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Un proyecto es una gran responsabilidad, pero puedes lograr que sea más fácil de dirigir planificándolo con anticipación. Esto es posible identificando los objetivos y dividiéndolos en pasos concretos. Tendrás que ajustar tus planes a medida que el proyecto tome forma y, al mismo tiempo, mantenerte al tanto de cualquier presupuesto o limitación de tiempo. Luego, comunicándote con los miembros del equipo, podrás dirigirlo exitosamente.
Pasos
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Identifica los objetivos del proyecto. Tómate el tiempo para describir el propósito del proyecto y qué es lo que logrará. Escríbelo en una pizarra blanca, en un documento de la computadora o en un papel en un par de oraciones. Haz que la descripción sea tan específica y tan fácil de entender como sea posible. [1] X Fuente de investigación
- Una manera de hacerlo es fingir que escribes un anuncio de lanzamiento para el producto terminado. Imagina cómo se verá el proyecto cuando lo termines.
- Por ejemplo, “construir una casa” es una descripción muy básica. “Construir una casa de playa de vidrio de tres dormitorios” es más descriptivo y útil.
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Crea una lista de cosas por hacer con las tareas que debas realizar. Piensa en maneras de lograr los objetivos del proyecto. Empieza con los pasos grandes y enuméralos debajo del objetivo. Esta medida te dará una idea básica de lo que necesitas hacer. Divide estos pasos en pasos más pequeños para que sean más concretos. [2] X Fuente de investigación
- Puede ser útil empezar con la visión final del proyecto e identificar lo que debes hacer para hacerlo realidad.
- Por ejemplo, si creas un sitio web, necesitas hacer gráficos, proveer la codificación y escribir el texto de la página.
- Un paso concreto puede ser “Aplicar un filtro a la imagen del elefante, luego publicarla en el sitio web”.
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Revisa la lista con el equipo. Deja que el equipo mire la lista y que te dé su opinión. Muchas veces pensará en pasos más pequeños que sean necesarios para cumplir con los que enumeraste. Compartir estos pasos también asegura que todos los que trabajen en el proyecto estén en la misma página. [3] X Fuente de investigación
- Una manera de hacerlo es crear un mapa mental . Para hacerlo, primero enumera las tareas grandes, luego dibuja "ramificaciones" que las vinculen con los pasos y las ideas pequeños. Asegúrate de tomar una foto del mapa o de guardar el documento.
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Calcula el tiempo requerido y el costo de cada paso. Revisa nuevamente cada uno de los pasos que enumeraste y calcula qué recursos usarás para lograrlos. El cálculo no será 100 % preciso, pero debe darte una idea de qué se necesita para terminar el proyecto. Recuerda que las tareas que el grupo no haya realizado antes requerirán de tiempo y de dinero adicionales, así que tómalo en cuenta. [4] X Fuente de investigación
- Puedes investigar cuánto tiempo y dinero requiere una tarea haciendo una búsqueda en línea y preguntando a personas que la hayan hecho antes. Por ejemplo, un codificador experto puede decirte cuánto tiempo toma crear un nuevo programa para el sitio web.
- Puede ser útil establecer una cantidad determinada de tiempo para las tareas que puedan durar indefinidamente. Por ejemplo, escribe “Necesitaremos 20 horas para crear el diseño gráfico”.
- Si no estás seguro del costo de un paso, puedes incluir cuánto tiempo y dinero estás dispuesto a destinar a completar el paso. Por ejemplo, escribe “Esta sección del mundo del juego se debe realizar en el plazo de 2 meses y debe costar menos de 1000 dólares”.
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Organiza las tareas en una línea de tiempo. Ahora vuelve a tu lista principal de pasos y reorganízala para tener un orden de trabajo. Puedes agrupar las tareas en etapas con plazos, lo cual es útil para mantener al equipo encaminado. [5] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, al crear un sitio web, las etapas del proyecto o fases pueden ser crear, diseñar y probar.
- Cuando completes una fase o una etapa, puede ser útil reconocer el trabajo del equipo. Envíale un mensaje de estímulo, cómprale rosquillas o haz alguna otra cosa que lo inspire.
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Asigna tareas a las personas que participan en el proyecto. Determina en qué tareas trabajarán los miembros del grupo. Para hacerlo, habla con cada persona para conocer sus fortalezas y sus áreas de experiencia. También puedes dividir algunas de las responsabilidades pidiendo a los miembros del proyecto que se ofrezcan voluntariamente para las diferentes partes. [6] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, es más probable que desees que un artista gráfico se encargue del aspecto visual del proyecto. Luego, puedes asignar el trabajo de construcción a alguien más.
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Revisa el presupuesto y el plazo del proyecto. Suma los cálculos de tiempo y costo, luego revisa las tareas asignadas. Tal vez veas que es demasiado grande y complicado para terminarlo a tiempo y sin exceder el presupuesto, o tal vez no tengas suficiente gente. Tendrás que hacer cambios para completarlo. [7] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, tal vez solo te queden algunas semanas para terminar el videojuego. Tendrás que terminarlo, probarlo y reparar los errores contratando a más personas o retrasando la fecha de lanzamiento.
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Cambia el plazo si no puedes terminar el proyecto a tiempo. Si te das cuenta que necesitarás más tiempo para terminarlo, díselo a la persona a la que se lo has asignado. Quizás esté dispuesta a extender el plazo. Es importante que preguntes inmediatamente para que el equipo pueda adaptarse sin importar lo que suceda. [8] X Fuente de investigación
- Recuerda que un plazo extendido significa que el proyecto costará más tiempo y dinero. Si esto afecta al proyecto, asegúrate de tomarlo en cuenta.
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Involucra a más personas si el proyecto se debe completar más rápido. Tal vez tengas que darte prisa para cumplir con el plazo o quizás el proyecto tenga aún tareas no asignadas que se deban completar. Pide ayuda al organizador o busca personas que puedan encargarse de algunas de las tareas. [9] X Fuente de investigación
- En un entorno de negocios, más trabajadores significa que completarlo costará más. Asegúrate de poder aumentar el presupuesto para compensar el problema.
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Elimina algunos de los pasos para completarlo más rápido. Algunas veces, lograr la visión inicial no es posible. Quita algunos de los pasos para enfocarte en las características importantes. Esto te permitirá cumplir con el plazo o no exceder el presupuesto. [10] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, los desarrolladores de videojuegos a menudo deben quitar características que sean demasiado costosas o que no se puedan terminar antes de la fecha de lanzamiento del juego.
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Determina formas de solucionar los peores escenarios. Piensa en qué es lo más probable que salga mal durante el proyecto. Para hacer la planificación, escribe las formas en las que prevendrás y en las que te encargarás de estos problemas si surjen. [11] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, quizás te preocupe que el cliente cambie el proyecto en el último minuto. Para compensar el problema, decide mantener la documentación del trabajo y provee actualizaciones frecuentes al cliente.
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Organiza una reunión inicial para empezar el proyecto. Reúnete con el equipo una última vez antes de empezar a trabajar en él. Revisen el plan juntos para que se aseguren de que todos sepan en qué consiste el proyecto y qué se espera de cada uno. [12] X Fuente de investigación
- Este es un buen momento para explicar cualquier expectativa que tengas acerca de las actualizaciones de estado.
- Esta no debe ser la primera vez que el equipo, los jefes o los clientes escuchen de tus planes para el proyecto. Mantenlos actualizados durante la fase de planificación.
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Mantente en contacto con el equipo para monitorear el progreso del proyecto. El equipo debe mantenerte actualizado regularmente con respecto a su trabajo. Hazle saber que debe informarte inmediatamente acerca de cualquier preocupación o problema que tenga. Tendrás que saber estas cosas para que puedas mantenerlo en marcha. [13] X Fuente de investigación
- Una forma de hacerlo es escoger un momento determinado, como el fin de semana, para tener un control obligatorio.
- Si un miembro se olvida de actualizarte, ponte en contacto con él. Pregúntale cuál es el estado del proyecto y cuál es el progreso que ha hecho.
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Actualiza al cliente con respecto al progreso del proyecto. Ya sea que el creador sea un jefe, un comprador o un profesor, dile cuál es el estado actual. Envíale un correo electrónico breve o llámalo por teléfono cuando se complete una etapa importante o cuando surja un problema. La buena comunicación permite que el cliente tenga confianza de que el proyecto está en buenas manos. [14] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, un profesor universitario puede pedirte que envíes los informes de las fases de tu proyecto de tesis doctoral para asegurarse de que el trabajo se realice a tiempo.
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Ajusta el plan según sea necesario para completar el trabajo. Por lo general, los proyectos no progresan a la perfección, así que tendrás que cambiar tus planes. Cuando un paso no se pueda completar, averigua nuevas formas de lograr el objetivo final que imaginaste previamente. [15] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, puedes cambiar el plazo, ajustar el presupuesto, quitar algunos pasos o pedir al equipo que trabaje horas extras hoy.
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Revisa el proyecto y aprende de las cosas que pasaron. Cuando esté terminado, vuelve atrás y revisa tus planes. Pregúntate qué salió bien y qué mal, así como qué pudo haberse hecho mejor. Determina si salió como lo pensaste originalmente.
- Pide al equipo su opinión. Es muy probable que tenga muchas ideas que puedan mejorar tu siguiente proyecto.
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Consejos
- Trata de conocer a todas las personas involucradas y de saber qué es lo que necesitan. Mientras más conozcas acerca de sus funciones, más probable será que el proyecto sea un éxito.
- Siempre mantente informado del estado del proyecto. Tú eres el director, así que siempre pide actualizaciones de estado cuando sea necesario.
- Evita fingir que sabes todo. Los otros miembros del proyecto pueden tener ideas que nunca se te hubieran ocurrido.
- Hazte responsable de tus errores y siempre apoya al equipo. Esto te hará un mejor director.
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Referencias
- ↑ https://www.techrepublic.com/blog/10-things/10-best-practices-for-successful-project-management/
- ↑ https://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa480154.aspx
- ↑ http://www.telegraph.co.uk/finance/jobs/hr-news/8464466/Management-advice-How-to-manage-a-project.html
- ↑ https://www.cio.com/article/2378680/project-management/project-management-11-project-management-tips-for-setting-and-managing-expectations.html
- ↑ https://due.com/blog/how-to-manage-a-project-from-start-to-finish/
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- ↑ https://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa480154.aspx
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