Cómo empezar un proyecto colaborativo

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Poner en marcha un proyecto no es fácil. Son muchos los elementos que se deben gestionar cada día. Si a esto se le suma que cada vez se trabaja más en entornos colaborativos, la complicación se triplica. Desde la perspectiva empresarial, los proyectos han de estar alineados con la estrategia de la empresa, pero sobre todo cada una de las acciones que se realicen, han de corresponder con la cultura de la organización. Es decir, con las personas que forman la empresa. De hecho, se suele decir que una de las cosas más difíciles de la administración de empresas es la gestión de personas. Así pues, un proyecto colaborativo es un conjunto de actividades realizadas para alcanzar un objetivo concreto, basándose en unos requisitos concretos y un equipo de trabajo específico. En este equipo pueden participar varios colaboradores multidisciplinares, de muy diversa naturaleza y procedencia. Se integran así unos elementos claves desde el inicio de su planificación. En este artículo se detallará cómo empezar un proyecto colaborativo, en el que intervenga la participación de distintos tipos de profesionales. Y es que la base de un proyecto con éxito está en saber establecer una adecuada comunicación con todos sus interesados.

Pasos

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    ¿Para qué empezar este proyecto? Es el paso más determinante en todo proyecto, incluso antes de comprobar si es viable o no. Es posible que si trabajas en proyectos contratados con clientes, tengas que hacer varias reuniones antes de poner en marcha el trabajo. Su propósito es definir al máximo los requerimientos de proyecto. Y para ello se necesitan unas habilidades comunicativas básicas para trasladar lo que el cliente tiene en su cabeza a la primera planificación del proyecto. Como se empieza a apreciar, la comunicación es la gran protagonista desde el primer paso de todos.
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    Selecciona la metodología de planificación para tu proyecto. Tan importante es realizar un buen plan de comunicación para gestionar al equipo, como elegir el mejor método para transmitir la información necesaria. La planificación se convierte en una herramienta excelente para establecer una comunicación con todos los interesados del proyecto. Por lo que se debe seleccionar una planificación ágil, basada en pequeños bloques a corto plazo pues los requerimientos del cliente se van definiendo sobre la marcha (muy útil en el desarrollo de software), o una planificación predictiva, con la que se sabe de antemano qué ocurrirá dentro del periodo de ejecución del proyecto, más utilizado en sectores como el de la construcción.
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    En proyecto colaborativo es vital que utilices herramientas en línea. Muchos equipos trabajan a distancia, por lo que una app que les permita una comunicación fluida mientras se informan de lo que deben hacer y cuándo hacerlo, es clave. Existen muchos gestores de tareas como Trello, Asana, entre los más populares. Sin embargo, no hace mucho que están tomando un gran protagonismo herramientas de planificación en línea más completas y fáciles de usar como Sinnaps, una de las más intuitivas del mercado.
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    Es momento de hacer una primera planificación antes de empezar un proyecto colaborativo. Este boceto permitirá empezar la comunicación con el equipo de una manera clara, sencilla y directa. Para ello, divide el proyecto en bloques e identifica las principales actividades. Si tu gestión está basada en metodologías ágiles, puedes poner las primeras tareas necesarias para empezar con la ejecución del proyecto cuanto antes.
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    Antes de convocar al equipo, tendrás que averiguar quiénes son todos los interesados del proyecto. ¿Qué personas están involucradas de alguna manera con el objetivo que se persigue? ¿A quiénes afectará que el proyecto se termine en plazo o bajo el presupuesto estimado en un inicio?
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    Cada actividad está formada por una persona o varias. En proyectos colaborativos suelen haber más de un colaborador involucrado. Desde tu app de planificación y gestión puedes asignar responsabilidades invitando a cada uno a su actividad correspondiente. Invita a tu equipo en la aplicación cloud y permite que puedan ver al instante lo que está pasando en el proyecto. No solo la planificación funciona como herramienta de comunicación y de gestión por parte de todos, sino como un recurso fantástico para motivar a todo el mundo. De este modo, antes de celebrarse la reunión de arranque de proyecto, todos sabrán cuál es su función dentro del proyecto y podrán exponer las dudas necesarias.
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    Hablar el mismo lenguaje entre todos es clave. Si se sabe en qué punto se encuentra el proyecto en un determinado momento, hay que cerciorarse de que hablamos en el mismo idioma. Serán los parámetros con los que se medirá el funcionamiento del proyecto. Puede ser a modo de KPIs (Key Performance Indicator) o a través de métricas de evaluación continua como las de Valor Ganado (EVM), entre otras muchas posibilidades.
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    En las reuniones de Kick-off elabora una lista con todas las dudas que surjan por parte de todo el equipo. Así, podrás ponerte a resolver cuanto antes los posibles contratiempos que puedan poner en peligro el final exitoso del proyecto. Presenta la primera planificación y explica en términos generales los objetivos, metodología a seguir, y demás requerimientos del cliente. Es importante que todos sepan por qué y para qué están haciendo su trabajo.
    • La transparencia en proyectos colaborativos es vital para que el equipo se sienta que forma parte importante del proyecto. Sobre todo, ten en cuenta que esta primera reunión es preferible que sea presencial, ya que tiene un destacado objetivo social.
    • Tras la reunión de Kick-off, ¡ya puedes poner en marcha el proyecto con las primeras actividades de tu planificación!
  9. Tras un primer contacto con el equipo, define una estrategia de comunicación adecuada para todos. En tu calendario establece unos hitos, momento en los que se revisará el trabajo realizado y se tomarán decisiones tan importantes como seguir o no adelante con el proyecto.
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    Con las dudas extraídas en la reunión de arranque y las reuniones iniciales con el cliente, dispones de material suficiente como para analizar los posibles contratiempos que pongan en peligro el proyecto colaborativo. Guarda algunas de las simulaciones de planificación con los posibles escenarios que se puedan dar durante la ejecución del proyecto. De este modo, sabrás como afectarán los cambios en la planificación antes de que ocurran.
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    Todo está en marcha. Has pasado a la acción. Es hora de ir anotando cada una de las lecciones aprendidas que ayudarán a mejorar constantemente la gestión de proyectos.
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Consejos

  • Trata de mantenerte siempre accesible a todo el equipo.
  • Utiliza el chat de tu app, antes que enviar correos electrónicos que engrosarán demasiado tu bandeja de entrada.
  • Desarrolla tus habilidades asertivas, para exponer tus opiniones sin que nadie se pueda sentir ofendido.
  • Promueve la interacción y retroalimentación entre los asistentes en las reuniones.
  • Sé un ejemplo para todos. Y recuerda que un buen líder no es el que ordena, sino que el que es capaz de extraer lo mejor de cada persona por sí sola.
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Advertencias

  • Cabe destacar un dato importante que te ayudará a entender mejor la importancia de la comunicación en proyectos colaborativos: el 57% de los proyectos fracasados, lo hace debido, en parte, a fallos de comunicación entre las los interesados relevantes.
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