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Un negocio de planificación de fiestas puede ser una oportunidad gratificante y rentable para alguien que sea sociable, organizado, detallista y tenga un don para animar y coordinar eventos. A diferencia de otras empresas emergentes, un negocio de planificación de fiestas no requiere mucho capital o espacio especializado. Sin embargo, resolver cómo empezar un negocio de planificación de fiestas sí requiere unos cuantos pasos básicos que son similares a todas las empresas de casa, así como algunos pasos que son únicos al rubro.
En todos los países existen organizaciones públicas para ayudar a los emprendedores. En la sección Recursos adicionales encontrarás la forma de contactarte con la organización correspondiente a tu país.
Pasos
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Averigua qué clase de planificador de fiestas quieres ser. Si bien muchos planificadores de fiestas incursionan en múltiples tipos de clientes y eventos, la mayoría de los demás encuentra su nicho y se especializa. Si bien siempre puedes cambiar más adelante el tipo de negocios que realizas, es útil pensar en estas preguntas en la fase de planificación.
- ¿En qué tipo de clientes quieres enfocarte? Existen dos mercados principales de clientes para un planificador de fiestas: corporativos y sociales. Los planificadores corporativos de fiestas organizan eventos como reuniones importantes, fiestas de jubilación, recepciones, conferencias y ferias comerciales. Los eventos sociales, por otro lado, conforman la categoría en la que la mayoría de nosotros pensamos cuando escuchamos la palabra "fiesta". Estos eventos cubren un amplio rango de ocasiones, incluyendo cumpleaños, recepciones de bodas, baby showers y reuniones familiares.
- ¿Qué tipo de fiestas quieres planificar? Muchos planificadores de fiestas eligen un nicho que disfruten más. Este puede ser un tipo de evento, como los cumpleaños, o un estilo o tema particular que ofrezcas.
- ¿Quieres trabajar con niños? Las fiestas para niños pequeños son muy diferentes a las reuniones familiares y las reuniones solo para adultos. Todo desde las decoraciones hasta el entretenimiento y los refrigerios debe estar adaptado a la franja etaria correcta. Debido a esto, algunos planificadores optan por especializarse en fiestas para niños. Otros prefieren no planificar este tipo de eventos. [1] X Fuente de investigación
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Considera tu educación y tu experiencia. Si bien un título universitario no es necesario para iniciar un negocio de planificación de fiestas, muchos planificadores tienen títulos de bachiller y títulos avanzados en una variedad de áreas relacionadas. Las carreras universitarias que ofrecen habilidades valiosas para un aspirante a planificador de fiestas incluyen Administración de Empresas, Marketing y Administración Hotelera. [2] X Fuente de investigación Algunas universidades y organizaciones profesionales también ofrecen programas de certificación específicamente en Planificación de Eventos. [3] X Fuente de investigación [4] X Fuente de investigación
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Habla con un abogado o alguien más que esté informado sobre el derecho comercial local. Aunque los planificadores de fiestas normalmente no necesitan una licencia, algunos gobiernos estatales o municipalidades podrían requerirla. [5] X Fuente confiable U.S. Small Business Administration Ir a la fuente Debido a que las fiestas a menudo involucran multitudes grandes y posiblemente revoltosas, también es prudente invertir en un seguro de responsabilidad para tu negocio. Esto te ayudará a protegerte en caso de que un invitado se lastime u ocasione daños al local de la fiesta. [6] X Fuente de investigación Habla con tu abogado sobre qué clase de cobertura sería adecuada para tu negocio.
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Aprende más sobre el sector de la planificación de fiestas en donde vivas. Investiga un poco sobre cuáles otros planificadores de fiestas y empresas organizan eventos en tu localidad. Prueba llamarlos o visitarlos y hacerles algunas preguntas.
- Obtén información sobre competidores locales y toma en consideración sus estilos y enfoques. Ten esto en mente al determinar tu nicho. Trata de distinguirte como único de alguna forma ofreciendo un tipo diferente de servicio o experiencia.
- Pregunta por posibles nuevos contactos de negocios y averigua más sobre locales de eventos. Como planificador de fiestas, tendrás que conocer una amplia variedad de servicios de catering, proveedores, animadores y otros profesionales locales. Será tu trabajo organizar y coordinar estos diversos elementos para crear un evento memorable.
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Redacta un plan de negocios . Redacta exactamente qué nicho planeas llenar y cómo tu negocio lo logrará. [7] X Fuente confiable U.S. Small Business Administration Ir a la fuente
- Crea un análisis de mercado para el sector. Usa la información que recopilaste anteriormente para determinar el tamaño de tu mercado potencial. Determina las tarifas que cobrarás por tus servicios y el ingreso objetivo al que tendrás que apuntar. [8] X Fuente confiable U.S. Small Business Administration Ir a la fuente
- Estima cualquier costo de puesta en marcha que podría requerirse, como las tarifas iniciales de publicidad y el alquiler de un espacio de oficina si no vas a trabajar desde casa. Averigua si puedes financiar tu negocio tú mismo o si necesitas sacar un pequeño préstamo para cubrir los costos iniciales. [9] X Fuente confiable U.S. Small Business Administration Ir a la fuente
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Elige un nombre para tu negocio. Elige un nombre inequívoco que les diga a los clientes potenciales exactamente lo que tu empresa hace. Podría ser algo tan simple como "Planificadores de Eventos Formales (nombre de tu ciudad)". Trata de encontrar un nombre con una dirección web simple y disponible.
- Utiliza los servicios de la oficina local de patentes y marcas para cotejar nombres potenciales contra marcas existentes. Si el nombre de tu empresa es similar a otra ya registrada, es mejor elegir otro. [10] X Fuente confiable U.S. Small Business Administration Ir a la fuente
- Es posible que tengas que registrar tu empresa como un nombre comercial con el gobierno estatal o del condado, según corresponda. Consulta las leyes empresariales locales para averiguar. [11] X Fuente confiable U.S. Small Business Administration Ir a la fuente
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Registra tu nueva empresa si es necesario. Revisa las leyes empresariales locales para determinar si tu empresa requiere algún tipo de registro, licencia o autorización.
- Aparte de la recaudación de impuestos, los planificadores de fiestas normalmente no están sujetos a ningún tipo especial de registro de empresas. Sin embargo, asegúrate de revisar bien las políticas del gobierno relevante antes de hacer negocios. Puedes usar el sitio web de la agencia local de apoyo a la pequeña empresa como una guía para ayudarte. [12] X Fuente confiable U.S. Small Business Administration Ir a la fuente
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Instala tu oficina. Aunque será mínimo en comparación con otras empresas, de todas formas necesitarás un poco de espacio para hacer tu trabajo de forma efectiva. Muchos planificadores de fiestas simplemente usan su oficina en casa. Necesitarás una computadora personal y una impresora que pueda imprimir grandes tandas de papelería y anuncios. Tu oficina también debe tener un lugar en donde materiales como los suministros para las fiestas puedan almacenarse de forma segura y lejos de la suciedad. Un gran armario o unas cuantas áreas de almacenamiento pueden ser todo lo que necesites.
- Puedes optar por alquilar un espacio permanente de oficina o una sala de reuniones temporal para reunirte con clientes.
- Muchos profesionales que trabajan desde casa se reúnen con sus clientes en espacios públicos, como cafeterías o restaurantes. [13] X Fuente de investigación
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Distínguete de tu competencia. Considera en qué tipos de fiestas te especializas y compara tu estilo con el de otros planificadores de fiestas en el área. Al publicitar tus servicios o reunirte con clientes, asegúrate de enfatizar lo que te hace único.
- En las primeras etapas de tu empresa, puede tener más sentido ser un "generalista" y planificar una variedad de tipos de fiestas. A medida que tu reputación crezca, puedes empezar a enfocarte más en tipos específicos de fiestas, convirtiéndote en un "especialista". [14] X Fuente de investigación
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Establece los precios de tus servicios adecuadamente. Las tarifas de los planificadores de fiestas varían ampliamente, oscilando entre los $12 y los $150 por hora. Hay una variedad de factores que debes tomar en cuenta al establecer los precios de tu empresa:
- ¿Cuáles son las tarifas normales para tu ubicación? Observa las tarifas de tus competidores para obtener una buena idea de cuánto cobrar. En general, las áreas con un alto costo de vida darán como resultado tarifas por hora más altas.
- ¿Cuánta experiencia tienes? Un planificador con experiencia anterior en la planificación profesional de fiestas requerirá una tarifa más alta que uno que apenas empiece. Para atraer clientes, es posible que tengas que empezar bajo y subir tus precios gradualmente con los años a medida que obtengas una reputación positiva.
- ¿Vas a cobrar estrictamente por hora o vas a agregar tarifas de sobreprecio? Una práctica estándar en el rubro de la planificación de fiestas es cobrar un sobreprecio de alrededor del 15 % por cada artículo que contrates. Por ejemplo, si coordinas un evento en donde el local cueste $500 y el servicio de catering cueste $200, puedes cobrar por tus horas facturables más $105. En contraste, algunos planificadores de fiestas cobran horas facturables más una "tarifa de proyecto" plana. Este método de facturación es mucho más común entre los planificadores de fiestas corporativos. [15] X Fuente de investigación
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Sé flexible y prepárate para lo inesperado. Como cualquiera que haya planificado un evento sabe, los planes pueden cambiar. Un planificador de fiestas exitoso debe estar preparado para organizar una fiesta exitosa independientemente de lo que suceda. Tu proveedor de servicios de catering podría enfermarse o el techo del local podría colapsar el día anterior. No entres en pánico. En cambio, ten respaldos para todos los eventos. Ten una lista larga de proveedores de servicios de catering, locales y animadores fiables con habilidades y especialidades que coincidan.
- Esto es especialmente importante al planificar eventos al aire libre. Predecir el clima es difícil día a día pero, como planificador de fiestas, harás regularmente planes con meses de anticipación. No hay forma de saber desde tan pronto si tendrás que lidiar con un clima inclemente. Asegúrate de poder cambiar de local o proporcionar una cubierta para los invitados en cualquier momento. [16] X Fuente de investigación
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Comercializa tu negocio de forma efectiva. En las primeras etapas de tu negocio, el marketing es crucial para establecer una reputación y una base de clientes.
- Asegúrate de que tu sitio web sea estéticamente agradable y fácil de navegar. Trata de tener el nombre e información de contacto de tu empresa escritos claramente en cada página.
- Crea volantes para mostrar tus habilidades de diseño gráfico. Distribúyelos de puerta en puerta y pídeles a negocios locales que los exhiban en su pizarra de corcho.
- Cuéntales a tus familiares y amigos sobre tu nueva empresa y pídeles que te recomienden a cualquiera que conozcan que esté buscando un planificador de fiestas.
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Ten una fuerte presencia en las redes sociales. Las redes sociales son un método de publicidad increíblemente efectivo que a menudo es gratuito. Crea cuentas oficiales para tu empresa en sitios web populares como Facebook, Instagram, Twitter y YouTube.
- Si los clientes actuales y potenciales envían preguntas por medio de estos canales que tengan una amplia aplicación (como sobre tus tarifas o especialidades), respóndeles públicamente para que los demás lo vean. Interactuar activa y directamente con los clientes les demostrará que te importan.
- Si estás tratando de fomentar clientes para una ocasión o tipo de fiesta específico, prueba hacer publicaciones con etiquetas locales adecuadas. Por ejemplo, si quieres publicitar tus servicios para fiestas de Noche de Brujas en la Ciudad de México, podrías usar #NocheDeBrujasDF.
- Exhibe tus talentos subiendo fotos y videos de fiestas exitosas que hayas planificado. Asegúrate de obtener siempre una autorización escrita explícita de tus clientes si ellos figuran en las fotos o videos.
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Solicita críticas de tus clientes. Cuando un cliente esté satisfecho con la fiesta que hayas planificado, pídele que publique una crítica de tus servicios. No le pidas una crítica positiva ni menciones un sitio web específico.
- Crea tu propia cuenta en sitios web relevantes de críticas. Agradéceles por su tiempo a aquellos que las escriban. Aborda cualquier preocupación o crítica negativa de forma honesta y madura. Recuerda que estas publicaciones pueden ser la primera impresión que des a clientes futuros.
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Ofrece tus servicios de forma voluntaria. Dona tu tiempo para ayudar con eventos comunitarios, como funciones escolares. Si bien esto será mucho trabajo para ti, será una buena exposición y una publicidad excelente para tu empresa. Asegúrate de incluir el nombre e información de contacto de tu empresa en todos los materiales en donde sería apropiado. Por ejemplo, es común tener esta información en la parte trasera de cualquier programa de papel.
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Continúa haciendo contactos. Como planificador de fiestas, las buenas habilidades para hacer contactos son cruciales para hacer que tu empresa opere con fluidez.
- Siempre debes estar atento a nuevos servicios de catering y animadores en tu área. Nunca sabes cuándo un cliente puede solicitar un tipo de comida o intérprete con el que no tengas un contacto establecido. Adicionalmente, las empresas a la larga pueden mudarse o cerrar. Es importante mantener fresca tu lista de contactos.
- Asiste a ferias comerciales de planificación de eventos para conocer a otros planificadores y proveedores de servicios. Puedes aprender sobre nuevas tendencias y novedades en el sector o continuar tu educación. Las ferias comerciales son una gran forma de inspirarte a probar algo nuevo con tu empresa.
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Recursos adicionales
| Organización | Número telefónico | Dirección electrónica |
|---|---|---|
| (55) 5229-6100 | ayuda@inadem.gob.mx | |
| (34) 912 582 852 | http://www.ipyme.org/es-ES/DGIPYME/Paginas/correo-infopyme.aspx | |
| (011) 5556-5556 | info@came.org.ar | |
| (01) 8000 180098 | info@innpulsacolombia.com | |
| (51) 4785764 | info@asep.pe | |
| (600) 586 8000 | -- | |
| (0800)-4627964 | mlopez@inapymi.gob.ve | |
| (800) 827-5722 | answerdesk@sba.gov | |
| (593) 2 394 8760 | -- | |
| (591) 7877819 | contacto@boliviaemprende.com | |
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Consejos
- Asegúrate de tener alguna experiencia planificando fiestas de forma casual antes de comprometerte a iniciar un negocio. No todos son aptos para esta ocupación sorpresivamente estresante. A menos que seas muy talentoso, puede ser difícil que la planificación de fiestas se convierta en una profesión. Debes saber en lo que te vas a meter antes de invertir el tiempo y el dinero para crear una empresa.
- Si bien la mayoría de los planificadores de fiestas manejan funciones administrativas ellos mismos, si tu empresa toma vuelo, es posible que optes por contratar a un asistente. Aunque la planificación de eventos es un trabajo de un riesgo extremadamente bajo, es probable que tengas que comprar un seguro de compensación laboral. Revisa las leyes locales. [17] X Fuente de investigación
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Referencias
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/37892
- ↑ http://www.besthospitalitydegrees.com/faq/what-kind-of-degree-is-helpful-to-become-an-event-planner
- ↑ http://www.mpiweb.org/ProfessionalDevelopment
- ↑ http://learningpath.org/articles/Becoming_a_Party_Planner_Job_Description_Salary_Information.html
- ↑ https://www.sba.gov/content/what-state-licenses-and-permits-does-your-business-need
- ↑ http://eventplannersassociation.com/special-liability-insurance-event-planner-insurance-insurance-for-an-event
- ↑ https://www.sba.gov/content/company-description
- ↑ https://www.sba.gov/content/market-analysis
- ↑ https://www.sba.gov/content/funding-request
- ↑ https://www.sba.gov/content/how-name-business
- ↑ https://www.sba.gov/content/register-your-fictitious-or-doing-business-dba-name
- ↑ https://www.sba.gov/category/navigation-structure/starting-managing-business/starting-business/obtain-business-licenses-
- ↑ http://www.businessknowhow.com/homeoffice/clientmeetings.htm
- ↑ http://www.forbes.com/sites/georgebradt/2012/08/10/us-womens-olympics-gymnastics-team-lessons-re-generalists-vs-specialist
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/233684
- ↑ http://learn.latpro.com/senior-event-planner-expects-the-unexpected
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/79594
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