Cómo redactar un correo electrónico al departamento de recursos humanos

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Las empresas emplean a profesionales de los recursos humanos para manejar todo desde asuntos relacionados con la nómina y las políticas hasta las quejas legales. En caso de que tengas una pregunta legal o sobre las políticas o que tengas un problema grave con uno de tus colegas, quizás sea necesario que te pongas en contacto con un representante del departamento de recursos humanos. Asimismo, es posible que este sea el primer departamento con el que te comuniques en una empresa determinada. Es recomendable que esta conversación inicie con un correo electrónico simple y formal en el que le presentes tu problema específico a la persona.

Método 1
Método 1 de 3:

Escribir y enviar el correo electrónico

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    Fíjate en el directorio de recursos humanos para ver si se ha asignado a alguien para manejar el tipo de problema con el que necesites ayuda. Asimismo, es posible que se le haya asignado un punto de contacto a tu departamento en la empresa. En caso de que te preocupe que se tome en serio tu problema, puedes comunicarte directamente con el jefe del departamento de recursos humanos.
    • Revisa bien que hayas dirigido el correo electrónico únicamente a la persona con quien quieras comunicarte. No querrás enviárselo accidentalmente a la persona equivocada, sobre todo si el problema es privado o delicado. Debes asegurarte sobre todo de eliminar las listas que enviarían el correo electrónico a un grupo establecido de empleados.
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    Puedes ayudar a que el departamento de recursos humanos priorice tu problema con una línea de asunto que sea clara y transmita el problema y también el nivel de urgencia que le hayas asignado. En caso de que dejes en blanco esta línea o que no quede clara, es posible que tu correspondencia quede enterrada en la bandeja de entrada de la persona. [1]
    • Puedes usar líneas como "Problema legal - se requiere acción", "Cambio en circunstancias personales - se requiere atención inmediata", "Pregunta urgente sobre políticas" o "Entrevista reciente - agradecimiento".
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    Es necesario que establezcas un tono formal y profesional a una etapa temprana en la conversación. Esto será útil para que el departamento de recursos humanos sepa que te tomas en serio el problema. No olvides que es una conversación profesional y no amistosa, aunque conozcas al representante personalmente. [2]
    • Puedes empezar con "Estimado [nombre completo del representante]" y terminar con "Atentamente" o "Gracias por su tiempo, [tu nombre completo]".
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    Las oraciones deben permanecer cortas e ir al grano. No debes brindar más información de la que sea necesaria, ya que no querrás que el correo electrónico abrume al lector. Evita incluir detalles que podrían ser confusos para el departamento de recursos humanos en cuanto a tu problema. Los detalles complicados pueden abordarse en persona. [3]
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    Debes explicar exactamente cuál es la naturaleza de tu problema. Proporciona una línea de tiempo en cuanto al momento en el que haya empezado o empezará el problema y deja en claro si es que consideras que es un problema legal o un problema que la empresa pueda manejar por su cuenta. [4]
    • En caso de que vayas a comunicarte con el departamento de recursos humanos para consultar sobre oportunidades laborales, lo que presentarás no será un problema. En cambio, debes presentarte a ti mismo y explicar el contacto que hayas tenido en el pasado con la empresa. Deja en claro las acciones que esperes que tome el representante o que te gustaría que tomara.
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    El departamento de recursos humanos querrá saber de inmediato la forma de abordar los problemas que sean legales o relacionados con las políticas. Es posible que tu documentación tenga un efecto sobre su respuesta, ya que dejará en claro no solo la seriedad del problema sino también las repercusiones legales a las que podría enfrentarse un empleado en particular. Infórmale al representante sobre todas las "pruebas" con las que cuentes y ofrece llevarlas a una reunión en persona.
    • En lo posible, necesitarás pruebas de cualquier problema legal para presentarlas al departamento de recursos humanos. Por desgracia, la mayor parte de estos departamentos intentarán proteger a la empresa si les es posible. [5]
    • En caso de que estés sufriendo acoso o discriminación, debes llevar un registro de las fechas de los incidentes o bien guardar la correspondencia por escrito, de haberla, en la que figure lenguaje discriminatorio.
    • Guarda copias no solo electrónicas sino también físicas de toda documentación que le brindes al departamento de recursos humanos. Debes quedarte con los originales y proporcionarles a ellos las copias.
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    Quizás de por sí hayas intentado resolver el problema antes de comunicarte con el departamento de recursos humanos. Podrías haber tenido una conversación con tu jefe o tu colega o incluso haberles avisado que te pondrías en contacto con el departamento de recursos humanos. El representante apreciará contar con esta información debido a que le permitirá comprender quién tiene ya conocimiento sobre el problema. [6]
    • En el caso de los problemas relacionados con cambios en las circunstancias personales, es posible que esta correspondencia tenga una sensación menos formal. Por ejemplo, en caso de que vayas a tomarte licencia de maternidad o paternidad, es probable que de por sí le hayas informado a tu jefe sobre tu condición y que tan solo vayas a hacer un seguimiento a través del departamento de recursos humanos.
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    En una reunión en la que puedas sentarte frente a frente con el representante, podrás discutir el problema detalladamente, lo cual le brindará al representante la oportunidad de hacerte cualquier pregunta de seguimiento o clarificación. El correo electrónico que envíes constituye el lugar perfecto para dar inicio a la programación de esa reunión crucial. Infórmale sobre los espacios que tengas en tu horario y pídele que planifique en concordancia. [7]
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    Es posible que el departamento de recursos humanos quiera comunicarse contigo por teléfono, por lo que debes incluir varios métodos de contacto en la parte inferior del correo electrónico. Puedes colocar esta información directamente debajo de tu nombre después de firmar la correspondencia. Debes revisar bien que los números telefónicos y correos electrónicos que brindes sean correctos. [8]
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    En su mayoría, los servicios de correo electrónico cuentan con un servicio de corrector ortográfico. Luego, debes leer el correo para detectar los errores de gramática, las palabras que hayas omitido y los problemas con la claridad. [9]
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Método 2
Método 2 de 3:

Hacer seguimiento a un correo electrónico que hayas enviado

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    En primer lugar, debes agradecer al representante por haberse tomado el tiempo de revisar tu caso. Esto establecerá de inmediato un tono de cortesía en la conversación. Debes tener cuidado de contestar con rapidez a lo que te responda el departamento de recursos humanos. De este modo, indicarás que sigues preocupado por el problema, además de transmitir tu deseo de abordarlo más temprano que tarde.
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    Debes prepararte para la reunión, para lo cual puedes reunir una carpeta especial de archivos en donde guardes todos los documentos que tengas la intención de llevar. En caso de que tengas alguna pregunta sobre las políticas, puedes llevar el manual del empleado con las políticas específicas marcadas. Esto será útil para que la reunión marche sobre ruedas después de que llegues. [10]
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/5e\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-13.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-13.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/5e\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-13.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-13.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    En caso de que te preocupe protegerte de las acciones que la empresa podría tomar en tu contra, puedes conversar con un abogado, quien podrá brindarte información en cuanto a tus derechos, además de que podrás optar por que te acompañe a las reuniones en persona, de ser el caso. En caso de que elijas esta ruta, quizás debas informar al departamento de recursos humanos que tienes planes de contratar a un abogado. [11]
    • Ten cuidado de estar al tanto de los costos que conlleva contratar un abogado. Debido a que la mayoría de ellos serán costosos, será necesario que sopeses estas inquietudes en cuanto a tu presupuesto contra tu necesidad de protección legal.
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/5f\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-14-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-14-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/5f\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-14-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-14-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Por lo general, una semana se considera un tiempo adecuado para esperar antes de enviar un correo electrónico de seguimiento. En caso de que el problema con el que estés lidiando sea de particular urgencia, puedes enviar un correo electrónico de seguimiento después de 24 horas. No te preocupes por molestar al representante sino, en cambio, recuerda que tiene muchas responsabilidades y quizás necesite que le recuerdes que tú eres una de ellas. [12]
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Método 3
Método 3 de 3:

Decidir si contactarás al departamento de recursos humanos

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  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/2\/27\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-15.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-15.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/2\/27\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-15.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-15.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    En caso de que el problema sea simple y no de naturaleza legal y no tenga relación con las políticas de la empresa, quizás puedas abordarlo por tu cuenta. De ser posible, debes discutir el problema con tu jefe o tus colegas para resolverlo con ellos. El departamento de recursos humanos apreciará saber sobre las medidas que hayas tomado para llegar a una solución antes de acercarte a ellos. [13]
    • Por ejemplo, si consideras que tu jefe te programa para trabajar muchos fines de semana, debes hablar primero con él. Asimismo, no debes presentarte ante el departamento de recursos humanos con una queja que no sea crítica (por ejemplo, "No me gusta mi espacio de oficina").
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/e5\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-16.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-16.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/e5\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-16.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-16.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Quizás consideres que lo que estás experimentando es una violación de una política de la empresa. Antes de ponerte en contacto con el departamento de recursos humanos, debes volver a leer las políticas específicas que tengan relación con tu problema. Debes poder citar esos ejemplos en tus conversaciones con el departamento de recursos humanos. [14]
    • Por ejemplo, en caso de que te preocupe no estar obteniendo una cantidad suficiente de descansos durante tus horas laborales, puedes fijarte en las reglas escritas en cuanto a los tiempos de descanso. Quizás la empresa tenga únicamente una política informal sobre los descansos en lugar de una que esté codificada, lo que quiere decir que el departamento de recursos humanos no podrá hacer mucho por ayudarte en capacidad oficial.
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    No debes dudar en comunicarte con ellos si es que experimentas acoso verbal, físico o sexual de cualquier tipo y de cualquier fuente en el trabajo. Tienes protecciones legales contra el comportamiento de este tipo y el departamento de recursos humanos tiene la obligación de ayudarte y protegerte. [15]
    • Sin embargo, ten en cuenta que no podrás tener conversaciones extraoficiales con el departamento de recursos humanos sobre estos asuntos, ya que, apenas lo reportes, tendrán la obligación de tomar cartas en el asunto.
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/50\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-18.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-18.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/50\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-18.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-18.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Ellos pueden ayudarte con la planificación de cambios próximos en tu situación laboral (por ejemplo, si estás preparándote para tomarte licencia de maternidad), así como también podrán asegurarse de que recibas todos tus beneficios y cobertura. También pueden ponerse en contacto con las personas en la empresa que deban estar al tanto de los cambios en tus circunstancias. [16]
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/54\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-19.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-19.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/54\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-19.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-19.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Existen determinadas situaciones que podrían surgir en el trabajo y por las que tengas derecho a protección o compensación por parte del gobierno. Por ejemplo, en caso de que te lesiones en el trabajo, el departamento de recursos humanos podrá ayudarte con la coordinación de la cobertura de tus gastos médicos. [17]
    • Es probable que, para ello, debas llenar papeleo con el departamento de recursos humanos. Por tanto, debes estar preparado para este proceso.
  6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d5\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-20.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-20.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d5\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-20.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-20.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Quizás haya programas de capacitación o de orientación a tu disposición mediante los cuales puedas avanzar en la empresa. A través del departamento de recursos humanos, quizás puedas obtener la información necesaria sobre estas opciones y coordinar tu ingreso a estos programas. Esta puede constituir una excelente oportunidad para ir un nivel más allá en tu profesión. [18]
  7. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/46\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-21.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-21.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/46\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-21.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-21.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Ellos pueden ayudarte a abordar las necesidades individuales que podrías tener en el trabajo. Tu entorno de trabajo debe abarcar recursos con los cuales puedas tener las mismas oportunidades de tener éxito que cualquier otro empleado. [19]
    • Por ejemplo, en caso de que consideres que los recursos para discapacitados no son apropiados, el departamento de recursos humanos abordará este problema. Asimismo, pueden trabajar en conjunto contigo para asegurarse de que haya un lugar designado para las madres lactantes.
  8. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/ab\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-22.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-22.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/ab\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-22.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-22.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    De vez en cuando, si te comunicas con un representante del departamento de recursos humanos de una empresa en particular, podrás obtener información sobre vacantes actuales u oportunidades para entrevistas informales e "informativas" con empleados actuales. Asimismo, es posible ponerte en contacto con el departamento de recursos humanos para agradecer por una entrevista reciente que hayas realizado para esa empresa. [20]
    • En caso de que no te respondan en el transcurso de una semana, puedes enviar un correo electrónico de seguimiento, luego de lo cual quizás sea necesario dejar de intentarlo con esa empresa. [21]
  9. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/ac\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-23.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-23.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/ac\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-23.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-23.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    No olvides que este departamento trabaja en primer lugar para la empresa, por lo que no son los adecuados a los que acudir si lo que quieres es simplemente desahogarte. Definitivamente no debes dejar de reportar ninguna situación con la que te sientas incómodo o que te haga sentir discriminado, pero debes asegurarte de distinguir entre los problemas que podrían tan solo ser molestos o insignificantes y los problemas legales más graves. [22]
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Consejos

  • En cada correo electrónico y en cada contacto en persona que tengas con el departamento de recursos humanos, debes mantener la calma lo más posible. Esto será útil para que las reuniones procedan de una manera cortés y profesional.
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Referencias

  1. ↑ https://www.thoughtco.com/how-to-write-a-professional-email-1690524
  2. ↑ https://englishlive.ef.com/blog/write-perfect-professional-email-english-5-steps/
  3. ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
  4. ↑ https://www.citizensadvice.org.uk/work/problems-at-work/Letter-to-raise-a-grievance-at-work/
  5. ↑ http://www.talentzoo.com/news/When-Do-I-Take-a-Work-Issue-to-HR/18029.html
  6. ↑ https://www.citizensadvice.org.uk/work/problems-at-work/Letter-to-raise-a-grievance-at-work/
  7. ↑ http://www.acas.org.uk/?articleid=1670
  8. ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
  9. ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
  1. ↑ http://www.talentzoo.com/news/When-Do-I-Take-a-Work-Issue-to-HR/18029.html
  2. ↑ https://www.spigglelaw.com/employment-blog/surviving-workplace-investigations/#
  3. ↑ http://careersidekick.com/follow-up-after-interview-no-response/
  4. ↑ http://money.usnews.com/money/blogs/outside-voices-careers/2015/10/05/4-times-you-should-talk-to-hr-and-a-bunch-of-times-when-you-shouldnt
  5. ↑ http://www.talentzoo.com/news/When-Do-I-Take-a-Work-Issue-to-HR/18029.html
  6. ↑ http://www.cbsnews.com/news/when-your-hr-department-is-your-friend/
  7. ↑ http://www.cbsnews.com/news/when-your-hr-department-is-your-friend/
  8. ↑ http://www.cbsnews.com/news/when-your-hr-department-is-your-friend/
  9. ↑ http://theundercoverrecruiter.com/when-should-you-go-human-resources/
  10. ↑ http://www.talentzoo.com/news/When-Do-I-Take-a-Work-Issue-to-HR/18029.html
  11. ↑ http://idealistcareers.org/13-helpful-email-templates-to-use-while-job-searching/
  12. ↑ http://careersidekick.com/follow-up-after-interview-no-response/
  13. ↑ http://www.cbsnews.com/news/when-your-hr-department-is-your-friend/

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