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Los empleados de tu empresa son como un equipo; si están dispuestos a trabajar juntos, en lugar que uno en contra de otro, habrá más posibilidades de que tu negocio tenga éxito. Evaluar el trabajo en equipo en tu empresa implica encontrar los problemas existentes en cuanto a la comunicación y al flujo de trabajo y resolverlos tan pronto como sea posible. Empieza evaluando el trabajo en equipo actual de los empleados de tu empresa. A continuación encontrarás instrucciones detalladas, junto con algunas sugerencias para volver a capacitar al personal de ventas si fuera necesario.
Pasos
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Empieza con los conceptos básicos. Evalúa cuáles son tus expectativas y cuáles son los requisitos que necesitas. Puedes incluir la cantidad de objetivos que desees, como facilitar los procesos internos, incrementar las ventas, reducir el remplazo de personal y motivarlo. También puedes hacer que tu empresa sea conocida en el mercado por desarrollar equipos eficientes y profesionales. Escribe todas las ideas, sin comprometerte innecesariamente, sin juzgar, ni burlarte de las sugerencias.
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Mantén una lista confidencial de todos los aspectos que planeas modificar; en esta etapa servirá para ver cómo puedes mejorar los procesos, como por ejemplo encontrar maneras de implementar mejores tecnologías. Luego, toma en cuenta las formas en las que puedes implementar estas ideas. Recurre a esta lista después de seguir los siguientes pasos.
Sé pragmático , de modo que si, en el mejor de los casos, el equipo de trabajo ya es bueno, los clientes estarán contentos y no existirán problemas evidentes, entonces no habrá razón alguna para cambiar por el simple hecho de cambiar. -
Habla con los miembros del equipo. Primero en grupo, y luego de forma individual, así podrás conocer sus impresiones, inquietudes, objetivos y ambiciones con respecto a sus progresos y obstáculos en sus trabajos y puestos, en lo referente al ambiente laboral y a sus experiencias.
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Identifica cualquier problema "oculto" que no te hayan informado. Si percibes que no te están contando la versión completa, entonces vuelve a reunirte con cada empleado para que te brinden sus opiniones; un ejemplo para acercarte más al problema podría ser: "Me informaron que podría haber problemas con el software de control de mercancía, ¿Esto te ha ocasionado algún inconveniente? ".Si la respuesta se parece a: "El software está bien, pero la gente no está ingresando a la base de datos correctamente"; entonces acabas de encontrar que existe un problema, así como dónde puede estar; de modo que deberás volver a capacitar al personal y realizar un control de calidad de la base de datos.
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Escucha con atención. En ocasiones podrás leer entre líneas cuando un empleado intente ser "diplomático" con respecto a algo por lo que puedan "llamarle la atención o incluso despedirlo".
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Identifica los retos que estén enfrentando los empleados. Habrán muchos que son obvios, factores que son predecibles; pero también habrán otros imperceptibles. Toma en cuenta que además de los problemas que probablemente existan en la empresa, existen también otros que ocurren en la vida privada de los empleados que pueden reflejarse en el lugar de trabajo, haciendo que el empleado muestre cansancio, irritabilidad, o preocupación. Algunos problemas internos comunes son: chismes con respecto a las políticas de la empresa, poco conocimiento o desactualización sobre los productos o la empresa, deficiencias en la atención al cliente, falta de experiencia, sistemas y equipos antiguos o desactualizados, equipos de servicio o productos defectuosos, y vías de comunicación deficientes o falta de información necesaria e importante.
- En caso que haya poco conocimiento del producto, organiza seminarios de capacitación sobre los productos. Si vendes productos, muchos fabricantes y proveedores estarán dispuestos a llevar a cabo las capacitaciones de forma gratuita, pues esto fortalecerá las relaciones de negocios para ambas partes.
- En cuanto a las políticas de la empresa, este aspecto es el más complicado en las relaciones de trabajo. La forma más dañina en la que un empleado puede molestar a otro es utilizando acciones negativas muy sutiles, u omisiones, con la finalidad de hacer las cosas más difíciles para otros miembros del equipo. La persona que es víctima de estas actitudes negativas, con el tiempo podría llegar a sentir gran frustración e incluso llevarlo a buscar otro trabajo. En estos casos, es mejor separar a los miembros más importantes del equipo, de modo que no estén en el mismo ambiente; si esto no es posible, trata directamente con la persona que ocasiona los problemas y evalúa si la mejor opción es un consejo, una advertencia, o volver a capacitarlo. Si tu empresa aún no cuenta con un código de conducta, es hora de elaborar uno. Sin duda, el proceso para desarrollar uno puede ser una experiencia liberadora para el personal que lo ve como una oportunidad para buscar formas de prevenir y lidiar con comportamientos que entorpecen el trabajo. Las políticas de trabajo es uno de los primeros temas en los que se debe trabajar pues se aplicará a todos los trabajadores.
- Puedes organizar capacitaciones para los nuevos empleados, o para aquellos con un bajo nivel de capacidades; como aquellos que se demoran en procesar cotizaciones o en devolver llamadas, o aquellos que no tienen un buen trato con el cliente. Elige capacitaciones que contengan varias actividades de juego de roles que puedan realizarse de manera individual o en grupos. El juego de roles ayudará a que estos empleados aprendan nuevas formas de enfrentar aquello que les parece desafiante. Si es posible, haz que los empleados con menos experiencia trabajen con colegas con más experiencia, de modo que uno pueda transmitir sus conocimientos al otro.
- En el caso de problemas personales fuera del ambiente de trabajo, existe muy poco que puedas hacer al respecto, aparte de ofrecerle cualquier servicio con el que cuenta la empresa, como consejería o asistencia para empleados. Es importante apoyar tanto como sea posible a los trabajadores que estén pasando por dificultades, y encontrar formas de hacer que su horario de trabajo sea más flexible para reducir así la presión en el trabajo y el hogar. Un trabajador que recibe flexibilidad y apoyo para superar una etapa difícil será leal y trabajará duro cuando se recupere de esta etapa.
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Con frecuencia busca oportunidades para verificar si los procedimientos y sistemas existentes se están utilizando y que realmente están funcionando. En ocasiones los sistemas pueden estar en el lugar, pero no estar funcionando; de modo que los empleados están trabajando alrededor del sistema y no con el sistema para que la gestión sea exitosa. Además, esto puede reducir la productividad en todos los empleados, e incrementar así los niveles de frustración (el ingenio, la voluntad del equipo y la capacidad de resolución pueden simplemente esfumarse). Los problemas de fallas en la comunicación o en los sistemas operativos que entorpecen el trabajo de los empleados, o que hacen que realicen sus tareas con desgano, deben resolverse tan pronto como sea posible.
- Si al parecer no son los equipos lo que está fallando, pregunta de forma individual a los trabajadores que inquietudes tienen sobre el sistema o por qué la comunicación no se da con fluidez. Esto quizá deba realizarse fuera de las oficinas, en un café o en algún lugar neutral donde puedas preguntarlo discretamente.
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Invierte en mejorar el diseño de la infraestructura y equipos. Los corredores pequeños y las instalaciones antiguas pueden perjudicar moralmente al equipo y además ahuyentar e incomodar a los clientes. Aunque esto pueda no parecer una prioridad, será una inversión, es mejor realizar un gasto pequeño para resolver un problema pequeño, que tener que hacer un enorme gasto para solucionar un problema enorme.
- Verifica los elementos ergonómicos del lugar de trabajo de cada colaborador.
- Supervisa la interacción entre empleados y clientes. ¿La interacción se favorece o perjudica con los muebles, mostradores, diseño de la construcción, etc.?
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Instala un sistema de sugerencias y comentarios para los colaboradores. Cualquier sugerencia (como una solicitud de remodelación, un idea de diseño, o algo más) debe tener una retroalimentación, ya sea que sí se pueda llevar a cabo, o no. Fomenta las sugerencias del equipo, así como sugerencias individuales, ya que pueden reflejar debates previos y compromiso que puede favorecer a tu empresa.
- Naturalmente, por diversas razones, no siempre se podrá implementar todas las ideas. Pero la retroalimentación demuestra que sí estás escuchando a los colaboradores, y se puede dar un acercamiento brindando otras ideas; además, al responder demuestras que estás abierto a nuevas ideas, y que el sistema se utilice de manera justa. Por otro lado, puedes implementar una versión modificada de algunas sugerencias, en lugar de no hacer nada.
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Siempre busca opiniones. Siempre que sea posible, pide una opinión a tus clientes, ya sea a través de una encuesta virtual u otro método de encuesta, en caso no les puedas preguntar directamente. Consulta con varios líderes y miembros de equipos. Consulta con asesores independientes, como tu contador, especialistas en desarrollo de negocios, u otras personas relacionadas a la gestión de negocios. Obtener retroalimentación de todos es una medida importante por parte de tu equipo de trabajo como conjunto y para la dirección general de tu negocio. Aunque es imposible complacer a todos, esta es la mejor forma de encontrar nuevas ideas y soluciones.
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Reúne la información que acabas de descubrir y compárala con tus expectativas originales mencionadas en el paso inicial. Es muy probable que tus antiguas expectativas ya no sean relevantes, pero podrías notar algunas paralelas. Lo más útil para un gerente es saber exactamente cuán bien conoce a sus miembros de equipo, colaboradores y compañía antes de mirar todo más de cerca.
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Haz todos los cambios que sean necesarios y continúa monitoreando. Quizá sea evidente, pero la mayoría de los métodos de trabajo en equipo no funcionan simplemente porque no se realiza un seguimiento posterior. Lidera y monitorea la implementación del método para asegurarte de que se lleve a cabo y que funciones tan bien como debería. Podrías necesitar crear un puesto para que una persona sea responsable de este proceso en caso tú no puedas tener contacto directo. Esta persona podría ser un nexo para ti y podría mantener a todos los miembros del equipo actualizados con respecto a los sucesos en la gestión mientras te informa directamente de lo que sucede en el equipo.Anuncio
Consejos
- Existen dos extremos que un gerente debe evitar. Uno es mantener una distancia tan grande con los empleados, que no siempre será posible descubrir los problemas pues la información no llegará a ti. El otro extremo es estar tan envuelto en los asuntos que no siempre será posible ser objetivo y dejar al margen las emociones. En este último caso, es recomendable que haya otro jefe que se encargue de supervisar y estar en las capacitaciones.
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Advertencias
- Con frecuencia no es posible volver a capacitar a un miembro del equipo que siente que puede trabajar como mejor le parezca, sin importar la opinión del cliente o de otros compañeros de trabajo. Si no es posible motivarlo para que mejore, busca en qué áreas de las oficinas internas puede trabajar este colaborador, o si realmente quiere permanecer en la posición que ya está.
- Realizar trabajo encubierto, utilizando un "espía", un cliente falso, o cualquier operación encubierta y agentes secretos constituye un riesgo considerable en un ambiente de una empresa pequeña, dado que podría distanciar a los empleados una vez que sea descubierto. Sin embargo, a veces es la única forma de obtener una visión genuina y espontánea. Utiliza esta estrategia como última opción, ya que con frecuencia es poco fiable si un empleado antagonista finge ser alguien que no es con la finalidad de "escapar del radar".
- Ten cuidado con "dar poderes" a las personas. Es decir, simplemente hablar con los empleados con la finalidad de permitirles que sigan adelante, pero realmente no harán nada para solucionar un problema. Esto se hace comúnmente con la idea de que el permitir que los empleados expresen sus sentimientos arreglará el problema, lo cual podría ayudar a obtener información, pero no solucionará el problema en sí. Al final del día, el empleado podría experimentar un desgaste mental y simplemente no discutir sus problemas.
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Cosas que necesitarás
- Libreta de notas o documento en Microsoft Word para anotar tus objetivos y para realizar comparaciones.
- Tiempo para debatir, realizar consultas y revisar la información obtenida.
Acerca de este wikiHow
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