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Organizar archivos de oficina puede ser una labor difícil, en especial si tienes grandes cantidades de archivos y documentos. Sin embargo, este proceso no tiene que ser doloroso. Planificar con anticipación y decidir un sistema para ordenar tus archivos pueden ayudarte a organizarlos de manera que se acoplen a tu negocio y asegurar que encuentres los documentos importantes de una manera más eficiente. Cuando tengas tus archivos en un buen orden, entonces tendrás que ceñirte a un sistema constante para mantenerlos de esa forma.
Pasos
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Crea categorías de archivos. Lo primero que debes hacer si quieres organizar tus archivos es decidir qué categorías principales utilizarás para clasificarlos. Habrán diferentes tipos de oficinas que tendrán diferentes tipos de categorías, pero el sistema general será el mismo. Tienes que descifrar un sistema que clasifique los archivos de manera significativa. [1] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, si trabajas en un estudio jurídico y tienes que organizar los archivos de los clientes, podrías clasificarlos por tipos de casos generales: litigación, legalización de un testamento, corporativo, administrativo y otros.
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Acondiciona subcategorías. Dentro de cada categoría, puedes ser más específico al desarrollar una lista de subcategorías. Cualquier hoja de papel que se tenga que archivar puede definirse según dos términos, la categoría general y la subcategoría. [2] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, si acondicionas un sistema de organización de archivos para asuntos financieros, podrías contar con una categoría general de “Pagos salientes” y acondicionar subcategorías de “proveedores”, “vendedores”, “servicios”, “costos por profesionales” y “costos administrativos”.
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Utiliza un sistema de codificación por colores. Esto suena simple, pero puede ser una manera muy efectiva para organizar los archivos con el fin de acceder a ellos de manera rápida. Decide cuántas categorías diferentes tendrás en el sistema de organización de archivos y luego utiliza diferentes fólderes coloridos según esa cantidad. [3] X Fuente de investigación
- En lugar de utilizar fólderes que sean coloridos, puedes utilizar fólderes manila regulares y adquirir unas calcomanías coloridas. Luego, puedes fijarlas en la pestaña superior, al borde del fólder o en ambas partes para darle mayor visibilidad.
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Etiqueta los archivos. Ahora, cada archivo en tu oficina tiene un lugar definido. Debes escribir la etiqueta en la pestaña de cada fólder de manera clara y precisa para que sepas a dónde pertenece. La etiqueta de cada fólder debe comenzar con la categoría general y luego la subcategoría específica. Por ejemplo, un fólder que contiene registros de pagos a los vendedores debe tener la etiqueta “Pagos salientes / Vendedores”.
- Las letras de las etiquetas de cada archivo deben estar tan bien escritas y ser tan constantes como sea posible. Puedes comprar muy fácilmente unos paquetes de software que te permitan hacer etiquetas de modo que puedas escribirlas e imprimirlas con la computadora.
- Si las imprimes con la computadora, debes utilizar un tamaño y estilo de fuente constante. Si las escribirás a mano, debes tratar de ser constante y tan ordenado como sea posible.
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Ordena alfabéticamente los archivos. Cuando hayas establecido el sistema para organizar los archivos y hayas creado todos los fólderes, entonces ponlos en orden. Debes clasificar alfabéticamente los fólderes generales. Dentro de cada fólder general, todas las subcategorías también deben clasificarse alfabéticamente. [4] X Fuente de investigación
- Podrías optar por clasificar una información por fecha, en vez de hacerlo por un tema. De ser así, entonces tendrás que decidir si tiene más sentido ordenar los archivos al colocar los artículos más recientes adelante y los más antiguos atrás, o viceversa.
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Deja varios centímetros de espacio en cada gaveta de archivos. Cuando establezcas el sistema de organización de archivos, tienes que dejar un espacio para que puedan extenderse. Con el paso del tiempo, indudablemente recibirás más papeles que añadir a cada fólder. Deja espacio para que los archivos se expandan. De lo contrario, luego tendrás la labor difícil de mover todas unas secciones o unas gavetas de archivos para hacer espacio. [5] X Fuente de investigaciónAnuncio
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Reúne todos los materiales que se tengan que archivar. Si comienzas con una compilación de papeles desorganizados y desordenados, tendrás que juntarlos. Encuentra un lugar para trabajar y recolecta todo en una pila. De esta forma, podrás ocuparte de la organización. [6] X Fuente de investigación
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Separa los papeles en dos grupos de “acción” y “archivo”. Como primer paso, debes hacer un fólder o una pila para todo lo que necesite una acción inmediata. Estos papeles no se deben archivar. De lo contrario, podrías olvidar hacer la labor que se debe hacer. Haz este fólder de “acción” a un lado para encárgate de él pronto. Luego, procede a archivar los papeles restantes. [7] X Fuente de investigación
- Organiza el archivo de “acción”. Los papeles con los que se tengan que lidiar de inmediato se deben ordenar en grupos más pequeños según el trabajo que tengas que hacer. Por ejemplo, acondiciona subcategorías como “llamar”, “escribir”, “entregar” y “pagar”.
CONSEJO DE ESPECIALISTAOrganizadora profesionalAshley Moon es la fundadora y directora ejecutiva de Creatively Neat, un negocio virtual de organización y coach de vida con sede en Los Ángeles, California. Además de ayudar a las personas a organizar su mejor vida, ella tiene un fabuloso equipo de organizadores listos para quitar el desorden de casa o negocios. Ashley organiza talleres y charlas en varios lugares y festivales. Se ha entrenado con Coach Approach y Heart Core para organizar y entrenar negocios respectivamente. Tiene una maestría en Desarrollo Humano y Cambio Social de Pacific Oaks College.Nuestra experta señala: organiza tus documentos según los que necesitan acción inmediata, como facturas o formularios que rellenar; y lo que no requieren acción pero podrían necesitarla en el futuro, como formularios de impuestos y otros documentos legales. La categoría intermedia de documentos es aquella que sacas según sea necesario, como manuales y directorios. Organiza los archivos en un cajón según el tipo de acción que necesiten, colocando los documentos de respuesta inmediata al inicio.
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Ocúpate de cada papel una vez. A medida que veas los papeles sueltos que archivas, toma una decisión acerca de cada uno a medida que lo revises. Recoge el papel, léelo, decide a qué categoría y subcategoría pertenece en tu sistema de organización de archivos y luego archívalo. Trabajar de esta forma te ayudará con la constancia en la organización de los archivos y ayudará a ahorrar tiempo al lidiar con cada artículo solo una vez. [8] X Fuente de investigación
- A medida que revises cada artículo, debes determinar si siquiera necesitas conservarlo. Si se trata de un papel con el que ya se ha lidiado y ya no es necesario conservarlo como registro, entonces considera descartarlo en vez de archivarlo.
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Despliega cada artículo. Quizás, la mayoría de los papeles que tienes son de correspondencia y podrían estar en sobres y doblados. Saca los papeles de sus sobres, despliégalos y archívalos. Archivar cada papel de esta forma hace que los fólderes queden uniformemente en la gaveta de archivos sin abultarse en la parte donde los papeles se apilan. [9] X Fuente de investigación
- Decide si tienes que conservar los sobres. En la mayoría de los casos, los sobres son innecesarios y se pueden descartar. Sin embargo, si crees que podrías necesitar una prueba de entrega o de sello postal, entonces debes engrapar el sobre a los papeles y conservarlos juntos.
- Se debe engrapar varios papeles juntos, lo que prevendrá que se separen o pierdan. Es preferible utilizar grapas que sujetapapeles ya que se acoplan más uniformemente a los archivos y no corren con el problema de resbalarse.
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Utiliza una bandeja “Para archivar”. Cuando ingrese una nueva correspondencia a tu oficina o cuando se cree trámites nuevos, podrías no poder archivarlos de inmediato. Debes colocar todo lo que se tenga que archivar en un solo lugar para encargarte de ello cuando puedas. Contar con una bandeja en tu escritorio, etiquetada con “Para archivar”, es una buena forma para separar estos papeles hasta que puedas encargarte de ellos. [10] X Fuente de investigación
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Designa un momento constancia para archivar. Si puedes, programa un momento constancia al día o a la semana en el que puedas ocuparte de archivar los papeles nuevos. Si haces que organizar los archivos sea una parte regular de tu rutina, será más probable que sigas haciéndolo. [11] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, podrías reservar la última media hora del día para archivar los papeles del día. Si no es suficiente tiempo, entonces podrías tratar de organizar los archivos dos veces al día, justo antes de ir a almorzar y justo antes de marcharte.
- Las piezas fundamentales para lograr el éxito son la constancia y la repetición.
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Asegúrate de que las personas con acceso a los archivos comprendan el sistema. Si eres la única persona que utiliza los archivos, entonces puedes fácilmente lograr mantener el orden que has creado. Sin embargo, si otras personas tienen que utilizar los papeles en los archivos, debes asegurarte de que comprendan y sigan el sistema que has creado. Contar con un sistema de organización de archivos no resultará útil si los papeles se traspapelan y se colocan en los fólderes incorrectos. [12] X Fuente de investigación
- Podría ser más eficiente y efectivo si te ofreces a conseguir lo que otra persona en la oficina pueda necesitar y luego pedirle que lo regrese directamente a ti. De esta forma, puedes asegurarte de que todo se vuelva a archivar correctamente.
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Mantén los documentos extremadamente importantes en un lugar seguro. Algunos materiales especiales deben colocarse en lugares separados y especiales. Por ejemplo, algunos papeles podrían tener que conservarse en una caja fuerte a prueba de fuego. Probablemente tengas que conservar algunos materiales fuera de la oficina, en una caja fuerte en un banco o en la oficina del abogado de la compañía. [13] X Fuente de investigación
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Revisa los archivos con regularidad. Al menos una vez al año o con más frecuencia si es necesario, debes reservar un tiempo para revisar los archivos. El propósito de esta revisión es decidir si hay papeles o fólderes completos que se puedan descartar o quizás trasferir a una instalación de almacenamiento en otro lugar. Si algo ya nunca se volverá a necesitar, entonces debes descartarlo. Si se trata de algo que no esperas utilizar con regularidad pero que puedas necesitar como registro, entonces debes almacenarlo. [14] X Fuente de investigaciónAnuncio
Consejos
- Este artículo trata de organizar y archivar copias de papeles físicos de correspondencia, recibos y otros materiales. Los temas principales en este artículo se aplican igual de bien a organizar los archivos de computadora. Puedes elaborar fólderes y subfólderes y almacenar archivos electrónicos igual que los papeles físicos.
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Cosas que necesitarás
- gabinete para archivos
- carpetas colgantes
- fólderes
- etiquetas
- marcadores o plumones
Referencias
- ↑ http://www.smead.com/hot-topics/filing-system-1396.asp
- ↑ http://www.smead.com/hot-topics/filing-system-1396.asp
- ↑ http://www.smead.com/hot-topics/filing-system-1396.asp
- ↑ http://www.smead.com/hot-topics/filing-system-1396.asp
- ↑ http://www.absolutely-organized.com/pdf/Filing_101.pdf
- ↑ http://www.absolutely-organized.com/pdf/Filing_101.pdf
- ↑ http://www.absolutely-organized.com/pdf/Filing_101.pdf
- ↑ http://www.absolutely-organized.com/pdf/Filing_101.pdf
- ↑ http://www.absolutely-organized.com/pdf/Filing_101.pdf
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