Cómo tomar notas en una reunión

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Tomar notas en una reunión demuestra que prestas atención. También ayuda a retener la información planteada y facilita su consulta más adelante. Para tomar mejores notas en tu próxima reunión, prepáralas antes del encuentro y usa técnicas de organización para optimizar el proceso. No olvides revisar y guardar las notas cuando la reunión termine.

Parte 1
Parte 1 de 3:

Preparar las notas

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    Si bien muchas personas prefieren la conveniencia y velocidad de tomar notas en una computadora portátil, algunos estudios han demostrado que es menos probable recordar y retener la información si se escribe en computadora en vez de a mano. [1]
    • Aprende taquigrafía para tomar notas escritas a mano más rápido. Usar la taquigrafía puede incrementar tu velocidad de escritura, por lo que pasarás más tiempo escuchando en la reunión que escribiendo. [2]
    • Si no tienes tiempo o paciencia para aprender taquigrafía, puedes usar abreviaturas o signos que signifiquen algo para ti. Por ejemplo, en vez de escribir "importante", usa un signo de exclamación. [3]
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    Si es normal que en tu oficina se tomen notas electrónicas para que puedas compartirlas fácil y rápidamente, considera la posibilidad de usar Evernote o Google Docs para tus notas. También puedes usar estos servicios para compartir tus notas durante la reunión o colaborar con más de una persona en el mismo documento. [4]
    • Ten en cuenta que, si no es normal llevar dispositivos electrónicos a una reunión en tu trabajo, las personas podrían pensar que respondes correos electrónicos o que revisas Facebook si llevas tu computadora portátil (por más que solo tomes notas). [5]
    • Si se trata de una reunión individual, es mejor no usar una computadora portátil. Tener la pantalla entre ambos podría distraerte y hacer que la reunión sea menos personal. En cambio, lleva un cuaderno pequeño para tomar notas. [6]
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    Si quieres obtener todos los beneficios de las notas escritas a mano y los dibujos, pero quieres que te resulte sencillo compartirlas de forma electrónica, escribe las notas en una tableta con un estilete. Esto también te proporcionará toda la flexibilidad de escribir a mano, incluyendo hacer dibujos o marcas en las notas.
    • Usar una tableta y un estilete también significa que recordarás lo que has escrito porque de todas formas usarás un bolígrafo en papel (o, en cambio, una pantalla) en vez de escribir en computadora. [7]
    • También puedes encontrar bolígrafos especiales como LiveScribe o cuadernos electrónicos como Evernote Smart Notebook que te permiten importar fácilmente lo que hayas escrito en una hoja física en tu computadora, teléfono o tableta. [8]
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    Habla con tu supervisor o asistente administrativo para obtener una copia de la agenda de la reunión. Usa esta información para hacer un esquema de los puntos, dejando un espacio para llenar con detalles importantes de cada punto durante la reunión. [9] Deja espacios separados en tus notas para escribir elementos de acción, decisiones e información de referencia. [10]
    • Registra los elementos de acción por los que seas responsable, y los de otros miembros de tu equipo, en caso de ser posible. Esto te proporcionará un mejor panorama de todo el proyecto. [11]
    • También puedes escribir la fecha de la reunión y quién asistirá en tu esquema. Esto te ayudará a guardar las notas de las reuniones con más efectividad más adelante. También puedes marcar a cualquier persona que haya estado ausente de forma inesperada en la reunión para informarle más tarde. [12]
    • Deja un espacio donde puedas escribir preguntas que quieras mencionar en la reunión, o preguntas que otros miembros de tu equipo mencionen que debas abordar en el futuro. [13]
    • Reformula cada punto de la agenda como una pregunta antes de la reunión. Esto te ayudará a determinar cuáles son los detalles importantes que tendrás que escribir en la reunión, y también puede hacer surgir preguntas que podrías mencionar. [14]
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Parte 2
Parte 2 de 3:

Optimizar la toma de notas

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    Escribe todo en el lugar correcto en tu esquema para no tener que volver a organizar las notas después. Resalta los temas urgentes al subrayarlos o hacerles un círculo para no tener que buscarlos más tarde. También puedes usar técnicas de mapas mentales e incluso hacer dibujos en las notas si eres un pensador más visual.
    • Los mapas mentales, ya sea en un papel o usando un programa informático de mapas mentales, son ideales para las sesiones de lluvia de ideas donde se descartan y organizan ideas. [15]
    • Dibujar las notas podría ayudarte a recordarlas mejor que escribirlas. No es necesario que dibujes absolutamente todo, dado que podría tomarte mucho tiempo. Sin embargo, puedes dibujar ciertas cosas en tus notas si crees que te ayudará a recordarlas mejor. [16]
    • También puedes usar signos y flechas en notas escritas a mano para ahorrar tiempo. Por ejemplo, en vez de escribir “Juan necesita actualizar la hoja de Excel”, puedes escribir “hoja de Excel” y dibujar una flecha hacia el nombre de Juan donde hayas escrito quién ha asistido a la reunión. [17]
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    Por lo general, no es posible o productivo escribir todo lo que se dice en una reunión palabra por palabra. Asegúrate de escribir las decisiones y los elementos de acción. Anota las palabras clave y otra información que necesites usar más tarde.
    • Para enfocarte al revisar las notas después de la reunión, usa viñetas para la información general, y casillas de verificación para los elementos de acción. [18]
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    Si algo no está claro, pregunta. Si los miembros de la reunión parecen haber tomado una decisión, aclara cuál es para registrarla en tus notas. [19] De manera similar, si has registrado un elemento de acción que debes completar, asegúrate de escribir específicamente en tus notas qué debes hacer y para cuándo. [20]
    • Además de obtener información clara para tus notas, dirigir la conversación a establecer decisiones concretas también ayuda al equipo a identificar las decisiones más rápido y, si no hay un acuerdo claro, también permite identificar puntos que se deban seguir tratando. [21]
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Parte 3
Parte 3 de 3:

Obtener el mayor beneficio de tus notas después de una reunión

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    Recuerda las conclusiones más importantes de la reunión al escribir un breve resumen. Procura que sea breve (entre tres y cuatro oraciones) y no esperes para escribir. Te resultará más sencillo escribir algunas oraciones sobre las decisiones más importantes, los elementos de acción y la información de referencia cuando todo esté fresco en tu mente. [22]
    • Escribe un resumen en un color distinto o dibuja una caja alrededor. Te resultará más fácil encontrarlo si necesitas revisarlo entre tus notas en el futuro. [23]
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    Escribir un informe también te ayudará a recordar la reunión con más claridad. También podrías olvidar el significado de tus técnicas mnemotécnicas, abreviaturas y dibujos más adelante, así que es mejor escribir las notas de la reunión con oraciones completas. [24]
    • Por más que no tengas que entregarlo o compartirlo con tus colegas, preparar un informe escrito de la reunión puede ser útil para tus registros personales o como prueba escrita, en el caso de que surjan preguntas sobre el encuentro. [25]
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    Guarda notas en papel por fecha (si usas un cuaderno de papel, puedes guardarlo todo después de llenarlo). Si guardas de forma electrónica, asegúrate de guardar el archivo con la fecha de la reunión y el tema general.
    • Si usas un sistema de almacenamiento electrónico que te permite agregar etiquetas a las entradas, etiqueta cada nota con los nombres de los asistentes, los puntos de la agenda y las decisiones tomadas. De esta forma, podrás buscar esas etiquetas para encontrar las notas en el futuro. [26]
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    Si has escrito las notas en computadora, puedes compartirlas fácilmente con los miembros de tu equipo por correo electrónico o dentro de la aplicación o el programa informático que hayas usado. Si has tomado notas a mano, puedes escribir la información más tarde y compartirla de forma electrónica, o escanearlas para enviar de esta forma.
    • Escribir las notas en la computadora después de la reunión podría parecer una pérdida de tiempo, pero es una gran forma de revisarlas y aclarar tus pensamientos. [27]
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    No es suficiente con tomar notas efectivas en una reunión y revisarlas. Aborda los elementos de acción al agregarlos en tu lista de cosas por hacer. Escribe las fechas de entrega o los hechos abordados en la reunión en tu calendario y guarda la información importante de tus notas en el lugar correcto. [28]
    • Poner las notas en acción también significa que no tendrás que consultar las notas de la reunión más adelante (a menos que quieras aclarar un detalle de una reunión en particular), dado que la información importante ya estará en el lugar correcto. [29]
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Referencias

  1. ↑ http://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0956797614524581
  2. ↑ https://financesonline.com/effective-note-taking-skills-4-techniques-to-use-at-meetings/
  3. ↑ https://financesonline.com/effective-note-taking-skills-4-techniques-to-use-at-meetings/
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  5. ↑ https://www.quickanddirtytips.com/productivity/meetings/how-to-take-notes-in-meetings
  6. ↑ https://www.meistertask.com/blog/5-easy-strategies-taking-notes/#
  7. ↑ http://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0956797614524581
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  1. ↑ https://www.quickanddirtytips.com/productivity/meetings/how-to-take-notes-in-meetings
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  3. ↑ http://www.asianefficiency.com/systems/how-to-take-good-meeting-notes/
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  5. ↑ https://www.fastcompany.com/3046058/how-to-master-the-art-of-taking-better-notes
  6. ↑ https://www.meistertask.com/blog/5-easy-strategies-taking-notes/#
  7. ↑ https://www.thecut.com/2016/04/try-drawing-your-to-do-list-instead-of-writing-it.html
  8. ↑ https://www.thecut.com/2016/04/try-drawing-your-to-do-list-instead-of-writing-it.html
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  10. ↑ http://blog.meeteor.com/blog/effective-meeting-note-taking/
  11. ↑ http://blog.meeteor.com/blog/effective-meeting-note-taking/
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  14. ↑ https://www.quickanddirtytips.com/productivity/meetings/how-to-take-notes-in-meetings
  15. ↑ https://financesonline.com/effective-note-taking-skills-4-techniques-to-use-at-meetings/
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  18. ↑ https://www.quickanddirtytips.com/productivity/meetings/how-to-take-notes-in-meetings
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  20. ↑ http://www.asianefficiency.com/systems/how-to-take-good-meeting-notes/

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