Cómo organizar un sistema de archivo electrónico

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Así como puedes usar un archivador y carpetas para organizar documentos de papel, también puedes usar tu computadora como un sistema de archivo electrónico para administrar tus archivos digitales, incluyendo fotografías y documentos.

Método 1
Método 1 de 2:

Crear un sistema de archivos en Windows

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  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/71\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-1-Version-2.jpg\/v4-460px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-1-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/71\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-1-Version-2.jpg\/v4-728px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-1-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Para seleccionar varios archivos que estén en la misma carpeta de Internet Explorer, haz clic en el primer archivo que quieras seleccionar y luego mantén presionada la tecla Mayús o ⇧ Shift .
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/5d\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-2-Version-2.jpg\/v4-460px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-2-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/5d\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-2-Version-2.jpg\/v4-728px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-2-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Windows tiene nombres predeterminados para sus carpetas principales, como por ejemplo, "Documentos", "Imágenes", "Música", etc. pero también puedes crear carpetas donde tú quieras.
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/bd\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-3-Version-2.jpg\/v4-460px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-3-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/bd\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-3-Version-2.jpg\/v4-728px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-3-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Esta capeta funcionará como tu archivador. En ella guardarás otras subcarpetas organizadas.
    • Abre el Explorador de Windows y haz clic derecho en la ubicación donde quieras crear una carpeta.
    • Haz clic en "Nuevo".
    • Haz clic en "Carpeta". El nombre de la carpeta aparecerá seleccionado para que puedas sobrescribirlo.
    • Escribe el nombre que quieras ponerle a tu nueva carpeta.
    • Presiona ↵ Enter .
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/0c\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-4-Version-2.jpg\/v4-460px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-4-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/0c\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-4-Version-2.jpg\/v4-728px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-4-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Haz doble clic en el nombre de la carpeta principal para abrirla. De la misma forma que creaste la carpeta principal, puedes crear subcarpetas para organizar tus archivos.
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/ac\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-5-Version-2.jpg\/v4-460px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-5-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/ac\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-5-Version-2.jpg\/v4-728px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-5-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Puedes abrir dos ventanas del Explorador de Windows, una al lado de la otra, y luego arrastrar archivos desde la ubicación original hacia la nueva carpeta.
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    Utiliza la función de copia de seguridad de Windows para copiar los archivos en un disco duro externo o en la nube. Si el disco duro de tu computadora está fallando, puedes usar la copia de seguridad para restaurar tus archivos en otro disco duro.
    • Haz clic en "Inicio".
    • En el cuadro de búsqueda, escribe "copias de seguridad".
    • Haz clic en "Copias de seguridad y restauración".
    • Haz clic en "Configurar copias de seguridad" y sigue los pasos del asistente.
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Método 2
Método 2 de 2:

Crear un sistema de archivos en Mac

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  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/8\/89\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-7.jpg\/v4-460px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-7.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/8\/89\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-7.jpg\/v4-728px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-7.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Para seleccionar varios archivos que estén en la misma carpeta, haz clic en el primer archivo que quieras seleccionar y luego mantén presionada la tecla Mayús o ⇧ Shift .
    • Presiona Control + clic en uno de los archivos y luego haz clic en "Nueva carpeta con la selección".
    • Escribe un nombre para la nueva carpeta.
    • Presiona ⏎ Return .
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/a1\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-8.jpg\/v4-460px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-8.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/a1\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-8.jpg\/v4-728px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-8.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Para abrir la carpeta principal, presiona y mantén presionada la tecla ⌘ Command mientras haces doble clic en la carpeta. De la misma forma que creaste la carpeta principal, puedes crear subcarpetas para organizar tus archivos.
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/61\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-9.jpg\/v4-460px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-9.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/61\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-9.jpg\/v4-728px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-9.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Utiliza la función "Time Machine" para copiar los archivos en un disco duro externo, Time Capsule o en un servidor de OS X de la red. Si el disco duro de tu computadora está fallando, puedes usar la copia de seguridad para restaurar tus archivos en otro disco duro.
    • En el menú de Time Machine, haz clic en "Preferencias de Time Machine".
    • Haz clic en "Seleccionar disco".
    • Selecciona un disco duro externo, Time Capsule, o cualquier otra solución de almacenamiento de la lista y luego presiona "Usar este disco".
    • Después de elegir un disco para crear tu copia de seguridad, haz clic en "Agregar o eliminar disco de respaldo" si quieres agregar otros discos para mayor seguridad.
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Consejos

  • Sería bueno que cambies el nombre de los archivos para agregarles la fecha de creación, así podrás ordenar fácilmente los archivos alfabéticamente y aparecerán ordenados por fecha de creación. Cuando vayas a cambiarle el nombre a los archivos para incluir la fecha como parte del nombre, utiliza el formato AAAA.MM.DD. Por ejemplo, 2010.09.29. Puedes omitir los dígitos del siglo y usar simplemente 100929.
  • Para ordenar los archivos por nombre en el Explorador de Windows, haz clic en el encabezado de la columna "Nombre".
  • Cuando conectes un disco duro externo a tu computadora, te preguntarán si quieres usar el disco para crear una copia de seguridad a través de "Copias de seguridad y respaldo" en Windows o "Time Machine" en Mac.
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