Cómo pedir a los empleados que completen una encuesta

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Las encuestas entre los empleados son una forma excelente de medir la satisfacción que sienten respecto a un asunto o de hacerse una idea de cómo puedes mejorar tu empresa; no obstante, ¡solo funcionan si ellos las completan! Si les das a tus empleados toda la información importante sobre la encuesta, será más probable que la completen. Crear encuestas en papel que se puedan entregar en lugares que sean parcialmente públicos puede ayudar a tus empleados a sentir que pueden conservar más el anonimato, lo cual aumentará la probabilidad de que las entreguen. La forma en que redactes la encuesta también será importante.

Parte 1
Parte 1 de 3:

Invitar a los empleados a completar la encuesta

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    Envía a tus empleados un par de correos electrónicos en las semanas previas a enviar la encuesta. Si saben que habrá una encuesta, ya estarán pensando en ella cuando llegue. Esto puede aumentar la probabilidad de que la completen. [1]
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    Una vez que estés listo para enviar la encuesta, incluye ahí una nota que mencione toda la información importante sobre ella. [2]
    • Informa a tus empleados qué sucede y por qué. Por ejemplo, puedes decir algo tan simple como “Estamos realizando una encuesta entre los empleados a fin de medir la satisfacción que sienten después de la fusión de nuestra empresa”.
    • Asegúrate de garantizar a tus empleados que la encuesta es confidencial.
    • Informa a tus empleados la manera en que utilizarás los resultados. Por ejemplo, puedes decir “Utilizaremos sus respuestas para reorganizar la manera en que trabajan con sus supervisores”.
    • Indica a tus empleados una fecha límite e informa dónde pueden entregar las encuestas. Asegúrate de establecer un lugar confidencial para la entrega. Es mejor un lugar común, por ejemplo, una sala de descanso o cerca del lugar en que se marca el ingreso y salida.
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    Si los empleados saben con anticipación cuánto tiempo tomará la encuesta, será más probable que programen el tiempo para completarla. Si no das ninguna indicación de cuánto tiempo necesitarán para completarla, será probable que no la hagan. [3]
    • Asegúrate de informar a tus empleados que pueden completar las encuestas usando el tiempo de la empresa. Será más probable que la completen si saben que pueden tomarse un tiempo en el trabajo para hacerla en vez de tener que llevársela a casa.
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    Si la invitación para participar en la encuesta viene directamente de un líder de alto rango, será más probable que los empleados se sientan escuchados y, por lo tanto, será más probable que participen. [4]
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Parte 2
Parte 2 de 3:

Administrar la encuesta

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    Las encuestas digitales son más fáciles de recopilar; sin embargo, los empleados así también sabrán que existirán formas de hacer seguimiento a sus respuestas (aun cuando la empresa no lo haga). Permitir que tus empleados completen encuestas en papel hará que sientan que sus respuestas realmente serán anónimas. [5]
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    Si incluyes la encuesta (y un sobre blanco para devolverla) con la nota de invitación, los empleados no tendrán que preocuparse por pedirla o recogerla en algún lugar donde todos los puedan ver. Esto aumentará el sentido de anonimato y te permitirá mantener en confidencialidad sus respuestas. [6]
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    Si pides a los empleados que entreguen sus encuestas completas a alguien dentro de la empresa, será menos probable que lo hagan. Es posible que a ellos les preocupe que la persona que las recopile pueda revisar las respuestas o que les haga seguimiento. En vez de eso, coloca una caja de recopilación cerrada con llave en la cual los empleados puedan dejar las encuestas completas.
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    Los incentivos grupales por completar las encuestas pueden ayudar a aumentar la tasa de respuesta. Por ejemplo, podrías ofrecer un almuerzo en la oficina al departamento que tenga la tasa de respuesta más alta. Si tu empresa es pequeña, confía en los incentivos individuales. [7]
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Parte 3
Parte 3 de 3:

Crear la encuesta

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    Las preguntas con respuestas a escala presentan una opinión, dato o situación y después piden a los encuestados que califiquen su veracidad o probabilidad. Será más probable que los empleados respondan este tipo de preguntas, ya que simplemente tendrán que rellenar una burbuja, y no las preguntas abiertas en las que tengan que escribir una respuesta. [8]
    • Por ejemplo, puedes hacer preguntas como “Mi supervisor resuelve rápidamente los conflictos con los clientes” y después ofrecer respuestas a escala. Pon cinco burbujas en una línea horizontal y coloca “Muy en desacuerdo” encima de la burbuja que está más a la izquierda y “Muy de acuerdo” encima de la burbuja que está más a la derecha.
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    Si la encuesta es muy extensa, es posible que tus empleados se rindan a la mitad y que nunca la entreguen. La encuesta debe durar solo 20 minutos, lo cual significaría incluir 50 a 75 preguntas con respuestas a escala. [9]
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    Si haces muchas preguntas que parecen sugerir que buscas una respuesta positiva, los empleados podrían dejar de hacer la encuesta. Formular casi un tercio de las preguntas de forma negativa puede evitar que pase eso. [10]
    • Por ejemplo, en vez de formular una pregunta como “En mi departamento hacemos un buen trabajo de resolución de conflictos” formúlala como “En mi departamento hacemos un mal trabajo de resolución de conflictos”.
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    Uno de los factores más importantes para que los empleados respondan las encuestas es el anonimato. Si haces preguntas demográficas con anticipación, los empleados podrían sentir que revelarán quiénes son y será menos probable que respondan el resto de la encuesta. [11]
    • Si tienes que hacer preguntas demográficas, limita la cantidad que incluirás. La cantidad máxima que debes utilizar es tres.
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Referencias

  1. ↑ http://www.employeesurveys.com/helpful-information/how-to-obtain-a-high-response-rate/
  2. ↑ http://www.busreslab.com/index.php/articles-and-stories/esat-key-steps/inviting-the-employees-to-your-employee-satisfaction-survey/
  3. ↑ http://www.busreslab.com/index.php/articles-and-stories/esat-key-steps/inviting-the-employees-to-your-employee-satisfaction-survey/
  4. ↑ http://www.busreslab.com/index.php/articles-and-stories/esat-key-steps/inviting-the-employees-to-your-employee-satisfaction-survey/
  5. ↑ https://hbr.org/2002/02/getting-the-truth-into-workplace-surveys
  6. ↑ https://hbr.org/2002/02/getting-the-truth-into-workplace-surveys
  7. ↑ http://www.busreslab.com/index.php/articles-and-stories/esat-key-steps/inviting-the-employees-to-your-employee-satisfaction-survey/
  8. ↑ http://www.employeesurveys.com/helpful-information/how-to-obtain-a-high-response-rate/
  9. ↑ http://www.employeesurveys.com/helpful-information/how-to-obtain-a-high-response-rate/
  1. ↑ https://hbr.org/2002/02/getting-the-truth-into-workplace-surveys
  2. ↑ https://hbr.org/2002/02/getting-the-truth-into-workplace-surveys

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