Cómo escribir un manual del empleado

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Un manual del empleado describe las políticas, procedimientos y principios rectores de la empresa. El propósito del manual es asegurar que los empleados comprendan de forma clara y completa las políticas de la empresa que afectan su trabajo, su sueldo y sus beneficios. Es importante que toda empresa tenga un manual exhaustivo del empleado para evitar cualquier cuestión legal que pueda surgir y para apoyar a sus empleados. Puedes redactar un manual del empleado que incluya pautas y reglas en cuanto a la remuneración, los beneficios para los empleados y el estándar de conducta de tu empresa. También debes discutir las políticas de la empresa en cuanto a la seguridad de todos los empleados. Asegúrate de usar un tono accesible y un lenguaje claro en el manual de forma que sea fácil de seguir para tus empleados.

Parte 1
Parte 1 de 5:

Redactar una sección introductoria

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    El manual del empleado debe incluir un párrafo introductorio general que resuma el propósito del manual. Debes darle la bienvenida al empleado y discutir el objetivo de la empresa de ser un lugar de trabajo gratificante para sus empleados. También debes reiterar la importancia de la relación entre el empleador y el empleado. [1]
    • Por ejemplo, puedes escribir: "Estamos seguros de que considerarán a (nombre de la empresa) un lugar de trabajo dinámico e interesante y anticipamos su contribución a nuestro éxito continuo. Consideramos a nuestros empleados como nuestro recurso más valioso. Este manual servirá como una guía para la relación entre el empleador y el empleado".
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    También debes asegurarte de que la introducción del manual contenga un descargo de responsabilidad en el que especifiques que el manual no es un contrato legal y vinculante entre el empleador y el empleado. Esto ayudará a evitar las disputas legales y protegerá a tu empresa en caso de que surja alguna cuestión legal en el futuro. [2]
    • Por ejemplo, puedes escribir: "Este manual solo contiene información y pautas generales. No es un contrato legal y vinculante y no actúa como un derecho contractual a permanecer empleado en la empresa".
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    Este es otro descargo de responsabilidad importante que debes incluir en el manual del empleado. Debes asegurarte de mencionar que la empresa no está obligada a conservar a los empleados y que puede despedir a cualquier empleado a discreción. Esto asegurará que los empleados no vean al manual como un contrato y que el manual no pueda usarse como tal en un juzgado. [3]
    • Por ejemplo, puedes escribir: "Se le puede despedir en cualquier momento con o sin causa y sin previo aviso por parte de la empresa. Usted también puede renunciar en cualquier momento".
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    También debes incluir una página de reconocimiento que el empleado deba firmar. Esto asegurará que el empleado esté de acuerdo con los términos del manual y significará que el empleado comprende las políticas del manual. [4]
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Parte 2
Parte 2 de 5:

Abordar la remuneración y los beneficios para el empleado

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    La mayoría de los órganos rectores federales o estatales requieren que las empresas proporcionen una política salarial clara y detallada en el manual del empleado. Cada lugar tiene diferentes leyes laborales y requerirá que incluyas en el manual información diferente sobre los sueldos de los empleados. Familiarízate con las leyes locales para asegurarte de cubrir todos los requisitos. [5] [6]
    • Puedes consultar las leyes federales para los empleadores por medio del sitio web del Departamento de Trabajo si vives en los EE.UU. o del sitio web de la entidad equivalente en tu país. Asegúrate de tener claros los requisitos del manual de tu empresa antes de crear cualquier política o expectativa.
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    El manual del empleado debe mencionar tus obligaciones legales en cuanto al cronograma de pago y el pago de horas extras. Los empleados deben saber con cuánta frecuencia se les pagará y si se les pagará por trabajar horas extras. Debes describir las horas de trabajo esperadas para los empleados dependiendo de si trabajan a medio tiempo o tiempo completo. [7] [8]
    • Incluye descripciones de los empleados exentos y no exentos. Los empleados exentos normalmente son gerentes de nivel superior y las leyes en cuanto al sueldo mínimo, las horas extras y otras prácticas salariales no aplican para ellos. [9]
    • La descripción debe incluir la definición de horas extras (por ejemplo, trabajar más de 9 horas al día, 40 horas a la semana, en días de fiesta, etc.). Asegúrate de mencionar que se les compensará a los empleados por el tiempo de viaje o de preparación para el trabajo.
    • También debes mencionar la política de la empresa en cuanto a los recesos y la hora del almuerzo, como cuánto tiempo se les dará a los empleados para estos descansos. Esto asegurará que los empleados sepan qué esperar en términos del manejo de su tiempo.
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    En el manual del empleado, también debes discutir los paquetes retributivos que tu empresa ofrezca a sus empleados. Esto puede incluir bonificaciones, opciones sobre acciones y aumentos de sueldo a lo largo del tiempo. Asegúrate de ofrecer paquetes retributivos que sean realistas y asequibles para la empresa ya que es posible que tengas que cumplir estos compromisos en el futuro. [10] [11]
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    Las leyes federales o estatales pueden requerir que la empresa ofrezca beneficios para los empleados, como prestaciones de salud, beneficios dentales y seguros de vida. Estos beneficios para el empleado deben estar descritos brevemente en el manual. No debes entrar en detalles específicos ya que tu política de beneficios puede cambiar y no debes incluir información desactualizada o incorrecta en el manual. [12] [13]
    • Asegúrate de mencionar quién califica para los beneficios, como los empleados de tiempo completo, los empleados de medio tiempo y sus familias y cónyuges. También debes explicar los criterios para la inscripción en planes de beneficios y cuándo se pueden cambiar, como en caso de un matrimonio o del nacimiento de un hijo.
    • La guía de beneficios también debe incluir detalles sobre cualquier plan de jubilación o de ahorro patrocinado por la empresa. Asegúrate de incluir cualquier política relevante, como las contribuciones equivalentes o los periodos de devengo.
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    En el caso de las empresas en donde se podría requerir que los empleados usen su propiedad o viajes personales para fines empresariales, tendrás que describir la política de reembolso de estos gastos, si los hubiera. Deja en claro cuáles gastos son responsabilidad de la empresa y cuáles son responsabilidad del empleado. Describe el proceso para obtener la aprobación para el reembolso y hacer una lista de los gastos.
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    La ley requiere que implementes políticas de licencia. Debes tener implementada una licencia familiar y médica que proporcione a los empleados hasta 12 semanas de licencia sin paga por el nacimiento o el cuidado de un hijo, para cuidar de un miembro de la familia inmediata con un problema de salud serio o si el empleado desarrolla un problema de salud serio. Revisa las políticas locales en cuanto a la licencia familiar sin paga. [14] [15]
    • También debes explicar las políticas de la empresa en cuanto a las vacaciones, como cuánto tiempo de vacaciones se les dará a los empleados al año como parte de su empleo. Debes describir la cantidad de tiempo que se les dará por la muerte de un familiar o para la licencia médica.
    • Asegúrate de discutir la política de vacaciones de tu empresa, incluyendo cómo se obtienen las vacaciones y cómo solicitar tiempo libre. Debes incluir una lista de días de fiesta que la empresa celebre, con detalles claros sobre cuándo la empresa cierra o se mantiene abierta durante los días de fiesta.
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Parte 3
Parte 3 de 5:

Describir el estándar de conducta de la empresa

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    El manual del empleado debe describir los valores que te gustaría ver en tus empleados y expectativas que tengas de ellos. Debes discutir cómo te gustaría que los empleados se comporten y se comuniquen en el lugar de trabajo. También debes mencionar a una persona de contacto con quien los empleados puedan hablar si tienen alguna pregunta o necesitan alguna aclaración. [16]
    • También debes mantener una actitud positiva y alentadora al discutir las expectativas en cuanto a los empleados. Esto los mantendrá interesados en el manual y hará que les parezca más accesible.
    • Por ejemplo, puedes escribir: "Esperamos que nuestros empleados cumplan con un alto estándar de conducta e integridad profesional. Deben ser respetuosos y corteses en cuanto a los sentimientos y necesidades de los demás. Las personas que actúen de forma inapropiada o poco profesional estarán sujetas a una acción disciplinaria".
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    Si tu trabajo tiene un código de vestimenta específico, debes incluirlo en el manual del empleado. Asegúrate de ser claro en cuanto a los requisitos del código de vestimenta y especificar las expectativas de la empresa en cuanto a cómo deben verse los empleados en el lugar de trabajo. [17]
    • Por ejemplo, si tu lugar de trabajo es una oficina, puedes establecer un código de vestimenta informal de negocios. Puedes mencionar que todos los empleados deben ceñirse a un código de vestimenta informal de negocios y estar bien aseados.
    • Da ejemplos visuales de la ropa y el aseo aceptables ya que las ideas pueden variar según los grupos sociales y generaciones.
    • Incluye reglamentos específicos en cuanto a las barbas, los tatuajes visibles y los atavíos religiosos para la cabeza.
    • Si tus empleados a menudo realizan trabajo de campo en obras de construcción, por ejemplo, puedes requerir que utilicen equipo o ropa de protección en todo momento. Debes describir estos requisitos en el manual de forma que los empleados sepan cómo deben vestirse todos los días para el trabajo de campo.
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    Por ley, muchos lugares requieren que las empresas tengan una política claramente expresada de igualdad de oportunidades en el empleo y de no discriminación en su manual del empleado. Debes expresar claramente que tu empresa prohíbe la discriminación en el lugar de trabajo. [18]
    • Si vives en los EE.UU., también debes asegurarte de discutir la Ley sobre Estadounidenses con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés), la cual especifica que no se discriminará en contra de personas con discapacidades. Puedes averiguar más sobre la Ley de Estadounidenses con Discapacidades en su sitio web .
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    La empresa también debe tener una política contra el acoso que exprese claramente que no se tolerará ningún tipo de acoso bajo ninguna circunstancia en el lugar de trabajo. A menudo, la ley federal o estatal requerirá que implementes estas políticas para tus empleados. [19]
    • Debes implementar un proceso para presentar una queja de acoso de forma que los empleados sepan cómo presentar una queja y con quién hablar sobre el tema. Puedes designar a un representante de recursos humanos que sea responsable de abordar cualquier queja de acoso en el lugar de trabajo.
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/07\/Write-an-Employee-Handbook-Step-14.jpg\/v4-460px-Write-an-Employee-Handbook-Step-14.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/07\/Write-an-Employee-Handbook-Step-14.jpg\/v4-728px-Write-an-Employee-Handbook-Step-14.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    También debes asegurarte de que el manual del empleado incluya una política sobre cómo usar apropiadamente las computadoras y el software de la empresa en la oficina y fuera de ella. Esto es especialmente importante si la mayor parte del trabajo se realiza en las computadoras de la empresa. [20] [21]
    • Asegúrate de describir cómo los empleados pueden asegurar su información electrónica y proteger cualquier contraseña o información de la empresa en sus computadoras. También debes mencionar cualquier medida de seguridad que hayas implementado para proteger la privacidad de tus empleados en línea y la información de tu empresa.
    • También debes establecer pautas en cuanto al uso apropiado de la computadora y los sitios web a los que los empleados puedan y no puedan acceder. Debes asegurarte de que los empleados tengan claro cuáles sitios web pueden accederse usando la red de la empresa y mencionar la importancia de mantener privada la información de la empresa al comunicarse por correo electrónico.
    • Menciona cualquier medida de seguridad que pueda verse como una violación de la privacidad del empleado, explicando por qué es necesaria para la seguridad de la empresa.
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    También debes incluir detalles sobre cómo se evaluará a los empleados en cuanto a su desempeño en el lugar de trabajo. Puedes incluir en el manual una métrica de evaluación del rendimiento o incluir pautas generales sobre cómo y cuándo se realizarán estas evaluaciones. [22]
    • Por ejemplo, puedes mencionar que los empleados recibirán evaluaciones anuales y que las evaluaciones positivas por lo general conducirán a un aumento salarial o una bonificación. También puedes discutir las acciones disciplinarias a las que los empleados pueden estar sujetos si no reciben una evaluación positiva, como un periodo de prueba seguido de una segunda evaluación o el despido.
    • En particular, menciona cualquier conducta que podría dar como resultado el despido inmediato, como el consumo de alcohol o drogas, el robo, el acoso, la violencia u otras infracciones serias.
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Parte 4
Parte 4 de 5:

Discutir la seguridad

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    Tus empleados deben conocer todas las medidas de seguridad en las instalaciones, incluyendo las cámaras de seguridad, los detectores y los guardias. Incluye cualquier proceso operativo requerido para pasar el control de seguridad. Describe cualquier área prohibida o de acceso restringido, junto con una descripción clara de quién tiene permiso de ingresar en ella y quién no. Para ser más claro, quizás también quieras incluir un mapa que muestre estas áreas.
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/c\/ce\/Write-an-Employee-Handbook-Step-16.jpg\/v4-460px-Write-an-Employee-Handbook-Step-16.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/ce\/Write-an-Employee-Handbook-Step-16.jpg\/v4-728px-Write-an-Employee-Handbook-Step-16.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Es posible que se te requiera cumplir con las leyes de salud y seguridad laboral del lugar en donde vivas y debes mencionarlas en tu manual del empleado. Debes mencionar que todos los empleados deben reportar a la gerencia cualquier accidente, lesión, riesgo potencial o asunto relacionado con la seguridad. [23]
    • También debes implementar políticas de seguridad en cuanto al mal tiempo o las condiciones peligrosas de trabajo. Esto es especialmente importante si tus empleados a menudo realizan trabajo de campo o fuera de la oficina.
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/de\/Write-an-Employee-Handbook-Step-17.jpg\/v4-460px-Write-an-Employee-Handbook-Step-17.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/de\/Write-an-Employee-Handbook-Step-17.jpg\/v4-728px-Write-an-Employee-Handbook-Step-17.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    También debes incluir un proceso para reportar incidentes en el trabajo, como una lesión durante el trabajo o un robo. Tus empleados deben saber cómo pueden reportar un incidente y con quién pueden hablar en caso de uno. [24]
    • Puedes incluir en el manual del empleado un proceso detallado para reportar incidentes o expresarlo de forma más general. Quizás quieras optar por una discusión más general si crees que el proceso de reporte puede cambiar en el futuro.
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/59\/Write-an-Employee-Handbook-Step-18.jpg\/v4-460px-Write-an-Employee-Handbook-Step-18.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/59\/Write-an-Employee-Handbook-Step-18.jpg\/v4-728px-Write-an-Employee-Handbook-Step-18.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    También debes incluir un plan de acción claro en caso de emergencia, como un incendio en el trabajo o un desastre natural, como una inundación o el clima inclemente. Debes incluir en el manual un plan de salida en un mapa que los empleados deban seguir y discutir las áreas o puntos de seguridad fuera del edificio. [25]
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Parte 5
Parte 5 de 5:

Usar el tono y el lenguaje apropiados

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    El manual del empleado debe ser accesible y fácil de leer para todos los empleados y tener un tono familiar en lugar de formal o rígido. Trata de adaptar el texto para todos los empleados usando un tono que sea accesible y claro. [26]
    • Puedes hacerlo imaginando que el manual es una conversación que tienes con un empleado en tu calidad de empleador. Debes usar un tono claro y amigable cuando hables con un empleado y evitar el lenguaje formal o rígido.
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/2\/22\/Write-an-Employee-Handbook-Step-20.jpg\/v4-460px-Write-an-Employee-Handbook-Step-20.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/2\/22\/Write-an-Employee-Handbook-Step-20.jpg\/v4-728px-Write-an-Employee-Handbook-Step-20.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Las leyes laborales pueden ser complejas pero esto no significa que el manual del empleado deba estar lleno de verbosidad o de jerga. En cambio, opta por un lenguaje claro y términos simplificados. Es posible que incluir términos legales que sean difíciles de entender a la larga no proteja legalmente a tu empresa y solo logre alienar a los empleados que lean el manual. [27]
    • Debes evitar usar términos formales como "gerencia" o "autoridad". En cambio, utiliza "nosotros" o "el empleador" de forma que el empleado no se sienta abrumado. El tono debe sonar casual ya que es más probable que los empleados lean todo el manual si suena amigable e interesante.
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/63\/Write-an-Employee-Handbook-Step-21.jpg\/v4-460px-Write-an-Employee-Handbook-Step-21.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/63\/Write-an-Employee-Handbook-Step-21.jpg\/v4-728px-Write-an-Employee-Handbook-Step-21.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Evita incluir en el manual pautas excesivamente exigentes o poco razonables. El manual debe actuar como una guía útil para los empleados y no debes crear reglas que sean difíciles o imposibles de cumplir. [28]
    • También debes mantener el manual corto, con apenas suficiente información para cumplir con los requisitos locales para los manuales del empleado. No debes abrumar a los empleados con información o reglas estrictas que sean difíciles de seguir.
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/8\/80\/Write-an-Employee-Handbook-Step-22.jpg\/v4-460px-Write-an-Employee-Handbook-Step-22.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/8\/80\/Write-an-Employee-Handbook-Step-22.jpg\/v4-728px-Write-an-Employee-Handbook-Step-22.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    El manual del empleado es un documento crucial que los empleados pueden usar más adelante en una disputa legal. Un abogado o una evaluación jurídica deben revisar el manual para asegurar que la redacción sea clara y no haga que la empresa sea responsable por cualquier cuestión legal en el futuro. Una vez que la evaluación jurídica lo haya aprobado, el manual estará listo para distribuirlo a los empleados nuevos y actuales de tu empresa. [29]
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Referencias

  1. ↑ http://wheniwork.com/blog/8-tips-on-how-to-write-your-first-employee-handbook/
  2. ↑ https://www.entrepreneur.com/article/80424
  3. ↑ https://www.entrepreneur.com/article/80424
  4. ↑ http://www.inc.com/guides/2010/06/what-to-include-in-employee-handbook.html
  5. ↑ http://www.inc.com/guides/2010/06/what-to-include-in-employee-handbook.html
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