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Organizar recibos puede parecer una tarea abrumadora, sobre todo si tienes papeles desperdigados por toda la casa. No hay una forma correcta o incorrecta de organizar los recibos, pero puedes experimentar con distintos métodos organizativos para determinar el que sea más apropiado para tu hogar u oficina. Si quieres conservar los recibos físicos, recoléctalos y ordénalos en un solo lugar. Si prefieres ordenar y acceder a los recibos con mayor facilidad, organízalos en cambio con una computadora o smartphone.
Pasos
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Revisa tus recibos con regularidad de forma que no se apilen. Organiza tus recibos una vez a la semana o al mes y desecha los que no necesites. Como regla general, conserva las facturas médicas, los estados de tu tarjeta de crédito, los estados bancarios y otras facturas genéricas por alrededor de un año. [1] X Fuente confiable Consumer Reports Ir a la fuente
- Esta regla no aplica para los archivos importantes (por ejemplo, las declaraciones de impuestos, los estados de cuenta y las solicitudes de préstamos). Mantén estos documentos a la mano.
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Guarda los recibos en una carpeta archivadora o un mueble archivador. Si no tienes muchos recibos, guárdalos en una carpeta archivadora. Llénala con protectores para hojas y luego coloca los recibos dentro de los protectores. [2] X Fuente de investigación Si tienes muchos recibos, una mejor solución de almacenamiento será un mueble archivador.
- Puedes añadir una capa más de organización usando pestañas separadoras etiquetadas para ordenar y disponer los recibos de una mejor manera.
- Si tu hogar es pequeño, funcionará bien una carpeta archivadora de entre 2,5 y 4 cm (1 a 1 1/2 pulgadas). Sin embargo, si trabajas para una empresa, quizás sea mejor una carpeta de 7,5 cm (3 pulgadas).
- Al usar separadores etiquetados, puedes organizar los recibos por categoría, fecha o nombre.
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Ordena los recibos cronológicamente para hacer seguimiento a tus gastos. Utiliza un sistema de etiquetado que te sea útil para revisar los recibos por fecha. Etiqueta las pestañas separadoras o carpetas con distintos intervalos de tiempo de forma que puedas acceder a determinados recibos con mayor facilidad. Si no tienes muchos recibos, o si tu hogar es pequeño, puedes ordenar los archivos por año. Si administras una empresa u organización grande, quizás sea necesario que ordenes los recibos por mes o por semana. [3] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, si vas a usar una carpeta archivadora para organizar los recibos, podrías organizar las pestañas separadoras por año. Si vas a usar un mueble archivador, podrías usar carpetas individuales que representen cada mes del año.
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Organiza los recibos por categoría para determinar cuánto gastas en qué. Antes de colocar los recibos viejos en protectores para hojas o carpetas, organiza los papeles en distintas pilas para poder hacerte una idea de la cantidad que gastes en determinados artículos. Después de organizar los archivos, dispón y distribuye los recibos en su lugar correcto. [4] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, si vas a hacer seguimiento a los gastos del hogar, puedes organizar los recibos en categorías (por ejemplo, supermercado, dinero para el combustible, ropa y otras necesidades).
- Si administras un negocio más grande, podrías organizar los recibos según si son bancarios, de cuentas de crédito y de pagos del seguro.
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Organiza los recibos por nombre si te gusta que las cosas estén en orden alfabético. Elige distintas categorías o grupos para tu sistema de organización que tengan sentido para ti. Si tu hogar es grande o si trabajas para una empresa, quizás te sea más fácil organizar los recibos según los nombres de los miembros de tu familia o tus colegas. [5] X Fuente de investigación
- Organiza los recibos en orden alfabético dentro de una carpeta más grande. Por ejemplo, si hay una categoría llamada "Gastos en comida", podrías organizar los recibos según el nombre del restaurante.
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Escanea tus recibos viejos de forma que puedas reciclar los papeles. Invierte en un escáner pequeño en el que puedas colocar los recibos viejos. Crea un centro de operaciones cerca de tu computadora de escritorio o portátil, y luego dedica un tiempo a la semana o al mes a escanear y subir los recibos a una interfaz digital. Evita desechar los recibos físicos hasta haberlos escaneado con éxito a tu computadora de escritorio o portátil. [6] X Fuente de investigación
- Si no tienes a la mano un escáner, descarga en cambio a tu teléfono una aplicación para escanear. Utilízala para escanear una imagen del recibo apenas lo obtengas. Algunas aplicaciones muy buenas disponibles son Scannable, Scanner Pro, CamScanner y Genius.
- Si quieres una mayor facilidad de acceso y recuperación, intenta convertir todos los archivos escaneados a un formato de archivo PDF . [7] X Fuente de investigación
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Organiza los archivos escaneados en carpetas y subcarpetas digitales. Crea carpetas digitales que tengan encabezados claros y eficientes. Si tu sistema de organización es cronológico, crea carpetas etiquetadas por mes o por año. Si tu sistema de organización es alfabético, considera la posibilidad de crear carpetas según cada letra. Dentro de estas carpetas grandes, crea subcarpetas más específicas que puedan serte de ayuda para organizar y categorizar los recibos más detalladamente. [8] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, si usas un sistema de organización por categorías, etiqueta una de las carpetas como "Supermercado". Dentro de ella, crea subcarpetas que correspondan con distintas tiendas.
- Si tu sistema de organización es cronológico, podría haber una carpeta etiquetada como "2020" y luego subcarpetas etiquetadas como "Enero", "Febrero", etc.
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Etiqueta los archivos según la fecha para así poder tener acceso a ellos con rapidez. Piensa en una taquigrafía eficiente que te facilite encontrar y consultar el recibo más adelante. Si prefieres un sistema de organización cronológico, escribe el año y luego la fecha específica. Si prefieres organizar por categorías, podrías etiquetar el recibo con el nombre de la tienda y la fecha de compra. Experimenta con distintos nombres para las etiquetas hasta encontrar el sistema que funcione mejor para ti y tu hogar. [9] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, podrías etiquetar los archivos individuales como "04_Ene_2019" o probar con algo como "Supermercado_04_Ene".
- Si prefieres un sistema de organización por categorías o alfabético, podrías etiquetar las carpetas como "Compras Supermercado Álvarez 14/01" o algo parecido.
- En algunas computadoras, puedes etiquetar los archivos por colores. Si tu computadora de escritorio o portátil tiene esta opción, podrías usarla para organizar tus recibos de una mejor manera. Por ejemplo, podrías etiquetar los recibos del supermercado con el color verde y los del combustible con el color azul. [10] X Fuente de investigación
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Haz una copia de respaldo en tu computadora para proteger y asegurar los archivos escaneados. Consigue una memoria USB vacía e introdúcela en tu computadora de escritorio o portátil. Copia y pega los archivos de los recibos de la computadora a la memoria USB usando el cursor. Intenta actualizar esta memoria USB cada cierta cantidad de meses de forma que la copia de respaldo de tus recibos esté al día. [11] X Fuente de investigación
- Para esto, también podría servir un disco duro externo.
Variación: descarga una aplicación para escanear recibos si no quieres usar la computadora. Busca aplicaciones para dispositivos móviles que tengan una opción para escanear y permitan que guardes dentro de la aplicación los recibos que subas. Usando un sistema de este tipo, puedes escanear y organizar los recibos sobre la marcha. Algunas aplicaciones populares para escanear recibos son Expensify, ABUKAI Expenses, Quickbook, Receipts by Wave y Certify Expense. [12] X Fuente de investigación
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Cosas que necesitarás
Recolectar recibos físicos
- carpeta archivadora
- protector para hojas
- pestañas separadoras
- mueble archivador
- carpetas para archivos
Subir los recibos de manera digital
- escáner o cámara de teléfono
- computadora de escritorio o portátil
- memoria USB
Referencias
- ↑ https://www.consumerreports.org/consumerist/how-long-should-i-hold-on-to-my-old-bills-other-documents/
- ↑ https://www.youtube.com/watch?v=_f6EXZd8n7A&t=0m34s
- ↑ https://bizfluent.com/how-6579499-file-chronological-order-business-name.html
- ↑ https://www.smead.com/Director.aspx?NodeId=1396&action=Pdf
- ↑ https://finance.uw.edu/recmgt/files-mgt
- ↑ https://www.youtube.com/watch?v=DShyfNSnO9o&t=1m13s
- ↑ https://www.forbes.com/sites/scottkramer/2016/05/27/organize-your-life-8-tips-to-scanning-personal-documents/#3caa8b5a22e1
- ↑ https://www.forbes.com/sites/scottkramer/2016/05/27/organize-your-life-8-tips-to-scanning-personal-documents/#3caa8b5a22e1
- ↑ https://www.forbes.com/sites/scottkramer/2016/05/27/organize-your-life-8-tips-to-scanning-personal-documents/#3caa8b5a22e1
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