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Si ofreces productos o servicios a otra empresa, es necesario que elabores una propuesta de negocios. [1] X Fuente de investigación Puedes elaborar una propuesta de negocios en respuesta a una solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés), que es un documento que las empresas o las agencias gubernamentales envían cuando tienen un problema particular con el que necesitan ayuda. Una propuesta de negocios debe identificar el problema, proponer una solución y explicar la razón por la que eres la persona más indicada para resolver el problema. Una propuesta de negocios no es un plan de negocios, el cual es un documento distinto .
Pasos
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Lee la solicitud de propuesta cuidadosamente. Puedes presentar una propuesta de negocios en respuesta a una solicitud de negocios. Las empresas grandes y las agencias gubernamentales envían solicitudes de negocios cuando necesitan bienes o servicios. Por ejemplo, una empresa que ha sido demandada puede enviar una solicitud de propuesta a distintos bufetes de abogados para pedirles que presenten una propuesta de negocios. De manera alternativa, el gobierno puede enviar una solicitud de propuesta cuando necesita comprar suministros de un producto. La solicitud de propuesta debe contener cierta información que debes entender totalmente antes de elaborar la propuesta de negocios. [2] X Fuente de investigación
- Asegúrate de que puedas cumplir los requisitos del cliente como se especifican en la solicitud de propuesta. Por ejemplo, si no puedes mantenerte por debajo del presupuesto o cumplir el plazo de tiempo del cliente, entonces no debes presentar una propuesta.
- No es necesario que presentes una propuesta de negocios en respuesta a una solicitud de propuesta. En cambio, puedes acercarte a la empresa que creas que pueda requerir de tus servicios.
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Haz preguntas. Debes tratar de que la propuesta de negocios responda a las necesidades reales del cliente. Esto significa que debes entender al cliente y aclarar cualquier confusión que se incluya en la solicitud de propuesta. Siempre debes ponerte en los zapatos del cliente y tratar de ver el problema desde su perspectiva. Para ayudar en el proceso, debes llamar y obtener respuestas a las siguientes preguntas: [3] X Fuente de investigación
- Si se han hecho intentos previos de abordar el problema, ¿por qué fracasaron?
- ¿Qué criterio usará el cliente al evaluar una propuesta de negocios?
- ¿Qué inquietudes tiene la organización?
- ¿Cuáles son las políticas operativas de la organización? Debes asegurarte de que tu propuesta sea consecuente con estas políticas.
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Dale formato al documento. Debes tratar de que tu propuesta de negocios sea legible. Esto significa que la fuente debe tener un estilo y un tamaño con los que el lector se sienta cómodo. Por lo general, puedes usar Times New Roman, 12 puntos.
- También puedes buscar muestras de propuestas usadas en tu industria. Escribe “muestra de propuesta de negocios” y luego “tu industria” en el motor de búsqueda que prefieras.
- También hay plantillas de propuestas de negocios en línea. Usar una puede hacer que tu propuesta se vea profesional. [4] X Fuente de investigación
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Añade un título de página. Debes tener un título de página como la portada de la propuesta de negocios. El título de página debe incluir la siguiente información: [5] X Fuente de investigación
- tu nombre
- el nombre de la empresa
- el nombre de la persona a la que presentas la propuesta
- la fecha en la que presentaste la propuesta
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Menciona el problema o la necesidad de la empresa. Una propuesta de negocios identifica un problema y propone una solución. En consecuencia, debes empezar identificando el problema del cliente en un lenguaje sencillo y claro. [6] X Fuente de investigación Explica por qué la situación actual es problemática para el cliente. [7] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, puedes escribir “Tomando en cuenta que el gimnasio Músculos sigue creciendo y contratando más empleados, la empresa requiere de un servicio de contabilidad y de gestión de nómina. Actualmente, la gerencia se encarga de la contabilidad, a la cual dedica cada vez más tiempo. Mediante la externalización de esta tarea, la gerencia puede concentrarse en otras prioridades del negocio, como el marketing o la penetración a nuevos mercados”.
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Si es necesario, provee el contexto. Es probable que debas explicar el contexto para que el lector entienda la propuesta. Por ejemplo, puedes tener que identificar la siguiente información para el lector: [8] X Fuente de investigación
- Si se ha probado alguna solución previa y ha fracasado.
- Si alguien te ha llamado para escribir la propuesta de negocios.
- Cómo te involucraste en el proyecto o notaste el problema.
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Define cualquier término clave. Aunque debes escribir la propuesta de negocios en una lenguaje sencillo y claro, pueden haber términos que necesites definir para el lector. [9] X Fuente de investigación Recuerda que puedes presentar tu propuesta de negocios a un departamento de compras que entienda la jerga de la industria. Sin embargo, tal vez la persona que tome la decisión final no esté familiarizado con los términos de la industria.
- Puedes elaborar la propuesta de negocios primero y luego revisarla para identificar cualquier término que pueda estar poco claro para el lector.
- También define los términos que uses de una manera peculiar. Por ejemplo, el término “año fiscal” se puede definir de muchas maneras, dependiendo del negocio.
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Ofrece una hoja de ruta para la propuesta. Si tienes una propuesta de negocios larga, entonces es probable que debas ofrecer una descripción general del contenido posterior a la introducción. [10] X Fuente de investigación Puedes resumir las partes que siguen.
- Por ejemplo, puedes escribir “Esta propuesta de negocios tiene cuatro partes. Después de la introducción, ofrecemos la solución propuesta, el calendario y una explicación de los beneficios en la segunda parte. En la tercera parte, proveemos un presupuesto detallado y un conjunto de términos de contrato estándar. Finalmente, en la cuarta parte, resumimos nuestra experiencia y confirmamos que la solución propuesta es el curso correcto de acción”.
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Propón una solución detallada. Después de identificar un problema, debes decirle al lector cómo piensas resolver el problema. Trata de ser lo más detallado posible. [11] X Fuente de investigación Por lo general, la solución será ofrecer los bienes o los servicios al cliente potencial.
- Por ejemplo, puedes escribir “El estudio contable Acme se especializa en servicios de contabilidad y de gestión de nómina para el desarrollo de empresas pequeñas y medianas. Podemos proveer servicio completo en las áreas de mantenimiento del libro mayor, balance de cuenta de inventario, declaraciones y resúmenes de impuestos de fin de año y elaboración de cheques del período de pago estándar”.
- Puede ser mejor usar viñetas para que esta información sea más fácil de leer.
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Explica los beneficios de tu solución. Puede haber distintas maneras de resolver un problema, así que debes explicar por qué tu solución es la mejor. Puedes usar viñetas para enumerar los beneficios. Los beneficios comunes incluyen un ahorro de costos para la empresa, confidencialidad y experiencia profesional.
- No olvides fundamentar con evidencia los beneficios esperados. Por ejemplo, puedes recurrir a estudios que demuestren los beneficios de seguir la solución propuesta. [12] X Fuente de investigación
- Si no hay estudios disponibles, entonces puedes recurrir a comentarios de personas prominentes en el campo. Por ejemplo, un cliente antiguo puede ofrecer un testimonio de cómo ayudaste a su negocio a ahorrar dinero.
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Diseña tu horario de tareas. Debes explicar la línea de tiempo para completar las tareas. [13] X Fuente de investigación Esta es una información preliminar que puede cambiar en el futuro, pero es importante dar al lector una idea de cómo llevarás a cabo la propuesta.
- Puedes diseñar algunos objetivos. Por ejemplo, si propones remodelar una tienda, entonces debes incluir la fecha en que empezarás y la fecha en que la tienda estará lista para la reapertura. [14] X Fuente de investigación
- Siempre explica que la línea de tiempo es un cálculo estimado y depende de otros factores. En el ejemplo de la construcción, los planes pueden retrasarse por la obligación de obtener los permisos necesarios del gobierno local o por depender de un subcontratista.
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Incluye el presupuesto. El presupuesto puede ser la parte más importante de la propuesta de negocios. El lector debe saber si puede costear tus servicios, así que debes incluir la información acerca de los precios. Trata de ser cauteloso. Por ejemplo, es probable que debas añadir el presupuesto anticipado y luego multiplicarlo por 1,5 para tomar en cuenta cualquier circunstancia imprevista. [15] X Fuente de investigación Asegúrate de mencionar que las cifras son únicamente un cálculo estimado. Dependiendo de la propuesta, es probable que debas incluir la siguiente información:
- costos iniciales u organización inicial
- costos de mano de obra
- costos de suministros
- cargos mensuales continuos
- costos de mantenimiento
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Describe los términos del contrato. También debes incluir los términos clave del contrato para que el lector entienda más acerca del acuerdo con el que se involucra. Por ejemplo, puedes incluir la siguiente información:
- Cuánto se paga al firmar. Por ejemplo, “50 % del pago al momento de la firma”.
- Multas o intereses establecidos en el caso de un pago atrasado. Por ejemplo, “Se establecerá una multa por retraso de 50 dólares en cualquier cuenta que exceda la fecha límite”.
- Las políticas de cancelación. Por ejemplo, “El contrato se puede cancelar por cualquier razón con una notificación por escrita de 90 días previos. No hay multas de pago anticipado”.
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Identifica tu experiencia relevante. Tu objetivo debe ser que el lector confíe en que puedes llevar a cabo el plan de negocios. [16] X Fuente de investigación Debes identificar uno o más proyectos similares y explicar el éxito que has logrado.
- Puedes estar limitado en cuanto a lo que puedes compartir por los acuerdos de confidencialidad del cliente. Sin embargo, puedes hablar acerca de tu experiencia previa en términos generales. Por ejemplo, puedes escribir “Brindé exitosamente servicios de contabilidad y de gestión de nóminas a 20 empresas medianas (de 25 a 100 empleados) en los últimos cinco años”.
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Describe a quién incluirás en el proyecto. Es probable que no puedas hacer todo. En esta situación, debes explicar a quién contratarás para que te ayude y cómo te ayudará. También explica cómo garantizarás que esta persona es competente.
- Si sabes a quién contratarás, entonces debes incluir su hoja de vida junto con la propuesta de negocios. [17] X Fuente de investigación
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Habla de cualquier oposición anticipada. Algunas propuestas de negocios pueden encarar alguna oposición. Por ejemplo, si tu propuesta de negocios es ayudar a una empresa identificando a qué empleados puede despedir, entonces puedes esperar que surja oposición. Además, si propones ayudar a la empresa a cambiar la marca, entonces otras personas de la empresa pueden estar en contra. Necesitas identificar la oposición anticipada y luego contrarrestarla. Puedes hacer lo siguiente: [18] X Fuente de investigación
- Sintetiza la oposición anticipada.
- Habla de la probabilidad de que surja oposición.
- Elabora contraargumentos.
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Añade una conclusión. En la conclusión, debes reiterar los beneficios de tu propuesta. También puedes incluir un plazo para que el cliente potencial responda y te contrate. [19] X Fuente de investigación Sin embargo, algunos negocios han omitido los plazos, así que debes fijarte en otras propuestas de negocios usadas en la industria para saber qué es lo que se considera estándar. [20] X Fuente de investigación
- También recuerda animar al cliente a ponerse en contacto contigo si tiene preguntas y a visitar tu página web si desea ver más información acerca de tu negocio.
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Incluye referencias. Si haces referencia a estudios o a otras fuentes en la propuesta de negocios, entonces tendrás que citarlos al final. Debes usar un estilo de formato conocido, como el estilo de la Asociación Americana de Psicología.
- Incluir una lista de fuentes permite al cliente encontrar fácilmente la información a la que haces referencia y verificar cuidadosamente que esta sea precisa.
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Revisa tu propuesta de negocios. Haz a un lado el bosquejo por uno o dos días, y luego revísalo. Busca errores tipográficos y palabras omitidas. Para descubrir los errores tipográficos y las palabras faltantes, puedes leer el documento empezando por el final. Lee la última oración y luego lee la oración previa. Asciende gradualmente hasta el principio.
- También presta mucha atención a los números y asegúrate de que sean precisos. [21] X Fuente de investigación
- También debes revisar la solicitud de propuesta y cualquier otra correspondencia. Asegúrate de que la propuesta de negocios no omita ninguna solicitud del cliente.
- Si es necesario, acorta la propuesta. De manera ideal, una persona debe ser capaz de leer la propuesta de negocios en ocho minutos. Si toma más tiempo, entonces trata de pasar todo el material que puedas al apéndice.
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Referencias
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- ↑ https://www.entrepreneur.com/article/21834
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- ↑ https://business.tutsplus.com/tutorials/how-to-write-a-winning-business-proposal--cms-25755
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- ↑ https://blog.bidsketch.com/articles/how-to-write-a-business-proposal/
- ↑ http://writing2.richmond.edu/writing/wweb/business/proposals.html
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- ↑ http://fitsmallbusiness.com/how-to-write-a-business-proposal/
- ↑ http://writing2.richmond.edu/writing/wweb/business/proposals.html
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- ↑ http://fitsmallbusiness.com/how-to-write-a-business-proposal/
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