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Escribir un informe de trabajo puede parecer abrumador, pero quizás sea más fácil de lo que crees. Por lo general, los informes de trabajo se usan para explicar el progreso en un proyecto o proveer conclusiones y recomendaciones con respecto a un problema en el lugar de trabajo. Para escribir fácilmente un informe de trabajo efectivo, empieza pensando en el propósito, el público, la investigación y el mensaje. Luego, redacta el documento usando un formato tradicional para informes de negocios. Finalmente, puedes revisarlo para hacerlo más efectivo.
Pasos
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Identifica el propósito y el tema del informe. En algunos casos, es posible que se te solicite un informe. Es muy probable que el propósito o el tema se incluya en la solicitud. Si tienes dudas con respecto al propósito o el tema, piensa en cuál es el mensaje que deseas enviar al público. También puedes hablar con el jefe o el supervisor para que te aclare este punto. [1] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, el propósito puede ser analizar un problema de negocios, explicar los resultados de un proyecto en el que trabajaste o proveer al supervisor una visión general del progreso de tu trabajo. [2] X Fuente de investigación
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Escoge un tono y un lenguaje que se adecúe al público. Piensa en qué es lo que el público ya sabe, así como en el nivel de jerga que pueda entender. Al escribir un informe de trabajo, a menudo puedes usar un lenguaje y una jerga más profesionales que al escribir para el público en general. [3] X Fuente de investigación
- ¿Quién leerá el informe? Incluye a cualquiera que pueda usar razonablemente el informe de entre el público.
- Si escribes para tipos distintos de lectores, incluye toda la información necesaria como para que el lector menos informado entienda. Sin embargo, usa títulos para cada sección a fin de que los lectores informados puedan saltarse la información que consideren redundante. [4] X Fuente de investigación También puedes incluir secciones para abordar las dudas de cada público en particular.
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Recopila la investigación y los materiales de apoyo, si corresponde. Incluye los materiales que has usado para llegar a conclusiones o formular recomendaciones. Tendrás que recurrir a estos materiales a medida que prepares el informe y, además, es posible que tengas que incluirlos en los apéndices del informe. Los siguientes son los tipos de materiales que puedes incluir al preparar el informe: [5] X Fuente de investigación
- información financiera
- cuadros
- gráficos
- información estadística
- encuestas
- cuestionarios
- entrevistas a expertos, colegas, clientes y otros
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Revisa el progreso si escribes un informe de progreso. Un buen informe de progreso proveerá una visión general breve del trabajo que has hecho, de qué es lo que estás a punto de hacer a continuación y de la marcha del proyecto. Es mejor pensar en el informe como una respuesta a las preguntas que las personas puedan tener acerca del proyecto. Las siguientes son algunas cosas que puedes incluir: [6] X Fuente de investigación
- ¿Ha cambiado la extensión del proyecto?
- ¿Qué tareas has realizado desde el último informe de progreso?
- ¿Qué tareas vas a hacer a continuación?
- ¿Estás en camino de completar el proyecto a tiempo? Si no es así, ¿por qué?
- ¿Qué obstáculos has encontrado y cómo los piensas superar?
- ¿Has aprendido alguna lección este mes?
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Esquematiza la información que debes incluir en el informe. Anota las ideas en un esquema suelto para orientar la redacción. A medida que hagas el esquema, elabora títulos para el informe con el fin de organizar lo que debes decir. No es necesario que el esquema sea prolijo o muy elaborado, pues solo lo usarás tú. [7] X Fuente de investigación
- En la mayoría de los casos, tendrás que iniciar el informe explicando los resultados, las conclusiones o las recomendaciones. Luego, tendrás que explicar cómo llegaste a este punto y el razonamiento que has seguido, si corresponde.
- Si estás a punto de formular una conclusión o una recomendación controvertida, explica el proceso y el razonamiento antes para que el público pueda entender por qué llegaste a esa idea.
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Usa una portada o una página de título. La página de título debe proveer el nombre del informe, seguido de la fecha en la que lo enviaste en una línea aparte. En la tercera línea, incluye los nombres de todos los autores. Luego, en la cuarta línea, escribe el nombre de la organización. [8] X Fuente de investigación
- En algunos casos, también puedes incluir una carta de presentación para explicar la razón por la que escribiste el informe, qué es lo que incluye y qué es lo que crees que se debe hacer a continuación. Esto se aplica más comúnmente a los informes que han tardado mucho tiempo en prepararse o que requieren una explicación adicional antes de que el lector lea el informe en sí.
- Para un informe de progreso, incluye tu nombre, el nombre del proyecto, la fecha y el período de información en una página de título. Coloca cada elemento en una línea aparte. Puedes añadir en cada línea las etiquetas “nombre”, “nombre del proyecto”, “fecha” y “periodo de información”, o simplemente puedes incluir la información. [9] X Fuente de investigación
- Pregúntale a tu jefe si hay recomendaciones específicas para el formato del informe de trabajo. Él es el mejor recurso para preparar el informe.
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Proporciona un resumen ejecutivo que detalle la información clave. Incluye las conclusiones, los fundamentos y las recomendaciones. Esto hará que las personas entiendan los puntos principales del informe sin leer el documento entero. No necesitas escribir una explicación detallada, pero el lector debe entender en qué consiste el informe. El resumen ejecutivo debe tener de 0,5 a 1 página de largo. [10] X Fuente de investigación
- No es necesario que resumas el informe entero. Solo enfócate en las ideas más importantes del informe, como las recomendaciones o las conclusiones clave que presentas.
- Si redactas una informe de progreso, puedes saltarte esta sección.
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Incluye un índice que enumere lo que hay en el informe. Enumera los títulos de las secciones en el índice, así como los números de página en los que empiezan esas secciones. De esta manera, los lectores podrán fácilmente explorar el informe y encontrar la información que necesitan. [11] X Fuente de investigación
- Añade títulos y encabezamientos en cada sección para que el informe sea fácil de leer.
- Si escribes un reporte de progreso, generalmente no tendrás que incluir un índice, a menos que el jefe prefiera que lo hagas. Sin embargo, incluye títulos y encabezamientos en cada sección para hacer que el informe sea más fácil de explorar.
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Escribe una introducción para proveer una visión general del informe. Dile al lector qué es lo que te motivó a escribir este informe de trabajo. Resume el contexto en el que se sitúa el informe y explica el propósito. Haz una vista previa de las preguntas que responderás o el problema que resolverás. Proporciona la extensión del informe, así como una hoja de ruta de su contenido. [12] X Fuente de investigación
- No es necesario que la introducción sea larga. Sé directo y específico para que el lector entienda el contexto y el propósito sin recurrir a una explicación extensa.
- Escribe de 2 a 4 párrafos para la introducción.
- Para un reporte de progreso, la introducción solo debe tener de 1 a 2 párrafos de largo. Debe resumir el proyecto y los objetivos que esperas alcanzar. También puedes incluir una vista previa del trabajo que has completado y de lo que piensas hacer a continuación.
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Explica los resultados o las conclusiones que presentas. Provee una visión general básica de las investigaciones o las evaluaciones que has completado en relación con este proyecto. Luego, analiza e interpreta los hallazgos y cómo se relacionan con el tema del informe. [13] X Fuente de investigación
- En la mayoría de los casos, esta sección incluirá un párrafo introductorio y una lista de las conclusiones a las que has llegado.
- Puedes escribir una conclusión de la siguiente manera: “1. Nuestra población está envejeciendo, lo que conlleva más riesgos de salud entre nuestra clientela”.
- Si escribes un informe de progreso, no tendrás ningún resultado o conclusión que presentar. En vez de eso, haz una lista de los logros o las tareas completadas en la sección posterior a la introducción. También puedes incluir un párrafo breve de 2 a 4 oraciones en esta sección. Sin embargo, generalmente una lista es suficiente. Puedes incluir en la lista cosas como “Recaudé 200 dólares para pagar la carpa del festival”, “Contraté a una empresa para que se encargue de la planificación del festival” e “Hice una encuesta entre 1500 residentes para recabar la opinión del público”. [14] X Fuente de investigación
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Provee las recomendaciones para progresar. Las recomendaciones deben explicar lo que sucederá en el futuro. Explica qué es lo que resolverán las soluciones que propones y cómo se relacionan con las conclusiones. Después de escribir la explicación, haz una lista numerada de recomendaciones, comenzando cada una con un verbo. Enumera las recomendaciones ordenadas de más a menos importantes. [15] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, puedes escribir algo como “1. Entrenar a todos los empleados para realizar RCP”.
- Si escribes un informe de progreso, tendrás que hacer una lista de las próximas tareas u objetivos que planeas cumplir en el próximo período de trabajo. Por ejemplo, puedes incluir algo como “Encontrar proveedores para el festival”. [16] X Fuente de investigación
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Habla del proceso y el razonamiento seguidos para llegar a las conclusiones. Explica cómo abordaste el tema, asunto o problema. Examina las conclusiones y explica cómo condujeron a las recomendaciones. Divide el análisis en distintas secciones con encabezamientos que indiquen al lector lo que se incluye en esa sección. [17] X Fuente de investigación
- Esto incluye un análisis más extenso de la investigación y la evaluación.
- Esta sección debe ser la más larga del informe.
- Si escribes un informe de progreso, puedes saltarte esta sección. En su lugar, incluye una sección sobre los obstáculos que enfrentaste mientras trabajabas en el proyecto, así como la manera en que los superaste. [18] X Fuente de investigación Puedes escribir algo como “Muchos residentes no devolvieron la encuesta porque no incluía el franqueo previamente pagado. En adelante, incluiremos el franqueo en nuestras encuestas o daremos a los residentes la opción de hacer la encuesta digitalmente”.
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Incluye cualquier referencia que hayas usado en la preparación del informe. Las referencias pueden incluir artículos de revistas, artículos periodísticos, entrevistas, encuestas, cuestionarios, datos estadísticos y otra información relacionada. Cita estas referencias al final del informe, etiquetando la página como “Referencias”. [19] X Fuente de investigación
- A menos que se te indique lo contrario, usa el formato APA para los informes de negocios.
- Puedes saltarte esta sección si haces un informe de progreso.
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Provee apéndices para materiales como encuestas, cuestionarios o correos electrónicos. No todos los informes de trabajo requieren apéndices. Sin embargo, puedes incluirlos si deseas brindarle al lector los materiales a los que has hecho referencia o información adicional que pueda ayudarle a comprender mejor el tema o los hallazgos. Etiqueta cada apéndice con una letra distinta. [20] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, puedes crear el “Apéndice A”, el “Apéndice B” y el “Apéndice C”.
- Si escribes un informe de progreso, no es necesario que incluyas esta sección.
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Incluye una conclusión breve que resuma los hallazgos o el progreso. Es posible que no tengas que incluir una conclusión, pero escribirla puede proporcionar un buen resumen de los esfuerzos. Trata de que al conclusión tenga 3 o 4 oraciones que resuman la información que has presentado en el informe. [21] X Fuente de investigación
- Puedes escribir algo como “El proyecto de planificación del festival de arte está en camino de completarse en el plazo previsto. Hemos completado el 90 % de nuestras actividades de planificación previa y ahora estamos poniendo la atención en la compra de materiales. El proyecto no tiene impedimentos importantes, pero nos ocuparemos de los que surjan en el futuro”.
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Usa encabezamientos claros para ayudar al público a explorar el informe. Crea encabezamientos que sean directos y concretos. El lector debe saber exactamente qué es lo que incluye el informe.
- Puedes incluir los siguientes encabezamientos: Introducción, Tareas completadas, Objetivos para el siguiente trimestre, Obstáculos y soluciones, y Conclusión.
- Adapta los encabezamientos para que se adecúen a la información que presentas.
- En el caso de un informe de progreso, lo más probable es que el público sea el supervisor, el equipo o los clientes. [22] X Fuente de investigación
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Usa lenguaje simple y directo para transmitir las ideas. No es necesario que un informe de trabajo incluya palabras difíciles ni oraciones creativas. Solo debe transmitir el mensaje al lector. Expresa las ideas con las palabras más sencillas que puedas, yendo directo al grano. [23] X Fuente de investigación
- Puedes escribir algo como "Los ingresos subieron en un 50 % durante el cuarto trimestre", en vez de "Los ingresos se dispararon en un 50 % para generar ganancias extraordinarias en el cuarto trimestre".
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Trata de que la redacción sea concisa para que el informe sea lo más breve posible. Escribir más de lo necesario hace que tanto tú como los lectores pierdan el tiempo. Quita las cosas innecesarias y ve directo al grano. [24] X Fuente de investigación
- Toma en cuenta que algunos informes de trabajo pueden ser largos, pues pueden abarcar mucha información. Sin embargo, debes tratar de todas formas de que la redacción sea concisa.
- Puedes escribir algo como "Las ventas aumentaron en el último trimestre después de que el personal de ventas implementara las llamadas no solicitadas", en vez de "Pudimos ver un aumento exponencial de los ingresos en el último trimestre de ventas cuando nuestro talentoso y dedicado personal de ventas comenzó a hacer llamadas no solicitadas a clientes potenciales para pedirles que compraran más productos".
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Expresa las ideas usando lenguaje objetivo y no emocional. Atente a los hechos y deja que el lector saque conclusiones que se basen en una perspectiva objetiva del tema. Si bien puedes hacer recomendaciones en cuanto a cómo proceder frente a un problema, no trates de apelar a las emociones del lector para persuadirlo. Deja que este forme sus propias ideas y criterios en función a una perspectiva objetiva de los hechos. [25] X Fuente de investigación
- En vez de escribir algo como "Los miembros del personal excluidos tienen la moral baja, lo que hace que la oficina parezca una máquina sin alma", puedes escribir "Los miembros del personal cuya productividad es menor que la de otros informaron sentirse excluidos".
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No uses lenguaje coloquial ni la "primera persona" en la mayoría de los informes. Puede ser apropiado usar la "primera persona" en un reporte de progreso si escribes acerca de un proyecto en el que trabajes solo. De lo contrario, no uses la "primera persona" ni términos coloquiales en el reporte de trabajo. Sin embargo, está bien que uses la "segunda persona" cuando diriges una oración al lector objetivo. [26] X Fuente de investigación
- Mantén un lenguaje profesional a lo largo del informe.
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Revisa el informe para asegurarte de que no contenga errores. Los errores gramaticales y ortográficos socavarán el profesionalismo del informe de trabajo. Es fundamental que revises el informe para asegurarte de que no tenga errores ortográficos, expresiones deficientes o palabras mal empleadas. Es mejor revisar el informe al menos dos veces. [27] X Fuente de investigación
- Si puedes, pide a alguien que revise el informe, pues es difícil detectar todos los errores propios.
- Si el tiempo lo permite, haz a un lado el informe al menos por 24 horas antes de revisarlo.
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Consejos
- Después de escribir el primer reporte de trabajo, puedes usarlo como una plantilla para los reportes futuros.
- Es posible que el lugar en el que trabajes tenga una plantilla para los reportes de trabajo. Habla con el supervisor para saber si puedes usar una plantilla para el informe.
- Si puedes, usa un formato de informe basado en un informe de trabajo existente de la empresa o la organización. Revisa los archivos de la oficina o pídele a un compañero de trabajo o a un supervisor una copia de un informe existente.
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Advertencias
- Si usas un informe existente como ejemplo, no copies la formulación de ese informe. Esto es plagio y probablemente hará que enfrentes consecuencias profesionales.
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Referencias
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- ↑ https://wac.colostate.edu/docs/tipsheets/writing_business_reports.pdf
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