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Si tienes un empleado cuyo comportamiento o rendimiento causa problemas, quizás te preguntes qué hacer. Disciplinar a alguien siempre es estresante, en especial si no tienes claras las políticas de tu empresa. Aprender a organizar y manejar una reunión disciplinaria puede ayudarte a corregir el rendimiento y comportamiento de tu empleado al mismo tiempo que te aseguras de seguir el protocolo de la empresa.
Pasos
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Realiza una investigación sobre el incidente. Antes de convocar una reunión disciplinaria para un empleado, es imprescindible que revises bien el incidente en cuestión. La investigación puede implicar entrevistar a otros empleados o testigos para obtener detalles sobre el incidente. Asegúrate de que un representante de Recursos Humanos esté presente en todas las entrevistas. [1] X Fuente de investigación
- Pide a cualquier persona que entrevistes que firme un dictado de su declaración redactado con precisión.
- Recopila y revisa las pruebas a favor y en contra del empleado. Si las evidencias sugieren de forma abrumadora que el empleado es culpable, tendrás que proceder a un procedimiento disciplinario.
- Documenta todo lo que se diga sobre el incidente y el empleado, incluyendo las propias palabras del empleado. [2] X Fuente de investigación
- En el caso de infracciones leves o de primera vez, una advertencia verbal informal suele ser suficiente. En el caso de infracciones más graves o reincidencias, puedes convocar una reunión disciplinaria formal.
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Mantén al empleado informado sobre la investigación. Tu empleado tiene derecho a saber que se realiza una investigación y que podría dar lugar a una reunión disciplinaria. No le ocultes esta información, ya que sorprender a un empleado con medidas disciplinarias suele ser una violación de las políticas de recursos humanos de la mayoría de las empresas. [3] X Fuente de investigación
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Programa la fecha, la hora y el lugar de la reunión. Una vez que hayas decidido proceder con una reunión disciplinaria, tendrás que hacer los arreglos para la reunión. Elige una fecha y una hora que sean convenientes para tu horario y que sean factibles para el horario del empleado (por ejemplo, a un horario en que el empleado tenga que estar en la oficina).
- El lugar de la reunión debe ser un sitio privado donde nadie los interrumpa. La privacidad es importante tanto para seguir el protocolo como para mantener la moral en el lugar de trabajo.
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Avisa al empleado por escrito de la reunión. Una vez que hayas reservado un lugar para la reunión y programado la fecha y la hora, tendrás que informar al empleado. El aviso al empleado se debe entregar por escrito para que tenga un documento escrito que detalle el incidente y el procedimiento a seguir. [4] X Fuente de investigación
- El aviso debe incluir los detalles de la denuncia. También debe notificar al empleado la fecha, la hora y el lugar de la reunión disciplinaria, al igual que los asistentes que estarán presentes.
- Dependiendo de la política de la empresa y de las normas relativas a las audiencias disciplinarias, es posible que también tengas que pedirle al empleado que lleve a un representante sindical o a un compañero de trabajo. Esto se debe mencionar en la notificación escrita.
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Haz que un representante de Recursos Humanos esté presente. Lo mejor es que un representante de Recursos Humanos (RR. HH.) esté presente en todas las reuniones disciplinarias. Esto es beneficioso tanto para el empleado como para ti como gerente.
- Los empleados pueden ver la presencia de un representante de RR. HH. como una forma de protección contra los procedimientos disciplinarios injustos.
- Como gerente, quizás quieras que un representante de RR. HH. esté presente para que sirva de testigo.
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Reitera las acusaciones contra el empleado. Lo mejor es empezar la reunión al recordar al empleado lo que ha hecho mal. Ya sea que se trate de un problema de comportamiento o de un problema de rendimiento en el trabajo, repasar lo que ocurrió y por qué fue un problema es un primer paso imprescindible en el proceso disciplinario. [5] X Fuente de investigación
- Sé claro y completo en tu resumen de las acusaciones o infracciones. No omitas ningún detalle y asegúrate de que el empleado entienda qué incidente se revisa y por qué.
- Si las acusaciones implican alguna infracción de la ley, es posible que no puedas revelarle todos los detalles, en especial si hay una investigación penal en curso o pendiente.
- Consulta con un agente de policía antes de proceder si el empleado está o puede estar bajo investigación penal.
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Revisa las normas de conducta o rendimiento. Después de reiterar las acusaciones contra el empleado, es recomendable contrastar ese comportamiento con las normas de conducta y rendimiento prescritas en tu empresa. Esto ayudará a aclarar qué hizo mal el empleado y qué debería haber hecho de otra manera. Revisar las normas también ayuda a proteger a la gerencia de cualquier acusación de que el empleado no tenía claras las reglas. Esto recuerda al empleado que las normas están claramente escritas y a disposición de todos los trabajadores. [6] X Fuente de investigación
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Resume la política disciplinaria de la empresa. Ahora que se le ha recordado al empleado lo que debería haber hecho de otra manera y por qué, infórmale lo que tu empresa puede hacer legalmente para reprender esa infracción. El empleado debe tener claro lo que la gerencia puede y no puede hacer en respuesta al mal comportamiento, y debes exponer todas las opciones disciplinarias que tienes a disposición. [7] X Fuente de investigación
- Por más que aún no hayas tomado una decisión sobre el asunto, es importante que el empleado entienda lo que puede ocurrir después del procedimiento.
- Revisar la política disciplinaria de la empresa también ayuda a proteger a la gerencia de las acusaciones de trato injusto.
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Toma una decisión. La decisión que se tome en la reunión disciplinaria dependerá de la naturaleza de la infracción o el mal comportamiento del empleado, y de la política disciplinaria vigente en la empresa. En general, las infracciones menores justifican medidas disciplinarias menores, mientras que las infracciones más graves justifican medidas más serias.
- Las infracciones graves pueden incluir el robo, la agresión o los actos significativos de insubordinación. [8] X Fuente de investigación
- Conserva las notas que tomes mientras analizas la posible decisión. Guarda estas notas y cualquier documento de apoyo de la investigación y la reunión en el expediente personal del empleado o en un lugar seguro y cerrado.
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Informa la decisión al empleado. Una vez que hayas tomado una decisión, tendrás que informar al empleado lo que sucederá a continuación. Dependiendo de las políticas de la empresa, quizás quieras entregar la decisión por escrito al empleado, o al menos ofrecerle una explicación escrita además de un anuncio verbal. [9] X Fuente de investigación
- Mantén la confidencialidad de la decisión. Las únicas personas a las que debes comunicárselo son el empleado, su representante sindical (si lo tiene) y el representante de RR. HH.que haya actuado como testigo.
- Si el empleado será suspendido, programa una breve reunión de seguimiento de la suspensión.
- Las políticas disciplinarias de los distintos empleadores pueden ser diferentes, pero, en general, la primera forma de disciplina es una advertencia verbal. Las advertencias verbales suelen ir seguidas de amonestaciones por escrito, la suspensión y el eventual despido. [10] X Fuente de investigación
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Informa al empleado lo que debe hacer de forma diferente. El objetivo del procedimiento disciplinario no es castigar al empleado, sino corregir su mal comportamiento y sus problemas de rendimiento. Por lo tanto, es posible que tengas que darle algunos recordatorios de vez en cuando sobre lo que debería hacer de forma diferente. [11] X Fuente de investigación
- Proporciona ejemplos claros. Describe lo que debería haberse hecho de forma diferente en el incidente investigado y proporciona ejemplos hipotéticos de situaciones similares.
- No seas autoritario y no corrijas a tus empleados frente a sus compañeros. Evalúa la situación y pide hablar en privado si es necesario.
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Supervisa el rendimiento del empleado después de la reunión. A medida que el tiempo pase, el empleado debería haber aprendido de la reunión disciplinaria. Debe poner en práctica los cambios que le has recomendado, y su comportamiento (ya sea bueno o malo) se debe ser supervisar a lo largo del tiempo. [12] X Fuente de investigación
- Observa tanto las mejoras como las futuras infracciones. Elogia al empleado por su comportamiento corregido y dale tu opinión verbal sobre el comportamiento que aún debe corregir.
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Organiza reuniones de seguimiento cuando sea necesario. Si el comportamiento o el rendimiento del empleado no cambia para cumplir las expectativas de la empresa, quizás sea necesario mantener futuras conversaciones con él. Estas conversaciones pueden llevar a más reuniones disciplinarias, o pueden ser tan simples como ofrecer comentarios y orientación, dependiendo de la naturaleza de la infracción y de la respuesta del empleado a las sugerencias. [13] X Fuente de investigaciónAnuncio
Consejos
- Mantén el control de ti mismo y de tus emociones durante la reunión. No te molestes, por más que el empleado se muestre desafiante o no se disculpe.
- No te dejes intimidar por el empleado. Recuerda que eres tú quien maneja la reunión y controla la situación.
- Mantén una postura imparcial. Solo puedes actuar en función de las pruebas, no de tus sentimientos personales.
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Referencias
- ↑ http://www.gsa.ac.uk/media/932377/Disciplinary-and-Perf-Mgt-PandP.pdf
- ↑ https://www.entrepreneur.com/article/78508
- ↑ http://shsc.nhs.uk/wp-content/uploads/2014/05/DisciplinaryPolicyManagersGuidance1.pdf
- ↑ http://shsc.nhs.uk/wp-content/uploads/2014/05/DisciplinaryPolicyManagersGuidance1.pdf
- ↑ http://shsc.nhs.uk/wp-content/uploads/2014/05/DisciplinaryPolicyManagersGuidance1.pdf
- ↑ http://www.hr.uwa.edu.au/policies/policies/management/performance
- ↑ http://shsc.nhs.uk/wp-content/uploads/2014/05/DisciplinaryPolicyManagersGuidance1.pdf
- ↑ http://www.hr.gov.nt.ca/human-resource-manual/0700-discipline/0701-employee-discipline
- ↑ http://shsc.nhs.uk/wp-content/uploads/2014/05/DisciplinaryPolicyManagersGuidance1.pdf
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