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Muchas empresas usan Microsoft Excel para llevar un registro de los gastos por departamento o los gastos generales. Si bien Excel ahora está frecuentemente unido a las computadoras personales que usan el sistema operativo Windows, si tienes Excel en tu computadora de escritorio, puedes usarlo para llevar un registro de tus facturas. Hay varias plantillas disponibles para llevar registro de tus gastos desde Microsoft y otros sitios web y las versiones recientes de Excel incluyen en sus plantillas instaladas una plantilla para llevar un registro de tus facturas. También puedes configurar tu propia hoja de cálculo para llevar un registro de tus facturas en Excel. A continuación verás las instrucciones para ambos enfoques.
Pasos
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Elige una plantilla pre instalada. Las versiones recientes de Excel incluyen una plantilla para llevar un registro de gastos personales junto con plantillas para aplicaciones comunes de negocios. Puedes acceder a estas plantillas y usarlas para llevar un registro de tus facturas en Excel.
- En Excel 2003, selecciona “Nuevo” en el menú “Archivo”. Selecciona “En mi computadora” desde el panel de tareas de “Nuevo Libro” para visualizar la caja de dialogo de “Plantillas”.
- En Excel 2007, selecciona "Nuevo" en el botón “Menú”. Esto muestra la pantalla de dialogo de “Libro Nuevo”. Selecciona “Plantillas instaladas” en el menú de “Plantillas” del lado izquierdo. Selecciona “Presupuesto mensual personal” en las “Plantillas instaladas” en la parte central y haz clic en “Crear”.
- En Excel 2010, Haz clic en la pestaña “Archivo”, después selecciona “Nuevo” en el menú “Archivo”. Selecciona “Plantillas de muestra” que se encuentra en la sección superior de “Plantillas disponibles”, después selecciona “Presupuesto mensual personal” en las plantillas de muestra presentadas y haz clic en “Crear”.
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Elige una plantilla en línea. Si la plantilla de presupuesto personal que viene pre instalada con Microsoft Excel no funciona para llevar un registro de tus gastos, puedes seleccionar una plantilla en línea. Puedes descargar una plantilla en el sitio de un tercero o puedes usar Excel para conectarte con Microsoft Office en línea.
- Para Excel 2003, puedes seleccionar una plantilla adecuada desde la librería en línea de Microsoft Excel en http://office.microsoft.com/en-us/templates/. (También puedes encontrar plantillas dirigidas a versiones más recientes de Excel.)
- En Excel 2007, elige “Presupuestos” en la sección en línea de Microsoft Office del cuadro dialogo de “Libro Nuevo”. Debes tener una buena conexión a internet para poder conectarte con la librería de plantillas en línea de Office.
- En Excel 2010, elige “Presupuestos” en la sección de Office.com del panel de Plantillas disponibles. Debes tener una buena conexión a internet para poder conectarte con la librería de plantillas en línea de Office.
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Ingresa tu información en las celdas adecuadas. La información exacta depende de la plantilla de hoja de cálculo que usarás.
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Guarda tu hoja de cálculo. Puedes usar el nombre que la plantilla te da para tu hoja de cálculo o cambiarlo a algo con más sentido. Agregar tu nombre y el año del archivo existente debería ser suficiente.Anuncio
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Abre Excel.
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Ingresa un nombre para la hoja de cálculo en la Celda A1. Usa un nombre que tenga sentido como “Presupuesto personal”, “Registro de gastos personales” o algo similar. (Excluye las comillas al ingresar el nombre; se usan aquí solo para demostrar que los nombres son ejemplos)
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Ingresa los títulos de las columnas en la Fila 2. Algunos títulos y orden sugeridos son “Fecha”, “Categoría de pago” (o “Pago a”), "Memo," "Gastos," "Ingresos" (o "Entradas” o "Depósitos") y "Balance." Ingresa estos títulos en las Celda A2 hasta la G2; puede ser que necesites ajustar el ancho de las columnas para acomodar los títulos largos o las entradas largas.
- Después de establecer el título de la hoja de cálculo y los encabezados de las columnas, usa la opción “Inmovilizar paneles” para mantener estos encabezados en la parte superior de la visualización mientras te desplazas a lo largo de tus entradas. Inmovilizar paneles se encuentra en el menú “Vista” en Excel 2003 y en versiones anteriores, en el grupo de “Ventana” en la pestaña del menú “Vista” en Excel 2007 y 2010.
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Ingresa tu primer gasto en las celdas de la fila 3.
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Ingresa la formula de balance en la Celda G3. Como esta es la primera entrada del balance, el balance será determinado por la diferencia entre los gastos y los ingresos. Cómo estableces esto depende de si quieres ver los gastos o el efectivo disponible.
- Si configuras la hoja de cálculo para ver principalmente tus gastos, la fórmula del balance será =E3-F3, en donde E3 es la celda que representa el gasto y F3 es la celda que representa el ingreso. Configurar la fórmula de esta forma hará que el total de tus gastos sea un número positivo, haciéndolo más fácil de entender.
- Si configuras la hoja de cálculo para llevar un control del efectivo disponible, la fórmula del balance será =F3-E3. Configurar la hoja de cálculo de esta manera presentará el balance como positivo cuando tu flujo de efectivo excede tus gastos y negativo cuando tienes más gastos que ingresos.
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Ingresa tu segundo gasto en las celdas de la Fila 4.
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Ingresa la formula de balance en la celda G4. Como la segunda entrada y las siguientes mantendrán un saldo corriente, necesitarás añadir el resultado de la diferencia entre el gasto y el ingreso al valor del balance de la entrada previa.
- Si configuras la hoja de cálculo para observar principalmente tus gastos, la fórmula del balance será =G3+(E4-F4), en donde G3 es la celda que representa el balance previo, E4 es la celda que representa el gasto y F4 es la celda que representa el ingreso.
- Si configuras la hoja de cálculo para llevar un control del efectivo disponible, la formula de balance será =G3+(F4-E4).
- Los paréntesis alrededor de las celdas que representan la diferencia entre los gastos y el ingreso no son necesarios; se incluyen solo para hacer un poco más claro el concepto de la fórmula..
- Si quieres mantener vacía la celda con el balance hasta tener ingresos completos, puedes usar el enunciado IF en la fórmula para que el balance no muestre un valor hasta que la fecha sea ingresada. La formula para esto, para la segunda entrada es =IF(A4="","",G3+(E4-F4)) si configuras la hoja de cálculo para llevar un registro de los gastos y es =IF(A4="","", G3+(F4-E4)) si configuras la hoja de cálculo para llevar un control del efectivo disponible. (Puedes omitir los paréntesis alrededor de las celdas, que representan los gastos e ingresos, pero no puedes omitir los paréntesis exteriores.)
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Copia la fórmula del balance en las otras celdas de la Columna G (la columna del Balance). Haz clic derecho en la Celda G3 y selecciona “Copiar” desde el menú emergente; después arrastra para seleccionar las celdas que se encuentran debajo en la columna. Haz clic derecho en las celdas seleccionadas y selecciona “Pegar” desde el menú emergente para pegar la fórmula en las celdas seleccionadas. (En Excel 2010, elige la opción de “Pegar” o “Pegar Fórmulas” desde el menú emergente). La formula actualizará automáticamente las celdas de referencia para indicar las referencias de gasto, ingreso y fecha (si se usa) desde la fila actual y la referencia de balance desde la fila anterior a la fila actual.
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Guarda la hoja de cálculo. Ponle un nombre con sentido, como “Registro de gastos.xls” o “Presupuesto personal.xls” o “Presupuesto personal.xls.” Al igual que con la hoja de cálculo de un presupuesto basado en una plantilla, podrías querer incluir tu nombre y el año en el nombre del archivo. (De nuevo, toma en cuenta que las comillas solo se usan para demostrar los nombres de ejemplo y no deben escribirse. Tampoco debes escribir el sufijo del archivo; Excel lo hace por ti)
- Excel 2003 y versiones anteriores guardan los archivos de hoja de cálculo en el formato antiguo ".xls", en cambio Excel 2007 y 2010 guardan las hojas de cálculo en el formato nuevo basado en XML ".xlsx" pero pueden leer y guardar hojas de cálculo en el antiguo formato ".xls" también. Si tienes varias computadoras y planeas tener esta hoja de cálculo en todas, usa el formato más antiguo si alguna de tus computadoras tiene Excel 2003 o alguna versión más antigua y usa el formato más nuevo si todas tus computadoras tienen al menos Excel 2007.
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Consejos
- Para distinguir las facturas pagadas de las facturas que no se han pagado pero que son gastos anticipados, puedes colocar en negrita o con algún color el texto de las facturas pagadas o puedes sombrear las celdas.
- Usa "AutoCompletar" en las categorías de gastos e ingresos para asegurar una ortografía consistente.
- Para evitar cambiar accidentalmente una formula o un encabezado de columna, puedes proteger esas celdas de los cambios. Selecciona las celdas que te gustaría cambiar (la fecha, categoría de pagos, gastos, ingresos y valores de memo) y desbloquea esas celdas, después aplica protección a toda la hoja de cálculo.
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Referencias
Acerca de este wikiHow
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