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En esta época de exceso de información, ser conciso es una habilidad muy valiosa. Sin importar si hablarás en una reunión, darás una presentación o escribirás un artículo, necesitas que te escuchen y te entiendan rápidamente antes de perder la atención de la audiencia. [1] X Fuente de investigación ¿Cómo puedes expresar los puntos principales sin agobiar a la audiencia con información irrelevante? Planifica con detenimiento y edita tu trabajo para ir al grano lo más rápido que puedas sin perder los detalles importantes.
Pasos
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Planifica antes de hablar. Elige lo que quieras decir antes de decirlo. De esta forma, podrás comunicar los puntos más importantes sin rodeos. Si darás un discurso, escribe un guion y apégate a él. Si vas a hablar de manera espontánea, tómate un instante para planificar las partes más importantes de lo que quieras decir.
- Piensa en cómo dirías algo si únicamente tuvieras unos cuantos minutos. ¿Qué debes incluir? ¿Qué puedes omitir?
- Por ejemplo, si darás una actualización sobre un proyecto durante una reunión, es probable que no debas hablar sobre todos los pasos que diste para trabajar en algo. En lugar de eso, habla sobre los resultados que has alcanzado en el proyecto hasta el momento.
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Conoce a la audiencia. Es importante que sepas quién te escuchará hablar. De esta forma, podrás decidir cuánto necesitas explicar o cómo puedes reducir el tiempo.
- Por ejemplo, si hablas con un colega que entiende tu trabajo, no es necesario que dediques mucho tiempo para explicarle los conceptos básicos. Si le hablas a una multitud que no está familiarizada con el trabajo que haces, quizás debas describir un poco más.
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Comunica primero la idea central. Empieza el discurso con la idea más importante. Proporciónale a la audiencia el título principal de lo que quieras decir. Esto también le permitirá a la audiencia entender tu forma de pensar. De esta manera, el punto más importante no se perderá.
- La gente suele prestar más atención a los primeros 30 segundos de un discurso, así que haz que esta primera parte valga la pena.
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Omite los detalles innecesarios. Piensa en los detalles que el oyente debe saber. A menos que sea directamente relevante, es probable que el oyente no tenga que conocer la vida de alguien en tu relato, o el color del collar de un perro. Por lo tanto, omite este tipo de detalles.
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Usa descripciones activas. Elige palabras significativas que comuniquen muchas cosas. Evita crear oraciones pasivas que incluyan algunas frases como “Hay” y “Tenemos”. Usa expresiones declarativas que vayan al grano de inmediato. Elige formas de hablar que abarquen un gran significado con menos palabras.
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Mantén la concentración. Cuando hables, trata de no distraerte. Concéntrate en el tema y no te desvíes para hablar sobre algo que no se relacione de forma directa con el tema en cuestión.
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Préstale atención al discurso. Presta atención al tiempo que tardas en llegar al punto. De esta forma, empezarás a descubrir de qué partes puedes omitir palabras y tendencias del discurso. Luego, podrás enfocar tus esfuerzos en ser conciso.
- ¿La gente suele pedirte que repitas lo que dijiste?
- Cuando hablas, ¿usas con frecuencia la frase “Lo que quiero decir es…” para aclarar tus argumentos?
- ¿Repites mucho algunas palabras como “este” y “eh”?
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Practica hablar de manera concisa. Si te sientes seguro con tus habilidades para hablar, será más probable que hables de una forma concisa y directa. Si te sientes nervioso o te falta seguridad, es posible que el discurso empiece a llenarse de “este” y “eh”.
- Practica frente a un amigo de confianza para que pueda darte su opinión sobre el discurso.
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Planifica lo que quieras escribir. Cuando no estás seguro de lo que quieres decir, podrías terminar usando palabras en exceso u olvidarte de la precisión. Para evitar la falta de claridad, crea un bosquejo antes de escribir.
- Identifica el punto principal y dale seguimiento con 3 a 5 puntos de apoyo.
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Ten en cuenta a la audiencia. Piensa en quién leerá lo que escribirás. Escribe de la forma adecuada para que la audiencia comprenda lo que quieras decir.
- Por ejemplo, si escribes algo técnico, ten en cuenta el nivel de comprensión de la audiencia. Quizás debas dedicar un espacio para explicar los conceptos.
- Si escribes una carta a un editor, ten en cuenta que podría reducirla de todos modos. No permitas que el significado de la carta cambie porque el editor del periódico eliminó la mitad de tus palabras.
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Conoce tu límite de palabras. La mayor parte de los trabajos escritos encomendados tienen un límite de palabras. Este límite te obliga a ser conciso. Si no te asignan un límite de palabras, impón tu propio límite. [2] X Fuente de investigación Piensa en una longitud adecuada para evitar aburrir al lector.
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Escribe en voz activa . La voz activa identifica el significado de manera clara y rápida en una oración. La gente suele comprender la voz activa con mayor rapidez. La voz activa da el crédito por la acción y declara lo que ocurrió. [3] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, en lugar de escribir “El gato fue perseguido por un perro”, escribe “El perro persiguió al gato”.
- Quizás aún debas usar la voz pasiva en el caso de un texto delicado. Por ejemplo, en la frase “Se cometió un error…”, la redacción pasiva suaviza el significado. [4] X Fuente de investigación
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Haz que cada palabra tenga un propósito. Elige las palabras con detenimiento, de modo que cada palabra tenga una función específica. Si puedes omitir con facilidad una palabra o una frase sin cambiar el significado, hazlo.
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Usa la regla de las dos líneas. Esta regla se refiere a la longitud de las oraciones. Si una oración ocupa dos o más líneas en una hoja (o escrita en la computadora), préstale atención a la redacción para detectar las palabras innecesarias. ¿Qué puedes omitir para expresar el mismo significado en una sola línea? [5] X Fuente de investigación
- Si aún debes conservar la mayor parte de la información de la oración, puedes separarla en dos oraciones más cortas.
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Elimina las palabras redundantes e innecesarias. Podrías usar más palabras de las que se necesitan para explicar tu idea. Con mucha frecuencia, estas palabras son de relleno y ocupan un espacio valioso en el texto. Elimina las redundancias y las explicaciones adicionales de lo que escribas. [6] X Fuente de investigación
- Algunas palabras de relleno habituales son “justo”, “bastante”, “tan”, “ya” y “y entonces”.
- Elimina los usos excesivos de las frases. Si tienes una frase como “lentes para ver”, puedes simplificarla y dejar “lentes” en su lugar. De esta forma, conservas el significado y eliminas dos palabras innecesarias.
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Sustituye las frases verbosas por palabras exactas y concisas. Elimina las descripciones largas y cámbialas por palabras más exactas. Por ejemplo, en lugar de escribir “No se puede decir que todos los reyes, reinas y príncipes históricos vivían en castillos muy grandes y hermosos”, puedes reducirlo a “No toda la realeza vivía en castillos extravagantes”.
- Puedes encontrar un sinónimo descriptivo de un término general en un diccionario de sinónimos.
- No exageres con las descripciones. En muchos casos, es mejor que uses la palabra o frase más sencilla. De esta forma, el lector comprenderá el significado con mayor rapidez. Por ejemplo, puedes cambiar “utilizar” por “usar” o “concluir” por “terminar”. [7] X Fuente de investigación
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Evita el uso excesivo de modificadores comunes. Algunos modificadores, como “muy” y “verdaderamente”, se usan de forma excesiva hasta el punto en que se vuelven monótonos y no les agregan ningún sentido adicional a las oraciones. Elimina una gran parte de estos sin cambiar el significado de la oración.
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Imprime una copia para editarla. Revisa el texto como en los viejos tiempos y trabaja en una copia impresa. Es gratificante tachar las palabras innecesarias con un bolígrafo rojo. Mira cuánto puedes eliminar sin perder el significado original.
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Lee el trabajo en voz alta. Dedica unos minutos para escuchar y detectar las palabras innecesarias. ¿El texto fluye de forma natural cuando lo dices en voz alta?
- Pídele a otra persona que te escuche mientras lees el trabajo. Es posible que descubra otras palabras innecesarias o redundantes que tú no hayas detectado.
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Únete a Toastmasters . Toastmasters es una organización internacional que enseña y pule las habilidades de liderazgo y para hablar en público. Te asignan tareas frecuentes de oratoria y debes realizarlas frente a un grupo de apoyo. [8] X Fuente de investigación
- Busca en el sitio web de Toastmasters para encontrar una sede local.
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Grábate hablando. Escucha tus discursos y presentaciones para detectar los casos en los que digas “este”, “como” y “eh”. Cuando estés consciente de estas frases, podrás eliminarlas del discurso con mayor facilidad.
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Consigue un editor. Quizás sea de utilidad que otra persona le dé un vistazo al texto que escribiste. Un editor puede darte algunos consejos para simplificar tu escritura. Esta persona está menos vinculada al texto y es más probable que te sugiera algunas eliminaciones que tú no harías.
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Concéntrate en mejorar tu lenguaje corporal. Si tienes un lenguaje corporal seguro, tendrás más seguridad para hablar. [9] X Fuente de investigación Un lenguaje corporal seguro incluye lo siguiente:
- mantener un contacto visual frecuente
- mantener rectos los hombros y la espalda
- evitar los movimientos nerviosos
- sonreír
- tener los músculos relajados
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Referencias
- ↑ http://coachingforleaders.com/podcast/how-to-be-concise/
- ↑ http://coachingforleaders.com/podcast/how-to-be-concise/
- ↑ http://www.plainlanguage.gov/howto/quickreference/dash/dashactive.cfm
- ↑ http://lacstrainingblog.com/2012/10/24/effective-professional-writing-how-to-be-concise-in-6-steps/
- ↑ http://lacstrainingblog.com/2012/10/24/effective-professional-writing-how-to-be-concise-in-6-steps/
- ↑ http://www.writerightwords.com/10-filler-words/
- ↑ http://pcs.ieee.org/communication-resources-for-engineers/style/write-clearly-and-concisely/
- ↑ http://coachingforleaders.com/podcast/how-to-be-concise/
- ↑ http://workawesome.com/communication/effective-communication-skills/
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