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La organización de una recaudación de fondos que tenga éxito puede constituir una tarea descomunal, sobre todo para un planificador sin experiencia. Será necesario que planifiques todos los detalles del evento, que desarrolles un equipo que pueda ayudarte a llevarlo a cabo, que resuelvas tus finanzas y planifiques cada parte de la logística y la publicidad. Sin embargo, te darás cuenta de que para hacer que una recaudación de fondos se vuelva realidad puede resultar un proceso manejable si te tomas el tiempo de trabajar de antemano en cada uno de los pasos a continuación e incorporas ayudantes buenos. Cada recaudación de fondos será diferente, pero puedes emplear los siguientes pasos como una guía general para la tuya.
Pasos
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Establece objetivos. Estos constituyen aquello que tengas la esperanza de lograr con la recaudación de fondos. Si bien esto podría parecerte obvio, el primer paso debe ser responder con exactitud por qué vas a llevar a cabo la recaudación de fondos. ¿Vas a crear consciencia sobre una causa? ¿Intentas recaudar dinero para un determinado tipo de investigación o proyecto? ¿Es una combinación de objetivos? Debes definir con exactitud lo que tengas la esperanza de lograr con la recaudación de fondos usando los términos más claros posibles. [1] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, imagina que quieres organizar una recaudación de fondos para la investigación sobre el cáncer. Lo mejor es que identifiques un tipo de cáncer, una instalación de investigación o una organización benéfica específicos a los cuales vayas a donar el dinero. Esto puede servirte para dirigir tus intentos de ahí en adelante.
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Identifica a tu público. Determina en quién enfocarás tus esfuerzos de marketing. Esto se refiere a qué grupo de personas es probable que quieran donar a tu causa. La demografía puede definirse según la edad, el género, los intereses o cualquier otro criterio que puedas imaginar. Lo importante es que definas con claridad quién es este grupo, con lo cual podrás adaptar el resto de tu planificación y organización de forma que satisfaga tus necesidades. [2] X Fuente de investigación
- Asimismo, el público objetivo puede constituir grupos (por ejemplo, familias) o tan solo incluir a todos.
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Determina un tipo de recaudación de fondos. En primer lugar, es necesario que tomes una decisión en cuanto a la categoría general de recaudación de fondos en la cual vayas a encajar. ¿Tan solo recaudarás dinero para una causa solicitando donaciones? ¿O habrá un evento que acompañe a la recaudación de fondos? Un evento puede constituir cualquier cosa, desde una cena hasta un concierto o una carrera. Las opciones en cuanto al tipo de recaudación de fondos que puedes organizar son prácticamente ilimitadas.
- Si optas por una recaudación de fondos creativa y diferente, esto mejorará la cantidad que recaudes. Si bien las ventas de productos horneados y los eventos de lavado de autos funcionan, no son tan originales. Una recaudación de fondos completamente original atraerá a una mayor cantidad de personas.
- Otro tipo de recaudación de fondos que puedes considerar es el financiamiento colectivo en línea mediante las plataformas como Kickstarter o Indiegogo. Es relativamente fácil establecer una campaña en estos sitios web, además de que pueden constituir una forma fácil de ofrecer recompensas por distintos niveles de donación. Asimismo, los sitios web como Causes y Crowdrise se enfocan de manera específica en las campañas de financiamiento colectivo para organizaciones sin ánimo de lucro. [3] X Fuente de investigación
- El evento debe ser específico para el público. Asimismo, puede ser un reflejo de tu propia experiencia como recaudador de fondos y la causa a la que apoyes. [4] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, puedes optar por organizar una carrera de 5 km para tu recaudación de fondos para la investigación sobre el cáncer. A partir de ahí, puedes incorporar elementos creativos (por ejemplo, hacer que sea una carrera con un tema de rosquillas o una carrera con pintura).
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Identifica un plazo. En caso de que vayas a llevar a cabo un evento de recaudación de fondos, la fecha del evento constituirá un plazo obvio. Sin embargo, en caso de que vayas a organizar un esfuerzo de recaudación de fondos en línea o de que vayas a solicitar donaciones de otro modo, será necesario que establezcas una fecha límite. Esto constituirá una motivación para que tu equipo y tus donantes hagan sus donaciones con rapidez. Asimismo, informará otros esfuerzos (por ejemplo, hacerles llegar las recompensas a los donantes, si aplica). [5] X Fuente de investigación
- Considera la posibilidad de establecer más de una fecha límite que corresponda con los distintos pasos del proceso organizativo. De este modo, se genera una sensación de urgencia que sirve para motivar a tu equipo a lograr cada objetivo a tiempo.
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Estudia otras recaudaciones de fondos similares que hayan tenido éxito. Considera otras recaudaciones de fondos en tu localidad y piensa en los aspectos en los que hayan tenido éxito y las cosas que podrían haber hecho de manera diferente. Haz el intento de pedir las opiniones de los demás al respecto. Elabora una lista de lo que obtengas y úsalo para mejorar el diseño de tu propia recaudación de fondos. [6] X Fuente de investigaciónAnuncio
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Busca voluntarios. Trabaja en tu iglesia, lugar de trabajo u otro grupo comunitario para encontrar voluntarios para tu causa. Pídeles a quienes incorpores a tu equipo que corran la voz a los amigos o parientes que consideren que podrían tener interés en ayudar. En caso de que necesites determinadas habilidades (por ejemplo, un contador o publicista), podrías buscar personas a tu alrededor que sean conocidas por tener estas habilidades. [7] X Fuente de investigaciónCONSEJO DE ESPECIALISTAOrganización de ayuda humanitariaDirect Relief es una galardonada organización de ayuda humanitaria, activa en los 50 estados y en más de 80 países. Se enfocan en ayudar a las personas afectadas por emergencias y desastres naturales. Direct Relief ha recibido una calificación alta de Charity Navigator, GuideStar y el Centro para la Filantropía de Alto Impacto de la Universidad de Pensilvania, por su efectividad, eficiencia y transparencia.
Busca personas con iniciativa . Según Direct Relief, una organización de ayuda humanitaria, debes tratar de buscar voluntarios que estén entusiasmados por hacer ellos mismos el trabajo. "Tuvimos el mayor éxito cuando encontramos voluntarios involucrados que están dispuestos a responsabilizarse por seguir sus ideas. Tenemos un evento uno que otro año que un grupo organiza para nosotros y requiere muchas cosas, pero el hecho de que sea un grupo externo quien lo organice implica que Direct Relief puede beneficiarse sin tener que invertir recursos que podrían emplearse en otras cosas".
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Delega la autoridad. En el caso de las recaudaciones de fondos grandes o más complicadas, quizás te sea casi imposible tomar todas las decisiones por tu cuenta. Por tanto, es necesario que dividas tus responsabilidades entre un grupo base de miembros de confianza del equipo. Por ejemplo, considera la posibilidad de pedirle a alguien que sea bueno con el dinero que se encargue de las finanzas de la recaudación de fondos. Otra persona podría ocuparse de los esfuerzos promocionales. Es posible que, para muchos segmentos de la recaudación de fondos, sea necesario que haya alguien a cargo de forma que puedas coordinar la recaudación de fondos en su totalidad sin enfocarte en los detalles más pequeños. [8] X Fuente de investigación
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Divide las tareas. Distribuye las tareas entre distintos voluntarios o grupos de voluntarios. De este modo, además de incrementar las posibilidades de que la recaudación de fondos tenga éxito, se ejercerá un poco menos de presión sobre ti, ya que delegas las tareas complicadas a voluntarios habilidosos. Tan solo debes tener cuidado de haber implementado una estructura para que estos distintos grupos puedan coordinar unos con otros. Para lograrlo, quizás debas establecer reuniones regulares de todo el equipo de la recaudación de fondos. [9] X Fuente de investigación
- Forma un comité que se asegure de que se logre toda la planificación y se reúnan todos los materiales.
- Por ejemplo, en el caso de la carrera caritativa de 5 km, podrías poner a un grupo a cargo de los refrescos para después de la carrera y a otro a cargo de disponer el recorrido. Sería necesario que estos dos grupos se comuniquen para tener la certeza de que haya espacio suficiente en la meta para los refrescos.
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Considera a otros profesionales que deba haber in situ. Existen algunos tipos de eventos de recaudación de fondos para los que deberá haber otros profesionales presentes de forma que tengas la certeza de que el evento se desarrolle con fluidez. Por ejemplo, para un concierto, se necesitarían técnicos de iluminación y de sonido. Como otra alternativa, para una carrera de 5 km, debería haber profesionales médicos presentes en caso de que se lastime alguno de los corredores. Considera tus necesidades en cuanto a estas personas y toma en cuenta en tu presupuesto el costo de incorporarlas. [10] X Fuente de investigaciónAnuncio
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Define tu objetivo de recaudación de fondos. Este objetivo puede ser un monto altamente subjetivo. Después de todo, es fácil pensar simplemente "Quiero recaudar la mayor cantidad posible de dinero". Sin embargo, es necesario que establezcas un objetivo que sea alto pero alcanzable. Considera los eventos similares anteriores en el lugar en donde vivas, analiza el monto que hayan recaudado y luego establece un objetivo un poco más alto. [11] X Fuente de investigación
- Hay algunos casos en los que se puede definir un objetivo claro. Por ejemplo, en caso de que vayas a recaudar dinero para la construcción de una escuela, es necesario que tengas un estimado de los costos para ello y desarrolles tu objetivo a partir de allí.
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Considera el costo. En caso de que tomes la decisión de que sea un evento público de recaudación de fondos, debes considerar los costos, los patrocinios y la participación. Un ejemplo es un evento de lavado de autos, que constituye una forma muy común de recaudar fondos entre los grupos juveniles y los clubes. Entre los costos se encontrarían el jabón, los paños y el uso de una instalación para llevar a cabo el evento.
- En caso de que organices un evento costoso, será necesario que las entradas sean igual de costosas para poder cubrir los costos.
- Es posible exceder las donaciones pero no tus gastos. Debes planificar con frugalidad. [12] X Fuente de investigación
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Solicita patrocinadores. Ellos pueden brindarte locales, refrescos, productos, servicios gratuitos o dinero como una forma de contribuir a tu recaudación de fondos. Sin embargo, si quieres conseguir estos patrocinadores, será necesario que los convenzas de que tu recaudación de fondos tendrá éxito y de que tu causa es digna de su esfuerzo. Considera los negocios locales que tengan tus mismos valores y que podrían estar dispuestos a apoyar tu recaudación de fondos y luego comunícate con ellos, ya sea por teléfono o en persona, y presenta tu argumento.
- Asimismo, quizás puedas aprovechar los contactos dentro de tu equipo como una forma de obtener el apoyo de los negocios. Lleva a cabo una reunión de lluvia de ideas con ellos para determinar quiénes podrían ser patrocinadores.
- Considera la posibilidad de tener niveles de patrocinio (oro, plata, etc.) que reflejen la cantidad participación de los patrocinadores. Quizás estén dispuestos a pagar más para que su logotipo tenga un mejor posicionamiento en todo el evento. [13] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, para la carrera caritativa de 5 km, podrías hacer el intento de contratar a organizaciones benéficas locales enfocadas en el cáncer, hospitales y tiendas atléticas en la ciudad. Estas son organizaciones que tienen un interés en común con tu causa y con las personas que asistirán al evento.
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Determina la forma como aceptarás el dinero. Al empezar a aceptar donaciones, será necesaria una forma de organizar y almacenar ese dinero. En el caso de las transacciones físicas (dinero en efectivo o cheques), necesitarás una cuenta bancaria benéfica en donde puedas almacenar el dinero en tanto se acumula. Asimismo, es posible usar esta cuenta bancaria para aceptar transferencias de los donantes.
- En el caso de las donaciones en línea, será necesario que establezcas alguna forma de aceptar el dinero electrónicamente, para lo cual puedes usar PayPal o un sitio web de financiamiento colectivo (por ejemplo, Kickstarter o Indiegogo). [14] X Fuente de investigación
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Elige una fecha y una hora para el evento. Si bien los eventos de lavado de autos, cocina al aire libre y venta de garaje son más rentables y placenteros cuando hace buen clima, quizás no sean adecuados para mediados del invierno o del verano en el caso de los lugares muy calurosos. Habrá una mayor asistencia los sábados, pero debes fijarte en el calendario comunitario para tener la certeza de que no haya ningún otro evento planificado para el día que elijas que ocasione que las personas estén ocupadas con otras cosas en tanto llevas a cabo la recaudación de fondos. [15] X Fuente de investigación
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Consigue un buen local. Existen muchos negocios minoristas que permiten que distintos grupos usen sus instalaciones para lavados de autos, ventas de productos horneados y otras actividades de recaudación de fondos en caso de que sean compatibles con sus valores y de que ellos apoyen aquello hacia lo que trabajes. En el caso de los eventos de otro tipo (por ejemplo, los conciertos o las ferias), debes tener cuidado de contar con el espacio suficiente como para instalar el evento. [16] X Fuente de investigación
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Establece horarios. Establece un horario para el día de la recaudación de fondos de forma que cada evento individual tenga su propio inicio y final bien definidos. Asimismo, debes establecer un horario para llevar a cabo las tareas antes de la fecha del evento. Por ejemplo, debes elegir un día en el que quieras recibir a los patrocinadores y una fecha posterior para la impresión de pancartas de patrocinio. [17] X Fuente de investigación
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Haz planes para hacer seguimiento. Aquello a lo que se haga referencia con "hacer seguimiento" dependerá de la naturaleza de tu recaudación de fondos. En el caso de una recaudación de fondos basada estrictamente en las donaciones, hacer seguimiento involucrará comunicarte de manera personal con los donantes para agradecerles. Por otro lado, en el caso de un evento, será necesario que especifiques quién se quedará después para ayudar con la limpieza. [18] X Fuente de investigaciónAnuncio
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Usa internet. Internet constituye el mejor recurso para llegar a grupos grandes de personas a un costo bajo. Para empezar, toda recaudación de fondos debe contar con una página en Facebook que se actualice con regularidad y en donde figure la información relevante. Luego, puedes usar Twitter o Instagram para correr la voz aún más y establecer conexiones con posibles donantes. En el caso de las recaudaciones de fondos más avanzadas, podrías elaborar un sitio web en donde haya un enlace para las donaciones.
- Quizás te sea posible pedirle ayuda a un diseñador local de sitios web a un precio más bajo en caso de que comulgue con tu causa. De este modo, podrás tener un sitio web profesional sin costo. [19] X Fuente de investigación
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Haz publicidad. Esto puede implicar colocar letreros por toda la ciudad y en tablones de anuncios comunitarios, transmitir la información a través del boca a boca o conversar con los medios de difusión para averiguar el tipo de publicidad que ofrezcan. Existen muchas estaciones de radio y medios televisivos locales que cuentan con tablones de anuncios comunitarios y avisos de servicio público para los grupos sin ánimo de lucro. [20] X Fuente de investigación
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Pide ayuda a los negocios y organizaciones locales. Pídeles a los patrocinadores y a otros negocios locales que te compren algunas entradas o que cuelguen un afiche de tu evento en su local como una forma de ayudar a correr la voz. Quizás otros negocios puedan ayudarte de otras formas pero no lo sabrás si no preguntas. [21] X Fuente de investigación
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Pídele ayuda a tu equipo. Ellos pueden constituir un excelente recurso para correr la voz. Pídeles que hablen sobre la recaudación de fondos cada vez que puedan y que se esfuercen por informarles a sus amigos acerca del evento. Asimismo, pueden escribir correos electrónicos a sus conocidos lejanos a los que podría interesarles y publicar en las redes sociales acerca de la recaudación de fondos. Cualquier forma en la que puedan correr la voz solo puede contribuir con tu causa. [22] X Fuente de investigaciónAnuncio
Advertencias
- Las ventas de productos horneados y los eventos de cocina al aire libre deben administrarse de forma que la comida sea segura y se maneje de la forma adecuada.
- Ten cuidado de que tus esfuerzos no infrinjan ninguna ley local.
- En caso de que tus esfuerzos involucren las ventas de puerta en puerta, deben desplazarse en equipos por seguridad.
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Referencias
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