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El formato correcto que debes usar al escribir una carta depende del tipo de carta que planeas escribir y de la persona a quien se la vayas a enviar. El formato que utilizarás al escribirle a un amigo variará significativamente del formato utilizado en las cartas formales. Además, el formato de las cartas tradicionales enviadas mediante correspondencia varía a las enviadas mediante correo electrónico. Continúa leyendo para aprender más acerca de la forma correcta de darle formato a tu próxima carta.
Pasos
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Coloca tu nombre y dirección en la parte superior de la carta. Incluye la dirección de la calle, la ciudad, el estado y el código postal en un bloque alineado a la derecha y con espaciado simple. [1] X Fuente de investigación
- La ciudad, el estado y el código postal se incluyen en la misma línea, mientras que la dirección de la calle tiene su propia línea.
- Omite este paso si envías una carta usando un encabezado de página profesional que incluye esta información. No coloques dos veces la dirección del remitente.
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Incluye la fecha directamente debajo de tu dirección. Escribe la fecha en que escribiste la carta o la terminaste.
- La fecha debe estar alineada a la derecha, tal como la dirección.
- Escribe la fecha en formato mes-día-año . Escribe el mes con letras, pero usa números para escribir el día y el año. Por ejemplo: mayo 14, 2013
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Incluye una línea en blanco entre la fecha y la próxima parte de la carta. Esto separará la dirección de la siguiente sección.
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Si aplica, usa una línea de referencia. [2] X Fuente de investigación Si la carta que escribes hace referencia a algo específico, podría ayudarte incluir una línea de referencia iniciando con “Re:”.
- Alinea la referencia a la derecha y mantenla en una sola línea.
- Usa una línea de referencia cuando respondas a otra carta, a un anuncio de trabajo o cuando solicites información.
- Después de la línea de referencia, coloca una línea en blanco para separarla de la siguiente parte de la carta.
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Escribe la dirección del destinatario. Incluye el nombre y título del destinatario, así como el nombre de la empresa, la dirección, la ciudad, el estado y el código postal.
- Esta información debe estar alineada a la izquierda y con espacio simple. El nombre del destinatario se debe escribir en su propia línea, así como el título del destinatario, el nombre de la empresa y la dirección. La ciudad, el estado y el código postal se incluyen en la misma línea.
- Si vas a enviar la carta a otro país, incluye el nombre del país en letras mayúsculas en su propia línea separada debajo de la dirección.
- Cuando sea posible, dirige la carta a una persona específica y dirígete a ella con un título apropiado como “Sr” o “Sra”. Si no estás seguro del género del destinatario, omite el título.
- Sigue la dirección completa con una línea en blanco.
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Empieza el cuerpo de tu carta con un saludo cortés. Un saludo típico inicia con “Estimado”, seguido del título personal del destinatario y el apellido. Después del nombre, coloca una coma.
- El saludo debe estar alineado a la izquierda.
- Si no conoces el género del destinatario, puedes dirigirte con su nombre completo o con el apellido o su título profesional.
- Después del saludo, deja una línea en blanco.
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Si quieres, escribe el asunto en una línea. Escribe el asunto en letras mayúsculas debajo del saludo y mantenlo alineado a la izquierda.
- Mantén la línea del asunto breve pero descriptiva. Intenta usar solo una línea.
- Toma en cuenta que esto es opcional y no convencional.
- No incluyas la línea del asunto si incluiste una línea de referencia.
- Incluye una línea en blanco después del asunto si decidiste incluirlo.
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Empieza la sección del cuerpo con una introducción breve que explique el propósito de tu carta. Alinea los párrafos a la izquierda y siéntete libre de usar sangría al comienzo de los párrafos.
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Sigue tu introducción con una porción más larga del cuerpo. Esta sección se debe elaborar de acuerdo con el propósito de tu carta y también debe incluir una conclusión que resuma las cosas.
- Escribe una sección de cuerpo conciso. Separa cada párrafo con un espacio simple, pero deja una línea en blanco entre cada uno y después del párrafo final.
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Termina con una despedida cortés. Escribe una despedida cortés como “Sinceramente”, “Saludos” o “Gracias”. No olvides alinear la despedida a la izquierda y luego colocar una coma.
- En la despedida, usa mayúsculas solo para la primera letra de la primera palabra.
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Continúa el cierre con tu nombre. Sin embargo, deja tres líneas en blanco debajo del cierre antes de escribir tu nombre completo, seguido de tu puesto de trabajo en la línea de abajo.
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Menciona cualquier documento adjunto al final de la carta. Si incluyes algún documento con tu carta, escribe “Documentos adjuntos” en una línea debajo de tu nombre y tu título profesional, y enlista todos los documentos adjuntos que incluirás.
- Ten en cuenta que esto no es necesario en caso de que no pongas ninguna despedida.
- La sección de documentos adjuntos debe estar alineada a la izquierda y con espacio simple.
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Incluye las iniciales del mecanógrafo, si aplica. Si tú dictaste la carta y otra persona la escribió, incluye su primera y última inicial en la parte inferior de la carta, una línea debajo de los documentos adjuntos.
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Firma con tu nombre. Escribe tu nombre a mano, preferiblemente en letra cursiva, en el espacio que está entre el texto de cierre y tu nombre escrito. Firmar tu carta a mano le demuestra al destinatario que te tomaste tu tiempo para enviársela y, por ende, hacerlo es importante.Anuncio
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Indica la fecha. Incluye la fecha en la que se escribió o finalizó la carta en la parte superior derecha de la carta. [3] X Fuente de investigación
- Escribe la fecha en formato mes-día-año . Escribir el mes en letras se considera usualmente el formato estándar, pero también puedes escribir toda la fecha en números.
- La fecha se debe alinear al lado derecho de la página.
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Escribe un saludo amistoso. El saludo “Querido” sigue siendo el más comúnmente usado, pero dependiendo de la relación que tengas con el destinatario, puedes escribir el nombre del destinatario sin formalidades.
- El saludo debe estar alineado a la izquierda y seguido por una coma.
- Al escribirle a un amigo o compañero, puedes escribir únicamente su primer nombre. Ejemplo “Querida Jane”.
- Para las cartas más casuales, puedes reemplazar el “Querido” con un saludo casual como “Hola” u “Oye”.
- Si le escribes a alguien mayor o a alguien a quien le debes mostrar algo de respeto, incluye un título personal y el apellido. Ejemplo: “Querida Sra. Roberts”.
- Deja una línea en blanco entre el saludo y el texto principal.
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Incluye una introducción, cuerpo y conclusión en el texto de tu carta. La introducción y conclusión solo deben consistir de un párrafo único cada una, pero la parte del cuerpo suele ser significativamente más larga.
- Alinea a la izquierda el texto principal de la carta, pero deja una sangría en la primera línea de cada párrafo.
- Todo el texto principal debe tener espacio simple. Por lo general, no debes saltarte líneas entre párrafos con una carta amistosa, pero es aceptable hacerlo si mejora la legibilidad de tu carta.
- Deja una línea en blanco después de la oración final de tu texto para separarlo de la despedida.
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Concluye con una despedida apropiada. "Sinceramente" es una despedida bastante común, incluso para las cartas amistosas. Si la carta es lo suficientemente casual, puedes incluir una despedida menos convencional. Si la carta va dirigida a un amigo cercano, intenta algo como “¡Hasta la próxima!” o “¡Hablamos luego!”.
- Coloca una coma después de la despedida, pero no incluyas una versión impresa de tu nombre después.
- El cierre debe estar alineado con el encabezado.
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Firma con tu nombre. Firma con tu nombre directamente debajo de la despedida. Por lo general, tu nombre se debe escribir en cursiva en lugar de imprenta.
- Si usas tu primer nombre con el destinatario, puedes firmar con él y dejarlo así. Si el destinatario no te conoce solo por tu primer nombre, entonces asegúrate de incluir también tu apellido.
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Comienza con una descripción breve pero precisa del propósito del correo electrónico. Esta descripción debe ubicarse en el campo de tema del correo electrónico y no en el cuerpo de este.
- Si el destinatario espera recibir el correo electrónico, esta descripción simplemente puede hacer referencia al asunto. Si el correo no es esperado, esta descripción puede ser un poco más completa. El objetivo debe darle a conocer al lector qué debe esperar al momento de abrir el correo electrónico. Esto significa que es necesario motivar al lector a abrirlo.
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Comienza el correo electrónico con un saludo formal. Por lo general, comienza con “Estimado” y luego con un título forma de la persona o empresa a quien te diriges.
- Dirige la carta a un destinatario específico siempre que sea posible. Evita enviarla a destinatarios sin nombre. Como último recurso, solo utiliza la frase “A quien corresponda”.
- Estrictamente hablando, la puntuación más adecuada para usar después del saludo sigue siendo dos puntos. No obstante, actualmente, la mayoría de las personas usan una coma después del saludo en una carta formal por correo electrónico.
- Si no estás seguro de si debes dirigirte al destinatario como “Sr.” o “Sra.”, escribe el nombre completo de la persona.
- Después del saludo coloca una línea en blanco.
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Mantén el texto de la carta breve pero informativo. Como con cualquier carta, el texto principal debe incluir una introducción, un cuerpo y una despedida. Mantén todo, incluida la parte del cuerpo, lo más corto y conciso posible.
- Alinea el texto principal a la izquierda.
- No uses ningún margen adicional.
- Coloca el texto principal a espacio simple, pero deja una línea en blanco en medio de cada párrafo y después del párrafo final.
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Usa una despedida cortés. Escribe “Sinceramente” u otra despedida igual de cortés después del texto principal de tu carta y síguela con una coma.
- No olvides alinear a la izquierda la despedida y solo colocar en mayúscula la primera letra de la palabra.
- Como despedida potencial, también puedes usar “Gracias”, “Sinceramente tuyo” y “Mis mejores deseos”.
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Escribe tu nombre directamente debajo de la despedida. A diferencia de una carta enviada en papel, no deberás firmar a mano el correo electrónico.
- Alinea tu nombre a la izquierda.
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Coloca tu información de contacto al final. Sáltate una línea, después escribe tu dirección física, número de teléfono, dirección de correo electrónico y sitio web o blog cuando aplique.
- Coloca toda esta información alineada a la izquierda y con espacio simple. Asegúrate de dejar una línea de separación por cada parte nueva.
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Comienza con una descripción breve pero precisa del tema del correo en el campo de tema. Esto le permitirá al destinatario revisar rápidamente el tema antes de abrir el correo electrónico y le brindará información suficiente para que sepa qué esperar. [4] X Fuente de investigación
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Comienza con un saludo cortés en el texto del correo. Debes incluir un saludo cortés como “Estimado”. Luego, agrega el nombre del destinatario.
- Alinea el saludo a la izquierda.
- Si vas a escribirle a un amigo cercano, puedes omitir completamente el saludo y comenzar con su nombre seguido de una coma.
- Incluye una línea en blanco entre el saludo y el cuerpo del correo.
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Escribe el cuerpo del correo. Al igual que las otras cartas, el cuerpo del correo electrónico debe incluir una introducción, cuerpo y despedida. Sin embargo, si se lo enviarás a un amigo cercano, es posible que no sea necesario este tipo de formato.
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Termina el correo con una despedida. Al terminar el correo dirigido a un amigo, esta despedida no necesita ser formal, pero debe indicar el final de la carta.
- Si le vas a escribir a un amigo muy cercano, en ocasiones es perfectamente adecuado terminar el correo simplemente con tu nombre, omitiendo completamente la despedida.
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Consejos
- Toma en cuenta que hay algunas diferencias entre las cartas formales en Estados Unidos y las del Reino Unido. En el Reino Unido, la dirección del remitente y la fecha se alinean a la derecha y la línea de asunto, cuando se incluye, se debe centrar. Además, la fecha se escribe en formato “día-mes-año”, y después del saludo se coloca una coma en lugar de dos puntos. [5] X Fuente de investigación
- Si no te gusta el formato incluido en este artículo, en ocasiones conocido como formato de bloque, también debes familiarizarte con el formato de bloque modificado y el de semibloque. [6] X Fuente de investigación Estos formatos incluyen básicamente la misma información pero están organizados de manera distinta.
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Referencias
- ↑ http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ http://www.dailywritingtips.com/how-to-format-a-us-business-letter/
- ↑ http://www.chebeague.org/powellmcgillicuddy/socialstudieslinks/penpal/letterformat.html
- ↑ http://blog.nathanbransford.com/2010/03/how-to-format-query-letter.html
- ↑ http://www.dailywritingtips.com/how-to-format-a-uk-business-letter/
- ↑ http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/2/
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