Cómo escribir una propuesta formal

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Coescrito por Dave Labowitz

Referencias

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“Propuesta formal” es una frase que tiene dos significados diferentes. En el contexto de los negocios, una propuesta formal es un tipo de oferta elaborada para proveer un producto o servicio. En el mundo académico, una propuesta formal es una guía para llevar a cabo algún tipo de investigación. Este artículo te enseñará cómo escribir ambas.

Método 1
Método 1 de 3:

Escribir una propuesta de negocio

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    Muchos negocios o agencias gubernamentales enviarán una SDP cuando requieran obtener bienes o servicios. Por ejemplo, una compañía que está siendo demandada podría publicar varias SDP para distintas firmas de abogados, planteándoles que envíen una propuesta de negocio. De manera alternativa, una agencia gubernamental puede divulgar una SDP cuando necesite comprar algunos productos o materiales. La SDP generalmente contendrá detalles que debes entender plenamente antes de diseñar tu propuesta de negocio. [1]
    • Asegúrate de que le puedes proporcionar al cliente lo que requiera para satisfacer las necesidades tal como están encuentran descritas en la SDP. Por ejemplo, tienes que poder cumplir con el presupuesto, requerimientos del cronograma y cualquier otra especificación que el cliente establezca.
    • Puedes enviar una propuesta formal sin esperar a que haya una SDP. Si consideras que algún negocio podría hacer uso de tus servicios, puedes ponerte en contacto con ellos por iniciativa propia y enviarles tu propuesta formal de manera independiente.
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    Tu propuesta debe hacer frente a las necesidades reales del cliente. Para escribir una propuesta robusta será de utilidad al cliente y que te ayudará a lograr que te asignen el trabajo, debes entender la ocupación del cliente y la necesidad que vas a cubrir. De ser posible, debes contactar a alguien en la compañía para obtener información. Si la SDP es competitiva, ellos pueden estar limitados en la cantidad de información que pueden proveer. Sin embargo, debes hacer el esfuerzo e intentar conseguir las respuestas para algunas de estas preguntas: [2]
    • Averigua si ya se han hecho intentos para hacer frente al problema. Si este es el caso, ¿por qué fracasaron?
    • Consulta qué criterios empleará el cliente a la hora de evaluar una propuesta de negocio.
    • Averigua si la compañía tiene cualquier prioridad especial que tú debas tener en cuenta.
    • Consulta acerca de las políticas operativas de la compañía. Tu propuesta debe ser congruente con estas políticas.
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    Tu propuesta debe incluir una hoja de presentación a modo de portada. La hoja de presentación debe incluir la siguiente información: [3]
    • tu nombre
    • el nombre de tu compañía
    • el nombre de la persona a la cual le estas enviando la propuesta
    • la fecha en la que envías la propuesta
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    La propuesta formal que envías debe identificar un problema y proponer una solución. Comienza identificando el problema que tiene el cliente por medio de un lenguaje simple y claro. [4] Aclara por qué el cliente debe entender que tu comprensión acerca de la situación actual es evidencia de que hay un problema. [5]
    • Por ejemplo, una propuesta para brindar asesoría legal podría comenzar con la siguiente introducción: “Estamos al tanto del litigio que se haya a la espera de llevarse a cabo en relación con la adquisición que hizo su empresa de la Corporación XYZ. Presentamos esta propuesta para proveer los servicios legales que usted necesita”. [6]
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    A menos que estés dando respuesta a una SDP, es posible que debas proveer unos antecedentes o trasfondo para explicar el motivo por el cual envías la propuesta. Por ejemplo, quizás debas señalar lo siguiente: [7]
    • Intentos previos fallidos.
    • Si alguien te solicitó escribir la propuesta de negocio.
    • Cómo te involucraste con el proyecto o te pusiste al tanto del problema.
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    Cualquier terminología industrial específica u otros términos técnicos que utilices en la propuesta deben estar claramente definidos. En la medida de lo posible, debes escribir en un lenguaje claro y simple, aunque en ocasiones alguna terminología técnica pueda ser necesaria. [8] Por ejemplo, podrías enviar tu propuesta a alguien en un departamento de ventas que conozca los tecnicismos de la industria, pero la decisión final puede provenir de una persona del área administrativa que no esté familiarizada con estos.
    • Primero puedes elaborar un borrador de la propuesta de negocio y después revisarlo con tal de identificar cualquier término que pueda ser confuso para el lector.
    • De igual forma, define los términos si los estás usando de una manera específica. Por ejemplo, el término “año fiscal” puede ser definido de muchas maneras, dependiendo del tipo de negocio del que se esté hablando.
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    Después de que inicias con la descripción del problema, dile al lector de qué manera lo resolverás. Brinda tanto detalle como te sea posible. [9] Por lo general, la solución que propones tendrá el propósito de que la compañía te contrate o para que compre tu producto.
    • Por ejemplo, puedes proponer: “Contabilidad ACME se especializa en servicios de administración de nóminas para negocios pequeños y medianos que se encuentran en crecimiento. Podemos brindar un completo servicio en las siguientes áreas: mantenimiento del libro de contabilidad, inventario y balance de cuentas, declaraciones tributarias de fin de año y resúmenes, y verificación estándar de periodos retributivos”. [10]
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    Ya sea que estés sugiriendo algo que el cliente no había considerado hasta el momento, si presentas una propuesta que no había sido solicitada, o te encuentras compitiendo con otras compañías, al responder a una SDP. En cualquier caso, tienes que explicar por qué la solución que presentas en tu propuesta es la mejor opción para el cliente. Quizás desees utilizar viñetas para resaltar las principales ventajas. Los beneficios comunes incluyen ahorro en costos para el negocio, confidencialidad y experiencia profesional.
    • Provee evidencia para justificar los beneficios que enunciaste. Por ejemplo, si tienes estudios o información de la industria que apoye tu propuesta, debes incluirlos en esta. [11]
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    Incluye un cronograma para indicar los tiempos en que se finalizarán las tareas clave de tu propuesta. [12] Durante la etapa de la propuesta, se entiende que los detalles pueden cambiar en el futuro, pero es importante darle al lector alguna idea acerca de cómo procederías al momento de ejecutar tu propuesta.
    • Haz énfasis en algunos acontecimientos importantes. Por ejemplo, si propones remodelar una tienda, debes incluir tu fecha de inicio y de culminación, así el cliente sabrá cuándo la tienda podrá retomar actividades. [13]
    • Incluye una advertencia en la que indiques que tu cronograma es un estimado y puede depender de otros factores por fuera de tu control. Por ejemplo, una propuesta elaborada para un trabajo de construcción puede retrasarse debido a la necesidad de obtener permisos del gobierno local o depender de la gestión de un subcontratista.
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    El cliente necesita conocer si puede pagar tus servicios, por lo que el presupuesto puede ser la parte más importante de tu propuesta. Puede que también estés compitiendo contra otras compañías que intentan conseguir el mismo trabajo. Debes incluir información acerca de tarifas. Sé conservador. Por ejemplo, puede que desees sumar el presupuesto anticipado y después multiplicarlo por 1,5 para dar cuenta de cualquier circunstancia imprevista. [14] Incluye una cláusula de exención de responsabilidad manifestando que los números son solamente estimados. [15] Algunos detalles que puedes elegir para incluir son:
    • costos de puesta en marcha o costos iniciales
    • costos de mano de obra
    • costos de suministro
    • gastos mensuales corrientes
    • costos de mantenimiento
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    Si tu propuesta sentará las bases de un acuerdo contractual entre el cliente y tú, debes incluir términos clave de contratos. Por ejemplo, puedes incluir información tal como la siguiente: [16]
    • Cuánto se paga al momento de la firma del contrato: “Pago del 50% una vez firmado”.
    • Sanciones o intereses fijados en caso de haber pagos fuera del plazo: “Se fijará un cargo adicional de $50 por pago atrasado a cualquier cuenta sobrevencida”.
    • Tus políticas de cancelación: “El contrato puede ser cancelado por cualquier razón previa notificación por escrito a la empresa con una antelación de 90 días. No hay penalidades por pago anticipado”.
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    Con tal de que seas seleccionado para proveer el servicio o producto en cuestión, el cliente debe tener seguridad de que tú puedas llevar a cabo los objetivos e implementar el plan de negocios. [17] Describe uno o más proyectos similares en los cuales has trabajado y describe los logros que alcanzaste.
    • Cerciórate de no incumplir ningún acuerdo de confidencialidad que puedas tener con otros clientes. No obstante, puedes describir tus experiencias previas en términos generales. Por ejemplo, podrías escribir, “De manera satisfactoria brindé servicios de administración de nóminas a 20 empresas de tamaño mediano (con 25 a 100 empleados) durante los últimos cinco años”.
  13. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/c\/ce\/Write-a-Formal-Proposal-Step-13.jpg\/v4-460px-Write-a-Formal-Proposal-Step-13.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/ce\/Write-a-Formal-Proposal-Step-13.jpg\/v4-728px-Write-a-Formal-Proposal-Step-13.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Es posible que tú o tu compañía no puedan hacerse cargo de todo lo que se requiere para satisfacer las necesidades del cliente. Bajo estas circunstancias, debes explicar de qué manera obtendrás el apoyo necesario de otras fuentes. Además, explica cómo garantizarás la competencia de cualquier otro trabajador para completar las tareas que les son asignadas.
    • De ser posible, debes incluir las hojas de vida junto con la propuesta de negocio. [18]
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    Si tu propuesta hace referencia a estudios, reportes escritos, compilaciones de información u otras fuentes, debes presentarlas al final. Dales formato empleando un estilo conocido, por ejemplo APA. [19]
    • La inclusión de una lista de fuentes le permite al cliente verificar de manera sencilla tu información.
    • Incentiva al cliente a que se ponga en contacto contigo si tiene preguntas. Proporciona tu sitio web, en caso de que el cliente desee acceder a más información acerca de tus negocios.
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Método 2
Método 2 de 3:

Escribir una propuesta académica

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  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/49\/Write-a-Formal-Proposal-Step-15.jpg\/v4-460px-Write-a-Formal-Proposal-Step-15.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/49\/Write-a-Formal-Proposal-Step-15.jpg\/v4-728px-Write-a-Formal-Proposal-Step-15.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    A menos que estés en una clase en la cual un tema específico te es asignado, tendrás que elegir el tema de tu investigación. Este paso no se debe basar únicamente en tus intereses y experiencia, sino que también en una necesidad académica para responder a una pregunta en particular. Ten en cuenta las siguientes preguntas a la hora de seleccionar tu tema: [20]
    • ¿Qué temas te interesan lo suficiente como para que investigues y escribas acerca de ellos?
    • ¿El tema es lo suficientemente importante? ¿Por qué?
    • ¿Qué problemas o preguntas académicas sin resolver va a responder tu investigación?
    • ¿De qué manera tu propuesta se apoya en investigaciones que ya han sido realizadas?
    • ¿Puedes completar la investigación en el tiempo asignado?
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    Antes de siquiera comenzar a escribir, debes tener un plan para tu proyecto y propuesta escrita. Al elaborar un bosquejo, le estarás dando a la investigación una dirección y un propósito. En general, la mayoría de propuestas académicas deben incluir las siguientes secciones: [21]
    • introducción
    • antecedentes e importancia
    • revisión de literatura
    • diseño y métodos de investigación.
    • conclusiones
    • bibliografía
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    Esta será la sección que presenta la propuesta básica y explica el tema que buscas investigar. Mencionarás el tema y los métodos de investigación que planeas utilizar. También debes explicar por qué este tema es lo suficientemente importante para ser considerado como un tema de investigación. [22] In the introduction, consider the following questions:
    • ¿Cuál es el campo principal de tu investigación?
    • ¿Cuál es el tema de estudio específico relacionado con ese problema?
    • ¿Qué métodos emplearás en el análisis del problema de investigación?
    • ¿Por qué esta investigación vale la pena? ¿Cuál es su relevancia?
    • ¿Por qué alguien que evalúe tu propuesta estaría interesado en los resultados de tu investigación?
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    Esta es la sección de tu propuesta que abordará el motivo por el cual ejecutarás tu proyecto. Aclara el contexto académico en el que se desarrollará tu investigación propuesta. Provee algunas bases de trabajos que ya han sido desarrollados sobre tu tema en particular y hasta qué punto estos fueron conducidos. Discute de qué manera avanzarías desde allí y por qué los tópicos que propones merecen el esfuerzo que les dedicarás. [23] En esta sección, abordarás:
    • El problema principal de investigación. Explica el propósito de tu estudio más allá de la breve introducción con la cual comenzaste.
    • La justificación del estudio que propones. Explica por qué es valioso llevar a cabo este proyecto. Anticípate y explica por qué cualquiera se interesaría acerca de los resultados de tu proyecto.
    • Los aspectos más importantes o los problemas que serán abordados por tu investigación. Examina las maneras en las cuales tu propuesta se construye a partir de supuestos y creencias previas acerca del tema en particular.
    • Explica de qué manera tienes programado llevar a cabo la investigación. Especifica las fuentes principales que emplearás y la contribución de estas a la hora de realizar tu análisis.
    • Enfoca tu investigación. Establece los límites que tendrá tu proyecto en particular. Si hay aspectos relacionados que particularmente no abordarás, explica cuáles son esos.
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    Ya sea que tu propuesta consista en una investigación científica llevada a cabo en un laboratorio, que sea una investigación fisiológica que consista en la observación de sujetos humanos, o en el análisis de literatura o de historia particular, estarás apoyándote en alguna literatura académica a modo de base conceptual. Esta sección de tu propuesta tiene el objetivo de explicar la mencionada literatura académica y los efectos que tiene en el desarrollo de tu proyecto. Tienes que ubicar tu investigación en una contexto más amplio y mostrar cómo aportas en el avance de trabajos anteriores o cómo los contradices. [24]
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    En esta sección, tienes que explicar de manera muy detallada qué es lo que tienes pensado hacer y por qué tu propuesta merece la pena de ser realizada. Esta es la sección más valiosa a la hora de convencer a tu lector de que tu propuesta no es solamente benéfica, sino que también está bien planeada y merece la pena ser ejecutada. Tienes que demostrar que sabes qué es lo que estás haciendo y que tu propuesta es la mejor manera para resolver los interrogantes que has presentado en secciones anteriores. Incluye los siguientes detalles: [25]
    • Las tareas y pasos específicos que realizarás. Con cada paso incluye una descripción de las razones de este y cómo ese paso aportará al desarrollo del proyecto visto como un todo.
    • Comparaciones con otras investigaciones previas. Si durante tu revisión de literatura académica hallaste otros proyectos o investigaciones similares, debes discutir de qué manera tus métodos diferirán de los empleados previamente. Explica por qué la diferencia es importante y qué pretendes mostrar por medio del empleo de tu metodología.
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    Parte de la responsabilidad de elaborar una propuesta formal incluye el reconocer las limitaciones o problemas que puedas enfrentar. Naturalmente, quieres que tu propuesta sea aceptada. Sin embargo, no querrás ser aceptado y que después aparezcan problemas que tomen por sorpresa a tus supervisores o a quienes te están apoyando. En esta sección debes mencionar lo siguiente: [26]
    • Materiales y presupuesto. Si necesitas apoyo financiero para el desarrollo de tu investigación, esta es la sección en la cual debes incluir un presupuesto. Proporciona una lista de los materiales que utilizarás y explica por qué estos son esenciales para llevar a cabo tu trabajo. Si otros materiales de menor precio están disponibles, explica por qué propones utilizar los que señalas en tu lista de materiales. Ten en cuenta cualquier tipo de limitación que haya sido impuesta para la aprobación de cualquier propuesta.
    • Reconoce los problemas potenciales que haz anticipado. En la fase inicial, debes tener en cuenta las dificultades que puedan surgir. Menciónalas aquí junto con la manera en que crees las abordarías en caso de que se presenten.
    • Proporciona un cronograma.
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    Repite la necesidad, tal como tú la comprendes, de llevar a cabo esta investigación. Resume los puntos principales de tu propuesta y diseño de proyecto. Transmite el mensaje al lector que tu propuesta colaborará en el avance hacia la resolución de una importante pregunta académica y explica por qué es así. Quieres que el lector llegue a la misma compresión, creencia y pasión acerca de tu tema de investigación. [27]
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    Sigue cualquier formato que se te haya asignado o que sea el usual para la presentación de documentos en tu institución educativa. Puedes incluir una lista de referencias o una fuente bibliográfica completa. En cualquier caso, el propósito es el de justificar tu propuesta y permitirle al lector revisar e inclusive verificar la validez de diferentes secciones de tu propuesta en la medida que sea necesario. [28]
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Método 3
Método 3 de 3:

Consejos para tener presente a la hora de elaborar cualquier tipo de propuesta formal

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    Tu propuesta debe ser fácil de entender y poseer un aspecto firme. A menos de que la SDP o tu instructor especifique algo diferente, debes usar una fuente clara y legible, que posea un tamaño y estilo que sea cómodo para el lector. Por lo general, Times New Roman en tamaño 12 muestra un aspecto firme y profesional.
    • También puedes revisar modelos de propuestas usados en tu industria. Haz una búsqueda en internet con las palabras “propuesta modelo” agregando algunos detalles acerca de tu campo particular de negocios.
    • También puedes encontrar en línea plantillas de propuestas de negocios. Al utilizar una de estas plantillas puedes hacer que tu propuesta tenga un aspecto profesional. [29]
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    Si tu propuesta es extensa o complicada, debes ofrecer una síntesis de lo que sigue a continuación de la introducción. [30] Podrías resumir las partes que siguen a la introducción.
    • Por ejemplo, puedes escribir “Esta propuesta de negocio tiene cuatro partes. Después de esta introducción, brindamos la solución propuesta, el cronograma y una explicación de los beneficios en la Sección II. En la Sección III, proporcionamos un presupuesto detallado y una serie de términos contractuales estándar. Finalmente, en la Sección IV, resumimos nuestra experiencia y ratificamos que la solución que proponemos corresponde a la línea de conducta adecuada”.
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    A menos que el tiempo del que dispongas sea crítico, deja de lado tu borrador por uno o dos días y después revísalo. Busca errores de tipografía y palabras demasiado complejas. De igual forma, presta una cuidadosa atención a tus cifras y asegúrate de que sean precisas. [31]
    • También debes revisar la SDP nuevamente, junto con cualquier correspondencia relevante. Cerciórate de que tu propuesta contenga todo lo que el cliente solicitó que abordaras.
    • De ser necesario, reduce la extensión de la propuesta. Lo idóneo es que cualquier persona pueda leer tu propuesta en ocho minutos. Si toma más tiempo, entonces procura mover parte del material a la sección de anexos.
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Consejos

  • Tu propuesta debe ser mecanografiada, impresa a todo color y destinada a ser una presentación. La mayoría de los proveedores para oficinas pueden hacer trabajos de encuadernación de las propuestas por un costo mínimo.
  • Las propuestas formales tienen con frecuencia de 25 a 50 páginas. Esta es una tarea demandante que pronostica posteriores trabajos más largos y demandantes.
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Referencias

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  2. ↑ https://www.entrepreneur.com/article/21834
  3. ↑ http://articles.bplans.com/whats-the-best-business-proposal-format/
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  3. ↑ https://www.thebalance.com/how-to-write-a-business-proposal-2951436
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  5. ↑ http://fitsmallbusiness.com/how-to-write-a-business-proposal/
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  10. ↑ http://content.bfwpub.com/webroot_pubcontent/Content/BCS_4/Hacker7e/Model%20papers/Hacker-Rata-APA-BusProposal.pdf
  11. ↑ http://libguides.usc.edu/writingguide/researchproposal
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  20. ↑ https://business.tutsplus.com/tutorials/how-to-write-a-winning-business-proposal--cms-25755
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