Cómo escribir un documento conceptual

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Si tienes una gran idea para un producto, programa o servicio nuevo, escribir un documento conceptual es una forma de buscar financiación para ello. Los documentos conceptuales describen el propósito y los resultados proyectados del proyecto, y se les entrega a los patrocinadores potenciales. Para crear uno exitoso, usa un lenguaje claro y apasionado que exprese por qué tu proyecto es importante, y quién se beneficiará de él. Sobre todo, muéstrale al patrocinador que los objetivos del proyecto coinciden con el tipo de iniciativas que desea apoyar.

Método 1
Método 1 de 3:

Establecer el propósito

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    Los documentos conceptuales tienen como objetivo persuadir a los patrocinadores, convenciéndolos de que financien o adopten tu idea. Esto significa que es crucial "engancharlos" justo al principio.
    • Por ejemplo, podrías empezar el trabajo con una estadística que llame la atención y esté relacionada con el proyecto: "Cada año, 4 760 000 kilos (10,5 millones de libras) de comida se desperdician debido a una plaga común: las ratas".
    • Darle a tu documento conceptual un título descriptivo, tal como "Cierra la caja de ratas: control humanitario de roedores a manos libres", es otra buena manera de llamar la atención.
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    Después de llamar la atención del lector, la introducción del documento conceptual debe describir cómo encajan tus objetivos y la misión del patrocinador. Esto le dice al patrocinador que has hecho tu tarea y que te acercas a él de forma seria.
    • Intenta escribir algo tal como: "La Fundación Savco se ha comprometido desde hace tiempo a financiar proyectos que fomenten comunidades saludables. Hemos desarrollado 'Cierra la caja de ratas' como un medio fácil y rentable para reducir las tasas de enfermedad y los costos de saneamiento en los municipios, y estamos buscando su apoyo para el proyecto".
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    La siguiente sección de un documento conceptual deberá dedicarle unas cuantas frases o párrafos cortos al propósito específico de tu proyecto. Describe el problema que deseas resolver, e ilustra cómo sabes que existe. [1]
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    Muestra de qué manera tu proyecto se relaciona con temas, preguntas o problemas actuales. Las estadísticas y otros datos numéricos pueden ayudar a construir un caso convincente de por qué tu problema es importante. Algunos lectores también podrían sentirse conmovidos por las narraciones o historias personales, así que considera la opción de incluirlas también.
    • Por ejemplo, el documento conceptual podría incluir una declaración tal como: "Las ratas son una molestia, pero también un grave vector de enfermedades tales como la rabia y la peste bubónica. Los municipios de los Estados Unidos gastan más de 20 millones de dólares al año para combatir estos problemas".
    • Incluye referencias para verificar cualquier dato que cites.
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Método 2
Método 2 de 3:

Explicar cómo funciona el concepto

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    Incluso si los lectores están convencidos de que has identificado un asunto que es importante, aún querrán saber que tienes una idea acerca de cómo resolverlo o investigarlo. Ocupa una sección en el documento conceptual donde describas los métodos que usarás. [2]
    • Por ejemplo, el proyecto puede implicar la construcción de un prototipo de dispositivo para atrapar ratas de forma humana.
    • Los métodos también podrían implicar la realización de actividades. Por ejemplo, puedes proponer programas de publicidad para educar a las comunidades sobre los problemas de las ratas, o enviar investigadores para estudiar el alcance del problema en varias comunidades.
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    Recuerda que es posible que los patrocinadores revisen un gran número solicitudes de financiación. Para asegurarte de que la tuya sea exitosa, debes explicar qué es lo que distingue a tu proyecto. Hazte la pregunta: "¿Qué va a hacer mi proyecto que nadie más haya hecho o intentado antes?".
    • Trata de usar declaraciones tales como: "Aunque los servicios gubernamentales anteriores han explicado las infestaciones de ratas mediante campañas de carteles, radio y televisión, no han aprovechado los medios de comunicación social como medio para conectarse con los miembros de la comunidad. Nuestro proyecto llena ese vacío".
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    No puedes esperar que un donante o fundación esté dispuesto a financiar un proyecto completamente abierto. Parte del documento conceptual debe explicar el calendario previsto para la ejecución del proyecto.
    • Por ejemplo: "Febrero de 2018: firmar un contrato de arrendamiento para un espacio de taller. A finales de febrero de 2018: compra de materiales para el prototipo de Cierra la caja de ratas. Marzo de 2018: realizar pruebas preliminares del prototipo".
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    Los patrocinadores desean financiar proyectos que tengan probabilidades de éxito, y parte de tu trabajo en el documento conceptual es explicar cómo medir los resultados de tu proyecto. Si vas a desarrollar un producto, por ejemplo, ese éxito puede medirse en unidades producidas y vendidas. [3]
    • Otras herramientas de evaluación podrían incluir cosas tales como encuestas para medir la satisfacción del cliente, la participación de la comunidad, u otras métricas.
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    Los patrocinadores estarán interesados en ver una visión general de cuánto se espera que cueste el proyecto. Esto explica la necesidad de financiación y le ayuda al patrocinador a determinar si el alcance del proyecto es apropiado. Un documento conceptual es una propuesta preliminar, por lo que no es necesario detallar todos los pormenores, sino dar información sobre los fundamentos de los costos, los cuales puede incluir cosas tales como: [4]
    • personal, incluyendo cualquier asistente
    • equipamiento y suministros
    • viaje
    • consultores que posiblemente necesites traer
    • espacio (alquiler, por ejemplo)
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    Termina con un breve párrafo al final del trabajo, reiterando el propósito del proyecto, el plan de acción básico y las necesidades. Céntrate en los puntos esenciales que deseas que se queden grabados en la mente del patrocinador. [5]
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Método 3
Método 3 de 3:

Revisar el borrador

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    Los documentos conceptuales se tratan típicamente de documentos cortos de entre 3 y 5 páginas a doble espacio. Es posible que los patrocinadores tengan muchas solicitudes para leer, y un documento conceptual que tiene fallas o está mal formateado podría rechazarse de plano.
    • Si la solicitud pide un formato particular, sigue las instrucciones exactamente.
    • Por lo demás, escribe el documento usando una fuente estándar de tamaño legible (12 puntos está bien), numera las páginas y usa márgenes razonables (2,5 cm o 1 pulgada, en todos los lados está bien).
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    Los patrocinadores buscan proyectos bien pensados y realizables. Evita usar evasivas en la propuesta o hacer algo que suene como si no estuvieras completamente seguro del proyecto. [6]
    • Por ejemplo, evita frases tales como "Creemos que nuestro producto, Cierra la caja de ratas, podría ayudar potencialmente a ciertos municipios a controlar al menos las infestaciones de ratas".
    • Una declaración más fuerte sería: "Cierra la caja de ratas reducirá las infestaciones de ratas en cualquier municipio mediano, y en muchos casos las erradicará completamente".
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    Por ejemplo, si vas a escribirle a una fundación científica para obtener financiación, es posible que resulte apropiado usar terminología técnica. Sin embargo, escribirle a una organización de la comunidad en general para financiar el mismo proyecto requerirá que reduzcas la jerga científica y expliques los conceptos clave de modo que los lectores en general entiendan.
    • Si escribes para un público general no experto, pídele a alguien que no esté familiarizado con tu proyecto que lea el documento conceptual y te diga si hay alguna parte que no haya entendido.
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    Asegúrate de que el patrocinador sepa cómo contactarte por correo, correo electrónico y teléfono. Incluso si has incluido esta información en otra parte de la solicitud de un proyecto, es una buena idea incluirla en el documento conceptual para que el patrocinador no tenga que buscarla.
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    Un documento conceptual fuerte lleno de errores, erratas o errores de formato se reflejará mal en el proyecto. Pule el borrador final antes de enviarlo para demostrarles a los patrocinadores que eres cuidadoso, atento y agradecido.
    • Haz que alguien que no haya leído previamente el documento conceptual le eche un vistazo al borrador final antes de presentarlo. Es más probable que encuentre cualquier error persistente.
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Referencias

  1. ↑ https://www.atsu.edu/research/pdfs/concept_paper_guidelines.pdf
  2. ↑ https://www.uwplatt.edu/sponsored-programs/how-develop-concept-paper
  3. ↑ https://www.atsu.edu/research/pdfs/concept_paper_guidelines.pdf
  4. ↑ https://www.uwplatt.edu/sponsored-programs/how-develop-concept-paper
  5. ↑ https://www.ias.edu/sites/default/files/media-assets/Guidance%20Doc_Concept%20Paper.pdf
  6. ↑ https://www.uwplatt.edu/sponsored-programs/how-develop-concept-paper

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