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Cuando tienes muchas cosas que hacer, es común sentirte disperso y tenso. Si te sientes apagado en el trabajo, en la oficina o en casa, es probable que sea porque has perdido de vista la forma de organizar tu tiempo. Organizar tu mente es clave para vivir una vida sin tensión, y para eso, necesitas aprender a planear.
Pasos
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Ten a la mano unos cuantos útiles. Necesitas tener una imagen visual de lo que está ocurriendo con tu mente. Para hacer esto, lo mejor es escribir lo que estás pensando. El acto de escribir induce a tu cerebro a prestar más atención. [1] X Fuente de investigación
- Si sabes que aprendes física o visualmente, una pizarra podría ser el mejor lugar para comenzar a organizarte. Así, puedes esparcir tus ideas a lo largo del pizarrón y sentarte a verlas.
- Si no tienes una pizarra o si prefieres trabajar a pequeña escala, toma lápiz y papel. Nada como un cuaderno vacío para comenzar.
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Escribe una lista de pendientes. Cuando alguien está tratando de ordenar sus ideas, lo que busca es administrar su tiempo. El primer paso para administrar efectivamente su tiempo es saber qué necesita lograr.
- Una buena idea para comenzar es planear una semana. Haz una lista de todas las tareas que necesitas solucionar. Solo anótalas al azar. Escríbelas conforme lleguen a tu mente.
- Asegúrate de anotar todo antes de ingresar la información en tu celular. El acto de escribir, como mencionamos arriba, ayuda a prestar más atención.
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Organiza tus pendientes. Quita el caos de tu lista agrupándola por categorías de tareas. Tus metas para la semana comenzarán a tomar forma y comenzarás a ver qué tan desordenados estaban tus pensamientos en realidad.
- En una nueva hoja o sección del pizarrón, anota los nombres de todas las categorías que estás viendo que toman forma en tu lista.
- Reescribe cada tarea dentro de una categoría. Puedes ir tachando cada tarea de la primera lista a medida que la vas asignando a una categoría para que no vayas a repetirlas. No hay problema si al final hay categorías con una sola tarea; al menos le estás dando a esas tareas un lugar.
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Crea una lista de resultados. Una lista de resultados es diferente a una lista de pendientes porque en la parte superior esta última tienes una serie de metas o “resultados”. Tus resultados serán tus verdaderas metas para el día o la semana, y las tareas son cómo vas a llegar allí. [2] X Fuente de investigación
- Una lista de resultados será similar a una lista de tareas excepto porque en la parte superior del papel tendrás una lista numerada de resultados y tu lista de tareas no tiene numeración. El número uno es el más importante.
- Por ejemplo, los resultados para tu día pueden ser: 1) Terminar el proyecto del mes anterior, 2) Tener un almuerzo especial con tu esposa, 3) Completar los planos.
- Prioriza tus tareas alrededor de los resultados deseados. Abajo de la lista de resultados para cada día, anota los pendientes que ayudarán a realizarlos. Estos no tendrán número, pero los anotarás en orden de importancia, tal vez con casillas al lado para poder marcarlas cuando estén hechas.
- Por ejemplo, para seguir los resultados en el ejemplo de esta sección, tu lista de tareas podría ir así: leer los correos electrónicos, encontrarme con Alex, encontrarme con el equipo del proyecto, llamar a mi esposa, ir al restaurante, invitar a los arquitectos, enviar aprobaciones para los planos.
- Una lista de resultados será similar a una lista de tareas excepto porque en la parte superior del papel tendrás una lista numerada de resultados y tu lista de tareas no tiene numeración. El número uno es el más importante.
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Anota las ideas. Cuando estés en medio de la semana, posiblemente notarás que surgen nuevas ideas. Esta creatividad va surgiendo porque estás organizando tu tiempo, lo que permite que el cerebro use su energía para más que administrar tareas.
- Anota estas ideas en la categoría de resultados en la que encajan. Si no anotas estos pensamientos en tu pizarra o en un papel, tu cerebro usará esa energía en mantener el pensamiento en tu memoria.
- Dale a tu mente un descanso transcribiendo tus ideas en categorías. No dejarás de pensar en la idea, pero ahora que está afuera, puedes pasar de la idea inicial al siguiente paso.
- Si es una mala idea, entonces solo elimínala.
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Inicia una rutina semanal. Comienza una rutina de planear los resultados para tu semana el domingo en la noche. Separa las metas semanales en metas diarias y luego haz una lista de las tareas para cada día en cada uno de ellos. De esta forma, no te retrasarás tan pronto comience la semana.
- Haz este planeamiento en papel o pizarra para que puedas ver cuáles son tus metas en lugar de intentar llevar cuenta de ellos en tu cerebro. La clave para tener una mente organizada es anotar las cosas para que tu cerebro no gaste energía en recordarlas.
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Monta una agenda en tu teléfono. Es bueno poder tener todas tus tareas e ideas en papel, pero necesitas poder transportarla y tener espacio para más. Añadirlos en la aplicación de agenda de tu smartphone convertirá la lista en una parte automatizada de tu vida y proporcionará una plataforma para que añadas más con facilidad.
- Si colocas una alarma para cada tarea, tendrás recordatorios sobre mantenerte dentro del plan.
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Ten una copia escrita de tu plan. Si no llevas contigo un smartphone o tableta, transfiere tu nuevo estilo de organización con base en tareas y resultados a tu agenda. Para muchos de nosotros, nuestros smartphones se han convertido en nuestras agendas, pero si todavía tienes una agenda en papel, asegúrate de tener una suficientemente grande para las tareas de cada día.
- La ventaja de una agenda de papel sobre la móvil es que tú simplemente la abres y tienes todo diagramado. Con un smartphone, tendrás acceso a una aplicación de calendario, lo cual facilita el ignorar tu agenda en caso tengas ganas de hacerlo; esto solo te impedirá mantenerte organizado.
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Tacha cada tarea y resultado completo. Al final del día, cuando tus resultados hayan sido logrados, te sentirás aliviado en lugar de como te sentías antes —que posiblemente era tenso.
- Hay evidencia de que el acto de crear y tachar una lista de tareas alivia la carga en nuestro cerebro. Escribir tus pendientes y metas retira esa distracción de tu mente. [3] X Fuente de investigación
- Si no has terminado completamente una tarea o no has logrado un resultado para el final del día o semana, calcula un aproximado de cuánto has logrado y anótalo en tu agenda. Tu mente podrá relajarse incluso si la tarea no fue totalmente terminada en el tiempo previsto.
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Sé realista en tu planeamiento. Podría parecer divertido anotar todo lo que ha estado dando vueltas en tu cabeza y podría ser bueno hacerlo. Pero cuando se trata de planear tus horas y días, sé realista. No coloques demasiadas tareas en un solo día.
- Por ejemplo, podrías estimar cuánto te tomará cada tarea y anotar el tiempo al lado de cada una. Luego bastará una suma para determinar cuánto tiempo toma hacer todos esos pendientes.
- Si son más de las ocho horas de un día laborable, edita tus tareas y resultados para que no te molestes en caso no puedas hacer que todo encaje en las horas que tenías planeadas.
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Cíñete a tus metas semanales. Una vez que tengas un rango de tiempo realista para cada tarea en tu lista, cíñete a esas metas. Sé determinado para mantenerte dentro del tiempo para tus objetivos.
- Si te sales de tu programa porque se te acabó el tiempo un día, reestructura tu plan para la semana intentando reacomodar el tiempo perdido. Si esto significa mover algunas metas a la siguiente semana, que así sea. Incluso si tienes que volver a planificar un poco, al menos estás ciñéndote a tus objetivos.
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Supera la tentación de flojear. No pospongas usando como pretexto que puedes hacer mañana lo que está en tu lista para hoy (a menos que realmente se te esté terminando el tiempo). Posponer, especialmente en la etapa inicial de crear el nuevo hábito de ponerse metas y cumplir con tareas, arruinaría tus planes. Tendrías que reprogramar una y otra vez, lo que generaría frustración, y podrías terminar abandonando todo.
- Cuando sientas la tentación de posponer, prométete a ti mismo una recompensa. Teniendo en cuenta que los hábitos se forman cuando se estimulan las zonas que producen placer dentro del cerebro, darte a ti mismo una recompensa te hará mantenerte motivado. [4]
X
Fuente de investigación
- Por ejemplo, si tienes un largo día de tareas por delante, prométete a ti mismo invitarte algo rico para comer después del trabajo, que no contestarás llamadas que tengan que ver con trabajo una vez que llegues a casa o que te darás permiso de dormir hasta tarde el día siguiente.
- Cuando sientas la tentación de posponer, prométete a ti mismo una recompensa. Teniendo en cuenta que los hábitos se forman cuando se estimulan las zonas que producen placer dentro del cerebro, darte a ti mismo una recompensa te hará mantenerte motivado. [4]
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Fuente de investigación
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Forma el hábito de planificar. Sé constante hasta que este método de organización forme parte de tu vida. Ser organizado requiere práctica y energía al inicio, pero una vez que te acostumbras a esta nueva forma de pensar, se vuelve fácil. Estarás menos tenso y tu mente comenzará a sentirse organizada.
- Los hábitos se forman gradualmente a medida que disciplinamos nuestros cuerpos a las nuevas conductas. Aunque aquella idea de que formar un hábito toma un número específico de días (algunos dicen que entre 21 y 28) es un mito, [5] X Fuente de investigación la verdad es que nuestros cerebros trabajan cada vez menos para realizar la misma tarea una vez que la hemos realizado durante cierto tiempo. [6] X Fuente de investigación
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Corta las distracciones para el proyecto. Para enfocar tu mente sobre un proyecto que tienes entre manos, debes aprender a atenuar las distracciones. Practica esto poniéndote en un área en la que las distracciones sean muchas mientras trabajas en un proyecto serio. Comienza por un periodo corto en este ambiente (digamos que cinco minutos) y ve aumentando gradualmente la duración cada día.
- Por ejemplo, siéntate cerca del televisor mientras trabajas en documentos como tareas o llenar formularios de trabajo. Observa cuánto tiempo puedes evadir al televisor antes de comenzar a perder concentración. Realiza este ejercicio un tiempo cada día tratando de que cada vez sea más el tiempo que puedes mantener sin perder la concentración.
- Con el tiempo, tu capacidad para concentrarte aumentará y sentirás que tu mente está más organizada mientras vas avanzando proyectos activamente.
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Ignora las distracciones en una conversación. Prestar atención a una conversación demuestra tener una mente ordenada y consideración con la otra persona. Para practicar, mantén una conversación en un lugar que sepas que distrae, como por ejemplo, con el televisor cerca o en un lugar público. Haz el esfuerzo de ignorar lo que ocurre alrededor y medir cuánto tiempo te tarda antes de dejar de escuchar con atención.
- Intenta mantener una conversación similar cada día hasta que hayas logrado prestar atención todo el tiempo. No necesita ser la misma persona todos los días.
- Puedes tener esta conversación por teléfono, pero no intentes realizarla a través de Internet porque o mensajes de texto porque son medios que no permiten una comunicación fluida (porque tu interlocutor también está distraído).
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Bloquea las cosas irrelevantes para una conferencia. Prestar atención a la charla, sea en la escuela o para algún desarrollo personal, muestra una mente organizada. Practica concentrándote cuando otra persona está hablando al asistir a clases y visitando conferencias, incluso sermones, y tomando nota de cuánto tiempo puedes atender antes de que tus pensamientos comiencen a divagar. Haz un esfuerzo de escuchar más tiempo cada vez que asistes a una conferencia.
- Ayúdate a concentrarte tomando notas. Tomar nota no solo fuerza al cerebro a prestar atención, tal como dijimos sobre el escribir a mano un poco más atrás en esta misma guía, sino que además proporciona una forma visual de organizar tus ideas.
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Organiza tus ideas en una hoja de cálculo. Cuando se necesita tomar una decisión seria, es particularmente importante tener una mente organizada. Tal como necesitamos agendas para ayudarnos con nuestra administración del tiempo, las hojas de cálculo nos ayudan a ver las cosas en su conjunto para que sea cuantificable.
- Una hoja de cálculo es básicamente una gran tabla de pros y contras, pero también debe incluir columnas sobre calidad y posición relativa. Puedes encontrar plantillas para este tipo de hoja de cálculo en la Internet. [7] X Fuente de investigación
- La belleza de las hojas de cálculo es que puedes hacerla tan sencilla o compleja como quieras y, pase lo que pase, siempre se verá limpia y ordenada porque está en la computadora.
- Cuando hayas terminado con tu hoja de cálculo de toma de decisiones, imprímela y cuélgala para que puedas pensar en todos los aspectos y tomar una decisión que no lamentarás.
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Consejos
- Cada vez que añadas algo nuevo a tu lista, revisa tus resultados. Plantea nuevos si tienes que hacerlo. En otras palabras, revisa tus listas y mantenlas actualizadas.
- Puedes usar un smartphone para grabar recordatorios de voz siempre que tengas una idea o se te asigne una tarea. Luego podrás escucharlos y transcribirlos en tu agenda.
- Mantén el hábito de cargar un bloc de notas contigo. Es particularmente útil para anotar ideas rápidas y quitarle presión a tu mente.
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Cosas que necesitarás
- bloc de notas y lapicero, o pizarra y plumones.
- smartphone u otro dispositivo móvil.
Referencias
- ↑ http://www.dailyinfographic.com/how-does-writing-affect-your-brain-infographic
- ↑ http://sourcesofinsight.com/day-3-daily-outcomes-use-three-stories-to-drive-your-day/
- ↑ http://www.forbes.com/sites/sap/2014/03/17/the-psychology-of-the-to-do-list/#51e144713a37
- ↑ https://newsinhealth.nih.gov/issue/jan2012/feature1
- ↑ http://www.spring.org.uk/2009/09/how-long-to-form-a-habit.php
- ↑ http://www.spring.org.uk/2009/09/how-long-to-form-a-habit.php
- ↑ http://lifehacker.com/four-tricks-to-help-you-make-any-difficult-decision-987762341
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