Cómo preparar un estado de ganancias y pérdidas

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Coescrito por Jennifer Mueller, JD

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Los estados de ganancias y pérdidas proporcionan información sobre las actividades de tu negocio en el pasado y constituyen un documento esencial que es necesario elaborar como parte de tu información financiera. Por ejemplo, quizás sea necesario que elabores uno si es que vas a solicitar un préstamo para una pequeña empresa. Es posible conseguir plantillas que puedes usar para elaborar un estado de ganancias y pérdidas, pero también es un documento bastante simple que puedes elaborar por tu cuenta mediante los registros financieros básicos de tu empresa. [1] [2]

Parte 1
Parte 1 de 3:

Calcular los ingresos

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    Quizás quieras elaborar un estado de ganancias y pérdidas que abarque apenas unos meses o bien todo un año de operaciones. En caso de que vayas a elaborarlo para otra persona, es posible que ella determine el periodo de tiempo que el documento deba abarcar. [3] [4]
    • Por lo general, para que un estado de ganancias y pérdidas transmita información que sea útil en un margen significativo, debe abarcar como mínimo un trimestre.
    • Al mismo tiempo, si un estado de ganancias y pérdidas abarca un periodo mayor a 12 meses, por lo general contendrá demasiada información como para ser de particular utilidad.
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    En un estado de ganancias y pérdidas que abarque apenas un breve periodo de tiempo (por ejemplo, tres meses o un trimestre) puede haber una cantidad mucho mayor de detalle que en uno que abarque todo un año de operaciones. [5] [6]
    • El estado de ganancias y pérdidas deberá ser menos detallado mientras más tiempo abarque. Por ejemplo, en caso de que estés preparando uno que abarque los últimos 6 meses, quizás debas incluir los ingresos y los gastos totales para todos los meses.
    • Sin embargo, si es que el estado de ganancias y pérdidas abarcará todo un año, quizás te sea de mayor utilidad dividir el año en trimestres y no en meses individuales.
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    Para poder preparar el estado de ganancias y pérdidas, serán necesarias cifras brutas para todos los ingresos que tu negocio haya obtenido durante el periodo que abarque el estado, lo cual incluye las ganancias obtenidas de los activos, de ser el caso. [7] [8]
    • En caso de que no cuentes con un contador ni utilices un software de contabilidad, es posible que reunir estos documentos constituya un desafío.
    • Sin embargo, debes tener en cuenta que, si es que no tienes un registro de tus ingresos, te costará trabajo elaborar este estado y, además, tendrás problemas al momento de preparar tu declaración de impuestos.
    • Debes dividir tus ingresos en categorías generales para así poder determinar la cantidad de dinero que tu negocio obtenga a través de cada avenida en tus operaciones.
    • Asimismo, los ingresos no operativos (por ejemplo, las ganancias de capital) deben mantenerse separados de los ingresos operativos.
    • Debido a que los registros financieros son importantes, debes tomar nota de arreglar el problema lo más pronto posible si es que te topas con espacios en blanco en tus registros al momento de recolectar información sobre tus ingresos para elaborar el estado.
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    Por lo general, debes incluir totales para los periodos más cortos (por ejemplo, los meses o los trimestres) además de los ingresos totales definitivos para todo el periodo que abarque el estado. [9] [10]
    • Debe haber totales en cada categoría y también un total de todos los ingresos en el transcurso del periodo determinado y cada división de este periodo.
    • Por ejemplo, en caso de que tengas ingresos de tres categorías y el estado de ganancias y pérdidas abarque tres meses, deberá haber un total para los ingresos en cada categoría cada mes y también un total para cada categoría de ingresos en el transcurso de todo el trimestre.
    • Luego, debes calcular los ingresos totales de cada categoría para todo el trimestre y el total mayor de ingresos a lo largo de todo el trimestre.
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Parte 2
Parte 2 de 3:

Calcular el total de los gastos operativos

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    Quizás la clave más importante para asegurarte de que tu estado de ganancias y pérdidas sea preciso es tener registros meticulosos de tu negocio. No podrás tomar en cuenta los gastos si estos no figuran en tus registros. [11] [12]
    • Deberás tener registros de los gastos en los que tu negocio haya incurrido durante el periodo de tiempo que hayas determinado que abarque el estado de ganancias y pérdidas.
    • Es probable que no tengas dificultades para tomar en cuenta los gastos más grandes (por ejemplo, los pagos de alquiler o de servicios públicos), pero recuerda también los gastos accesorios, como las compras pequeñas de suministros o la mano de obra contratada de manera temporal.
    • En caso de que compres materias primas para elaborar otro producto que vendas, estas también formarán parte de tus gastos.
    • Del mismo modo, también debes incluir en tus gastos el inventario para las tiendas minoristas para fines del estado de ganancias y pérdidas.
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    La forma en la que categorices los gastos operativos dependerá hasta cierto punto de si es que utilizarás el estado de ganancias y pérdidas de manera interna o si lo prepararás para un tercero (por ejemplo, un posible prestamista). [13] [14]
    • En caso de que vayas a preparar el estado de ganancias y pérdidas para un tercero, es probable que no quieras darle detalles explícitos sobre tu negocio y los gastos de tu operación.
    • Por lo tanto, normalmente debes emplear categorías generales (por ejemplo, "publicidad" o "gastos de oficina").
    • Por otro lado, en caso de que vayas a elaborar un estado de ganancias y pérdidas para que se analice de manera interna, quizás debas pormenorizar en mayor medida tus gastos.
    • Por ejemplo, en caso de que hayas estado experimentando con distintos métodos de publicidad y marketing y quieras analizar la forma en la que los ingresos de tu negocio cambiaron dependiendo de cada método, podrías separarlos y establecer categorías diferentes para la publicidad por Internet y por televisión.
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    En esencia, los gastos no operativos constituyen todos los gastos en los que tu negocio incurra que no tengan una relación directa con las operaciones de tu negocio (por ejemplo, los intereses sobre préstamos existentes). [15] [16]
    • Asimismo, los gastos no operativos incluyen los honorarios legales o de contabilidad y los cargos por servicios bancarios.
    • Estos pueden categorizarse por separado o bien pueden tan solo figurar como "gastos no operativos" y luego puedes brindar el total para cada periodo.
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    Por lo general, las pérdidas abarcan los daños y perjuicios que tu negocio haya tenido que pagar como consecuencia de una demanda o las pérdidas de capital debido a la venta de activos de la empresa, ya que estas no corresponden con ninguna categoría de gastos. [17]
    • A diferencia de los gastos, debes pormenorizar las pérdidas de manera específica. La mayor parte del tiempo, es poco probable que estos montos sean recurrentes y, por tanto, es importante que los consideres específicamente.
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Parte 3
Parte 3 de 3:

Encontrar los ingresos netos

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    Es posible descargar una plantilla en línea que puedes usar para tu estado de ganancias y pérdidas o bien emplear una que venga junto con tu aplicación de hojas de cálculo. [18]
    • Sin embargo, ten en cuenta que, al elaborar tu propia hoja de cálculo, puedes personalizar la información de forma que se adecúe a tus fines con mayor precisión.
    • En caso de que estés preparando un estado de ganancias y pérdidas para un tercero (por ejemplo, un prestamista), es posible que este quiera que la información esté dispuesta de una forma determinada o exija que incluyas determinados datos.
    • En caso de que sepas cuál es la información que debas incluir, es necesario que la hoja de cálculo se adecúe a los datos y no viceversa.
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    En caso de que hayas tomado la decisión de elaborar tu propia hoja de cálculo, debes organizarla de forma que las entradas para los ingresos y los gastos sean las filas y los periodos de tiempo sean las columnas. Luego, los datos figurarán en las celdas correspondientes. [19]
    • Debes organizarla de una forma que tenga sentido y sea fácil de seguir. Por lo general, las entradas para los ingresos abarcarán las líneas superiores de la hoja de cálculo y los gastos figurarán en las líneas debajo.
    • Esto tiene un flujo natural debido a que restarás los gastos a tus ingresos para así obtener las ganancias netas.
    • En la primera columna, identificarás los tipos de ingresos y gastos que aparezcan en cada celda de la tabla, y cada columna siguiente indicará el periodo de tiempo para el cual esas cifras apliquen.
    • Por ejemplo, en caso de que el estado de ganancias y pérdidas abarque un solo trimestre, será necesario que la hoja de cálculo cuente por lo menos con cuatro columnas (una para las etiquetas y las demás para cada mes del trimestre).
    • Asimismo, quizás deba haber otra columna en el extremo derecho para los totales.
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    En un estado de ganancias y pérdidas, puedes utilizar dos métodos, siendo el más simple el método del único paso, en el que tan solo restas todos los gastos y pérdidas a todos los ingresos y ganancias. [20] [21]
    • Mediante el método de varias partes, separas los gastos e ingresos operativos de los demás gastos e ingresos. Las ganancias operativas netas equivaldrán a las ventas menos los gastos administrativos y de comercialización.
    • Al sumar tus demás ingresos menos los demás gastos a tus ganancias operativas netas, obtienes las ganancias netas antes de impuestos.
    • El método de varias partes tiene más sentido si es que tu negocio está basado en el inventario, como en el caso de una tienda minorista.
    • En caso de que vayas a preparar el estado de ganancias y pérdidas para un tercero, es posible que esta persona determine el método que debas emplear y las cifras que vayas a necesitar. Por ejemplo, en muchos casos, los bancos exigen que los estados de ganancias y pérdidas empleen el método de varias partes si es que vas a solicitar un préstamo para pequeñas empresas.
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/f\/f9\/Prepare-a-Profit-and-Loss-Statement-Step-12.jpg\/v4-460px-Prepare-a-Profit-and-Loss-Statement-Step-12.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/f\/f9\/Prepare-a-Profit-and-Loss-Statement-Step-12.jpg\/v4-728px-Prepare-a-Profit-and-Loss-Statement-Step-12.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Después de disponer la hoja de cálculo, estarás listo para ingresar las cifras que hayas encontrado para los ingresos y los gastos en cada categoría durante el periodo de tiempo. Este también constituye un buen momento para revisar bien las matemáticas. [22]
    • Puedes configurar la hoja de cálculo para que calcule el total de celdas particulares a medida que avances de forma que se llenen automáticamente los totales para cada categoría de ingresos o gastos.
    • Después de colocar todos los números, deberás encontrar el total de tus ingresos y de tus gastos para todo el periodo.
    • En caso de que vayas a utilizar el método de varias partes, será necesario que haya totales separados para los ingresos operativos y no operativos y para los gastos operativos y no operativos.
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/13\/Prepare-a-Profit-and-Loss-Statement-Step-13.jpg\/v4-460px-Prepare-a-Profit-and-Loss-Statement-Step-13.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/13\/Prepare-a-Profit-and-Loss-Statement-Step-13.jpg\/v4-728px-Prepare-a-Profit-and-Loss-Statement-Step-13.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    En caso de que vayas a emplear el método de un solo paso, debes realizar unas operaciones simples después de ingresar todos los números para así obtener las ganancias netas de tu negocio. Las operaciones para el método de varias partes son igual de simples, solo que involucran obtener primero las ganancias operativas y luego las ganancias netas antes de impuestos. [23] [24]
    • El objetivo de un estado de ganancias y pérdidas (al que también se le conoce como estado de resultados) es encontrar las ganancias netas, pero estas no constituyen la única cifra importante en el documento en conjunto.
    • A través del estado de ganancias y pérdidas, se obtiene una imagen instantánea del dinero que ingresa y sale de tu negocio durante el periodo de tiempo que se abarque. Puedes utilizar este documento para analizar la salud financiera de tu negocio.
    • Puede serte útil visualizar las cifras brutas en el formato de una hoja de cálculo para identificar las áreas en las que haya que mejorar o evaluar los experimentos que hayas llevado a cabo con distintos métodos de operaciones.
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Consejos

  • Existen muchas opciones de bajo costo para adquirir software básico de contabilidad para tu negocio. En el caso de la mayoría de estos servicios, se te generará automáticamente un estado de ganancias y pérdidas con solo hacer clic en un botón. [25]
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Referencias

  1. ↑ http://quickbooks.intuit.com/r/financial-management/creating-financial-statements-how-to-prepare-a-profit-and-loss-statement-i-e-income-statement/
  2. ↑ https://www.zionsbank.com/pdfs/biz_resources_book-3.pdf
  3. ↑ http://www.dummies.com/how-to/content/preparing-an-income-statement-for-a-business.html
  4. ↑ https://www.fundera.com/blog/2014/10/06/quickly-prepare-profit-loss-statement/
  5. ↑ http://www.dummies.com/how-to/content/preparing-an-income-statement-for-a-business.html
  6. ↑ https://www.fundera.com/blog/2014/10/06/quickly-prepare-profit-loss-statement/
  7. ↑ http://quickbooks.intuit.com/r/financial-management/creating-financial-statements-how-to-prepare-a-profit-and-loss-statement-i-e-income-statement/
  8. ↑ https://www.fundera.com/blog/2014/10/06/quickly-prepare-profit-loss-statement/
  9. ↑ http://quickbooks.intuit.com/r/financial-management/creating-financial-statements-how-to-prepare-a-profit-and-loss-statement-i-e-income-statement/
  1. ↑ http://www.dummies.com/how-to/content/preparing-an-income-statement-for-a-business.html
  2. ↑ http://quickbooks.intuit.com/r/financial-management/creating-financial-statements-how-to-prepare-a-profit-and-loss-statement-i-e-income-statement/
  3. ↑ https://www.fundera.com/blog/2014/10/06/quickly-prepare-profit-loss-statement/
  4. ↑ http://www.dummies.com/how-to/content/preparing-an-income-statement-for-a-business.html
  5. ↑ https://www.zionsbank.com/pdfs/biz_resources_book-3.pdf
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  7. ↑ https://www.zionsbank.com/pdfs/biz_resources_book-3.pdf
  8. ↑ http://quickbooks.intuit.com/r/financial-management/creating-financial-statements-how-to-prepare-a-profit-and-loss-statement-i-e-income-statement/
  9. ↑ http://www.dummies.com/how-to/content/preparing-an-income-statement-for-a-business.html
  10. ↑ http://www.dummies.com/how-to/content/preparing-an-income-statement-for-a-business.html
  11. ↑ http://quickbooks.intuit.com/r/financial-management/creating-financial-statements-how-to-prepare-a-profit-and-loss-statement-i-e-income-statement/
  12. ↑ https://www.zionsbank.com/pdfs/biz_resources_book-3.pdf
  13. ↑ http://www.dummies.com/how-to/content/preparing-an-income-statement-for-a-business.html
  14. ↑ http://www.dummies.com/how-to/content/preparing-an-income-statement-for-a-business.html
  15. ↑ https://www.zionsbank.com/pdfs/biz_resources_book-3.pdf
  16. ↑ http://quickbooks.intuit.com/r/financial-management/creating-financial-statements-how-to-prepare-a-profit-and-loss-statement-i-e-income-statement/

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