Cómo escribir un manual de oficina

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Los manuales de oficina son una parte importante de cualquier organización empresarial ya que comunican las políticas de la empresa que se deben cumplir. La mayoría de los manuales de oficina se ubican en una de dos categorías: manuales de políticas y procedimientos o manuales para empleados. Independientemente del tipo de manual que redactes, organizar el contenido de forma lógica es fundamental para tu éxito.

Parte 1
Parte 1 de 3:

Empezar con el pie derecho

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    Redactar un manual de oficina es un gran trabajo, por lo que necesitarás que alguien asuma la responsabilidad. Dependiendo del tamaño de tu organización, podrías asignar una persona o equipo al proyecto. [1]
    • El Departamento de Recursos Humanos por lo general es responsable de redactar un manual para empleados; no obstante, los gerentes de departamento probablemente sean una mejor opción en el caso de un manual de políticas y procedimientos. Si eres dueño de una empresa pequeña, puedes asumir la tarea tú mismo, siempre y cuando tengas algo de tiempo para comprometerte con ella.
    • Asegúrate de que la persona a cargo de redactar el manual tenga sólidas habilidades de escritura. Es muy importante que el manual sea claro y fácil de leer.
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    El manual debe comunicar las políticas a todos los empleados de la manera más eficiente posible, por lo tanto, debe ser claro y fácil de leer. [2]
    • Ten cuidado de no utilizar demasiada jerga de la industria, en especial si tienes algunos empleados que podrían no estar familiarizados con ella en absoluto.
    • Utiliza acrónimos con moderación y aclara los que utilices.
    • Asegúrate de que el lenguaje de tu manual se ajuste a la cultura de tu empresa.
    • El formato también es importante. Asegúrate de que los encabezados sean en negrita, de incluir un índice claro y de que haya suficiente espacio en blanco para que los empleados puedan revisar el documento con facilidad a fin de encontrar la información que necesitan.
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    Dependiendo del tipo de empresa que tengas y del tipo de manual que elabores, te podrías beneficiar sin duda de la cooperación de todo tu equipo. A fin de asegurarte de sacar el máximo provecho de todos tus empleados, comunícales bien el propósito del manual y la importancia de sus aportes. [3]
    • Trata de enfatizar los beneficios que el manual ofrecerá a tus empleados, tales como aclarar procedimientos confusos o reducir la cantidad de tiempo que les tomará establecerse a los nuevos empleados. De lo contrario, podrían ver el manual solo como un documento disciplinario.
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    Antes de empezar el proyecto, debes tener una comprensión clara de quiénes trabajarán en él y en qué medida. Es muy importante decidir quién será responsable de la revisión final antes de que el manual se distribuya.
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    El manual de oficina será un documento en constante cambio, por lo que deberás planificar su actualización con frecuencia. Tendrás que decidir desde el principio quién será responsable de actualizarlo y con qué frecuencia se harán las revisiones. [4]
    • También puedes alentar que los empleados indiquen una persona encargada de apuntar los cambios que se deban hacer en el manual cada vez que los noten.
    • Dependiendo de tu organización, podrías optar por imprimir copias físicas del manual o podrías optar por tener un manual electrónico, el cual será mucho más fácil de actualizar con frecuencia.
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Parte 2
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Redactar un manual de políticas y procedimientos

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    Empieza por elaborar una lista de tareas que cada departamento de tu organización es responsable de terminar. [5]
    • Puedes asignar esta tarea a una sola persona o a una persona de cada departamento. Si se la encargas a una sola persona, asegúrate de que cuente con el apoyo de los jefes de departamento.
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    Una vez que sepas de qué es responsable cada departamento, determina con exactitud las tareas que realizará cada empleado dentro de cada departamento. Esto servirá para distribuir equitativamente la carga de trabajo y te dejará mejor preparado para contratar nuevos empleados cuando llegue el momento. [6]
    • Podría ser útil crear un organigrama que indique a quién debe informar cada empleado, en especial si eso no está claro en tu organización.
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    Una vez que tengas una lista de tareas de las que cada empleado es responsable, será momento de profundizar en cada tarea y redactar instrucciones detalladas sobre cómo completarlas. El objetivo es ayudar en la capacitación de los nuevos empleados y facilitar a los empleados existentes la posibilidad de cubrir el trabajo de los demás durante las ausencias. [7]
    • Asegúrate de indicar detalles como, por ejemplo, dónde se guardan los documentos, dónde se conservan determinados suministros y cómo ponerse en contacto con los proveedores y clientes.
    • Una buena idea es hacer que alguien revise cada tarea al tratar de completarla siguiendo las instrucciones con precisión. Asegúrate de que el revisor no sea la misma persona que normalmente hace la tarea. De forma rápida, se hará evidente si hay ineficiencias o pasos que faltan.
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    Además de indicar los procedimientos para las tareas diarias que tus empleados completan, asegúrate de tener en cuenta los proyectos más grandes que ocurren con poca frecuencia, por ejemplo, las revisiones trimestrales o las presentaciones anuales. [8]
    • Trata de establecer un programa para cada una de esas tareas de tal modo que los nuevos empleados entiendan cuándo deben empezar a prepararse para ellas.
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    Además de ofrecer detalles acerca de cómo completar las tareas necesarias del trabajo, es posible que desees ofrecer a tus nuevos empleados algunos consejos adicionales a fin de ayudarlos a familiarizarse con la oficina. Así reducirás la posibilidad de que dependan de otros empleados y, con suerte, harás que se sientan cómodos más rápidamente. Tal vez desees incluir información sobre cosas como: [9]
    • la ubicación de los baños, salas de descanso y sala de correos
    • la forma de utilizar el teléfono, impresora, computadora y otros equipos
    • el lugar para estacionarse
    • la forma de pedir suministros
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Parte 3
Parte 3 de 3:

Redactar un manual para empleados

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    Es posible que haya muchas cosas que desees incluir en tu manual para empleados; no obstante, tal vez no sepas que también hay cosas que estás legalmente obligado a incluir. Tendrás que asegurarte de incluir información sobre la igualdad de oportunidades de empleo, el acoso, el permiso médico familiar, las adaptaciones para las personas con discapacidades, la compensación laboral, el permiso militar, las adaptaciones para mujeres que dan de lactar y el permiso para las víctimas de un delito. [10]
    • Si corresponde, incluye información sobre las declaraciones de conflicto de intereses o los acuerdos de no divulgación de la empresa. [11]
    • Si el entorno de trabajo es peligroso de alguna manera, incluye información sobre los pasos que tomas para garantizar la seguridad de los empleados, así como lo que se espera que hagan ellos. [12]
    • Si bien no es un requisito legal, también es una buena idea incluir cláusulas sobre el derecho de la empresa a despedir a voluntad a los empleados y a hacer cambios en el manual. Esto servirá para proteger a la empresa en caso de que un exempleado presente una demanda.
    • Las leyes de empleo son distintas en cada estado, por lo tanto, una buena idea es consultar con un abogado antes de publicar tu manual para empleados. Solo asegúrate de no incluir u omitir algo que pueda ser perjudicial.
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    El manual para empleados debe comunicar con claridad a los empleados cuándo se espera que estén en la oficina y cuántas horas se espera que trabajen cada semana. [13]
    • Incluye también información sobre el pago de horas extras, de tal manera que te asegures de indicar con claridad quiénes son elegibles para tales horas extras.
    • Asegúrate de que los empleados sepan cómo informar sobre una ausencia.
    • Si ofreces horarios flexibles, describe el procedimiento para aprovechar este beneficio.
    • Permite que los empleados sepan cuándo y cómo deben esperar sus cheques de pago.
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    Asegúrate de dedicar una sección de tu manual a los beneficios, incluyendo temas como el tiempo libre pagado, seguro médico, seguro de vida, plan 401k de la empresa y cualquier otra cosa que ofrezcas. Sé minucioso en tus explicaciones de estos beneficios de tal modo que la mayoría de las preguntas puedan ser respondidas con solo consultar el manual. [14]
    • Si tus beneficios los brinda un proveedor externo, permite que los empleados sepan dónde encontrar más información sobre el programa.
    • Si tienes una combinación de empleados por hora y con salario, o de empleados a tiempo parcial y a tiempo completo, asegúrate de indicar con claridad quién se ubica en cada categoría y qué beneficios están disponibles para quién. [15]
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    El manual para empleados es también el espacio donde se indican las reglas a las que se deben atener tus empleados. También puedes establecer un procedimiento disciplinario; no obstante, asegúrate de que no sea tan específico al punto de no ser adecuado en determinadas circunstancias. [16] Algunos temas comunes que puede cubrir el código de conducta son: [17]
    • tardanzas y ausencias injustificadas
    • código de vestimenta
    • política sobre drogas y alcohol
    • forma de interactuar con clientes y compañeros de trabajo
    • política sobre redes sociales
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    A tus empleados les será útil saber con exactitud cómo se realizarán sus revisiones de desempeño y cuándo se espera que se hagan. Sé lo más específico que sea posible en la descripción de los procedimientos y expectativas. [18]
  6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/6b\/Write-an-Office-Manual-Step-16.jpg\/v4-460px-Write-an-Office-Manual-Step-16.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/6b\/Write-an-Office-Manual-Step-16.jpg\/v4-728px-Write-an-Office-Manual-Step-16.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Tu oficina posiblemente tenga muchos más procedimientos de los que imaginas, por lo que podría demorar un tiempo pensar en todo lo que tienes que abordar en el manual. Trata de pensar en todas las preguntas que un nuevo empleado podría tener sobre cómo funciona tu oficina, incluyendo cosas como: [19]
    • la forma de registrar la entrada y la salida
    • políticas sobre almuerzos y descansos
    • políticas sobre trabajo a distancia
    • la forma de solicitar tiempo libre
    • la forma de presentar una queja contra un compañero de trabajo
    • políticas sobre las inclemencias meteorológicas
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Consejos

  • Evita los productos que se desactualizan rápidamente.
  • Asegúrate de aplicar tus políticas de forma coherente. [20]
  • Es posible que al final tengas muchos borradores de tu manual. Será una tarea que tomará mucho tiempo; sin embargo, la edición y la revisión son fundamentales.
  • Considera la posibilidad de utilizar una plantilla de manual ya preparada, la cual en algunos casos la puedes encontrar en línea de forma gratuita.
  • Debes considerar la posibilidad de redactar un plan de emergencia y un plan de recuperación ante desastres, los cuales pueden o no estar incluidos en tu manual. [21]
  • Mantén el tono del manual de oficina en consonancia con el entorno de tu empresa. Por ejemplo, si eres una empresa completamente virtual, tu manual posiblemente tendrá un tono más informal que el de una corporación con sede física.
  • Mantén simple el manual. No es necesario que utilices un lenguaje complicado.
  • Utiliza acrónimos con moderación y aclara los que utilices.
  • Considera la posibilidad de tener un manual en línea. Los beneficios incluyen aspectos como la rentabilidad, la facilidad de acceso para los empleados y la edición rápida y eficaz. Así, si optas por publicarlo en línea, asegúrate de hacerlo en una página web segura.
  • Asigna a una persona o prográmate tú mismo para hacer las actualizaciones y ediciones del manual de forma regular.
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Advertencias

  • No publiques el manual hasta que tu equipo legal o de Recursos Humanos lo haya revisado muy bien a fin de verificar el cumplimiento.
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Referencias

  1. ↑ http://edwardlowe.org/digital-library/how-to-write-an-operations-manual/
  2. ↑ http://files.www.lawyersmutualnc.com/risk-management-resources/risk-management-handouts/Office_Procedures_Manual.pdf
  3. ↑ http://edwardlowe.org/digital-library/how-to-write-an-operations-manual/
  4. ↑ http://edwardlowe.org/digital-library/how-to-write-an-operations-manual/
  5. ↑ http://edwardlowe.org/digital-library/how-to-write-an-operations-manual/
  6. ↑ http://files.www.lawyersmutualnc.com/risk-management-resources/risk-management-handouts/Office_Procedures_Manual.pdf
  7. ↑ http://edwardlowe.org/digital-library/how-to-write-an-operations-manual/
  8. ↑ http://files.www.lawyersmutualnc.com/risk-management-resources/risk-management-handouts/Office_Procedures_Manual.pdf
  9. ↑ http://files.www.lawyersmutualnc.com/risk-management-resources/risk-management-handouts/Office_Procedures_Manual.pdf
  1. ↑ http://www.inc.com/guides/2010/06/what-to-include-in-employee-handbook.html
  2. ↑ https://www.sba.gov/content/employee-handbooks
  3. ↑ https://www.sba.gov/content/employee-handbooks
  4. ↑ https://www.sba.gov/content/employee-handbooks
  5. ↑ http://www.nolo.com/legal-encyclopedia/employee-handbook-benefits-30207.html
  6. ↑ http://www.dentaleconomics.com/articles/print/volume-102/issue-9/features/top-five-policies-for-your-employee-office-manual.html
  7. ↑ http://www.inc.com/magazine/20080801/how-to-assemble-an-employee-handbook.html
  8. ↑ http://www.entrepreneur.com/article/80424
  9. ↑ http://www.dentaleconomics.com/articles/print/volume-102/issue-9/features/top-five-policies-for-your-employee-office-manual.html
  10. ↑ http://files.www.lawyersmutualnc.com/risk-management-resources/risk-management-handouts/Office_Procedures_Manual.pdf
  11. ↑ http://www.entrepreneur.com/article/80424
  12. ↑ http://edwardlowe.org/digital-library/how-to-write-an-operations-manual/

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