Cómo hacer una orden de compra

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Coescrito por Michael R. Lewis

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Las órdenes de compra son formularios comerciales donde se ingresa información detallada para la compra o venta de bienes y servicios. Una orden de compra, también llamada "OC", es parte vital del aspecto contable y financiero de la empresa. Las plantillas son de gran valor para aprender a hacer una orden de compra.

Pasos

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    • Las plantillas pueden usarse para crear una orden de compra específica para cubrir las necesidades de tu empresa.
    • En Internet hay diversas plantillas disponibles para descargar gratuitamente o a un bajo costo.
    • Antes de descargar los formularios gratuitos, asegúrate de verificar la información de derechos de autor de cada uno.
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    Muchos formularios tienen muchas páginas a color y numeradas ara ingresar la información más rápido, y para efectos de rastreo y de contabilidad. Todos los formularios tienen los mismos ítems, los cuales son:
    • Número de la orden de compra: un número asignado específicamente para cada forma
    • Número del vendedor: el nombre y la dirección del proveedor y del vendedor
    • Números de teléfono: un número de contacto telefónico o fax
    • Nombre de otros proveedores: se utiliza cuando un tercero es el proveedor.
    • Destinatario: el nombre de la persona que recibirá la mercancía.
    • Destino: la dirección adonde se enviará la mercancía.
    • Descripción: por ejemplo, nombre del ítem, número de almacén, precio por unidad, cantidad y el total
    • Términos: las fechas establecidas para recibir la mercancía o los pagos.
    • Firmas: la firma del destinatario o de la persona (o más) autorizada para aprobar las operaciones.
    • Fecha: la fecha en la cual el ítem fue pedido y cuando la OC fue aprobada.
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    Una orden de compra firmada es un acuerdo legal y vinculante entre las partes por los artículos o servicios. Si tienes que devolver un artículo, pregunta si hay cargos de devolución o de reabastecimiento. Acepta los cambios hechos en la orden de compra solo si tienen una fecha y una firma de alguien autorizado.
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    Compra un programa que tenga la capacidad de guardar las órdenes, los pagos, las devoluciones, los débitos y los créditos relacionados en las órdenes de compras. Con el programa se puede subir o descargar la información para realizar informes, auditorías o para efectos impositivos.
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    Siempre guarda una copia de la documentación original y modificada. Cuando recibas mercancías, asegúrate de que las órdenes estén completas. Saca cuentas y verifica que los números concuerden.
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    Si un artículo está defectuoso, ponte en contacto con el vendedor inmediatamente. Dale el número de la OC, el número del ítem, la fecha en la cual se recibió, la fecha en que se hizo la orden y la descripción del defecto del artículo. Anota el nombre, el título y el número de teléfono de la persona contactada.
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Consejos

  • Asígnales a una persona primaria y adjunta la responsabilidad de rastrear y monitorear las órdenes de compra.
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Advertencias

  • Siempre verifica la cantidad, el número del ítem y el total de líneas antes de enviar la orden de compra. Un error puede ser obligatorio y costoso.
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Referencias

  1. http://office.microsoft.com/en-us/templates/CT010117274.aspx

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