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Organizar un torneo de fútbol puede ser un gran evento promocional o de recaudación de fondos para tu organización, así como una oportunidad divertida para los equipos de fútbol locales. Si quieres que el torneo sea exitoso, debe estar bien planificado y ser profesional. Si organizar tu propio torneo requiere de mucho trabajo, también es gratificante. Para organizar un torneo de fútbol, debes presupuestar el evento, encontrar una buena ubicación, establecer las bases del torneo, conseguir equipos y buscar un anfitrión.
Pasos
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Prepara un plan de gastos. Puedes usar una hoja de cálculo o simplemente hacer una lista que te ayude a realizar un seguimiento de los gastos del torneo. Debes tener una documentación escrita de los costos del torneo para que puedas mantener tus finanzas organizadas, y explicar fácilmente los costos a las personas o marcas que te van a financiar. Ingresa todas las cifras en una hoja de cálculo, incluyendo un fondo de contingencia. Calcula el costo total del torneo para que puedas planificar cómo financiarlo.
- Prueba una hoja de cálculo de Excel para realizar cálculos sencillos.
- Prueba las hojas de cálculo de Google a las que puedes acceder desde cualquier dispositivo, lo que facilitará el ingreso de los gastos desde tu teléfono.
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Averigua cuáles son las tarifas del mercado del alquiler de instalaciones. Debes tener una idea general de cuánto costará alquilar campos de fútbol para el torneo. Comunícate con el gobierno, las escuelas y los clubes deportivos de tu localidad para preguntarles acerca de los campos de fútbol disponibles y los costos de alquiler. Ingresa el rango de número en tu hoja de cálculo.
- Cuando preguntes por los costos, considera obtener información acerca de las reglas y las políticas.
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Consigue un estimado de los costos de los trofeos. El torneo necesitará trofeos, así que comunícate con las tiendas de tu localidad que los venden o búscalos en línea. Deberás decidir si darás trofeos de participación o simplemente torneos de clasificación. Calcula la cantidad de trofeos multiplicando la cantidad proyectada de equipos por la cantidad promedio de miembros del equipo.
- El número anticipado de equipos para fines de presupuesto debe ser el máximo que puedas acomodar o el número de equipos en tu área si el torneo será local.
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Calcula el costo de contratar personal. Necesitarás árbitros, operadores de puestos de venta, seguridad, equipo de limpieza y personas que ayuden durante las transiciones del juego. Pregúntales a otros organizadores locales acerca de las tarifas que pagan o busca en línea para tener una idea del rango de pago.
- Considera la posibilidad de pedir voluntarios para arbitrar, limpiar o trabajar en los puestos de comida. Es posible que puedas establecer como condición para ingresar al festival que el equipo proporcione una cierta cantidad de padres voluntarios durante los momentos en que los equipos no estén jugando.
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Determina los costos de los puestos de venta. Un puesto de venta puede generar mucho dinero para tu organización, pero debes proporcionarle bocadillos y bebidas. Calcula estos costos y los costos relacionados, como el alquiler de un puesto o una mesa.
- Recuerda preguntar acerca de los permisos y los códigos si planeas cocinar alimentos en el puesto de comida.
- Considera pedir comida preparada como pizza e incluye ese gasto en tu presupuesto.
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Busca patrocinadores. Los patrocinadores pueden compensar gran parte de tus costos si estás dispuesto a promover otras organizaciones o eventos. Incluso puedes asociarte con otra organización para compartir los costos y las ganancias. Asegúrate de realizar cualquier acuerdo de patrocinio por escrito y cumple con tu parte del trato.
- Es posible que puedas vender anuncios como una forma de asociación. Estos anuncios se pueden colocar en las camisetas, los carteles o los materiales promocionales que uses para anunciar el torneo. Considera la posibilidad de colocar letreros alrededor de los bordes del campo.
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Elige una fecha. Antes de que puedas reservar el lugar, debes elegir una fecha para asegurarte de que el lugar que quieras esté disponible el día o el fin de semana en el que planeas desarrollar el torneo. El torneo no debe entrar en conflicto con otros torneos, y probablemente atraerás equipos más consolidados si eliges una fecha durante la temporada normal de fútbol en tu región.
- Es posible que debas realizar el torneo durante un fin de semana, dependiendo de cuántos campos tengas y cuántos equipos planeas admitir. Asegúrate de tener suficiente tiempo para los partidos.
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Busca un campo disponible. El torneo debe tener por lo menos un campo de juego, aunque más campos permitirá que entren más equipos. Consulta la lista de campos que llamaste durante la elaboración del presupuesto para elegir el mejor.
- Llama a las instalaciones locales, especialmente aquellas que albergan partidos de fútbol.
- Considera la cantidad de equipos que jugarán en el torneo para saber cuántos campos necesitas.
- Es posible que puedas obtener el campo de forma gratuita como oportunidad de patrocinio. Por ejemplo, una escuela local puede permitirte usar su campo si los promueves como patrocinador.
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Asegúrate de que el campo tenga asientos. El torneo atraerá espectadores que querrán un lugar cómodo para ver jugar a los equipos. No esperes que los espectadores lleven sus propios asientos. Debes elegir un campo que tenga asientos, como gradas.
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Verifica que los baños sean adecuados. El campo que elijas debe tener baños cercanos. Si crees que no tendrás suficientes baños para desarrollar el evento, considera alquilar orinales portátiles.
- Es posible que también quieras proporcionar vestuarios. [1] X Fuente de investigación
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Pregunta acerca de los requisitos para usar el campo. Es probable que tengas que comprar un seguro para el uso del campo en el torneo, así que pregúntale al propietario del campo cuál es el seguro que debes comprar. También debes averiguar qué debes hacer para preparar el campo y limpiarlo una vez finalizado el torneo.Anuncio
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Ponle un nombre al torneo. Elige un nombre que llame la atención de las personas y diles qué tipo de torneo es. Dependiendo del tamaño de tu área o del tipo de organización, posiblemente quieras incluir el nombre del área o de la organización en el torneo. Lo más probable es que los equipos quieran participar en un torneo que tenga un nombre de élite o que sea por una buena causa, así que tenlo en cuenta.
- Por ejemplo, si vas a recaudar dinero para algo como una organización benéfica o la construcción de un patio de recreo escolar, puedes llamar al torneo “Torneo de fútbol benéfico para el patio de recreo de San José”.
- Como alternativa, un torneo en un área grande se puede llamar “Torneo de fútbol de Unión de Houston”.
- Si quieres probar algo divertido, puedes llamarlo “Torneo de fútbol Patea la Pelota”.
- Un nombre de torneo de élite puede ser “Torneo de fútbol de Bay City”.
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Recluta voluntarios. Contar con voluntarios te permitirá recolectar más ganancias, ya que no tendrás que contratar tanto personal. Comunícate con las universidades de tu localidad y las organizaciones cívicas para buscar voluntarios que ayuden a arbitrar partidos, atender en los puestos de venta, recoger basura, proporcionar instrucciones a los invitados, monitorear el área, recordar a las personas las reglas y otras tareas básicas.
- Si planeas exigir que los equipos proporcionen voluntarios, ten en cuenta esto al momento de reclutarlos.
- Es mejor tener muchos voluntarios que muy pocos.
- No uses voluntarios como seguridad a menos que trabajen en la aplicación de la ley o la seguridad. En su lugar, contrata algunos agentes de seguridad por horas.
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Establece las reglas del torneo. Al establecer las reglas, puedes asegurarte de cumplir con las obligaciones que acordaste al alquilar el campo, como mantenerlo limpio y no dañar el césped. También puedes establecer estándares para el buen espíritu deportivo y protegerte en caso de un incidente. Por ejemplo, tener reglas establecidas puede permitirte expulsar a alguien que se esté comportando de manera inapropiada.
- Las reglas del ejemplo incluyen: no tirar basura, no golpear, no insultar, no alterar la propiedad de la instalación y no comer en el campo de juego.
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Ponte en contacto con los departamentos de la policía y los bomberos locales. Asegúrate de que las autoridades estén al tanto del desarrollo del torneo en caso haya una emergencia. También puedes preguntarles si tienen alguna recomendación para mantener el torneo seguro o si existen leyes que quizás no conozcas que estén relacionadas con torneos como el tuyo.
- Posiblemente quieras contratar agentes de policía fuera de servicio para que actúen como personal de seguridad.
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Hazle publicidad al torneo. Infórmale al público acerca de tu torneo publicando carteles o anuncios sobre el torneo. Pregúntales a los clubes y las escuelas locales si pueden incluir el torneo en su boletín informativo o si puedes publicar la información en un lugar donde los jugadores de fútbol o entrenadores puedan verla. Asegúrate de proporcionar detalles sobre cómo registrar los equipos, como el correo electrónico y el número de teléfono de contacto.
- Cuelga volantes en buenas tiendas deportivas de tu localidad o cerca de clubes deportivos.
- Publica anuncios en el periódico y en sitios de Internet locales.
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Llama a las organizaciones de fútbol de tu localidad. Ve donde están los equipos para contarles acerca del torneo. Si tu área no tiene una organización de fútbol local, llama a los clubes deportivos locales u organizaciones de ligas menores, según tu grupo de edad objetivo.
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Organiza tus propios equipos. Si tu área no tiene equipos consolidados, todavía puedes realizar el torneo si animas a la comunidad a crear sus propios equipos solo para tu torneo. Esto puede funcionar especialmente bien para los adultos, ya que muchos adultos disfrutaban practicar deportes cuando eran jóvenes, pero ya no pueden jugar en equipos organizados cuando son adultos. Los equipos se pueden crear en base a los lugares de trabajo, las iglesias y los grupos sociales.
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Registra los equipos. Haz que cada equipo proporcione detalles del registro, incluyendo el nombre de equipo, un número de contacto del equipo y una lista de jugadores. Si el torneo brindará camisetas, es una buena idea que los jugadores envíen sus tallas durante el registro para que sea más fácil distribuir las camisetas durante el torneo. Puedes registrar equipos por correo electrónico o mediante un sitio web especializado en registros.
- Pídeles a los equipos que paguen todo o parte de la tarifa de inscripción al registrarse para que no se arrepientan y retiren luego.
- Ten una lista de equipos para que sepas cuántos trofeos pedir.
- Ten las tallas de las camisetas para que puedas crear un paquete para cada equipo, lo que hará más fácil distribuir las camisetas a la hora del registro.
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Crea un cronograma. Después de que los equipos se hayan registrado, desarrolla el cronograma y las llaves del torneo que permitan a cada equipo jugar de manera correcta. Asegúrate de tener suficiente tiempo para cada juego, así como para limpiar entre partidos. Cuando el cronograma termine, haz copias para que cada equipo tenga acceso a él en el día o fin de semana del torneo.
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Compra suministros. Espera para comprar suministros hasta que tengas una idea de cuántos equipos participarán. Los suministros incluirán trofeos, puestos de venta de alimentos, letreros, materiales de registro y camisetas, si las tienes. Es posible que debas pedir comida con anticipación, así que ponte en contacto con tu proveedor para averiguar qué debes hacer para estar listo el día del torneo.
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Configura el campo de anticipación. Para ser profesional, el torneo debe estar listo antes de que comiences a llegar los participantes. Sal al campo el día anterior para asegurarte de que las instalaciones se ven bien y luego ve al campo el mismo día, temprano en la mañana, para instalar la mesa de registro y los puestos de venta.
- Diles a los voluntarios la hora exacta a la que deben llegar para que no asuman que es la hora de inicio del torneo. De lo contrario, es posible termines instalando todo tú solo.
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Asigna a todos los voluntarios una tarea específica. Los voluntarios necesitan saber cuál su trabajo y cómo deben hacerlo de la manera correcta. Si bien algunos pueden realizar varias funciones, no esperes que los voluntarios hagan todo el trabajo. Establece horarios y puestos de trabajo.
- Por ejemplo, el horario de un voluntario puede ser de 1:00 p. m. a 3:00 p. m. en un puesto de venta o de 8:00 a. m. a 10:00 a. m. cerca de la entrada brindado direcciones.
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Registra a los equipos en el lugar designado. Se debe esperar que un representante del equipo se registre contigo o con el personal del torneo. Coloca el lugar de registro en un área central, como cerca de las puertas del campo o donde la mayoría de las personas ingresan al campo desde el estacionamiento. Brinda una copia de las reglas del torneo, el calendario de juego y un mapa a cada representante de equipo.
- Trata de usar una mesa o un puesto para que el área de registro sea más visible.
- Si el torneo ha elaborado camisetas, puedes distribuirlas durante el registro de los equipos. Agrupa las camisetas por los nombres de equipo para luego entregar cada paquete al representante del equipo.
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