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Ya sea que se lleven a cabo por negocios, recreación o apoyo, las reuniones son una manera esencial de proveer una gran cantidad de información a un grupo de personas. Hablar ante un grupo puede ser intimidante, sobre todo si es tu trabajo hacer que la reunión prosiga. Aunque puede parecer estresante al principio, iniciar una reunión puede ser fácil siempre que prepares los comentarios de apertura, manejes bien el tiempo y transmitas tus puntos de vista con claridad.
Pasos
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Redacta los comentarios de apertura para un reunión de negocios. Escoge un formato de reunión antes de empezar a planificar cualquier declaración de apertura. Las reuniones de negocios y de la junta directiva deben tener comentarios de apertura más formales para reconocer a los miembros asistentes. [1] X Fuente de investigación Trata de que las palabras de apertura sean breves en reuniones más informales, sobre todo si los asistentes tienen un tiempo asignado para presentarse. Puedes encontrar plantillas para iniciar una reunión informal en línea en el siguiente enlace: http://www.sossobriety.org/start-a-meeting .
- Las reuniones de mesa redonda pueden no requerir tanta preparación, pues cada miembro dirige una parte distinta de la reunión. [2] X Fuente confiable Harvard Business Review Ir a la fuente
- Por ejemplo, inicia una reunión diciendo algo como “¡Bienvenidos! Me gustaría agradecerles a todos por venir a nuestra reunión trimestral de presupuesto. Antes de empezar, quisiera que echen un vistazo a la agenda del evento”.
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Define claramente el propósito de la reunión. Asegúrate de que todos los asistentes a la reunión entiendan qué es lo que vas a tratar. Prestar atención será mucho más difícil para las personas si no defines un objetivo o un propósito claro. Hazles saber a qué es lo que se deben atener después de que los hayas saludado. [3] X Fuente confiable Harvard Business Review Ir a la fuente
- En un entorno de negocios, puedes declarar algo como “El propósito de esta reunión es encontrar una manera de recortar el presupuesto de este trimestre”.
- En el caso de entornos más informales, puedes decir algo como “Compartamos nuestras ideas y experiencias respecto de este tema”. [4] X Fuente de investigación
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Sigue una agenda para evitar cualquier confusión. Repasa qué es lo que se tratará en la reunión antes de empezar cualquier conversación nueva. Los temas diversos pueden conducir a debates distintos, lo cual puede hacer que te desvíes rápidamente del tema si no sigues una agenda planificada. El hecho de tener una agenda ayuda a mantener la reunión en buen camino y enfocada en el tema, y brinda a los asistentes una forma de monitorear la duración de la misma. [5] X Fuente confiable Harvard Business Review Ir a la fuente
- Indica claramente si alguna parte del programa se aplica solo a una persona. Para evitar cualquier confusión en la reunión, determina quién está a cargo de qué tarea. Por ejemplo, puedes decir algo como “Roberto se encargará de todo el papeleo del presupuesto. Hablen con él si tienen alguna pregunta”. [6] X Fuente confiable Harvard Business Review Ir a la fuente
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Empieza la reunión a tiempo para cumplir con el horario. Asegúrate de que la reunión empiece a la hora programada. Debes mostrarles a todos los asistentes que su tiempo es valioso. Al iniciar la reunión a tiempo, creas una atmósfera de respeto mutuo. La puntualidad también hace que sea más fácil reservar un tiempo para las preguntas posteriormente. [7] X Fuente de investigación
- Asegúrate también de terminar la reunión a tiempo. [8] X Fuente de investigación
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Repasa las reglas básicas para mantener el orden. Recuerda a los asistentes las políticas de la reunión antes de empezar. Dependiendo de la reunión, es posible que tengas más reglas básicas que otras personas. [9] X Fuente confiable Harvard Business Review Ir a la fuente
- Por ejemplo, una reunión de apoyo puede tener un recordatorio de confidencialidad para los miembros. [10] X Fuente de investigación Una reunión de negocios puede tener una regla para que los asistentes sean detallados y específicos al hablar. [11] X Fuente confiable Harvard Business Review Ir a la fuente
- Establece estas reglas al comienzo de la reunión. Será mucho más difícil hacer cumplir cualquier regla si las mencionas en momentos aleatorios. [12] X Fuente confiable Harvard Business Review Ir a la fuente
- Por ejemplo, en una reunión de negocios, puedes decir algo como “Si tienen algún problema con el presupuesto de este trimestre, por favor, esperen hasta que termine la reunión para hablar conmigo en privado”.
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Dales tiempo a los asistentes para que se presenten. Dales la oportunidad de saludarse y aprenderse los nombres de los demás. La presentación de los miembros es más necesaria y valiosa en los grupos de apoyo, pues cada asistente hablará a lo largo de la reunión. [13] X Fuente confiable Harvard Business Review Ir a la fuente También puede ser valiosa en un entorno formal, pero asegúrate de que no reste tiempo a los temas de la agenda de la reunión. [14] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, en una reunión formal, puedes decir algo como “Antes de que empecemos, me gustaría recorrer la sala para que cada persona pueda decir su nombre y su cargo dentro de la empresa”.
- En una reunión informal, puedes decir algo como “Hagamos un círculo y presentémonos. También pueden compartir una cosa positiva y otra negativa que les haya sucedido esta semana”.
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Establece un tiempo para las preguntas y los comentarios. Asegúrate de que los asistentes tengan la oportunidad de hablar. Trata de incluir un punto específico en la agenda de la reunión que esté destinado a responder las preguntas y a escuchar los comentarios. Si los asistentes salen confundidos, pueden pensar que la reunión entera ha sido una pérdida de tiempo. [15] X Fuente de investigación
- Evita las conductas tóxicas de los asistentes. Si bien la comunicación abierta es importante, las conversaciones pasivo agresivas tienden a hacer que una reunión sea tensa e incómoda. Si consideras que un comentario pasivo agresivo puede ser un problema serio para los asistentes, habla sobre la conducta tóxica al comienzo de la reunión. [16] X Fuente confiable Harvard Business Review Ir a la fuente
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Habla con un lenguaje conciso para dejar claro un punto. Evita usar un lenguaje superfluo en una reunión formal de negocios. [17] X Fuente de investigación En un entorno más informal, trata de usar un lenguaje amigable y agradable para eliminar cualquier confusión con respecto a quién te diriges. [18] X Fuente de investigación Al optimizar tu propio lenguaje, también optimizas la eficiencia de la reunión en general. [19] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, en una reunión formal, en vez de decir “Tenemos dificultades para distribuir los papeles debido a un problema mecánico”, di algo como “No podemos hacer ninguna copia porque la impresora se malogró”.
- En una reunión informal, di algo como “Compartamos todos algo bueno que haya ocurrido esta semana” para dejar claro que te diriges a todo el grupo. [20] X Fuente de investigación
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Incorpora pausas para dar énfasis a un punto. Escoge momentos estratégicos del discurso para incluir pausas de uno o dos segundos, pues esta medida ayuda al oyente a prestar más atención a lo que dirás a continuación. Las pausas también te permiten recuperar el aliento y repasar mentalmente lo que vas a decir a continuación. Habla lenta y claramente para que todas las personas puedan escucharte y entenderte. [21] X Fuente de investigación
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Ve al grano usando verbos claros y activos. Habla de una manera clara y práctica para que las personas puedan entender inmediatamente lo que tratas de decir. Trata de no usar la voz pasiva, pues eliminará la acción directa en el discurso. El hecho de usar la voz activa te permite transmitir tu punto de vista de manera más directa y fluida que al usar la voz pasiva. [22] X Fuente confiable University of North Carolina Writing Center Ir a la fuente
- Por ejemplo, di algo como “Logramos nuestro objetivo” en vez de decir “El objetivo ha sido logrado”.
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Evita el lenguaje redundante para que puedas dejar claro el punto. No uses palabras innecesarias cuando trates de exponer tu punto de vista. No es necesario que hagas que una declaración sea más larga de lo que tiene que ser si puedes exponer tu punto de vista con pocas palabras. [23] X Fuente de investigación
- En cualquier tipo de reunión, los términos como “proximidad cercana” e “interés particular” se pueden acortar usando “proximidad” e “interés” al hablar. [24] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, puedes decir algo como “Este proyecto debe estar terminado para el mediodía” en vez de decir algo como “Este proyecto debe estar terminado para las 12 del mediodía”. [25] X Fuente de investigación
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Referencias
- ↑ https://iedunote.com/meetings-types
- ↑ https://hbr.org/2017/03/the-right-way-to-start-a-meeting
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- ↑ https://www.nytimes.com/guides/business/how-to-run-an-effective-meeting
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- ↑ https://www.mentalhealthamerica.net/sites/default/files/MHA%20Support%20Group%20Facilitation%20Guide%202016.pdf
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- ↑ https://www.inc.com/geoffrey-james/train-your-brain-to-think-more-clearly.html
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- ↑ https://www.inc.com/jayson-demers/7-conversational-tricks-to-appear-more-confident.html
- ↑ https://writingcenter.unc.edu/tips-and-tools/passive-voice
- ↑ http://grammar.ccc.commnet.edu/grammar/concise.htm
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