iniciar planes de negocios futuros
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Haz una lista del personal interno clave. Después del suceso de un evento que interrumpa las operaciones comerciales normales, tendrás que movilizar rápidamente al personal clave a fin de ejecutar un plan de continuidad del negocio exitosamente. Crea una lista del personal interno clave y el personal de respaldo. Estos son los empleados que ocupan los puestos sin los cuales tu negocio absolutamente no puede operar. Haz la lista lo más larga que necesites que sea pero lo más pequeña posible. [3] X Fuente de investigación
- Haz una lista de todo el personal interno clave con toda su información de contacto, incluyendo teléfono comercial, teléfono residencial, teléfono celular, buscapersonas, correo electrónico empresarial, correo electrónico personal y cualquier otra forma posible de contactarlo en una situación de emergencia en la cual las comunicaciones normales podrían no estar disponibles.
- Considera cuáles funciones laborales son críticamente necesarias para continuar las operaciones cotidianas. Debes pensar en quién ocupa esos puestos cuando el trabajador primario está de vacaciones.
- Recuerda que el personal clave no solo incluye a los ejecutivos de alto rango. Por ejemplo, un asistente de cuentas por cobrar de nivel bajo a intermedio podría ser responsable de procesar informes que afecten a préstamos o cobros de cuentas pendientes, lo cual afecta en gran medida la cantidad de ingresos operativos disponibles. El asistente de cuentas por cobrar debe ser considerado personal clave porque las funciones laborales de esa persona facilitan el acceso de la empresa al capital proporcionado por el procesamiento de pendientes de pago y la recolección de fondos.
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Documenta el equipo crucial de oficina. Las computadoras presenciales de la empresa a menudo contienen la información más crucial a la que tú y tus empleados deben poder acceder incluso al trabajar fuera de la oficina. Debes hacer una lista del equipo y los datos cruciales y crear una estrategia para el acceso seguro en caso de una interrupción. [4] X Fuente de investigación No olvides el software que a menudo sería considerado equipo crucial, sobre todo si es un software especializado o si no puede reemplazarse.
- Esta lista debe incluir contraseñas, datos de identificación y la ubicación de los archivos clave.
- Algunas empresas no pueden operar incluso durante unas horas sin una máquina de fax. ¿Dependes mucho de tu máquina fotocopiadora? ¿Tienes impresoras especiales que absolutamente debes tener contigo en todo momento?
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Identifica los documentos cruciales. Debes reunir toda la documentación necesaria para volver a iniciar tu negocio en caso de un incendio u otro desastre que destruya documentos cruciales ubicados in situ. Asegúrate de tener copias alternativas almacenadas físicamente fuera de la oficina y formas de acceder a documentos cruciales, como artículos de incorporación y otros documentos legales, facturas de servicios públicos, información bancaria, documentos cruciales de RR.HH., documentos de alquiler inmobiliario, declaraciones de impuestos y otros documentos cruciales.
- Debes considerar cuál sería el plan de acción si hubiera una pérdida total de las instalaciones. ¿Sabrías cuándo pagar el préstamo para los vehículos de la empresa? ¿A quién enviarías el pago por tus servicios de correo electrónico?
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Identifica quién puede realizar teletrabajo. En caso de que las operaciones comerciales no puedan continuar en la ubicación regular, el teletrabajo es una gran forma para que los empleados continúen realizando sus funciones como siempre. La capacidad de tus empleados para trabajar, incluso fuera de la oficina, significará que por lo menos algunas de las demoras para realizar el trabajo como siempre podrán evitarse. Algunas personas en tu empresa podrían ser perfectamente capaces de hacer negocios desde una oficina en casa. [5] X Fuente de investigación
- Averigua quién puede trabajar desde casa y quién no debido a limitaciones de conectividad a la Internet u otros problemas y asegúrate de proporcionarles a tus empleados los recursos necesarios para el teletrabajo.
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Identifica las opciones de equipo de contingencia. Las opciones de equipo de contingencia son alternativas accesibles de equipo que pueden usarse cuando las operaciones comerciales normales se interrumpan. [6] X Fuente de investigación
- ¿En dónde alquilarías camiones si un desastre dañara o destruyera los vehículos que se utilizan en el curso regular del negocio? ¿En dónde alquilarías computadoras? ¿Puedes usar una conexión auxiliar para fotocopias, faxes, impresiones y otras funciones cruciales?
- Los proveedores de equipo alternativo normalmente no deben identificarse específicamente a menos que sean únicos y ya se haya negociado un acuerdo (lo cual es muy raro).
- Es más importante identificar los servicios, equipos y recursos que un sustituto debe poder proveer. El personal clave al que se le encomiende la responsabilidad de gestionar la relación con el sustituto debe tener la autoridad necesaria para tomar decisiones relevantes.
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Identifica tu ubicación de contingencia. Este es el lugar en donde llevarás a cabo tus operaciones mientras tus oficinas principales no estén disponibles. [7] X Fuente de investigación
- Podría ser un hotel; muchos de ellos tienen instalaciones para negocios muy bien equipadas que puedes usar. También podría ser la oficina de uno de tus contratistas o la de tu abogado.
- Un local de almacenamiento de alquiler cerca de tu local regular podría ser un buen lugar para reubicarse y almacenar productos en un apuro.
- Quizás el teletrabajo para todos sea una opción viable.
- Si has identificado una ubicación temporal, incluye un mapa de la ubicación en tu plan de continuidad del negocio. Dondequiera que esté, asegúrate de tener toda la información de contacto adecuada (incluyendo los nombres de las personas).
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Crea una sección de instrucciones en tu plan de continuidad del negocio. Debe incluir instrucciones paso a paso sobre cómo ejecutar el plan de continuidad del negocio y abordar qué hacer, quién debe hacerlo y cómo. Haz una lista de cada responsabilidad y anota el nombre de la persona a la que se le asigne. También haz lo opuesto: para cada persona, haz una lista de sus responsabilidades. De esta forma, si quieres saber quién debe llamar a la compañía de seguros, puedes buscar "seguros" y, si quieres saber lo que Juan Pérez está haciendo, puedes buscar "Juan" para obtener esa información.
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Documenta los contactos externos. Si tienes vendedores o contratistas externos, desarrolla una lista de contactos especial que incluya una descripción de la empresa (o de la persona) y cualquier otra información que sea absolutamente crucial sobre ella, incluyendo la información de contacto del personal clave. [8] X Fuente de investigación
- Incluye en tu lista personas como abogados, banqueros, consultores de tecnologías de la información y cualquier persona cuya ayuda podrías necesitar en cuanto a diversos problemas operativos.
- No olvides las empresas de servicios públicos, las oficinas municipales y comunitarias (la policía, los bomberos, el agua, los hospitales, etc.) y el correo.
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¡Reúne la información! Un plan de continuidad del negocio es inútil si toda la información está desperdigada en diferentes lugares. Un plan de continuidad del negocio es un documento de referencia y debe mantenerse todo en el mismo lugar, algo como una carpeta de 3 argollas.
- Haz muchas copias y dale una a cada miembro de tu personal clave.
- Conserva varias copias adicionales en una ubicación fuera de la oficina, en casa o en una caja de seguridad.
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Comunica el plan a los empleados relevantes. Asegúrate de que todos los empleados que podrían verse posiblemente afectados por una interrupción hayan leído y comprendido el plan de continuidad del negocio. Tómate el tiempo de asegurarte de que los empleados sean conscientes de sus roles relevantes en la implementación y ejecución de la política.
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Proporciona información esencial sobre el plan de continuidad del negocio al personal que no sea clave. ¡No dejes las cosas al azar! Incluso si el personal clave ha sido informado sobre sus roles bajo el plan de continuidad del negocio, de todas formas debes asegurarte de que todos los empleados sean conscientes de los procedimientos de evacuación del edificio, así como de las ubicaciones de contingencia. De esta forma, la impredecible ausencia del personal clave no evitará que el personal que no sea clave sepa cómo reaccionar ante las interrupciones a las operaciones comerciales.
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Planifica modificar y actualizar tu plan de continuidad del negocio. Independientemente de cuán bueno sea tu plan, es probable que haya eventos perturbadores que no estén previstos en él. Debes estar abierto a actualizar o modificar tu plan de continuidad del negocio teniendo en cuenta información adicional o cambios en las circunstancias. Cada vez que algo cambie, actualiza todas las copias de tu plan de continuidad del negocio y nunca dejes que se vuelva obsoleto.Anuncio
Consejos
- No dependas de una caja fuerte a prueba de fuego para almacenar los soportes informáticos. La mayoría de las cajas fuertes a prueba de fuego están diseñadas para el papel; un CD, DVD, disquete o cinta magnética se derretirán. Consigue una caja fuerte especial para esos artículos. Mejor aún, ¡almacena los datos fuera de la oficina en una plataforma en la nube!
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Referencias
- ↑ http://www.investopedia.com/terms/b/business-continuity-planning.asp
- ↑ http://www.ready.gov/business-impact-analysis
- ↑ http://secure360.org/2015/01/survive-the-new-year-building-a-business-continuity-plan/
- ↑ https://protect.iu.edu/emergency/bcp/overview
- ↑ https://www.disastersafety.org/commercial_maintenance/make-telecommuting-part-business-continuity-plan-2/
- ↑ http://www.police.uci.edu/em/bcp/BCProgram%202014-07.pdf
- ↑ http://www.police.uci.edu/em/bcp/BCProgram%202014-07.pdf
- ↑ http://searchdisasterrecovery.techtarget.com/Developing-an-emergency-communications-plan-A-template-for-business-continuity-planners
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