Cómo organizar un comité

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Ser el presidente de un comité significa que deberás alentar a todos juntos para alcanzar un objetivo común. Si recién empiezas como presidente, la tarea puede parecer un poco desalentadora. No obstante, con algo de preparación y un poco de experiencia en tu haber, estarás dirigiendo comités con facilidad en poco tiempo.

Parte 1
Parte 1 de 4:

Prepararse

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    Muchas organizaciones, incluyendo las universidades y organizaciones no lucrativas, tienen normas implementadas sobre cómo deben funcionar los comités. Debes revisar estas normas con cuidado antes de empezar. Si no puedes encontrar las normas en la página web de tu organización, pregunta a alguien de autoridad dónde puede encontrarlas. [1]
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    Si el comité es nuevo (e incluso si no lo es), tendrás que asegurarte de que esté enfocado adecuadamente. La mejor manera de enfocar tu comité es tener un objetivo específico en mente para él. Por ejemplo, tal vez estés formando un comité a fin de evaluar cómo se hace un producto. Ese será el objetivo principal del comité. [2]
    • Piensa en si el comité principalmente dará recomendaciones o en si el comité realmente implementará soluciones. [3]
    • También tendrás que ser claro sobre cuánta autoridad tendrá el comité. Por supuesto, la organización central debe tomar esta decisión, pero debes ponerlo en claro antes de que el comité se reúna. [4]
    • Trabaja en conjunto con la organización o con el jefe que quiere que se forme el comité a fin de tomar esas decisiones.
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    Es probable que te elijan como presidente del comité porque ya estás muy informado en el tema. No obstante, asegúrate de seguir haciendo tu tarea. Para ser un líder tendrás que poder ver todo el panorama completo, lo cual significará que tendrás que estudiar cada parte en la que tu comité se enfoque. De ese modo, cuando las soluciones se planteen en la mesa, podrás decidir si serán efectivas o no. [5]
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    Si no estás empezando un nuevo comité, tómate el tiempo de reunirte con el anterior presidente. Debe poder brindarte información sobre el comité y las funciones que debes desempeñar como presidente del comité. También podrá brindarte información sobre miembros individuales del comité. [6]
    • El anterior presidente también debe brindarte documentos sobre el comité, por ejemplo, sobre las principales políticas, las reuniones que están programadas y lo que el comité ha estado haciendo en el último año. [7]
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Parte 2
Parte 2 de 4:

Encontrar miembros

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    Mira tus objetivos y tareas desde arriba. Haz una lista de las habilidades que se necesitan para cumplir esos objetivos. Por ejemplo, si tu objetivo principal es recaudar fondos, necesitarás personas que sean buenas en organización, que se puedan conectar con otras personas y que sean creativas. [8]
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    Si el comité ya está establecido, ya tendrá miembros. [9] Esto no significará que todas las personas del comité deberán permanecer en él. Considera cómo el comité seguirá adelante y qué miembros se adaptarán mejor a ese objetivo.
    • Teniendo eso en mente, podrías tener que pedirle a los miembros que renuncien si consideras que no contribuyen al objetivo principal. No obstante, debes hacerlo con cuidado, especialmente si manejas un comité de voluntarios. Tendrás que ser benevolente con los voluntarios.
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    Si tu responsabilidad es reclutar o designar miembros, tendrás que asegurarte de designar personas por las razones correctas. Una vez que desde arriba hayas establecido los principales objetivos y tareas del comité, eso te podrá ayudar a establecer quiénes serían buenos miembros. Es decir, considerar las habilidades del empleado o voluntario antes de pedirle que se una al comité. Las habilidades de la persona deben contribuir de algún modo a tus objetivos.
    • Si no sabes quién tendría habilidades particulares en tu organización, pregunta por ahí. Es posible que encuentres recomendaciones que te lleven a muchos nuevos miembros.
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Parte 3
Parte 3 de 4:

Dirigir reuniones

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    Si hay un asiento para el presidente en la sala en que estás, será adecuado que lo uses. Tú eres el líder y lo indicarás visualmente al usar el asiento que es para el presidente. [10]
    • Por otro lado, si deseas establecer un ambiente más informal, podrías sentarte en el medio del grupo. Esto hará que seas más accesible; no obstante, así podrías reducir un poco tu autoridad. [11]
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    Si el comité es nuevo, explica cómo se manejará. Es decir, si tienes normas específicas sobre cómo se abordará una idea, este será el momento de plantearlas. También debes tener un folleto de las normas para que tus miembros puedan revisarlo posteriormente. [12]
    • En los comités muy formales algunas personas recurren al libro Robert’s Rules of Orders Newly Revised . Este libro brinda normas sobre cómo se manejan los comités. [13]
    • También puedes establecer normas para cualquier mala conducta, incluyendo para las personas que llegan tarde a las reuniones, que no se preparan o que se quedan a cargo de una reunión por completo. [14]
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    Tú mismo ya estableciste el propósito del comité. No obstante, tus miembros también deberán tener en claro cuál es el propósito y deberás tratarlo en la primera reunión. Asimismo, debes poner en claro la manera en que los miembros contribuirán en términos de tiempo e ideas.
    • También debes poner el propósito por escrito para que esto así ayude a guiar a tus miembros durante el tiempo en que estén en el comité.
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    Una vez que las normas y consecuencias estén implementadas, tendrás que ser la persona que se asegure de que las normas se cumplan. Eso significará seguir hasta el final con alguna consecuencia de manera justa y equitativa. Siempre vale la pena ser diplomático, incluso cuando alguien rompe las normas. [15]
    • Por ejemplo, si todos han acordado que nadie puede hablar por más de 10 minutos con excepción de las presentaciones especiales, tendrás que intervenir cuando alguien se extienda. No obstante, en vez de decir “Ariana, tienes que estar callada ahora, ya te pasaste bastante del tiempo” podrías decir “Gracias Ariana por esa valiosa información, sé que tienes más que decir, pero tal vez podrías enviarlo en un correo electrónico breve a todos los miembros de nuestro comité y así podremos asegurarnos de cubrir todos los temas de nuestra agenda de hoy”.
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    Las agendas guían las reuniones ya que ayudan al grupo a enfocarse en algunas ideas principales. Debes asegurarte de que la agenda sea adecuada. Es decir, debes asegurarte de tener suficiente tiempo para darle a cada tema de la agenda la atención que necesita. Si tienes demasiados temas, estarás obligado a obviar algunos de ellos.
    • Entrega la agenda 1 o 2 días antes de la reunión para que los miembros se puedan preparar.
    • Asegúrate de que cada persona sepa con anticipación de lo que es responsable en la agenda.
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    Si el comité no tiene una secretaria establecida, asegúrate de que alguien haga actas de cada reunión. De esta manera podrás tener algo para revisar cuando quieras saber lo que pasó en cada reunión.
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Parte 4
Parte 4 de 4:

Seguir adelante con el comité

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    Una vez que hayas tenido la primera reunión, asegúrate de mantener comunicación regular con tus miembros. Brinda actualizaciones regulares sobre las horas de las reuniones, así como resúmenes de las mismas. También tendrás que brindar actualizaciones a medida que haya nueva información disponible. [16]
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    Es importante que tu agenda personal (por ejemplo, ascender en la empresa) no esté antes que el comité. Esto significa que tendrás que darle más importancia a tener éxito en los objetivos del comité que a tener éxito en tus propios objetivos.
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    Uno de los puntos principales de alentar la creatividad es que así contribuirás a que los miembros se desarrollen en vez de derribarlos. Si constantemente reprendes a un miembro por sus ideas en frente del grupo, ese miembro pronto dejará de ofrecer ideas voluntariamente. Por lo tanto, es importante hacer que el comité sea un lugar en el que puedas aceptar nuevos pensamientos e ideas, incluso si al inicio parecen raros.
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    A medida que los miembros antiguos salgan del comité, tendrás que reclutar más miembros. Cuando lo hagas, asegúrate de brindar orientación adecuada que cubra las normas y enfoque del grupo, tal como lo hiciste cuando empezaste el comité. Ayuda a las nuevas personas a determinar la manera en que pueden participar en el comité.
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    Muchas veces los miembros no quieren estar en un comité y alguien se ofrece como voluntario para ser parte de él. Recuerda eso a medida que manejes tu comité y dale las gracias a esa persona de manera personal y por escrito por lo que hace para que tu comité tenga éxito. [17]
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Referencias

  1. ↑ http://www.governance.uwa.edu.au/committees/principles/meetings/set-up/chair-responsibilities
  2. ↑ http://educationnorthwest.org/sites/default/files/factsheet21.pdf
  3. ↑ http://educationnorthwest.org/sites/default/files/factsheet21.pdf
  4. ↑ http://educationnorthwest.org/sites/default/files/factsheet21.pdf
  5. ↑ http://bestdelegate.com/fifteen-tips-to-being-a-good-committee-chair/
  6. ↑ http://www.governance.uwa.edu.au/committees/principles/meetings/set-up/chair-responsibilities
  7. ↑ http://www.governance.uwa.edu.au/committees/principles/meetings/set-up/chair-responsibilities
  8. ↑ http://educationnorthwest.org/sites/default/files/factsheet21.pdf
  9. ↑ http://educationnorthwest.org/sites/default/files/factsheet21.pdf
  1. ↑ http://www.forbes.com/sites/susanadams/2015/10/05/how-to-run-a-meeting-5/
  2. ↑ http://www.forbes.com/sites/susanadams/2015/10/05/how-to-run-a-meeting-5/
  3. ↑ http://bestdelegate.com/fifteen-tips-to-being-a-good-committee-chair/
  4. ↑ http://www.robertsrules.com/
  5. ↑ http://www.forbes.com/sites/susanadams/2015/10/05/how-to-run-a-meeting-5/
  6. ↑ http://bestdelegate.com/fifteen-tips-to-being-a-good-committee-chair/
  7. ↑ http://onlinepubs.trb.org/onlinepubs/admin/HowToRunACommittee.pdf
  8. ↑ http://educationnorthwest.org/sites/default/files/factsheet21.pdf

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