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Escribir un recordatorio amistoso por correo electrónico puede ser complicado. No querrás parecer agresivo o impaciente, pero es importante que tu mensaje se entienda. Establece un tono amistoso en tu correo electrónico con saludos y expresiones amistosas. Aborda las necesidades del correo electrónico de recordatorio para que el destinatario sepa claramente lo que quieres. Asegúrate de enviar un correo electrónico libre de errores ortográficos para que no solo parezcas amigable, sino también profesional.
Pasos
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Saluda al destinatario. En situaciones de negocios, es posible que tengas que usar un saludo estándar, como “Estimado [nombre]”. Sin embargo, cada vez más, los correos electrónicos personalizados se están convirtiendo en estándar. Algunos de los saludos por correo electrónico que pueden ayudarte a mostrar un tono amistoso desde el principio incluyen: [1] X Fuente de investigación
- “Hola John”.
- “Hola”.
- “Mucho tiempo sin verte”.
- “¡Oye!”. [2] X Fuente de investigación
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Haz referencia a tu conexión con el destinatario. Si te limitas a mencionar el recordatorio, tu mensaje podría parecer frío. Haz referencia a tu conexión personal con el destinatario al incluir frases que reflejen su amistad y las experiencias compartidas. Esto puede incluir: [3] X Fuente de investigación
- “¿Cómo te va en la escuela?”.
- “Mi amigo, ¿cómo has estado?”.
- “Lo pasé bastante bien el fin de semana pasado”.
- “¿Cuándo fue la última vez que hablamos? ¿Hace un mes?”.
- “¡Ese viaje que hicimos juntos fue maravilloso! Tendremos que hacerlo de nuevo pronto”.
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Suaviza tus expresiones. Esto es especialmente importante para la parte del recordatorio del correo electrónico. Si ha pasado un tiempo considerable desde que estuviste en contacto con el destinatario, puede ser adecuado ofrecerle una disculpa o una excusa ligera por el hecho de contactarlo solo por el recordatorio. Algunos ejemplos de expresiones suavizadas incluyen:
- “Sé que ha pasado un tiempo desde que hablamos, pero quisiera recordarte acerca de…“.
- “Las cosas han estado tan agitadas desde la llegada del bebé. Acabo de recordar que…”.
- “Sé que has estado bastante ocupado, así que no quería molestarte, pero quería recordarte que…”.
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Sé educado. Si el recordatorio es importante, es fácil perecer rudo. Ten en cuenta que el destinatario tiene cosas en su vida. Recuerda decir “por favor” y “gracias”, y expresiones equivalentes también. Puedes decir frases educadas como: [4] X Fuente de investigación
- “Lamento molestarte, pero quería asegurarme de que...”.
- “Te agradecería mucho que respondas este correo electrónico tan pronto como tengas tiempo…”.
- “Gracias por tomarte el tiempo para leer cualquier respuesta a este recordatorio. Lo aprecio”.
- “Estaré a la espera de tu respuesta”.
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Usa la línea de asunto. No tienes que escribir una línea de asunto inteligente. Los asuntos claros y precisos serán los más útiles. Esto permitirá que el destinatario sepa cuál es el propósito del correo electrónico a primera vista. Algunas opciones comunes para un recordatorio de correo electrónico incluyen:
- “Reportándome”.
- “Recordatorio rápido sobre…”.
- “Próximo viaje (evento, reunión, etc.)”.
- “Recuento del viaje (evento, reunión, etc.)”. [5] X Fuente de investigación
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Recuerda incluir el recordatorio. Cuando te esfuerzas tanto por ser amigable y educado, puede ser fácil que se te pase por alto algo importante, como el recordatorio en sí. Escribe el recordatorio cerca del principio del correo electrónico, poco después del saludo y la breve conexión personal. Por ejemplo: [6] X Fuente de investigación
- “Hola,
Ha pasado un tiempo desde que hablamos, Ben. ¿Cómo están tu esposa e hijos? La mía me mantiene bastante ocupado, pero quería hablar contigo sobre…”. - “¡Oye!
Abuela, desde hace tiempo que quiero enviarte un mensaje. Perdón por haber estado tan ocupado. Solo quería recordarte de nuestra cena…”.
- “Hola,
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Emplea un lenguaje conciso. En general, es cierto que el lenguaje educado usa expresiones más largas. Por ejemplo, la frase “Trabaja más duro” sería “más educada” al decir “Podría ser una buena idea que trabajes más duro”. Si bien son amables, estas expresiones largas pueden hacer que el motivo del correo sea difícil de precisar.
- Usa una estructura simplificada para tu correo electrónico. Esto podría ser algo como “Saludo (opcional) → Conexión personal → Recordatorio → Palabras de despedida (cierre)”. [7] X Fuente de investigación
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Elimina la información innecesaria. Para cada oración y cada parte de ella, pregúntate “¿esto es necesario?”. En algunos casos, “necesario” puede significar algo tan amplio como “es necesario para que el correo electrónico no suene frío”. Elimina las partes innecesarias del correo electrónico. [8] X Fuente de investigación
- En general, los adverbios (como “muy”, “realmente”, “de verdad”, “extremadamente” y “definitivamente”) se pueden eliminar para que el mensaje sea más conciso. [9] X Fuente de investigación
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Cierra el correo electrónico con un discurso de despedida. “Palabras de despedida” es una frase elegante que significa “adiós”. [10] X Fuente de investigación Las palabras de despedida incluyen expresiones como “Mis mejores deseos”, “Saludos”, “Atentamente” y “Cordialmente”. Tu firma debe venir a continuación. Sin embargo, estas palabras de despedida comunes, pueden parecer impersonales. Puedes escribir algo como:
- “Tu amigo”.
- “Un abrazo”
- “¡Adiós!”.
- “Ten un gran día”.
- “¡La traes!”
- “Espero tener noticias de ti”. [11] X Fuente de investigación
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Revisa el correo electrónico. Incluso echar un vistazo al correo electrónico una o dos veces eliminará muchos errores simples que podrían haberse infiltrado al escribirlo. Después de que hayas terminado de escribirlo, revisa la ortografía y la gramática.
- Muchos servicios de correo electrónico tienen un corrector ortográfico y gramatical gratuito. La calidad de estos dependerá de tu proveedor de correo electrónico. En algunos casos, estos correctores ortográficos pueden no ser muy precisos.
- Recuerda verificar la línea del asunto, el saludo y la despedida (cierre). Es fácil pasar por alto estas cosas y centrarte solo en el cuerpo del correo electrónico. [12] X Fuente de investigación
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Lee el correo electrónico en voz alta. Si has escrito un correo electrónico importante, o si realmente quieres que sea particularmente amistoso o amable con alguien, léelo desde el inicio hasta el final en voz alta. ¿Suena amistoso? Si es así, el correo electrónico está listo para enviar. [13] X Fuente de investigación
- Reescribe oraciones o pasajes que suenan torpes. Usa tu mejor juicio para evaluarlo. Esto variará de acuerdo a la persona, dependiendo de su estilo de hablar.
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Pídele a otra persona que lea el correo. En el caso de las comunicaciones importantes, como las de negocios, es posible que quieras que otra persona revise el recordatorio antes de que lo envíes. Si has escrito un correo electrónico conciso, esto por lo general tomará poco tiempo y te ayudará a detectar incluso los errores más pequeños.
- Échale un vistazo a tu servicio de mensajería en línea. Envíale un mensaje a un amigo que esté en línea preguntándole algo como “Oye, ¿podrías leer un breve correo electrónico que tengo que enviar? Solo te tomará un minuto”.
- Recuerda expresar tu gratitud a cualquier persona que lea el correo electrónico. Te hará un favor, después de todo.
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Referencias
- ↑ https://www.myenglishteacher.eu/blog/formal-and-informal-email-phrases/
- ↑ http://www.businessinsider.com/the-perfect-way-to-start-an-email-and-greetings-you-should-avoid-2016-5/#-1
- ↑ http://www.infogineering.net/downloads/write_clearly.pdf
- ↑ http://jerz.setonhill.edu/writing/e-text/email/
- ↑ http://www.businessinsider.com/how-to-write-an-excellent-email-subject-line-2014-3
- ↑ http://www.infogineering.net/downloads/write_clearly.pdf
- ↑ http://www.infogineering.net/downloads/write_clearly.pdf
- ↑ http://webaim.org/techniques/writing/
- ↑ http://www.quickanddirtytips.com/education/grammar/how-to-eliminate-adverbs
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