Cómo escribir una carta comercial para un cliente

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Si tienes un negocio, probablemente tendrás que escribir cartas a los clientes. Puedes escribir para informarles de nuevos eventos o de programas especiales, o puedes responder la queja de un cliente a nombre de la empresa. Sin importar la razón de la carta, siempre debes mantener un tono profesional.

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Dar formato a la carta comercial

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    La carta comercial será una representación de la empresa. Así que debe ser distinta y de alta calidad. También debe tener el logo o la marca de la empresa. [1]
    • Puedes crear un membrete usando plantillas de membretes prediseñados a color en Microsoft Word. Asegúrate de usar el logo o la marca actual en el membrete.
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    Siempre debes escribir una carta comercial en una computadora.
    • Crea un nuevo documento y establece márgenes de 2,5 centímetros (1 pulgada) para el documento. [2]
    • Usa una fuente con serif como Times New Roman, Georgia o Arial. Asegúrate de usar un tamaño de fuente que no sea mayor de 12 puntos, pero no menor de 10. La carta no debe ser difícil de leer por la fuente o el tamaño de la fuente que elijas.
    • Asegúrate de que el documento tenga un espaciado simple.
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    La forma de bloque es el formato más común usado para las cartas comerciales. También es la forma más sencilla de establecer y de entender. Cada encabezamiento debe estar alineado a la izquierda y debe haber un espacio entre cada uno. Empezando desde la parte superior del documento, la carta comercial debe tener los encabezamientos siguientes: [3]
    • La fecha de hoy o la fecha del día que envías la carta. La fecha es importante pues se puede usar para tu registro y para el registro del destinatario. Además, puede tener un uso legal. Así que asegúrate de que sea precisa.
    • La dirección del remitente. Esta es tu dirección, la cual debe tener el formato del estilo de dirección estándar. Si tu dirección ya aparece en el membrete, puedes omitir este encabezamiento.
    • La dirección interior. Es el nombre y la dirección de la persona a la que escribes. El uso de Sr. o Sra. es opcional. Por ejemplo, si escribes a Diana García, puedes omitir el Sra. o Srta. del nombre si no estás seguro de cuál es su estado civil.
    • El saludo. Puede ser “Estimada Sra. García” o “Estimada Diana García”. Si no sabes quién leerá la carta, usa “Estimado señor” o “Estimada señora”. [4] También puedes usar “A quien corresponda”, pero solo como último recurso si no tienes idea de quién es tu audiencia.
    • El cuerpo de la carta. Encontrarás más con respecto a este encabezamiento en la siguiente sección del artículo.
    • El cierre de la carta (con una firma). Puede ser “Atentamente” o “Saludos cordiales”.
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Parte 2
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Escribir la carta comercial

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    El tono de la carta siempre debe ser profesional, independientemente de la audiencia. Sin embargo, probablemente debas adaptar el lenguaje o las palabras que uses tomando en cuenta a quién escribas. Si escribes al departamento de Recursos Humanos de otra empresa, es probable que debas usar un lenguaje más formal. Pero si escribes a un cliente específico, puedes usar un lenguaje más informal o casual. [5]
    • Identificar a la audiencia también significa que debes evitar confundirla. Evita usar terminología que el lector no entienda. Por ejemplo, es muy probable que un cliente no conozca las siglas que usas para el programa espacial en la empresa, así que evita usarlas en la carta.
    • La regla principal para redactar una buena carta comercial es ser claro, conciso y atento.
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    Toma en cuenta el propósito de la carta. ¿Es informar a los clientes de la nueva ubicación en otra zona de la ciudad? ¿Es recordar a un cliente acerca de un recibo pendiente de pago o de un saldo pendiente? ¿Es responder la queja de un cliente? Teniendo presente este propósito, elabora una primera línea que informe al lector inmediatamente de qué se trata la carta. No escribas nada muy vago con respecto al propósito de la carta. Ve al grano.
    • Empieza usando “la primera persona” si expresas tu opinión como propietario de la empresa. Usa “la tercera persona del plural” si escribes a nombre de una empresa o de una organización. [6]
    • Concéntrate en una declaración directa, como “Le escribimos para informarle” o “Le escribimos para solicitar”. También puedes usar una declaración en “primera persona” si escribes como propietario de la empresa. Por ejemplo, “Lo contacto debido a…” o “Escuché recientemente acerca de… y me gustaría saber más de…”.
    • Por ejemplo, imagina que escribes (como propietario de la empresa) a Diana García acerca de un recibo pendiente de pago del mes pasado. Empieza la carta con algo como “La contacto debido a que tiene un saldo pendiente de la cuenta de marzo del 2015”.
    • Si eres el empleado de una empresa y escribes una respuesta a la queja de un cliente en contra del programa espacial de la empresa. Empieza la carta con algo como “Hemos recibido su queja acerca de nuestro programa espacial de Marte”.
    • Es probable que escribas para informar al lector que ganó un concurso o un lugar en el programa de posgrado. Empieza con una frase como “Me complace informarle…” o “Nos emociona informarle…”.
    • Si das malas noticias, empieza con una frase como “Nos apena informarle…” o “Después de pensarlo detenidamente, he decidido no…”. [7]
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    La voz pasiva se usa de vez en cuando en el habla común. Sin embargo, la voz pasiva puede hacer que la redacción parezca tediosa o confusa. La voz activa es mucho más efectiva en una carta comercial, pues establece un tono más asertivo. [8]
    • Un ejemplo de la voz pasiva puede ser “¿Qué quejas específicas puedo resolver por usted?”. El sujeto de la oración, el cliente ("usted"), aparece al final en vez de al principio.
    • Un ejemplo de la voz activa puede ser “¿Qué puedo hacer para resolver sus quejas?”. Esta versión de la frase, en la voz activa, es mucho más clara y más fácil de entender para el lector.
    • El uso de la voz pasiva puede ser una buena manera de transmitir un mensaje sin centrar la atención en un error o en un punto desfavorable. Sin embargo, solo úsala en este caso. En general, la voz activa es mucho más efectiva en las cartas comerciales. [9]
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    Tal vez llamaste a Diana García al principio del mes pasado para advertirle acerca del recibo pendiente de pago. Tal vez un cliente haya expresado su frustración con el programa espacial el mes pasado en una conferencia. Si ya has estado en contacto con el lector, reconócelo. Esta medida recordará al lector el contacto previo y hará que la carta comercial parezca más inmediata e importante. [10]
    • Usa una frase como “Con respecto a mi carta previa, acerca de su recibo pendiente de pago…” o “Ha sido muy útil saber de sus problemas con el programa espacial en la conferencia de mayo”.
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    Establece un tono positivo con el lector haciendo una solicitud respetuosa u ofreciendo ayuda en la forma de una relación laboral. [11]
    • Imagina que eres el propietario de una empresa y que tratas de hacer que un cliente pague un recibo. Usa una frase como “Agradecería su atención inmediata con respecto al recibo pendiente de pago”.
    • Imagina que escribes a nombre de la empresa. Usa una frase como “Nos gustaría coordinar una reunión personal con usted y con nuestro director de Recursos Humanos”.
    • También debes ofrecer una respuesta a cualquier pregunta o inquietud que el lector pueda tener. Usa una frase como “Estaré muy contento de responder cualquier pregunta o inquietud que pueda tener con respecto a su recibo” o “¿Le gustaría saber acerca del programa?”.
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    Incluye un llamado a la acción, ya sea de tu parte o de parte del lector. Puede ser la exigencia del pago para una fecha determinada o una nota con respecto a la coordinación de una reunión formal con el lector. [12]
    • Incluye una oración con respecto a la posibilidad de hablar con el destinatario de la carta en el futuro. Por ejemplo, “Me gustaría verlo en la reunión de presupuesto la siguiente semana” o “Espero que podamos hablar de esto con más detalle durante su visita a nuestra oficina central”. [13]
    • Menciona cualquier documento que incluyas con la carta. Añade una frase como “Se adjunta el recibo pendiente de pago” o “Encontrará adjunta una copia de nuestro programa espacial”.
    • Termina la carta con una frase de cierre. Usa “Atentamente” o “Saludos cordiales” para los clientes.
    • Usa “Respetuosamente” para las cartas formales a personas que no conozcas en absoluto.
    • Solo usa “Saludos” si escribes a alguien que conoces bien o con quien tengas una relación laboral.
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    Todo el cuidado en el formato y en la redacción será en vano si la carta está llena de errores ortográficos. [14]
    • Busca cualquier caso de voz pasiva y trata de adaptar la oración a la voz activa.
    • Fíjate si hay alguna oración que sea demasiado larga o que no sea clara y directa. En una carta comercial, menos es usualmente más, así que reduce la extensión de las oraciones, si es posible.
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Consejos

  • Cuando imprimas la carta, usa un papel sin rayas de tamaño 8 x 11. Si envías por correo la carta, pliégala en tres parte y usa un sobre estándar. [15]
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Referencias

  1. ↑ http://www.office.xerox.com/small-business/tips/business-letter/enus.html
  2. ↑ http://www.writeexpress.com/business-letter-format.html
  3. ↑ http://teacher.scholastic.com/lessonplans/format.pdf
  4. ↑ http://www.learn-english-today.com/business-english/business-letters.html
  5. ↑ http://www.letterwritingguide.com/businessletter.htm
  6. ↑ http://writingcenter.unc.edu/handouts/business-letters/
  7. ↑ http://www.learn-english-today.com/business-english/business-letters.html
  8. ↑ http://writingcenter.unc.edu/handouts/business-letters/
  9. ↑ http://writingcenter.unc.edu/handouts/passive-voice/
  1. ↑ http://www.learn-english-today.com/business-english/business-letters.html
  2. ↑ http://www.office.xerox.com/small-business/tips/business-letter/enus.html
  3. ↑ http://www.write101.com/businessletter.htm
  4. ↑ http://www.learn-english-today.com/business-english/business-letters2.html
  5. ↑ http://www.write101.com/businessletter.htm
  6. ↑ http://www.writeexpress.com/business-letter-format.html
  7. http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
  8. http://www.letterwritingguide.com/businessletterformat.htm
  9. http://www.bnet.com/article/how-to-get-customers-to-pay-up/276588

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