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La hoja de balance es una instantánea del estado financiero de una entidad, ya sea una empresa o una persona, a una fecha determinada. [1] X Fuente de investigación El "balance" se obtiene cuando se listan los activos y se les equilibra con los pasivos y con el capital utilizado para adquirirlos. Como parte de sus informes trimestrales o anuales de contabilidad, las empresas deben hacer balances. Es relativamente fácil hacer una hoja de balance, aunque a una persona que no esté familiarizada con la contabilidad podría parecerle otro idioma. Utiliza esta guía para crear una hoja de balance personal para tu presupuesto familiar o una hoja de balance comercial para tu negocio.
Pasos
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Elige una fecha para tu hoja de balance. Cada año, las empresas tienen la obligación de reportar sus balances en fechas determinadas. Sin embargo, en lo personal, tienes mucha más libertad para elegir tu propia fecha. Solo asegúrate de que las cantidades que reúnas para los pasivos y los activos sean todas de la misma fecha. Para recordar la fecha, indícala en la parte superior de la hoja de balance y hazlo también para que después puedas remitirte a esta última.
- Para la regularidad, podrías optar por hacer una hoja de balance al final del año calendario o dos veces al año en fechas determinadas. Eso te permitirá observar el incremento de tu patrimonio neto año tras año. [2] X Fuente de investigación
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Recopila la información financiera. Necesitarás los registros de los activos y de las deudas. Asegúrate de tener a la mano tus estados de cuenta bancarios más recientes, el saldo de cualquier préstamo que debas y el valor de mercado vigente de tus inversiones. También tendrás que calcular el valor de reventa de los activos valiosos que poseas, lo cual incluye tanto tu casa como tus automóviles, y cualquier joya u objeto doméstico costoso. [3] X Fuente de investigación
- De forma general, enumera los objetos valiosos que poseas y para los cuales podrías encontrar un comprador dispuesto a pagar por ellos. Lo que se conoce como valor vigente de mercado puede determinarse averiguando el precio al cual recientemente se hayan vendido artículos similares. [4] X Fuente de investigación
- En algunos casos, posiblemente necesites obtener una evaluación certificada de activos más grandes y valiosos.
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Organiza tu hoja de balance. A diferencia de los balances comerciales, que siguen una fórmula preestablecida, la hoja de balance personal puede organizarse de cualquier forma. Sin embargo, generalmente es una buena idea empezar a organizar la hoja de cálculo o de papel en dos filas o en dos columnas: una para los activos y otra para los pasivos (deudas). Puedes hacerlo manualmente o con un programa computarizado de hoja de cálculo.
- En Internet, también hay plantillas prediseñadas y archivos editables que podrías utilizar para hacer una hoja de balance personal. [5] X Fuente de investigación [6] X Fuente de investigación En Google, intenta buscar "plantilla de hoja de balance personal" y aparecerán varias opciones.
- Cuando estimes el tamaño de la hoja de balance, ten en cuenta que los activos y los pasivos se agrupan por categorías y no por artículos individuales. Así que si tienes una gran cantidad de enseres domésticos valiosos, debes saber que estos se combinarán y se enumerarán como un solo elemento en la hoja de balance. En general, la extensión del balance no excederá una página.
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Enumera los activos. En la primera columna o fila, detalla las categorías de los activos y sus respectivos valores. Esto incluye los activos financieros y los activos "duros", como los automóviles y los objetos de valor. Para enumerarlos, quizá necesites otras tablas en las cuales puedas sumar los activos individuales de cada categoría. Por ejemplo, si tienes más de un automóvil, podrías sumar los valores de mercado de todos y resumirlo en la hoja de balance simplemente como "automóviles". La suma de estas categorías será el activo total. Cuando hagas tu hoja de balance, incluye los siguientes activos: [7] X Fuente de investigación
- efectivo y valores individuales de las cuentas bancarias (incluidos los cheques, los ahorros, el mercado monetario y los certificados de depósito)
- inversiones (incluidas las acciones, los bienes raíces, los fondos de inversión, los fondos universitarios)
- cualquier deuda por cobrar (como un préstamo personal a un amigo)
- el valor de reventa de los inmuebles
- el valor de reventa de tus vehículos
- el valor de reventa de la propiedad personal (como las joyas y los muebles)
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Enumera los pasivos. En la segunda columna o fila, lista los pasivos y sus respectivos valores. Los pasivos son las deudas. Las siguientes obligaciones específicas podrían incluirse en la lista de los pasivos: [8] X Fuente de investigación
- préstamos estudiantiles
- préstamos para la compra de automóviles (la deuda actual)
- la deuda de la tarjeta de crédito (incluye la deuda a la fecha, incluso si piensas pagarla al cierre del estado de cuenta)
- el saldo de la hipoteca
- los saldos de otros préstamos personales
- los saldos de las facturas pendientes (de cuentas vencidas a partir de este mes)
- los impuestos correspondientes a este ejercicio fiscal o los estimados para el año próximo (correspondientes este ejercicio fiscal)
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Totaliza los activos y los pasivos. Para que tengas una idea precisa del valor neto de tu patrimonio, empieza por totalizar las columnas o las filas en la parte inferior de la hoja de balance y obtendrás el total de los activos y el total de los pasivos. En este punto, verifica que no hayas omitido nada en ninguna de las dos categorías.
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Resta de los pasivos totales de los activos totales. Esto te indicará cuál es tu patrimonio, ya que representa el valor total de todo lo que verdaderamente tienes. Tu patrimonio neto se incrementará a medida que tus activos aumenten y tus pasivos disminuyan. Utiliza la hoja de balance para presupuestar tus finanzas y para obtener un patrimonio neto mayor. [9] X Fuente de investigación
- Mantén la hoja de balance actualizada para rastrear los progresos que te conduzcan hacia tus metas financieras. Procura recalcular el balance por lo menos dos veces al año. Te ayudará a ver el panorama general, por así decirlo.
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Entiende los conceptos básicos de la hoja de balance. En primer lugar, debes saber que la hoja de balance siempre tiene que cuadrar. Es decir, al final, los activos totales deben equivaler a total de los pasivos más el patrimonio del propietario. Dicho de otra forma, el patrimonio debe ser igual a la diferencia entre el activo total y el pasivo total (activo - pasivo). En la hoja de balance comercial, el patrimonio tiene la misma función que en la hoja de balance personal. [10] X Fuente de investigación
- Generalmente, las empresas deben hacer hojas de balance como parte de sus memorias anuales, pero quizá también deban hacer una para mostrársela a los inversionistas o a los prestamistas potenciales. [11] X Fuente de investigación
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Aplica un formato a la hoja de balance. En la columna de la izquierda, enumerarás los activos. En la columna de la derecha listarás los pasivos y debajo de estos, el patrimonio. También podrías enumerar todos los datos en una sola columna e indicar los activos, los pasivos y el patrimonio (en ese orden) de arriba a abajo. [12] X Fuente de investigación
- Todas las hojas de balance comercial oficiales siguen el mismo formato. [13] X Fuente de investigación Para encontrar una hoja de balance, descargable o imprimible, que pueda completarse con tu información financiera, intenta buscar "plantilla de hoja de balance" en Google. También podrías crear tu propio balance utilizando un programa de hoja de cálculo. Además, algunos programas contables podrían generar las hojas de balance de la empresa, si optaras por invertir en ellos.
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Reúne la información financiera. Para hacer la hoja de balance, debes saber cuáles son los valores actuales de los activos, incluidos los saldos de las cuentas, el saldo de caja, el valor del inventario, así como los valores de mercado de las inversiones, los terrenos, los equipos y los otros activos. También tienes que reunir los saldos de todos los pasivos, incluidos los sueldos devengados, los saldos de los préstamos y las cantidades adeudadas a los proveedores y a las empresas de servicios públicos. En el patrimonio, debes incluir cualquier aporte económico que hayan hecho los propietarios, o los inversionistas, en la empresa, así como el monto de las ganancias acumuladas (las utilidades que se hayan reinvertido en la empresa). [14] X Fuente de investigación Una gran parte de esta información puedes encontrarla en los estados financieros anteriores y en el Libro Mayor de la empresa.
- Ten en cuenta que toda esta información debe ser de la misma fecha exacta. Por ejemplo, un hoja de balance al 31 de diciembre totalizaría todos los saldos hasta el final de las operaciones comerciales de ese día. [15] X Fuente de investigación
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Registra los activos. Los activos son los recursos de la empresa. Entre estos se incluyen el dinero en efectivo, las cuentas por cobrar, los inventarios, los terrenos, los edificios, la maquinaria y mucho más. Los activos se registran en la parte superior de la hoja de balance, o al lado izquierdo si estuviera dividida en columnas. En una hoja de balance clasificada, los activos se dividen en las siguientes categorías:
- Activo circulante: incluye el dinero en efectivo (cualquier dinero depositado en las cuentas bancarias), las cuentas por cobrar (el dinero que te deban), los equipos de oficina, el inventario (incluidos los artículos incompletos), los valores (acciones y bonos), los gastos pagados por adelantado (como el alquiler pagado por adelantado o los servicios públicos) y todo lo que se espere recibir o utilizar dentro de un año. [16] X Fuente de investigación
- Activo fijo (también llamado activo a largo plazo): incluye los artículos que la empresa tiene y que le generan ingresos, como los terrenos, los inmuebles, la maquinaria, los vehículos, los muebles y cualquier otro objeto que se espera que dure más de un año. [17]
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Fuente de investigación
- Para tener una idea exacta del valor de los activos, debes restar la depreciación. Así reducirás la sobrevaloración de los activos. [18] X Fuente de investigación Para obtener más información, revisa el artículo “ Cómo calcular la depreciación de los activos fijos ”.
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Registra los pasivos. Los pasivos son las obligaciones de la empresa. Incluyen los salarios adeudados, los pagos de los préstamos y las cuentas por pagar; se registran debajo del activo o al lado derecho de la hoja balance, según el modelo que utilices. Los pasivos se dividen en dos categorías:
- Pasivo corriente: incluye todas las deudas que vencen en menos de un año, como las cuentas por pagar (a los proveedores o a otras empresas), los impuestos y la planilla. También puede incluirse parte de la deuda a largo plazo que se devengue durante los siguientes doce meses.
- Pasivo a largo plazo: incluye los préstamos, las hipotecas y los arrendamientos que se pagarán a más de un año desde la fecha de la hoja de balance. [19] X Fuente de investigación
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Registra el patrimonio. El patrimonio será el monto que los propietarios o accionistas hayan invertido en la empresa. Además, incluye las ganancias acumuladas o las ganancias netas que se reinvierten en la empresa. Independientemente del modelo de hoja de balance que utilices, el patrimonio se registra a continuación del pasivo. [20] X Fuente de investigación
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Totaliza las categorías. En la parte inferior de cada categoría principal (activos, pasivos y patrimonio), suma cada elemento para obtener un total. Utiliza la ecuación de la hoja de balance (activo = pasivo + patrimonio) para verificar si los montos cuadran. Si no fuera así, significaría que has descuidado algo o que hay un registro mal hecho en la hoja de balance. Vuelve atrás y fíjate si puedes ubicar el error.
- En algunos casos, quizá no estés seguro de cuáles fueron las contribuciones a la empresa o las retenciones. Si es así, simplemente resta los pasivos de los activos para calcular el patrimonio del propietario. [21] X Fuente de investigación
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Analiza la hoja de balance. Cuando tengas la hoja de balance completa, podrás analizarla para determinar algunos parámetros importantes que miden la salud financiera de la empresa. Concretamente, a partir de esta información pueden calcularse cuatro parámetros simples:
- El ratio de proporción actual: es una aproximación de la capacidad que tiene una empresa para pagar sus deudas corrientes. Para calcularlo divide el activo corriente por el pasivo corriente. Los valores mayores que uno se consideran más fuertes y los menores, débiles. [22] X Fuente de investigación
- El ratio rápido o "prueba ácida": determina la capacidad que tiene una empresa para pagar las deudas corrientes con los activos más líquidos. Para calcularlo se resta el inventario de la empresa de la suma del efectivo y sus equivalentes, y el total se divide el total por el total del pasivo corriente. Generalmente, los resultados entre 0,5 y 1 se consideran saludables. [23] X Fuente de investigación
- El ratio de valor de deuda: analiza la dependencia de una empresa respecto a sus obligaciones. Para calcularlo se divide el patrimonio por el total del pasivo. En teoría, ningún resultado es mejor o peor en este caso, pero podría considerarse que una empresa con un ratio de valor de deuda más alto dependerá demasiado del financiamiento de sus obligaciones. [24] X Fuente de investigación
- El ratio de valor fijo: determina cuánto dinero propio ha invertido la empresa en activos tangibles. Para calcularlo se divide el total de los activos fijos por el patrimonio. Un ratio más bajo significa una inversión menor en activos fijos y, por lo tanto, menos riesgos en caso la empresa fracase y quiebre. [25] X Fuente de investigación
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Consejos
- En Estados Unidos, los activos se deben registrar al costo. Los valores de mercado se informarán en el balance general, excepto para ciertas inversiones.
- Si bien la tierra es un activo fijo, no se deprecia.
- Para obtener una imagen más precisa del patrimonio neto personal, la responsabilidad fiscal que debes si vendes tus activos también se debe tomar en cuenta en los cálculos, ya que ese dinero no lo retendrías.
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Referencias
- ↑ http://bizfinance.about.com/od/yourfinancialposition/a/finanalbalsht.htm
- ↑ http://www.moneymanagement.org/Budgeting-Tools/Credit-Articles/Money-and-Budgeting/How-To-Create-a-Personal-Balance-Sheet-and-Determine-Your-Net-Worth.aspx
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- ↑ http://www.investopedia.com/articles/pf/08/evaluate-personal-financial-statement.asp
- ↑ https://www.tcc.fl.edu/Current/Academics/LearningCommons/First%20Floor%20Documents/BuildingYourOwnFinancialPlan.pdf
- ↑ https://www.desjardins.com/wcm/idc/documents/e35-bilan-perso-e.pdf?utm_campaign=vanity-url&utm_medium=vanity&utm_source=desjardins&utm_term=/personalbalance/index.jsp
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- ↑ http://www.investopedia.com/articles/pf/08/evaluate-personal-financial-statement.asp
- ↑ http://edwardlowe.org/digital-library/how-to-prepare-and-analyze-a-balance-sheet/
- ↑ http://www.tdbank.com/small_business/workshops/BalanceSheet/textbalance.htm
- ↑ http://edwardlowe.org/digital-library/how-to-prepare-and-analyze-a-balance-sheet/
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- ↑ http://www.accountingcoach.com/balance-sheet/explanation
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- ↑ http://www.tdbank.com/small_business/workshops/BalanceSheet/textbalance.htm
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