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En una buena parte de las empresas, particularmente entre las de menor tamaño, se observa poco interés por la función administrativa de planificación, habiendo incluso quienes argumentan que en el entorno de los negocios no es posible diseñar planes de largo alcance como los de carácter estratégico, fundamentalmente debido a que las condiciones económicas y políticas de algunos lugares no facilitan la consideración de premisas válidas para el largo plazo. Pero, teniendo en mente que las condiciones económicas en algunos países latinoamericanos en la actualidad son más estables que en años pasados, esto representa una gran oportunidad para establecer planes de largo plazo, para lo que se proporciona esta guía.

  1. Analiza y define los entornos. Estos son el político, económico, social, tecnológico y ecológico (PESTE) que constituyen el análisis de entorno externo de la empresa. Identifica oportunidades (+) y amenazas (-).
    • Ten en cuenta el tipo de empresa que estas analizando, esto es, el rubro, la competencia y la clientela.
    • Enfoca la planificación hacia un objetivo claro, definiendo las metas.
  2. Identifica Fortalezas (+) y debilidades (-). Este paso y el anterior se denomina análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)
    • Debes ser capaz de ver los aspectos positivos y negativos en tu planificación anterior (si es que existió) para saber en que enfocarte. Un análisis FODA bien hecho te permitirá aclarar esto.
  3. Pregúntate ¿Qué valores, prácticas y creencias representarán el compromiso de la organización en la sociedad?
    • Ten muy en cuenta el paso anterior y este ya que definirán puntos fundamentales en el funcionamiento de tu empresa.
  4. Pregúntate y a tu equipo qué creen que el cliente espera de su empresa y exprésenlo en una lluvia de ideas, sin incluir las palabras calidad, precio y servicio, ya que son comodines frecuentemente utilizados: jerarquiza las ideas de cada miembro del grupo para llegar a un consenso y redacten la misión con esas ideas.
    • El brainstorm es una técnica genial para este paso.
  5. Visualiza con tu equipo el estado futuro deseado de la empresa. Recuerda que la visión debe ser: 1) formulada por líderes; 2) compartida por el equipo; 3) amplia y detallada, sin generalidades, especificando qué, cómo, cuándo y por qué; 4) positiva y alentadora, debe tener alcance y alentar a todos crecer y justificar el esfuerzo. Una visión realmente compartida debe nacer de las visiones personales de los miembros del equipo.
    • Haz incapié en llegar a un acuerdo común entre todo el equipo, procura que no hayan personas (aunque sean minoría) que no estén de acuerdo con los objetivos y las metas pactadas. Esto podría traer problemas a futuro.
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    Establece los objetivos estratégicos. Pregúntate ¿Bajo qué criterios tomamos decisiones? Son los resultados específicos que se desean alcanzar. Deben ser alcanzables, mesurables y cuantificables en un tiempo determinado, para alcanzar la misión. Responde a la pregunta ¿Qué vamos a hacer?
  7. Muestra el uso y la asignación de los recursos. Responde a la pregunta ¿Cómo vamos a hacerlo? Para formular la estrategia puede usarse la Matriz FODA, un marco conceptual para un análisis sistemático que facilita el apareamiento entre las amenazas y oportunidades externas con las debilidades y fortalezas de la organización.
  8. Son diferentes a las reglas, que son de observancia obligatoria y literal, no permiten ejercer discrecionalidad.
  9. Formula los programas, o sea, establece un conjunto de acciones, responsabilidades y tiempos necesarios para implantar las estrategias.
    • Realiza una planificación a corto y largo plazo.
    • Establece indicadores para saber si las estrategias implantadas están surtiendo el efecto buscado. Por ejemplo, encuestas al cliente.
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    Formula un presupuesto. Formula ahora el plan en términos monetarios. El presupuesto es la expresión el números de los objetivos a alcanzar y de los recursos necesarios para hacerlo.
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Consejos

  • El primer consejo es emprender la planificación. Indispensable para el éxito de la compañía.
  • Une un horizonte de planificación a más de 5 años es buena para determinar el rumbo a largo plazo de la compañía.
  • No dejes de tomar en cuenta la opinión y las visiones personales de los empleados.
  • Visualiza a la empresa como un elemento organizado, no consideres a cada departamento o área como partes aisladas. Recuerda que toda la organización debe hacer esfuerzos para llegar a los objetivos.
  • Si por lo menos no tiene interés en someter todo esto di "ya no más".
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