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Si alguien te decepciona o te ocurre algo decepcionante, es normal que te sientas molesto, frustrado o francamente enfadado. Pero a menudo, la mejor respuesta es mantener la calma y la serenidad para poder expresar tus preocupaciones y decepción de forma profesional. Expresarse profesionalmente no es difícil si se mantiene la cabeza fría y la compostura. Tanto si decides comunicar tu frustración por correo electrónico, como por carta o en persona, se trata de utilizar el lenguaje adecuado y de comportarte correctamente.
Pasos
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Utiliza el correo electrónico para expresar tu decepción sobre un asunto relacionado con el trabajo. Si estás decepcionado con un compañero de trabajo o gerente, el correo electrónico es una gran manera de expresar tu decepción, a la vez que mantienes un registro digital en caso de que se produzcan futuros problemas. También puedes enviar un correo electrónico si te rechazan una posible oportunidad de trabajo. [1] X Fuente de investigación
- Un correo electrónico también es una buena forma de comunicar tu decepción a tu jefe si te ha negado una solicitud de algo como vacaciones o una idea que has sugerido.
- Aunque pueda herir tus sentimientos, siempre es una buena idea enviar un correo electrónico de seguimiento después de ser rechazado para un trabajo.
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Escribe una línea de asunto corta y directa si quieres redactar un correo electrónico original. Sé conciso e indica claramente de qué trata el correo electrónico en el asunto. Evita utilizar una frase larga o un lenguaje grosero para que parezca más profesional y el destinatario lo tome más en serio. Elige un asunto que no supere las cinco palabras y escríbelo en la línea de asunto del correo electrónico. [2] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, si escribes un correo electrónico a un compañero de trabajo sobre un plazo de entrega perdido, podrías incluir una línea de asunto parecida a "Plazo de envío incumplido".
Nota: si respondes un correo electrónico, como uno que te notifica que te han rechazado para un posible trabajo, responde al original en lugar de redactar uno nuevo para tener un registro organizado de tu correspondencia.
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Comienza el correo electrónico con un saludo profesional para establecer el tono. Abre el correo electrónico con un saludo formal para que quede claro desde el principio que es profesional. Elige un saludo que sea apropiado para tu relación con la persona. Por ejemplo, si te tuteas con un gerente llamado Carlos Giménez, podrías empezar tu correo electrónico así: "Querido Carlos". [3] X Fuente de investigación
- Si tienes una relación muy abierta y casual con el destinatario, podrías decir algo como "Hola, Carlos".
- Si le escribes a alguien que no conoces, empieza con "A quien corresponda".
- Para los correos electrónicos de grupo con varios destinatarios a los que quieras dirigirte, simplemente di "Estimados".
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Añade un breve saludo para que el correo sea amistoso. Después de saludar al destinatario, haz que la primera línea del correo electrónico sea un breve comentario o un intercambio agradable que demuestre que eres amable pero profesional. Sé breve y no te pases de dos o tres líneas de charla antes de llegar al meollo del correo electrónico. [4] X Fuente de investigación
- Puedes empezar con algo como "Espero que te vaya bien" o "Espero que este correo te encuentre bien".
- Si la relación con la persona es casual, podrías mencionar un detalle personal como "Espero que te hayas divertido en el concierto del fin de semana pasado".
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Expresa claramente tu decepción en el cuerpo del correo electrónico. Una vez que hayas preparado el escenario del correo electrónico con un saludo y una breve felicitación, ve directamente al grano para expresar tu decepción. Di claramente cómo te sientes, pero mantén un lenguaje formal y evita utilizar el sarcasmo, las amenazas o las blasfemias para parecer lo más profesional posible. Enumera todas tus quejas y mantén el cuerpo del correo electrónico en un solo párrafo si es posible para que se centre en el tema en cuestión. [5] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, si te han rechazado para un posible trabajo, podrías decir algo así como "Siento oír que has decidido ir en otra dirección. Estaba ilusionado con la oportunidad, por lo que me decepciona la decisión de contratar a otra persona".
- Si le escribes a un compañero de trabajo o a un empleado para expresar tu decepción, podrías decir algo como "Me he dado cuenta de que ciertas políticas y procedimientos no se han seguido correctamente. Las políticas existen por una razón, así que es decepcionante saber que se han ignorado".
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Mantén un lenguaje y un tono respetuosos en todo el correo electrónico. Utiliza un lenguaje formal y respetuoso para transmitir tu decepción con claridad sin que el destinatario sienta que lo atacas personalmente. Imagina cómo se percibiría el escrito si lo leyera otra persona o si se hiciera público. Luego, elabóralo para que sea una representación profesional de ti mismo. [6] X Fuente de investigación
- Si envías un correo electrónico a un empleado o a un gerente, es posible que se comparta con otras personas, por lo que es importante que tu escritura sea respetuosa y profesional.
- Por ejemplo, en lugar de decir algo como "No entiendo cuál es tu problema y por qué te niegas a seguir el procedimiento", di algo como "Como hemos discutido previamente, los procedimientos están diseñados para mantener a todos en la misma página, por lo que todos deben seguirlos".
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Concluye el correo electrónico con una nota positiva y una llamada a la acción. Finaliza el correo electrónico al incluir información procesable, como concertar una reunión o invitar al destinatario a acudir a ti si tiene alguna pregunta. Incluye también algunas notas positivas. Menciona las cosas de las que te alegras o elogia a la persona por algo que haya hecho bien para que sienta que no solo la estás reprendiendo, sino que tienes en cuenta sus mejores intereses. [7] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, podrías decir a tu entrevistador "Pero estoy agradecido por la oportunidad de tener una entrevista en tu empresa. Por favor, hazme saber si hay algo disponible en el futuro".
- Si escribes a un empleado o compañero de trabajo, prueba con algo como "Sé que has estado trabajando muy duro en esto. Solo quería poner en tu conocimiento los problemas que estoy teniendo para que puedas estar atento a cualquier problema potencial en el futuro".
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Lee el correo electrónico en voz alta antes de enviarlo para evaluar cómo suena. Tómate un momento para leer todo el correo electrónico en voz alta para que puedas escuchar el tono de la escritura y corregir cualquier error ortográfico o gramatical. Si encuentras algún error tipográfico, ortográfico o de lenguaje, arréglalo. Si el tono es demasiado suave o demasiado duro, modifícalo para que sea profesional pero firme. Cuando estés satisfecho, envíalo a la persona a la que va dirigido. [8] X Fuente de investigación
- También puedes pedir a un amigo o compañero de trabajo que lo lea antes de enviarlo para asegurarte de que suene bien.
- Los errores ortográficos o las palabras faltantes pueden desvirtuar el impacto de tu correo electrónico, así que tómate tu tiempo para corregir el escrito.
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Envía una carta a una empresa o si no has obtenido respuesta. Si estás decepcionado con un producto o el comportamiento de una empresa, escribir una carta formal detallando tu queja es la forma más profesional de comunicarte con ellos. Si no has podido ponerte en contacto con alguien por otros medios, utiliza una carta formal como último recurso para expresar tu decepción y detallar los problemas. [9] X Fuente de investigación
- También puedes utilizar una carta como último intento para demostrar que has intentado ponerte en contacto con alguien para discutir tu problema con él.
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Expresa claramente tu problema en la primera frase. Sea cual sea el motivo por el que estás decepcionado, déjalo claro desde el principio al incluirlo en la primera frase de la carta. Sé directo y conciso, y expón el problema o la queja de forma clara y profesional para establecer el tono de toda la carta. [10] X Fuente confiable Consumer Reports Ir a la fuente
- Por ejemplo, si escribes a una empresa para quejarte de una política que te ha afectado, podrías empezar con "Escribo para expresar mi frustración y decepción con la política de devoluciones de la empresa".
- Si escribes una carta a alguien con quien no has podido ponerte en contacto, puedes empezar con algo como "Escribo esta carta en relación con tu falta de respuesta a mis preguntas sobre mi depósito de seguridad después de no poder ponerme en contacto contigo por teléfono o correo electrónico".
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Utiliza el cuerpo de la carta para añadir detalles e información relacionados con el problema. Una vez que hayas expresado tu decepción y el problema, utiliza el resto de la carta para añadir detalles e información específicos que amplíen la carta y expliquen tu frustración. Menciona los pasos que has dado para resolver el problema, así como los esfuerzos que has hecho para ponerte en contacto con ellos para que te ayuden. [11] X Fuente de investigación
Consejo: si has intentado ponerte en contacto con ellos o te han prometido solucionar tus problemas, menciona las fechas en las que hayas intentado contactarlos o se hayan comprometido a solucionar el problema.
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Evita el lenguaje agresivo, sarcástico o amenazante en la carta. En la carta, mantén un lenguaje y un tono formal y profesional. Nunca utilices palabras malsonantes o amenazantes y evita el sarcasmo para que el escrito parezca lo más profesional posible. [12] X Fuente confiable Federal Trade Commission Ir a la fuente
- Si alguna vez tienes que presentar tu carta para un caso judicial, querrás parecer lo más profesional posible.
- Maldecir o utilizar un lenguaje violento te hará parecer agresivo y poco profesional.
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Incluye copias de cualquier documento relevante para tu queja. Si tienes fotos, contratos o cualquier otro documento que respalde o pruebe tus reclamos, haz una copia de ellos y adjúntalos a la carta. Asegúrate de hacer referencia a ellos para añadir aún más validez a cualquier reclamo que hagas. [13] X Fuente confiable Federal Trade Commission Ir a la fuente
- Por ejemplo, en la carta podrías decir algo como "Adjunto fotos de cómo quedó el producto terminado, que como puedes ver, está lejos de ser satisfactorio".
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Agrega tu información de contacto después de la conclusión. Termina la carta con un párrafo que resuma tus principales preocupaciones y las medidas que te gustaría que se tomaran para resolverlas. Si quieres que la persona o la empresa se ponga en contacto contigo para intentar solucionar el problema o hablar del asunto más a fondo, asegúrate de incluir tu información de contacto al final. [14] X Fuente confiable Federal Trade Commission Ir a la fuente
- Firma la carta con un cierre formal como "Atentamente", "Sinceramente" o "Respetuosamente", seguido de tu nombre.
- Indica el número de teléfono o la dirección de correo electrónico que deseas que utilicen para ponerse en contacto contigo.
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Envía la carta por correo certificado para que la firmen. Utiliza el correo certificado o una opción de entrega de carta que requiera que el destinatario la firme para que tengas una prueba de que se ha recibido. Guarda el recibo por si alguna vez tienes que demostrar que le has escrito una carta o aportarlo para un juicio. [15] X Fuente de investigaciónAnuncio
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Habla con alguien directamente si no quieres que quede constancia. Si prefieres expresar tu decepción sin un rastro de papel o sin preocuparte de que la conversación sea escudriñada posteriormente, una conversación cara a cara es el camino a seguir. Además, una conversación directa con alguien te permite evaluar sus reacciones y añade un toque más personal. [16] X Fuente de investigación
- A menudo, también puede ser mucho más rápido simplemente hablar con alguien con quien estás decepcionado.
- Hablar con alguien te permite utilizar tu propio lenguaje corporal y tono de voz para transmitir tu frustración o decepción.
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Pide a la persona que se reúna contigo en privado para hablar del problema. Habla lejos de otras personas para poder expresarte libremente sin avergonzarla. Programa una reunión o pídele que se reúna contigo en algún lugar como una sala de conferencias, una oficina o incluso una cafetería para que sea más profesional. [17] X Fuente confiable Harvard Business Review Ir a la fuente
- Llama a la persona o envíale un correo electrónico para preguntarle qué hora y lugar le resulta conveniente.
- Si te encuentras en una situación en la que no puedes exponer tu decepción en privado, trata de ser lo más profesional posible y mantén la compostura.
Consejo: si necesitas hablar con la persona inmediatamente, dile algo así como "¿Tienes unos minutos? Necesito hablar contigo".
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Inicia la conversación al darle las gracias y preguntarle cómo le va. Antes de empezar a expresar tu decepción, tómate un momento para agradecer a la persona que se haya tomado la molestia de reunirse contigo y evalúa su estado de ánimo. Pregúntale cómo se encuentra y si está dispuesta a hablar contigo sobre el tema. Si parece enfadada o nerviosa, intenta calmarla o espera a hablar con ella más tarde. Si parece estar bien, sigue adelante y empieza a hablar de tu problema o asunto. [18] X Fuente confiable Harvard Business Review Ir a la fuente
- Empezar con el pie derecho ayudará a que la conversación se desarrolle de forma fluida y profesional.
- Por ejemplo, puedes empezar al decir algo así como "Muchas gracias por tu tiempo. No tardaré mucho, es que necesito hablar de algo contigo".
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Expresa tu queja de forma clara y directa. Dile a la persona por qué estás decepcionado al utilizar un lenguaje específico y no emocional. Sé directo y objetivo, y enumera todas las razones por las que estás insatisfecho, pero evita reprenderle con una lista de agravios. Utiliza un lenguaje tranquilo y profesional para transmitir tus sentimientos y evita levantar la voz o utilizar palabras soeces. [19] X Fuente de investigación
- Gritar y maldecir solo te hará parecer agresivo y poco profesional.
- Por ejemplo, dile cómo te sientes sin ponerte demasiado emocional. Podrías decir algo así como "Cuando haces algo así, me hace sentir que no te importa cómo me afecta, y para ser honesto, es hiriente y decepcionante".
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5Pregúntale si tiene alguna pregunta antes de terminar la reunión. Una vez que hayas expresado tu decepción y explicado tu razonamiento, dale a la persona la oportunidad de hablar. Pregúntale si tiene alguna pregunta para ti o si no tiene claro algo de lo que le has dicho para que no haya ninguna confusión. A continuación, agradécele de nuevo que se haya reunido contigo antes de terminar la conversación. [20] X Fuente confiable Harvard Business Review Ir a la fuente
- Si es posible, ofrece soluciones o mejoras para el futuro.
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Consejos
- Nunca escribas un correo electrónico, una carta o mantengas una conversación mientras estés enfadado. Respira un poco para calmarte antes de empezar para tener la cabeza despejada.
- Evita tener una conversación con alguien delante de otras personas. Espera a que esté disponible para hablar y reúnete con él en privado.
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Advertencias
- No levantes la voz ni digas groserías cuando te dirijas a un compañero de trabajo o a un directivo, ya que podrías parecer amenazante y agresivo.
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Referencias
- ↑ https://www.fastcompany.com/40431961/how-to-write-a-work-email-when-youre-really-pissed-off
- ↑ https://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-needs-to-know-2016-1
- ↑ https://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-needs-to-know-2016-1#use-exclamation-points-sparingly-6
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- ↑ https://www.inc.com/jayson-demers/how-to-voice-concerns-without-seeming-negative.html
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- ↑ https://www.consumerreports.org/staticroot/consumerist/heres-a-sample-complaint-letter-for-when-you-dont-know-what-to-say/
- ↑ https://www.lexico.com/grammar/letters-of-complaint
- ↑ https://www.consumer.ftc.gov/blog/2015/09/how-write-effective-complaint-letter
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- ↑ https://www.usps.com/ship/insurance-extra-services.htm
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- ↑ https://hbr.org/2018/05/the-next-time-you-want-to-complain-at-work-do-this-instead
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- ↑ https://hbr.org/2018/05/the-next-time-you-want-to-complain-at-work-do-this-instead
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