Cómo escribir una invitación

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Escribir invitaciones para cualquier evento puede ser un motivo de estrés para las personas que se encargan de la planificación y organización. Sin embargo, al pasar un poco más de tiempo preparando tus listas de invitados, elegir los medios adecuados, personalizar las invitaciones y recopilar los mensajes de confirmación de asistencia, puedes enviar invitaciones de forma rápida y fácil para cualquier evento y hacer un seguimiento de tu creciente lista de invitados.

Parte 1
Parte 1 de 3:

Hacer una lista de invitados

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    Esta debe incluir a todas las personas que sin duda van a asistir a tu evento, por ejemplo, tu familia inmediata y tus mejores amigos. Si se trata de un evento profesional, es probable que quieras incluir a socios comerciales en tu lista. Las fiestas de graduación y otras celebraciones académicas podrían incluir a tus mentores o maestros favoritos. En las bodas y otras celebraciones con varios anfitriones debes tener en cuenta invitar a las personas que son importantes para cada parte. [1]
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    Una vez que tengas la lista básica, compárala con la cantidad máxima de personas que tu fiesta o reunión puede tener. En este punto, puedes empezar a agregar a familiares que habías sacado de la lista y a amigos que no son muy cercanos a ti. Si terminas con menos personas que la cantidad máxima, estará bien; no obstante, trata de no sobrepasar ese número. [2]
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    Si vas a permitir que tus invitados lleven a un invitado, deberás tenerlo en cuenta al determinar la lista final de invitados. Asimismo, es posible que desees incluir parámetros para las personas adicionales. Por ejemplo, si no incluyes niños en tu evento, puedes poner notas educadas que recuerden a tu invitado que la persona adicional no deberá tener menos de determinada edad.
    • Podrías poner algo como “El señor Tomás Pérez y su acompañante están cordialmente invitados a asistir al banquete de bodas. Le pedimos que todos los invitados tengan más de 18 años”. [3]
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    Asegúrate de no haber dejado a nadie fuera de la lista. Pídele a un amigo cercano o a un familiar que la revise por ti y que te haga sugerencias para agregar o quitar a alguien. Ten en cuenta el número máximo de invitados y evita invitar a muchas personas. Sin embargo, si consideras que algunos de tus invitados no podrán asistir, es posible que desees enviar algunas invitaciones adicionales.
    • Si te preocupa que algunas de las personas que invitas podrían cancelar su asistencia o podrían enviarte disculpas por no asistir, considera enviar un conjunto inicial de invitaciones con anticipación. Luego envía una segunda ronda de invitaciones si muchas personas no pueden asistir. [4]
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Parte 2
Parte 2 de 3:

Crear invitaciones

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    Puedes diseñar e imprimir una invitación en Microsoft Word, Adobe Design Suite o en otras opciones de programas de diseño o de procesamiento de texto que sean de acceso abierto. Si un amigo o tú tienen una buena escritura, también puedes optar por enviar las invitaciones a mano. Utiliza papel de alta calidad que se asemeje a una tarjeta o que tenga una textura interesante.
    • También puede crear peso al superponer tus invitaciones. Empieza con una invitación impresa del tamaño de una tarjeta estándar y luego puedes pegarle en la parte posterior una hoja de cartulina más gruesa y de color que sea ligeramente más grande usando un poco de pegamento o cinta adhesiva de doble cara. [5]
    • Si deseas personalizar tus invitaciones y ahorrar tiempo, considera utilizar sellos personalizados. Puedes tener una nota personalizada o una imagen en un sello de goma. Luego puedes replicar de forma rápida cada tarjeta para tu invitado. [6]
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    Si deseas ahorrar un poco de tiempo en comparación con la opción de hacer tú mismo las invitaciones, puedes pedir invitaciones personalizadas. Los precios varían drásticamente según el estilo, tipo de papel, impresión a color o en blanco y negro y otras variables, por lo tanto, ten una idea de la apariencia que deseas a fin de conseguir una cotización exacta.
    • Party City, Target, Staples, Office Max y los artesanos y librerías locales te ofrecerán la opción de imprimir invitaciones personalizadas.
    • La mayoría de las compañías de envío como UPS y FedEx también ofrecen invitaciones personalizadas.
    • Los proveedores en línea como VistaPrint y Shutter Fly también hacen y envían invitaciones personalizadas. [7]
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    Si tus invitados son más modernos o si tu evento es menos formal, las aplicaciones de invitaciones como iTunes, Evite o incluso Facebook pueden hacer que invitar a todos los de tu lista de invitados sea rápido y fácil. La mayoría de los programas te permiten cargar tus propios diseños personalizados o utilizar una plantilla estándar para que así puedas optimizar tu proceso de invitación. Además de hacer que el proceso de diseño sea más rápido, también podrás enviar las invitaciones de inmediato a través de un archivo digital y recibir los mensajes de confirmaciones de asistencia con rapidez, lo cual será excelente en el caso de plazos ajustados. [8]
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/e9\/Write-an-Invitation-Step-8-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-an-Invitation-Step-8-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/e9\/Write-an-Invitation-Step-8-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-an-Invitation-Step-8-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Asegúrate de que tu nota incluya la ocasión del evento, fecha, ubicación y hora. También debes informarle a tu invitado si se le permite o no llevar a un invitado. Asimismo, pídele que confirme asistencia mediante una tarjeta adjunta, dirección de correo electrónico, solicitud de confirmación o por teléfono según tus preferencias. Sé breve y cordial, pero asegúrate de incluir frases de solicitud educadas como “Por favor, asiste” o “Solicitamos tu asistencia” a fin de asegurarte de que tus invitados se sientan acogidos.
    • Por ejemplo, trata de decir algo como “Por favor, ven a mi fiesta de cumpleaños. El evento es el 16 de octubre en mi casa. La fiesta se llevará a cabo desde las 3:00 p. m. hasta las 4:30 p. m. Agradeceré que confirmes tu asistencia lo más pronto posible usando la tarjeta adjunta, mi correo electrónico o llamándome por teléfono”.
    • También debes incluir indicaciones especiales para tu evento o indicaciones como el código de vestimenta u otra información relevante. [9]
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    Lo más importante a tener en cuenta es la intención. Tu intención es mostrar respeto a tus invitados, por lo tanto, haz todo lo posible para recordarlo e incluir estos detalles. Si invitas a una mujer soltera que no está casada, utiliza “Señorita” o “Srta.” o, si la invitación está dirigida a un hombre soltero, utiliza “Sr.”. Si invitas a una pareja casada, tendrás que usar “Sr.” y “Sra.”. No obstante, las cosas se vuelven más complicadas si invitas a amigos o parientes que tienen títulos especiales como “Dr.” o “Ldo.”.
    • Si diriges una invitación y cometes un error, pide disculpas por teléfono, en persona o por escrito. Esto será un desagravio más que adecuado por tu equivocación. [10]
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    En la esquina superior izquierda del sobre deberás incluir tu nombre, dirección postal, ciudad, estado y código postal. Al medio del sobre incluye la misma información de tu invitado. También puedes incluir tu información de contacto dentro de la invitación, ya sea en la misma invitación o en una tarjeta de confirmación. De esta forma, si tu invitado extravía el sobre, todavía tendrá acceso a tu información de contacto. [11]
  7. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/9f\/Write-an-Invitation-Step-11-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-an-Invitation-Step-11-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/9f\/Write-an-Invitation-Step-11-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-an-Invitation-Step-11-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    La línea de cierre o despedida y la firma deben estar específicamente dirigidas a tu audiencia. Por ejemplo, si invitas a tu jefe, un cortés “Sinceramente” probablemente sea la mejor despedida. Si cierras la invitación para tus padres, un “Con cariño” podría ser más adecuado. Esta es una oportunidad excelente para incluir de forma rápida y fácil un toque personalizado en tus notas de invitación y, además, no toma mucho tiempo.
    • Haz una broma particular para hacer que la invitación sea personal. Por ejemplo, algo como “Gracias por comprar siempre mis bebidas, Roberto” será un mensaje muy personal que puedes escribirle rápidamente a un compañero de habitación de la universidad en tu invitación para una boda; no obstante, probablemente no sea adecuado en la invitación de tus padres. [12]
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    Puedes encontrar una amplia gama de adornos decorativos tan simples como un borde hasta vides, rosas o calabazas más complicadas. Si tienes un amigo o familiar que es artista, puedes incluso pedirle que diseñe y personalice tu invitación. Esta es otra oportunidad excelente para incluir tu estilo personal en el proceso de creación de una invitación. Sin embargo, asegúrate de que tu diseño se ajuste al evento. Por ejemplo, un cráneo y unas tibias cruzadas pueden ser una decoración divertida para una invitación a una fiesta de Halloween; no obstante, es poco probable que se ajuste a una invitación para una boda. [13]
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Parte 3
Parte 3 de 3:

Recopilar mensajes de confirmación de asistencia

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    Si le has indicado a tus invitados que respondan con una tarjeta incluida o mediante una llamada, podría ser más fácil crear una lista manual de confirmación de asistencia. Esto puede ser tan simple como una lista impresa de invitados con marcas de verificación para indicar la asistencia o poner una “X” a fin de indicar a aquellos que no pueden asistir. De otra forma, puedes crear un sistema de seguimiento manual más avanzado con una hoja de cálculo de Microsoft Excel o con una hoja de cálculo en línea a fin de contar el número total de confirmaciones de asistencia, las personas adicionales, la cantidad de adultos o niños, el tipo de comida y otros factores predeterminados. [14]
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    Si determinaste que las invitaciones digitales son la mejor solución para tu evento, lo más probable es que tengas acceso a un programa digital de seguimiento de confirmaciones de asistencia. Esta es una de las muchas razones por las cuales las personas eligen invitaciones digitales. Sin embargo, si eliges las invitaciones tradicionales en papel, todavía podrás vincular tu lista de invitaciones y la información de confirmación de asistencia en los sistemas de seguimiento digital a fin de agilizar el proceso de confirmación. Eventbrite, Evite y otros recursos similares de confirmación de asistencia están disponibles a un costo mínimo o de forma gratuita. [15]
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    Una vez que tengas una buena idea de la cantidad de invitados que pueden asistir al evento, asegúrate de que el lugar, proveedor de alimentos y otros arreglos satisfagan las necesidades de ellos. Verifica bien la cantidad de comidas que has pedido, la cantidad máxima de personas en los edificios y otras posibles inquietudes a fin de asegurarte de atender las necesidades de tus invitados lo mejor que puedas. [16]
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/3e\/Write-an-Invitation-Step-16-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-an-Invitation-Step-16-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/3e\/Write-an-Invitation-Step-16-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-an-Invitation-Step-16-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Ya sea que recibas o no regalos de los asistentes, es importante informarles que aprecias que se tomaran un tiempo fuera de sus horarios para tu evento. Utiliza una hoja en la que firmen los invitados o ten a alguien en la puerta para que esté al tanto de quién asistió. Luego envía notas de agradecimiento.
    • Las notas de agradecimiento pueden ser tan simples como “¡Gracias por asistir a mi fiesta de cumpleaños!”.
    • Si recibes un regalo, asegúrate de incluir una referencia específica en tu nota al decir algo como “Muchas gracias por asistir a la recepción de graduación. ¡Espero con ansias darle un buen uso en mi futura carrera al juego de lápices que me regalaste!”.
    • Al igual que las mismas invitaciones, estas notas de agradecimiento las puedes imprimir o elaborar de forma tradicional según tu situación particular. [17]
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Referencias

  1. ↑ http://www.chicagotribune.com/lifestyles/sc-fam-1118-guest-list-20141118-story.html
  2. ↑ http://www.chicagotribune.com/lifestyles/sc-fam-1118-guest-list-20141118-story.html
  3. ↑ http://www.chicagotribune.com/lifestyles/sc-fam-1118-guest-list-20141118-story.html
  4. ↑ http://www.chicagotribune.com/lifestyles/sc-fam-1118-guest-list-20141118-story.html
  5. ↑ http://www.papersource.com/howto/diy-wedding-invitations.html
  6. ↑ http://www.stampsdirect.co.uk/blog/2012/09/11/how-to-use-rubber-stamps-for-invitations/
  7. ↑ https://www.theknot.com/content/our-top-wedding-invitation-tips
  8. ↑ https://www.theknot.com/content/our-top-wedding-invitation-tips
  9. ↑ https://www.tinyprints.com/things-to-know/party-invitations-ideas.htm
  1. ↑ http://www.crane.com/etiquette/occasions
  2. ↑ https://www.theknot.com/content/our-top-wedding-invitation-tips
  3. ↑ http://www.letterwritingguide.com/invitation.htm
  4. ↑ http://emilypost.com/advice/invitation-etiquette/
  5. ↑ http://www.weddingpartyapp.com/blog/2014/11/17/track-wedding-rsvp-cards-gifts-get-thank-cards-mail-time/
  6. ↑ http://www.techsoup.org/support/articles-and-how-tos/few-good-rsvp-tools
  7. ↑ http://www.weddingpartyapp.com/blog/2014/11/17/track-wedding-rsvp-cards-gifts-get-thank-cards-mail-time/
  8. ↑ http://www.weddingpartyapp.com/blog/2014/11/17/track-wedding-rsvp-cards-gifts-get-thank-cards-mail-time/

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