Cómo escribir un informe de situación

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Quizás te parezca que un informe de situación es una tarea, pero puede ser una excelente oportunidad de comunicarte con la administración. Coloca la información más importante en un resumen al inicio del documento. Proporciona detalles específicos sobre el presupuesto y el cronograma del proyecto, luego describe los logros y los desafíos. Haz que tu redacción sea clara y concisa. La administración te agradecerá si le entregas un informe breve pero informativo.

Método 1
Método 1 de 3:

Incluir la información necesaria

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  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/09\/Apply-for-an-Entrepreneurial-Grant-Step-10.jpg\/v4-460px-Apply-for-an-Entrepreneurial-Grant-Step-10.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/09\/Apply-for-an-Entrepreneurial-Grant-Step-10.jpg\/v4-728px-Apply-for-an-Entrepreneurial-Grant-Step-10.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    En el caso de la mayoría de los proyectos, el presupuesto y el programa son la parte más importante del informe de situación. El administrador querrá saber que el proyecto se completará en un periodo determinado y lo ideal sería que también dentro de un presupuesto específico. [1]
    • La información general para el proyecto probablemente será amplia. Determina qué medidas menores se deben tomar para conseguir el objetivo final. Por ejemplo, si el objetivo es producir 1000 camisetas y tu presupuesto es $500, tendrás que saber qué materiales se necesitan para fabricarlas y si están a la mano o se tienen que pedir.
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    Si hay objetivos generales para el proyecto, dividirlos en objetivos menores te permitirá evaluar mejor tu progreso con su cumplimiento. Empieza con los plazos específicos que ya se han fijado, luego trata de acomodar los desafíos en el tiempo donde se pueda. [2]
    • Por ejemplo, si tu objetivo es producir 1000 camisetas en 4 meses, podrás dividirlo en objetivos menores como fabricar 250 cada mes. Si el equipo produce 300 en el primer mes, puedes informar que te adelantaste al cronograma.
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    El propósito del informe de situación es que la administración sepa rápidamente lo que funciona y lo que no. Pon los logros al principio y enfócate en los avances importantes. Incluye la mayor cantidad de detalles específicos que puedas. [3]
    • Si trabajas en un equipo, habla con tus compañeros sobre lo que está yendo bien en el proyecto. Incluye la mayor cantidad de nombres que puedas en el informe.
    • Usa cifras específicas donde sea posible y no generalidades.
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    Si reconoces algún problema en el proyecto, no trates de ocultarlo. Más bien, sé directo con la administración sobre ellos y propón soluciones. Trata de idear varias opciones para que puedan escoger la que les guste más. [4]
    • Por ejemplo, si el proyecto va adelantado al programa, pero atrasado en cuanto al presupuesto, podrías sugerir que se acelere la producción, que se añada otro trabajador al proyecto o que se aumente el presupuesto.
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    Durante la duración del proyecto, los objetivos más pequeños representan avances que deben conseguirse para un momento determinado a fin de que el proyecto siga en el camino correcto. Usa la situación actual del proyecto para predecir cuándo se logrará el siguiente avance. [5]
    • Por ejemplo, digamos que produjiste 250 camisas en 28 días. Podrías predecir que las siguientes 250 se completarán antes de 28 días desde la fecha que se entregue el informe de situación.
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    Incluye el elemento humano en tu informe de situación con información sobre los miembros del equipo cuyo trabajo ha sido destacado o con los cambios que se hicieron y que afectaron su desempeño. [6]
    • Por ejemplo, podrías escribir lo siguiente: "El proyecto se ha adelantado al programa, en gran parte, gracias al trabajo esmerado de Sally Sunshing. Ella ha trabajado tiempo extra 3 días en la última semana".
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Método 2
Método 2 de 3:

Darle formato al informe

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    Muchas compañías tienen una plantilla estandarizada que usan para todos sus informes de situación. Si la tuya tiene una, usarla te ayudará a organizar tu informe y garantizar que toda la información necesaria esté incluida. [7]
    • Si no hay una plantilla específica, es posible que haya una que puedas usar en tu procesador de textos. También se puede encontrar plantillas de muestra en Internet si buscas "plantillas de informe de situación". Asegúrate de que cualquiera que descargues de verdad funcione para tu proyecto. Sería bueno que tu supervisor la revise primero.
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    El título o el encabezado de tu informe debe incluir el nombre del proyecto o el trabajo del que estás informando y las fechas que se cubren en él. Si eres responsable de varios informes, todos deben tener el título del mismo formato.
    • Por ejemplo, el título podría ser "Estado del envío por barco Parker en agosto de 2018". Un informe para el siguiente mes sería de esta forma: "Estado del envío por barco Parker en setiembre de 2018".
    • Antes de que se te ocurra tu propio título o encabezado, revisa para ver si tu compañía tiene un formato específico para los títulos de un informe de situación.
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    Escribe un resumen ejecutivo en la primera página. Los administradores están ocupados y el que te supervisa no tendrá tiempo de leer todo tu informe. El resumen ejecutivo proporciona la información más importante de frente para que el administrador sepa el estado del proyecto de una mirada rápida. [8]
    • Por ejemplo, el resumen ejecutivo para "Estado del envío por barco Parker en agosto de 2018" podría ser el siguiente: "El envío por barco Parker está adelantado al tiempo previsto. Sin embargo, se ha utilizado el 50 % del presupuesto con una producción solo del 30 % del total del envío. Acelerar la producción podría contribuir a disminuir los costos".
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/3c\/Start-a-Letter-Step-7.jpg\/v4-460px-Start-a-Letter-Step-7.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/3c\/Start-a-Letter-Step-7.jpg\/v4-728px-Start-a-Letter-Step-7.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Los bloques extensos de texto tomarán mucho tiempo en verse a vuelo de pájaro y son trabajosos de leer. Usa párrafos cortos y una lista de viñetas cuando fuera posible de modo que el informe sea más fácil de digerir para el administrador. [9]
    • Por ejemplo, puedes tener una sección para logros, otra para desafíos y una tercera para soluciones.
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Método 3
Método 3 de 3:

Hacer el informe atractivo visualmente

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    Averigua cuándo se tienen que entregar los informes de situación y designa un momento cada día para trabajar el tuyo. De esta forma, no estarás apurado tratando de terminarlo al último minuto. [10]
    • Si estás trabajando en un proyecto en curso, puedes crear una "plantilla" para los informes de situación que usarás en cada oportunidad. Esto será mucho más fácil para la administración porque ellos sabrán exactamente dónde encontrar la información que necesitan en cada informe.
    • Si tienes que actualizar los datos que se incluyen en el documento antes de entregarlo, hazte recordatorios sobre ello.
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    Organiza tu informe para que la parte que sabes que es importante para el administrador esté adelante y en el centro. Si no sabes bien cuál es su estilo y sus preferencias, pide ver ejemplos de informes anteriores que le gustaron. [11]
    • Por ejemplo, si sabes que al administrador le gusta leer un recuento cronológico, podrías empezar con una sección titulada "El progreso de esta semana", seguido de otra que se llame "Lo que sigue".
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    Si vas a presentar un archivo digital del informe, puedes incluir enlaces a diferentes páginas web o incluso GIF y videos, si fuera apropiado. Sin embargo, si vas a presentar una copia física, estos elementos no serán útiles. [12]
    • También sería bueno considerar de qué manera se leerá tu informe de situación. Por ejemplo, si vas a enviar un archivo digital en un correo electrónico, asegúrate de que cualquier elemento visual se pueda ver en un dispositivo móvil.
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    Corrige y edita tu informe. No dependas solo del revisor de ortografía y gramática de tu procesador de textos. Haz tus oraciones cortas y elimina palabras innecesarias y repeticiones. [13]
    • Tu redacción debe ser concisa y directa. No uses muchas jergas, pues parecerá que estás tratando de ocultar algo o que no sabes de lo que estás hablando.
    • Lee el informe en voz alta. Si te quedas estancado en una frase, este es un indicio de que tu redacción no está tan clara como podría quedar.
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/e8\/Get-Rich-Step-13-Version-5.jpg\/v4-460px-Get-Rich-Step-13-Version-5.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/e8\/Get-Rich-Step-13-Version-5.jpg\/v4-728px-Get-Rich-Step-13-Version-5.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Algunos administradores prefieren ayudas visuales sobre cómo va el proyecto para que puedan evaluar la situación más rápido. Solo incluye los elementos visuales si te lo piden de manera específica o si crees que aportarán algo al informe. [14]
    • Por ejemplo, podrías poner la luz verde de un semáforo al costado del presupuesto para indicar que los costos se están manejando bien. Si estás un poco atrasado con la programación, pondrías una luz amarilla al costado de la sección del programa.
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Consejos

  • Cuando ya hayas enviado tu informe de situación, hazle seguimiento. Si no te dice nada tu supervisor o algún otro miembro del equipo, busca comentarios de retroalimentación. Habla con personas de manera personal en lugar de enviar un correo electrónico en masa.
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Referencias

  1. ↑ http://4pm.com/2016/02/16/how-to-write-a-weekly-status-report/
  2. ↑ http://4pm.com/2016/02/16/how-to-write-a-weekly-status-report/
  3. ↑ https://www.projectsmart.co.uk/how-to-report-status-on-a-project.php
  4. ↑ http://4pm.com/2016/02/16/how-to-write-a-weekly-status-report/
  5. ↑ https://www.projectsmart.co.uk/how-to-report-status-on-a-project.php
  6. ↑ http://eleganthack.com/the-dreaded-weekly-status-email/
  7. ↑ https://www.innovation.ca/sites/default/files/essential_documents/ppr-template-en-apr2016.pdf
  8. ↑ https://business.tutsplus.com/tutorials/how-to-write-better-status-reports--cms-23479
  9. ↑ https://www.projectsmart.co.uk/how-to-report-status-on-a-project.php
  1. ↑ http://www.dummies.com/careers/project-management/how-to-write-an-interesting-progress-report-for-projects/
  2. ↑ http://4pm.com/2016/02/16/how-to-write-a-weekly-status-report/
  3. ↑ https://thedigitalprojectmanager.com/project-status-report-guide/
  4. ↑ https://www.projectsmart.co.uk/how-to-report-status-on-a-project.php
  5. ↑ https://www.projectsmart.co.uk/how-to-report-status-on-a-project.php

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