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Un evento benéfico es una reunión que sirve para recaudar dinero para obras benéficas. Para organizar un evento benéfico para recaudar fondos, se necesita mucho tiempo de planificación y cuidado. Si lo realizas de forma exitosa, podrás asegurar donadores para el evento y para otros eventos futuros. Para organizar un evento, dedica un tiempo para tomar decisiones básicas sobre el mismo, planifícalo con antelación y procura que las cosas se lleven a cabo sin problemas durante el evento.
Pasos
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Conoce la causa que apoyarás. La mejor forma de inspirar a las personas para que hagan donaciones es que en verdad te importe. Cuanto más conozcas sobre la causa, más se inspirarán los demás para colaborar.
- Quizás ya conozcas bastante sobre la causa, pero nunca te hará daño informarte más. Dedica un tiempo para leer sobre la causa para la cual recaudarás el dinero. Trata de mantenerte al día con todas las investigaciones actuales y artículos de noticias acerca del tema. [1] X Fuente de investigación
- Quizás también quieras investigar sobre la recaudación de fondos y los eventos benéficos en sí. Trata de llevar un registro sobre los tipos de eventos para recaudar fondos que han tenido éxito. ¿Qué tipo de trucos publicitarios, espectáculos, subastas y otros tipos comunes de eventos benéficos han tenido éxito tradicionalmente en relación con este tipo de evento? [2] X Fuente de investigación
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Determina el tipo de evento. Antes de planificar cualquier otra cosa en relación con un evento benéfico, debes dedicar un tiempo para determinar el tipo de evento que ofrecerás. Los eventos benéficos pueden ser de varias formas. Trata de elegir una que sea factible para ti según los recursos que tengas y que sea adecuada para la causa.
- Por lo general, los eventos más pequeños pueden ser: ventas de pasteles, lavados de autos, ferias de artesanías, concursos de belleza, concursos de karaoke y otras competencias de apuestas bajas. Dichos eventos son muy fáciles de planificar y no cuesta mucho llevarlos a cabo. [3] X Fuente de investigación
- Si quieres hacer un evento más grande, como un concierto benéfico, una degustación de vinos y comida, una rifa, una subasta silenciosa o un baile de gala, ten en cuenta que dichos eventos suelen ser más complicados y costosos, pero puede recaudarse más dinero, según el área y los donadores potenciales. [4] X Fuente de investigación
- Investiga antes de hacer cualquier plan. Averigua qué tipos de eventos realizan las demás organizaciones benéficas del área donde te encuentres. Si una organización benéfica realiza un concierto benéfico casi al mismo tiempo que tu evento, quizás puedas elegir un tipo de evento diferente para evitar la competencia. [5] X Fuente de investigación
- Ten en cuenta los valores de la organización antes de tomar una decisión. No debes elegir un tipo de evento que no encaje con los valores de la organización. Si vas a realizar un evento benéfico para un centro local que lucha contra las adicciones, es probable que no debas realizar una degustación de vinos. Si realizas un evento benéfico para una organización que procura el bienestar animal, quizás no sea buena idea ofrecer una cena con bistec.
CONSEJO DE ESPECIALISTAExperto en recaudación de fondos digitales y crowdfundingRob Wu es el presidente ejecutivo de CauseVox, una plataforma de recaudación de fondos diseñada para organizaciones sin fines de lucro. CauseVox trabaja para ayudar a los benefactores a recaudar más dinero con menos esfuerzo. Rob ha recaudado más de 200 000 dólares para sus propios proyectos sin fines de lucro de crowdfunding, y su trabajo ha sido reconocido por CNN, Christian Science Monitor y Wall Street Journal.Las opciones para recaudar fondos son casi infinitas. Existen eventos tradicionales para recaudación de fondos, tales como galas, al igual que eventos centrados en actividades como carreras y competencias. También hay eventos de caridad, como maratones de golf, además de actividades y desafíos en línea. Realmente depende del tipo de evento que te gustaría realizar.
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Revisa las leyes y reglamentos. Algunas cosas como los impuestos, los permisos, la compraventa de comida y alcohol, y otros aspectos de un evento benéfico se determinan en las diferentes leyes y reglamentos. Dichas normas cambian según el estado o país. Asegúrate de revisar las leyes de la localidad donde te encuentres. Puedes contratar a un abogado si te sientes confundido por la legalidad de alguna de las opciones. Visita el juzgado local y pide información sobre las leyes y reglamentos relacionados con los eventos y obras benéficas. También puedes visitar el sitio web gubernamental. [6] X Fuente de investigación
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Forma un equipo. No puedes llevar a cabo un evento benéfico a solas. Después de haber decidido el tipo de evento, forma un equipo para poner en marcha tu idea.
- Ten en cuenta cuántos voluntarios necesitarás. Para realizar un evento sencillo y pequeño, como una rifa, solo necesitarás en realidad unos cuantos trabajadores. Sin embargo, para los eventos más grandes, necesitarás más ayuda. [7] X Fuente de investigación
- Busca algunas personas que tengan varias habilidades. Trata de dividir las labores para la realización del evento en varias categorías: recaudación de fondos, publicidad, relaciones públicas, etc. y calcula cuántos voluntarios necesitarás en cada equipo. [8] X Fuente de investigación
- Puedes reunir a los voluntarios de muchas formas. Las academias y universidades tienen muchos estudiantes que buscan adquirir experiencia y crear un currículo. Si eres parte de una organización que se relaciona con la causa, es probable que muchas personas quieran ayudarte. Pregúntales a tus amigos o familiares que tengan algunas habilidades específicas. Por ejemplo, si un primo tuyo trabaja como coordinador de redes sociales en una empresa local, pregúntale si podría ayudarte con la publicidad en línea. [9] X Fuente de investigación
- También debes tener en cuenta a cualquier persona que necesites para el día del evento benéfico. ¿Necesitas camareros, bármanes, músicos o coordinadores de escena?
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Fija una fecha y una hora para el evento. Para empezar, debes elegir una fecha y una hora. Esta será información de suma importancia más adelante, cuando reserves el lugar y hagas la publicidad.
- Investiga un poco sobre el público y el tipo de evento. Si quieres hacer un concierto benéfico el que ofrecerás bebidas alcohólicas, quizás sea buena idea planificar el evento para una noche de fin de semana. Si vas a hacer una venta de pasteles y a vender comida en un supermercado de tu localidad, quizás sea mejor hacerlo una noche de la semana laborable. Pregunta en el supermercado cuáles son los días de compras más concurridos. [10] X Fuente de investigación
- Elige la fecha con antelación. Es necesario tener en cuenta muchas cosas para planificar un evento benéfico y debes asegurarte de tener el tiempo suficiente para planificarlo. [11] X Fuente de investigación
- Aprovecha los días festivos. La gente suele sentir más generosidad cuando se acerca la Navidad. De ser posible, trata de programar el evento durante la época navideña. [12] X Fuente de investigación
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Busca el lugar. Después de haber fijado una fecha, esfuérzate por encontrar un lugar. A menos que planifiques hacer un evento al aire libre, tendrás que encontrar un lugar donde puedas llevar a cabo el evento benéfico. Debido a que el evento que realizarás será para una obra benéfica, puedes preguntar si en dicho lugar estarían dispuestos a donar el uso del espacio o a ofrecerte una tarifa menor para reservarlo.
- Al elegir un lugar, debes tener en cuenta algunos factores. ¿El lugar es conocido para el público principal? ¿Puede accederse con facilidad? ¿Es un terreno políticamente neutro donde se sentirían cómodas las personas con trasfondos diferentes? ¿Es lo suficientemente grande para los asistentes estimados? ¿Tiene el equipo necesario para el tipo de evento? [13] X Fuente de investigación
- Después de haber determinado el tipo de lugar que se adaptará mejor a tus necesidades, crea una lista de las opciones. Es buena idea tener 3 o 4 opciones principales y unos cuantos lugares como respaldo. Empieza a hacer las llamadas telefónicas. Comprueba en qué lugares hay disponibilidad para realizar el evento, cuánto cobrarán y qué reglas y reglamentos debes acatar. Determina cuál es el mejor lugar según tus necesidades y el más económico. [14] X Fuente de investigación
- Ten en cuenta el costo. ¿Cuál es tu presupuesto para el evento y qué puedes pagar de forma razonable? La mayoría de las organizaciones cuentan con un presupuesto disponible para reservar los eventos. Ten en cuenta esa cantidad al hacer las reservaciones del evento.
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Anúncialo. Al acercarse el evento, tendrás que ocuparte de la publicidad. Además de los medios tradicionales para anunciarlo, debes expandirte al mundo de la publicidad en línea y en las redes sociales.
- Los medios tradicionales de publicidad incluyen los volantes, los anuncios en la radio, los folletos, las invitaciones personalizadas, los anuncios en el periódico y otros medios físicos para correr la voz. Crea un presupuesto para estos tipos de publicidad, sobre todo si vives en un área pequeña. [15] X Fuente de investigación
- Deber tener presencia en las redes sociales, sobre todo si vives en un área más grande. Las personas dependen cada vez más de las invitaciones electrónicas y las notificaciones de Facebook para hacer planes. Crea una página de Facebook para el evento. Interactúa con el público antes del evento. Comparte las actualizaciones en tus plataformas personales de las redes sociales con la mayor frecuencia posible. [16] X Fuente de investigación
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Determina los métodos de donación. Si vas a recibir las donaciones en el evento benéfico, debes determinar los métodos de pago. ¿Se harán en efectivo? ¿Con tarjeta? ¿Las donaciones se recaudarán con antelación o se espera que la gente las haga en el evento? Debes determinarlo antes de llevar a cabo el evento. También debes buscar una forma de mantener el dinero seguro si las donaciones se hacen de diferentes formas. Busca una caja que pueda cerrarse con llave y asegúrate de pedirle a un miembro del personal que cuide del dinero. [17] X Fuente de investigación
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Toma las precauciones de seguridad. Asegúrate de tener un plan por si surge un accidente o emergencia. Ten a la mano un botiquín de primeros auxilios. Asegúrate de saber dónde se encuentra la salida de emergencia y el extintor de incendios. [18] X Fuente de investigación
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Ten en cuenta los detalles pequeños. Recuerda todos los detalles pequeños del evento. Si organizas una rifa, ten en cuenta que debes comprar los boletos. También debes conseguir algunos donadores de artículos pequeños para poder rifarlos. Si organizas una cena, calcula los costos de la comida, las bebidas, el personal y las invitaciones.
- Lleva un registro de todo en una lista detallada, donde incluyas un menú si ofrecerás durante el evento.
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Llega temprano para asegurarte de que todo esté listo. Si eres el organizador del evento benéfico, debes llegar unas cuantas horas antes el día del evento. Debes asegurarte de que todo esté listo.
- Revisa todos los aspectos. ¿Hay suficientes sillas y mesas? ¿Todos los artistas o presentadores aún podrán asistir? ¿Los micrófonos y demás dispositivos electrónicos funcionan correctamente? ¿Los voluntarios conocen su trabajo? [19] X Fuente de investigación
- Colabora con la instalación al principio y con la limpieza después del evento. Aunque te consideres principalmente como el organizador, los voluntarios que realicen el trabajo físico siempre agradecerán un poco de ayuda. [20] X Fuente de investigación
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Mantén entretenidos a los invitados. Durante el transcurso del evento, asegúrate de que los asistentes estén entretenidos. Si los invitados se divierten, es más probable que hagan donaciones. No debes ser controlador, pero debes asegurarte de vez en cuando de que todos se diviertan. [21] X Fuente de investigación
- Pasa por todo el lugar del evento y vigila a todos los asistentes. Si observas que alguien luce aburrido, conversa un poco con esa persona. Trata de presentarla con otras personas o recomiéndale algo que pueda hacer para entretenerse.
- Lleva un registro del éxito del entretenimiento. No querrás volver a contratar a alguien que aburrió a los invitados o cuyo acto no salió bien.
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Analiza el evento después. Después de que empiece el evento, dedica un tiempo para analizar tu trabajo con honestidad. En el futuro, si quieres volver a organizar eventos benéficos, usa este evento como una experiencia de aprendizaje. ¿Qué fue lo mejor del evento? ¿Qué fue lo peor? ¿Qué piensas que podrías haber hecho mejor para que las cosas salieran con más tranquilidad? [22] X Fuente de investigaciónAnuncio
Consejos
- Asegúrate de documentar el evento como corresponda. Puedes contratar a un fotógrafo o pedirle a alguien que se ofrezca como voluntario. Puedes usar estas fotografías para motivar la recaudación exitosa de fondos en el futuro.
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Referencias
- ↑ http://www.classy.org/blog/how-to-throw-a-benefit-concert-in-4-simple-steps/
- ↑ http://www.classy.org/blog/how-to-throw-a-benefit-concert-in-4-simple-steps/
- ↑ http://www.slideshare.net/jaimelavie/organizing-fund-raising-and-charity-benefit-events-14872190
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- ↑ http://washingtonpeacecenter.net/FRconcert
- ↑ http://washingtonpeacecenter.net/FRconcert
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- ↑ http://www.slideshare.net/jaimelavie/organizing-fund-raising-and-charity-benefit-events-14872190
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