Cómo escribir una propuesta para la gerencia

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Escribir a la gerencia es útil si deseas proponer mejoras de procedimientos, posibilidades de ingresos adicionales o formas de ser más rentable. También podrías escribir una propuesta si te das cuenta de algo que consideras que se debe cambiar. Si quieres escribir una propuesta para la gerencia de tu empresa, tómate el tiempo de recopilar la información necesaria. Comparte tus ideas con tus compañeros de trabajo para ver si están de acuerdo. Dirígete a la gerencia con mucho tacto.

Parte 1
Parte 1 de 2:

Elaborar la propuesta

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    Ya sea que quieras escribir sobre modernizar operaciones o reducir costos, determina cuál es el problema clave. A menudo la idea podría estar clara para ti. No obstante, si tratas de tener un impacto o de solucionar el problema, sé observador.
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    Antes de escribir una propuesta, asegúrate de revisar toda la información. Habla con las personas relevantes, ya sean compañeros de trabajo, gerentes o clientes. Lee sobre empresas similares y mira lo que hacen de manera distinta.
    • Por ejemplo, si piensas que la gerencia debe cambiar su servicio de comidas, habla primero con el personal de cocina. ¿Qué piensan ellos? ¿Han trabajado en otros lugares con distintos servicios de comidas? ¿Qué piensan tus compañeros de trabajo? Tal vez tu descontento se trate de un asunto de gusto personal y no de calidad.
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    Describe lo que pasa en la actualidad para empezar tu propuesta. Incluye toda la información relevante (personas involucradas, fechas, lugares). En esta parte no emitas un juicio y, por el contrario, solo explica las cosas tal como son.
    • Por ejemplo, podrías escribir “La empresa X ha estado empleando el servicio de comidas Y durante los últimos siete años. En ese periodo, el número de entradas disponibles ha disminuido de cinco a dos. Asimismo, la cantidad de productos aptos para vegetarianos también ha disminuido en algunos días y ahora no hay ninguno”.
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    Una vez que identifiques el problema, escribe específicamente lo que propones hacer. Apunta con tu idea clave. Muestra que tus resultados se basan en tu investigación.
    • Por ejemplo, podrías escribir “Yo recomiendo que la empresa X cambie de proveedor. La empresa X tiene muchas otras opciones de servicio de comidas. Los servicios de comidas W y Z ofrecen menús más variados y tienen costos comparables con los de nuestro proveedor existente. Asimismo, el servicio de comidas Z podría satisfacer mejor las necesidades de nuestro personal dado que ofrece diariamente entradas sin gluten, veganas y vegetarianas. El servicio de comidas W ofrece menos productos específicos para veganos; sin embargo, también podría ser una buena elección. Una encuesta que se realizó en el 2011 mostró que el 40 % de nuestros empleados era vegetariano, que el 10 % era vegano y que el 2 % consumía productos sin gluten”.
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    Describe cada paso y sus costos o tiempos de implementación relacionados. Sé claro con lo que sabes y con lo que falta ver. Considera escribir pasos numerados y luego ofrece más detalles. No sobrestimes el valor de tu cambio, pero sí sugiere los resultados que consideras que podrían haber. Por ejemplo:
    • “Para cambiar de servicio de comidas necesitaremos lo siguiente: 1. Finalizar nuestro contrato con el servicio de comidas Y; 2. Pedir a los servicios de comidas W y Z que ofrezcan degustaciones de prueba; 3. Elegir a una de las empresas; 4. Firmar un contrato con la empresa elegida. Los costos deben ser comparables con los costos actuales del servicio de comidas Y. Siempre que demos por finalizado el contrato con el servicio de comidas Y, no debe haber sanciones financieras. Asimismo, si a nuestros empleados les gusta más la nueva comida, la satisfacción de ellos en el lugar de trabajo probablemente mejorará”.
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    Muestra tu conocimiento de los posibles obstáculos a tu plan. ¿Habrá resistencia entre los empleados? Por ejemplo, a algunas personas les podría gustar el servicio de comidas actual. ¿Podrías tener que convencer a una agencia gubernamental de que tu nueva idea de producto es segura? Habla de las pasos que podrías tomar para convencer a los demás de tu proyecto.
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    Si el cambio requiere la compra de materiales o la contratación de nuevos empleados, inclúyelo después de los pasos. También menciona el tiempo necesario ya que también es un recurso. Crea una lista de verificación de cosas. Por ejemplo, podrías escribir:
    • “Se necesita: subcomité para evaluar el servicio de comidas (cuatro personas de distintas áreas de la empresa), 2 horas para degustar, 3 horas para escribir el informe”.
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    Sin importar el cambio que pienses implementar, repítelo una vez más al final. Trata de nuevo los tres puntos principales y luego ofrece una conclusión. Piensa en eso como si fuera un resumen ejecutivo. Por ejemplo:
    • “Como lo demuestra esta propuesta, el servicio de comidas Y ha reducido su oferta de entradas durante los últimos siete años. Los servicios de comidas W y Z ofrece opciones más diversas a precios comparativos. Recomiendo que hagamos degustaciones de prueba con esos servicios de comidas a fin de elegir a un nuevo proveedor de comidas para esta oficina. A su vez es probable que esto aumente la satisfacción y retención de empleados”.
    • Menciona los beneficios cuantitativos o monetarios específicos. Por ejemplo, ¿tu innovación reducirá los costos? Menciónalo.
    • Resume los beneficios cualitativos. Algunas veces una empresa se beneficia de formas que no se puede cuantificar con números o datos concretos. Si aumentarás la felicidad de los empleados, menciónalo. Estas mejoras pueden ser simplemente tan valiosas como las cuantitativas.
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    Preferiblemente pídele a un compañero de trabajo que lea tu propuesta y que te dé su opinión. Tal vez esté de acuerdo. Si no es así, piensa en sus objeciones. Si piensas que son válidas y que tal vez anularán tu propuesta, considera revisarla. Por el contrario, si ves la validez de sus puntos pero estás en desacuerdo, coloca sus opiniones en tu sección de objeciones.
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    Una vez que hayas hecho tu propuesta y que un amigo la haya leído, revísala para ver la fluidez, gramática, precisión y cantidad de palabras. No tendrás que hacer una propuesta muy larga o los gerentes tal vez no la lean. Procura escribir de una a dos páginas si es posible.
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    Una vez que consideres que tu propuesta está lista, determina a qué persona debes enviársela. En algunas organizaciones es claro quién está a cargo y toma las decisiones. En otras empresas que tienen una estructura más lateral, puede ser más difícil saber quiénes son las personas que toman las decisiones importantes. Investiga un poco a fondo a tu empresa a fin de determinar quién es la persona correcta.
    • Una vez que sepas quién es esa persona, averigua si es posible tener una reunión personal. Algunas veces las personas responden mejor a las solicitudes de cambio cuando se habla frente a frente. De lo contrario, envía una copia en papel o, si no es posible, un correo electrónico.
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