Cómo escribir una nota de agradecimiento a nivel empresarial

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Coescrito por Tami Claytor

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Los buenos modales y la cortesía común pueden ser grandes aliados en el mundo empresarial. Una nota de agradecimiento bien escrita es ideal para demostrar gratitud a las personas o los negocios que te hayan ayudado. Ya sea que simplemente quieras expresar tu reconocimiento o utilizar la carta para ganar más negocios, una nota de agradecimiento genuina siempre es una buena idea. Comienza por escoger el medio perfecto. Mientras que una carta o tarjeta escrita a mano es ideal, envía un correo electrónico si debes hacerlo rápido. Luego, utiliza un formato de carta empresarial y escribe una nota concisa para agradecerle a dicha persona por sus servicios. Termina con un cierre profesional y firma tu nombre a mano.

Parte 1
Parte 1 de 2:

Escoger el tiempo y el medio correctos

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    Lo educado es enviar una nota de agradecimiento poco después de que la persona o el negocio te hayan ayudado. No te demores. Escribe una nota y envíala dentro de algunos pocos días. [1]
    • El tiempo es muy importante después de una entrevista laboral. Comunícate con el entrevistador para agradecerle por su tiempo dentro de un día de la entrevista.
    • Para otros servicios, el tiempo no es tan importante. Si olvidas enviar una nota de agradecimiento y ha pasado una semana, envíala de todas formas. Las personas valorarán recibir una nota de agradecimiento, por más que llegue tarde.
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    En la mayoría de los casos, una carta escrita a mano o en computadora es perfecta como nota de agradecimiento. Ambas son lo suficientemente formales como para enviar correspondencias empresariales, sin dejar de ser más personales que un correo electrónico. Escoge esta opción, a menos que necesites enviar la carta rápido o quieras enviar una tarjeta más personal. [2]
    • Si tu letra no es muy legible, quizás sea mejor que escribas la carta en computadora.
    • Una vez que la escribas o imprimas, asegúrate de mantenerla limpia y sin arrugas hasta enviarla. No permitas que se arrugue ni derrames bebidas sobre ella.
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    Si realmente te sientes muy agradecido por algo que una empresa ha hecho por ti, busca una bonita tarjeta de agradecimiento. Esto demostrará que te has esforzado por transmitir tu agradecimiento, y el receptor estará feliz de recibirla. [3]
    • Escoge un diseño apropiado para la tarjeta. De todas formas, no olvides que debe seguir siendo profesional. Una tarjeta simple con un diseño pequeño y un texto genérico estará bien.
    • Las tarjetas de felicitación también son una buena opción si conoces personalmente al receptor. Si lo has conocido o has hablado con él antes y has construido una relación, una tarjeta te ayudará a reforzar el vínculo.
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    Si bien las cartas físicas generalmente son más personales, un correo electrónico es la mejor opción para una comunicación rápida. Esto es muy importante después de las entrevistas laborales. Si has tenido una entrevista o prefieres enviar el mensaje rápidamente, opta por un correo electrónico. [4]
    • Si envías un correo electrónico, escribe “Gracias” seguido por el nombre en la línea del asunto. De esta forma, el receptor sabrá que le has enviado el correo al solo hojear su bandeja de entrada.
    • Si prefieres una carta, pero necesitas enviarla rápido, puedes hacerlo a través del correo nocturno. Sin embargo, ten en cuenta que este servicio suele ser costoso.
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Parte 2
Parte 2 de 2:

Escribir una nota

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    Utiliza un formato de carta comercial estándar. Si bien el objetivo es enviar una carta de agradecimiento, es importante que utilices las formalidades típicas que se respetan en otras cartas comerciales. Incluye tu nombre y dirección en la parte superior izquierda, arriba de la fecha. Luego, escribe la fecha seguida del nombre del receptor, título y dirección. [5]
    • Una excepción puede ser si envías una tarjeta, en vez de una carta. En este caso, solo debes incluir la fecha.
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    Las comunicaciones comerciales, incluso las de agradecimiento, siempre deben ser formales. Utiliza un saludo formal como “Estimado” o “Estimada” antes de escribir el nombre de la persona. No utilices un saludo informal como “Hola”. Luego, escribe “Sr.” o “Sra.” seguido del apellido de la persona. [6]
    • Si la persona tiene un título específico, como “Dr.”, úsalo en vez de “Sr.” o “Sra.”.
    • Si no conoces o no puedes determinar el sexo de la persona, utiliza su nombre completo. Por ejemplo “Estimado/a Ariel Suárez”.
    • Si conoces personalmente a la persona, es apropiado que utilices solo su nombre. En el resto de los casos, utiliza el título y el apellido o el nombre completo.
    • No utilices un saludo impersonal como “A quien corresponda”. Esto no es apropiado para una nota de agradecimiento. Encuentra el nombre de alguien a quien puedas dirigirle la carta.
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    Los empresarios reciben muchas correspondencias, por lo que es importante que tu nota sea precisa. Expresa tu gratitud en la primera o segunda oración para que sepa por qué le escribes. Además, proporciona algunos detalles de los motivos por los que le agradeces. El dueño de una empresa puede hacer muchos trabajos, y no siempre te recordará de inmediato. Parafrasea el agradecimiento al escribir algo así como “Quiero agradecerle por …” y luego explica el trabajo que ha hecho para recordarle quién eres. [7]
    • Por ejemplo, puedes escribir algo así como “Espero que se encuentre muy bien. Escribo para agradecerle por el excelente servicio que le ha proporcionado a nuestra tienda la semana pasada”. Esto te permitirá saludarlo, agradecerle y proporcionarle los detalles necesarios en dos oraciones.
    • Si quieres enviar un correo electrónico, escribe “Gracias” seguido de tu nombre para que el receptor pueda ver de inmediato que se trata de una nota de agradecimiento.
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    Después del agradecimiento inicial, utiliza las próximas dos o tres oraciones para explicarle cómo es que su servicio te ha ayudado. Dile las cosas que valoras y por qué. Esto hará que tu nota sea mucho más sincera que una simple expresión de agradecimiento. [8]
    • No exageres con los detalles. Utiliza unas pocas oraciones como mucho para transmitir el punto.
    • Por ejemplo, una buena forma de expresar todo esto es escribir “Su servicio de plomería de emergencia ha permitido que nuestra tienda siga abierta durante uno de los períodos más agitados. Sin su ayuda, nuestro negocio hubiera perdido mucho dinero y clientes. Siento un profundo agradecimiento por su trabajo rápido y de alta calidad”.
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    Si has tenido una muy buena experiencia con la persona o el negocio, expresa claramente que quieres que la relación continúe. Dile al receptor que esperas utilizar sus servicios nuevamente, trabajar con él o volver a verlo en el futuro. De esta forma, indicarás que quieres mantener una relación laboral. [9]
    • Algo así como “Me encantaría trabajar con su negocio nuevamente” es suficiente para demostrar interés en el futuro.
    • Si quieres agradecerle a alguien después de una entrevista laboral, aprovecha la oportunidad para reiterar tu interés en el trabajo. Sin embargo, no intentes convencerlo de que te contrate. La persona en cuestión ya ha visto tu currículum y te ha entrevistado. Procura que esta parte sea breve y enfócate en el agradecimiento.
    • Sin embargo, si has tenido una buena experiencia, pero no quieres conservar una relación, simplemente agradécele y no hagas referencia al futuro.
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    Antes de firmar y poner la carta en un sobre, vuelve a agradecerle al receptor. Esto te permitirá reafirmar tu gratitud y terminar la carta con una nota positiva. [10]
    • Aquí, un simple “gracias” está bien. No inicies otra sección para detallar lo que la persona ha hecho por ti.
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    Cuando vuelvas a escribir “gracias”, culmina la carta. Usa un cierre formal como “Sinceramente” y firma tu nombre a mano. Por más que la carta esté escrita en computadora, imprímela y escribe tu nombre al final. Esto es más personal que enviar una nota totalmente escrita en computadora. [11]
    • Limítate a los cierres profesionales como “Sinceramente”. “Saludos” también es una buena opción en un caso menos formal. No uses un cierre informal como “Chau” o “Adiós”.
    • Desafortunadamente, no puedes firmar tu nombre de manera física en un correo electrónico. En este caso, escribe tu nombre para concluir.
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Consejos

  • No intentes halagar a la persona. Tu agradecimiento podría parecer menos genuino si exageras con los elogios. Simplemente agradécele por su ayuda o servicio.
  • Siempre debes revisar la carta detenidamente. Los errores de ortografía y tipográficos harán que tu carta luzca menos profesional.
  • Recuerda ser conciso. Un párrafo es suficiente. No te vayas por las ramas.
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Referencias

  1. ↑ https://www.thebalancecareers.com/general-thank-you-letter-sample-2063961
  2. ↑ https://www.thebalancecareers.com/general-thank-you-letter-sample-2063961
  3. ↑ https://www.thebalancecareers.com/general-thank-you-letter-sample-2063961
  4. ↑ https://owl.purdue.edu/owl/subject_specific_writing/professional_technical_writing/basic_business_letters/index.html
  5. ↑ https://owl.purdue.edu/owl/subject_specific_writing/professional_technical_writing/basic_business_letters/index.html
  6. ↑ https://www.thebalancecareers.com/general-thank-you-letter-sample-2063961
  7. ↑ https://www.thebalancecareers.com/business-thank-you-email-message-example-2059675
  8. ↑ https://www.thebalancecareers.com/general-thank-you-letter-sample-2063961
  9. ↑ https://www.thebalancecareers.com/tips-for-writing-business-thank-you-notes-2059712
  1. ↑ https://www.thebalancecareers.com/general-thank-you-letter-sample-2063961
  2. ↑ https://www.thebalancecareers.com/general-thank-you-letter-sample-2063961

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