Cómo redactar términos y condiciones y políticas de privacidad de una empresa

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Los términos y condiciones y políticas de privacidad son documentos legales importantes que cualquier empresa debe tener. Los términos y condiciones explican cada uno de los derechos y obligaciones de la empresa y el cliente. Las políticas de privacidad describen cómo las empresas conservan y usan la información personal de los clientes. [1] Puedes encontrar recursos en Internet para ayudarte a redactar tus propios términos y condiciones y una política de privacidad que se adecúe a tu situación particular, pero siempre debes consultar con un abogado para pequeñas empresas antes de finalizar estos documentos legales cruciales.

Parte 1
Parte 1 de 4:

Prepararte para redactar tus términos y condiciones

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    Los términos y condiciones (TYC) establecen la base para las interacciones de los clientes con tu empresa y definen cómo tu empresa interactuará con sus clientes. Explican tus procedimientos y procesos, limitan tu responsabilidad y presentan los acuerdos que tú y el cliente han acordado cumplir. Puedes pensar en ellos como un contrato entre tu empresa y tu cliente. Ellos regirán cuáles son tus derechos y responsabilidades como empresa y cuáles son los derechos y responsabilidades de tu cliente. [2]
    • A menudo puedes encontrar términos y condiciones estándar que puedes usar como una pauta para crear los tuyos. [3] [4]
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    La información exacta proporcionada en tus TYC dependerá del tipo de empresa que tengas. Sin embargo, hay varias áreas básicas que casi todos los TYC deben abordar: [5] [6]
    • Productos y servicios
    • Precios y pagos
    • Garantías
    • Derechos de autor y marcas registradas
    • Cese del servicio
    • Legislación aplicable. Debes incluir una estipulación que declare la ley que rige tus términos y condiciones (es decir, tu propia ley estatal). [7]
    • Cambios en el acuerdo. Debes incluir una cláusula que declare que puedes modificar los términos y condiciones en cualquier momento. [8]
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    Después de revisar los tipos de términos y condiciones, quedará claro cuáles se aplican a tu situación específica y cuáles no. Anota los que debes incluir en tu propio documento.
    • Casi todas las empresas querrán incluir los derechos de autor, los cambios en el acuerdo y las estipulaciones de la legislación aplicable.
    • Todas las empresas que vendan productos tendrán que incluir una estipulación de devoluciones, reembolsos y pérdidas.
    • Cualquier empresa que ofrezca servicios debe incluir una estipulación de cese de servicio.
    • Si tienes enlaces a otros sitios web, definitivamente debes incluir una estipulación de enlaces a sitios web.
    • Si permites comentarios en tu sitio web, debes incluir una estipulación que limite tu responsabilidad por cosas como la difamación. [9] [10]
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    Puedes comenzar buscando plantillas genéricas de términos y condiciones en Internet. [11] Incluso puedes encontrarlas adaptadas para países específicos, como para el Reino Unido. [12] Consultando tu lista original, busca las cláusulas que necesites en las plantillas. Es posible que quieras imprimir las plantillas de forma que puedas encerrar en un círculo lo que sea relevante a tu situación y tachar lo que no. Pasarlas a un documento de computadora también puede servir.
    • Sé consciente de que cada empresa es diferente. Por esta razón, cuando usas una plantilla genérica, siempre debes leerla cuidadosamente para examinar cuáles aspectos se aplican y no se aplican a tu empresa. Nunca uses una plantilla genérica sin leerla minuciosamente.
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    Después de revisar una plantilla genérica, observa los términos y condiciones de una empresa que sea similar a la tuya. Por ejemplo, si vendes productos en línea, podrías darle un vistazo a los términos y condiciones de un vendedor minorista en línea. [13] Si tu empresa proporciona un servicio (por ejemplo, instalar radiadores y acondicionadores de aire), ve al sitio web de una empresa respetable de calefacción y aire acondicionado para ver sus términos y condiciones. Es posible que quieras imprimir los términos y condiciones de forma que puedas encerrar en un círculo lo que sea relevante a tu situación y tachar lo que no.
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Parte 2
Parte 2 de 4:

Redactar tus términos y condiciones

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  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/04\/Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-6-Version-2.jpg\/v4-460px-Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-6-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/04\/Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-6-Version-2.jpg\/v4-728px-Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-6-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Una vez que hayas considerado las necesidades de tu empresa y realizado toda tu investigación, estás listo para redactar tus propios términos y condiciones. Consultando los términos y condiciones que hayas recopilado, elige determinadas oraciones o párrafos enteros que se apliquen a tu empresa. Si encontraste una muestra que funciona exactamente, no dudes en usarla en su totalidad. En esa situación, puedes monitorear la muestra y preparar los términos y condiciones solo a partir de ese documento.
    • Las muestras de empresas similares a la tuya funcionarán mejor.
    • Usando tus muestras, podrás revisar todas las áreas principales de los TYC mencionadas anteriormente (como productos y servicios) y usar la información relevante que identificaste en la muestra para crear tus propios TYC.
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    Empezando por los productos y servicios, asegúrate de definir cualquier término que podría ocasionar confusión, como el uso de "bienes" para referirte a productos físicos o servicios realizados. Además, debes incluir información sobre cómo tus políticas en cuanto a esos productos y servicios le serán comunicadas al cliente.
    • Por ejemplo: "Nuestra política de devoluciones para el producto X está disponible en nuestro sitio web y también está impresa en todas las facturas y estados de cuenta".
    • Adapta cualquier información de las muestras a los productos y servicios de tu propia empresa.
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    Debes tener una sección que declare qué formas de pago aceptas, cuándo se vencen los pagos y qué sucederá si el pago no se recibe a tiempo o en la cantidad correcta. También debes incluir información sobre lo que el precio incluye o no (por ejemplo, si el precio incluye impuestos y tarifas). Cualquier información sobre posibles incrementos de precios debe incluirse aquí. [14]
    • Esta sección también incluye información sobre devoluciones, reembolsos y pérdidas. [15] Si aceptas devoluciones, debes notificar a tus clientes de tu política de devoluciones (por ejemplo, 30 días después de la compra). Si das reembolsos, debes hacerles saber a los clientes los términos.
    • Es posible que también quieras incluir un descargo de responsabilidad de pérdidas. Un descargo de responsabilidad es una declaración que informa a los clientes que no eres responsable por determinados tipos de pérdidas. [16] Por ejemplo, podrías incluir un descargo de responsabilidad que declare que no eres responsable por productos que se rompan en el envío de devolución. [17]
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    Establece los términos de cualquier garantía, incluyendo por cuánto tiempo es válida y qué condiciones la anularían. [18]
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    Para proteger tu trabajo original, debes proporcionar avisos sobre derechos de autor. Un aviso sobre derechos de autor simplemente le dice al mundo que tu trabajo es original y está protegido bajo la ley de derechos de autor. Un aviso sobre derechos de autor debe contener lo siguiente: las palabras "derechos de autor" y una "c" encerrada en un círculo (©), así como la fecha de publicación y el nombre del autor o propietario de los derechos de autor. [19] Si tienes alguna marca registrada, también debes asegurarte de mencionarla en tu sitio web. [20]
    • Si tu empresa involucra un sitio web o red social en donde los clientes puedan hacer publicaciones, también debes diferenciar entre lo que es tu propiedad intelectual y lo que, si acaso, continúa siendo la propiedad intelectual del cliente.
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    Debes incluir información sobre cómo los clientes pueden terminar su relación con tu empresa. Esto podría incluir cómo cerrar o cancelar una cuenta así como cómo terminar cualquier servicio que estés proporcionando al cliente. [21]
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    Las empresas pueden ser responsabilizadas por una variedad de cosas a menos que sus TYC tengan un lenguaje específico que limite la responsabilidad. [22] Por ejemplo, si eres el propietario de un gimnasio, es posible que quieras limitar tu responsabilidad diciendo que no eres responsable por las personas que se lastimen en tu propiedad. Incluye un descargo de responsabilidad que especifique aquello por lo que no te harás responsable.
    • Como otro ejemplo, si tu empresa incluye un sitio web o red social, es posible que quieras tener un descargo de responsabilidad para explicar que no eres responsable por la precisión de los comentarios hechos por terceras personas. También puedes declarar que no respaldas esos comentarios. [23]
    • Otro tipo común de responsabilidad es por el robo de información personal. Si no mantienes segura la información de los clientes, es posible que seas responsable por las pérdidas provocadas por ese robo. Sin embargo, podrías incluir un descargo de responsabilidad rechazando la responsabilidad por el robo de información si el cliente no usa una contraseña segura.
    • Si bien tu descargo de responsabilidad no te protegerá completamente de un reclamo de una parte perjudicada, puede minimizar tus daños. [24]
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    Un abogado que se especialice en contratos puede asegurarse de que tus términos y condiciones incluyan todo lo que necesitas para protegerte a ti y a tu empresa. También puede asegurarse de que tu documento cumpla con las leyes contractuales existentes. Puedes leer más sobre las leyes contractuales en línea .
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Parte 3
Parte 3 de 4:

Comprender los requerimientos legales para las políticas de privacidad

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  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/90\/Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-14.jpg\/v4-460px-Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-14.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/90\/Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-14.jpg\/v4-728px-Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-14.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Si recopilas información personal de los clientes, ya sea por medio de transacciones o por medio de sus visitas a un sitio web o red social, debes tener implementada una política de privacidad. Una política es tu promesa a los usuarios de cómo recopilarás, usarás, compartirás y protegerás sus datos. [25] Por ejemplo, la Comisión Federal de Comercio (FTC, por sus siglas en inglés) regula las preocupaciones de privacidad en los EE.UU. Esta agencia discute la importancia de la privacidad y las políticas en su sitio web . La Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeña Empresa (SBA, por sus siglas en inglés) de los EE.UU. también reconoce la importancia de la privacidad y las políticas de privacidad en su sitio web .
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    Las políticas de privacidad contienen una cantidad de cláusulas diferentes. Estas incluyen los siguientes tipos de estipulaciones (pero no se limitan a ellos): [26]
    • Qué información recopilas: puedes recopilar direcciones de correo electrónico o información más delicada, como números telefónicos, direcciones, números de tarjetas de crédito o números de seguridad social.
    • Cómo usas la información que recopilas: puedes usar esta información para mejorar la comunicación con tus clientes o para llevarles nuevos productos.
    • Si divulgas la información a otros y a quién: por ejemplo, si usas una empresa de envíos a quien le proporcionas información sobre los clientes, tendrás que incluir esta información en tu política de privacidad.
    • Que puedes cambiar la política a tu discreción: reservarte el derecho de modificar tu propia política es importante. [27]
    • Estipulación sobre datos registrados: tal estipulación les dice a los usuarios que determinada información está registrada en el navegador que usan y en el servidor que tú usas. [28]
    • Cláusula de cookies: los sitios web generalmente almacenan cookies en las computadoras y este tipo de cláusula notifica a los usuarios de esto. [29]
    • Información de contacto para usuarios que tengan preguntas o preocupaciones sobre la privacidad: debes proporcionar a los usuarios una forma de contactarte si tienen alguna pregunta sobre tu política.
    • Cláusulas si sirves a personas menores de 13 años: si tu sitio web sirve a personas menores de 13 años, tienes que aprender las reglas de privacidad específicas para los niños. [30] Puedes visitar el sitio web de la FTC para leer ejemplos de estas reglas.
    • Estipulaciones para empresas de asistencia médica: si tu empresa proporciona servicios de asistencia médica al público, es posible que se te requiera tener una política de privacidad de la ley de responsabilidad y portabilidad del seguro médico relevante al lugar en donde vivas. Puedes aprender sobre las reglas de tal política de privacidad revisando el sitio web del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE.UU. para obtener ejemplos.
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/a3\/Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-16.jpg\/v4-460px-Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-16.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/a3\/Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-16.jpg\/v4-728px-Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-16.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Un error común en las políticas de privacidad es decir algo como "No compartimos tu información personal con ningún tercero". Desafortunadamente, debido a la naturaleza de las transacciones de ventas y las operaciones en línea, básicamente no hay una manera de evitar que se comparta un poco de esta información. Por ejemplo, el banco que procesa un pago con tarjeta de crédito de un cliente debe tener por lo menos un poco de la información del cliente. Hacer declaraciones como esta podría meterte en problemas, por lo que es importante que un abogado revise tu política de privacidad. [31]
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/bc\/Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-17.jpg\/v4-460px-Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-17.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/bc\/Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-17.jpg\/v4-728px-Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-17.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Escribe "política de privacidad" en cualquier motor de búsqueda para encontrar políticas de privacidad de diferentes empresas. [32] La política de privacidad de Yahoo es solo un ejemplo. [33] [34] También puedes consultar otros sitios web, como el Better Business Bureau de los EE.UU. o la Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeña Empresa, para encontrar plantillas. [35] [36] .
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Parte 4
Parte 4 de 4:

Redactar la política de privacidad

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  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/94\/Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-18.jpg\/v4-460px-Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-18.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/94\/Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-18.jpg\/v4-728px-Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-18.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Puede ser más fácil imprimir las políticas o copiarlas y pegarlas en un documento de computadora. Al revisar otras políticas de privacidad, toma notas sobre lo que se aplica a tu situación y lo que no. [37] Desecha cualquier cosa que claramente no se aplique. Conserva cualquier cosa que se aplique a tu situación. Revisa las cosas que se apliquen pero que necesiten modificaciones para adaptarse mejor a tu situación. Después de haber revisado y marcado las muestras, usa tus notas y la muestra para redactar tu propia política de privacidad.
    • Debe haber en el acuerdo estipulaciones que discutan la información que recopiles y cómo usarla y divulgarla. [38]
    • Debe haber en el acuerdo una cláusula que estipule que puedes cambiar la política. [39]
    • Debe haber en el acuerdo una estipulación de que determinada información está registrada en navegadores y servidores (es decir, una estipulación de registro de datos). [40]
    • También debe incluirse una cláusula que estipule que puedes almacenar cookies en la computadora del cliente. [41]
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/91\/Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-19.jpg\/v4-460px-Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-19.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/91\/Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-19.jpg\/v4-728px-Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-19.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    [42] Debes explicar claramente cómo recopilas, administras y usas la información personal de los clientes. Esto es especialmente importante si usas la Internet para procesar pagos (la mayoría de las empresas lo hacen) o si usas encuestas y otras herramientas de marketing para recopilar información del cliente. [43]
    • Si vas a escribir una política de privacidad que incluya a tu sitio web o red social, también debes explicar cosas como tu política de cookies (cómo tu sitio web almacena los datos de navegación de tus clientes) y cómo compartes la información de los clientes con terceros.
    • Si tu empresa alguna vez recopila información de niños menores de 13 años, también tendrás que asegurarte de cumplir con la ley de protección de la privacidad infantil en línea relevante al lugar en donde vivas. [44] El sitio web de la FTC ofrece algunas sugerencias útiles sobre cómo cumplir con esta regla.
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/66\/Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-20.jpg\/v4-460px-Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-20.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/66\/Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-20.jpg\/v4-728px-Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-20.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Una buena política de privacidad permitirá a los clientes tener algunas opciones sobre lo que tu empresa haga con sus datos. [45] Por ejemplo, podrías ofrecer una opción para que los clientes sean excluidos de comunicaciones futuras. En los EE.UU., la ley CAN-SPAM requiere que todas las comunicaciones en línea tengan una opción para darse de baja o cancelar la suscripción. [46]
    • Proporciona acceso a estos datos. Tus clientes deben poder revisar los datos que hayas recopilado, cambiar o corregir cualquier error y solicitar que elimines datos por cualquier razón. [47]
    • Proporciona una forma de presentar una preocupación o queja. Debes hacer que sea claro y fácil que los clientes te contacten con cualquier preocupación o queja que tengan sobre sus datos.
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/68\/Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-21.jpg\/v4-460px-Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-21.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/68\/Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-21.jpg\/v4-728px-Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-21.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Proporciona una declaración clara y precisa sobre cómo recopilas y aseguras los datos de tus clientes. En algunos casos, es posible que ni siquiera sepas cómo se recopilan todos los datos de tus clientes, particularmente si tu empresa usa herramientas como aplicaciones para móviles y almacenamiento en la nube. La FTC recomienda que hables con un abogado que se especialice en el derecho en línea o con un experto en tecnologías de la información para que te ayuden a comprender exactamente cómo y qué recopilas y almacenas. [48]
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/8\/80\/Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-22.jpg\/v4-460px-Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-22.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/8\/80\/Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-22.jpg\/v4-728px-Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-22.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Tu política de privacidad debe mencionar que puede cambiar y debe hacer que los cambios a esa política sean claros y accesibles. Por ejemplo, puedes enviar un correo electrónico anunciando cambios o podrías publicar un enlace actualizado en tus cuentas de las redes sociales. [49]
  6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/e5\/Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-23.jpg\/v4-460px-Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-23.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/e5\/Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-23.jpg\/v4-728px-Make-Terms-and-Conditions-and-Privacy-Policies-for-a-Business-Step-23.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Un abogado que se especialice en las leyes de privacidad puede asegurarse de que tu política incluya todo lo que necesitas para protegerte a ti y a tu empresa. También puede asegurarse de que tu documento cumpla con las leyes de privacidad existentes. Puedes aprender más sobre las leyes de privacidad en el sitio web de la Agencia Federal para la Protección de la Pequeña Empresa .
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Advertencias

  • La información proporcionada anteriormente constituye una información general relacionada con la ley. No constituye una asesoría legal. Si buscas asesoría legal, debes consultar a un abogado.
  • No todos los formularios y plantillas legales son creados iguales. Algunas de las plantillas en línea pueden no cumplir con la ley aplicable. Ten cuidado al identificar y depender de documentos de muestra en la Internet.
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Referencias

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