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Un guide d'instruction est un support qui permet au lecteur d'effectuer rapidement, efficacement et avec succès une tâche. Ceci étant, il est important qu'il soit aussi détaillé que possible. Des omissions ou des erreurs pourraient contrarier le lecteur. Servez-vous des indications suivantes afin de bien rédiger votre guide d'instruction.
Étapes
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Sachez cibler vos lecteurs. La première chose que vous devriez faire quand vous écrivez des instructions est de pouvoir cibler vos lecteurs. Pour qui écrivez-vous ? Sont-ils des experts ou des novices ? Le fait de savoir ceux pour qui les instructions sont destinées, vous permet de mieux choisir les mots à utiliser, ainsi que les détails à mettre et la façon de les structurer [1] X Source de recherche .
- Si vous expliquez par exemple comment faire cuire un gâteau à un chef cuisinier, vous n'auriez pas à détailler comment ajouter les ingrédients, pourquoi il est important de conserver les œufs à température ambiante ou la différence entre une farine tout usage et une farine pour gâteau. Si vous expliquez cela à un débutant dans l'art culinaire, ces définitions et explications pourraient l'aider à faire toute la différence entre un bon et un mauvais gâteau.
- Pour que vos instructions soient toujours claires et faciles à appliquer, agissez avec prudence et ne considérez pas tous les lecteurs comme des experts [2] X Source de recherche .
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Identifiez tout ce dont vous pourriez avoir besoin. Avant de commencer, vous devez vous assurer de lister clairement tous les éléments nécessaires à la réussite de l'opération. Il peut s'agir d'une liste d'ingrédients ou d'un ensemble d'outils [3] X Source de recherche .
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Exécutez les différentes tâches. L'une des meilleures façons de concevoir des instructions claires c'est de parcourir vous-même tout le processus. De cette façon, vous pourrez décrire sans ambages le contenu des diverses étapes. Si vous essayez de le faire en usant de votre mémoire, vous risquez d'oublier des éléments importants. En exécutant ainsi les tâches, demandez à quelqu'un de vous aider. Demandez-lui de vous faire part de ses remarques sur toutes les étapes du processus qui prêteraient à confusion.
- Faites attention à ne rien oublier. Si vous sautez des étapes importantes, vous rendez la tâche impossible au lecteur. Assurez-vous également de ne pas mélanger les différentes étapes du processus [4] X Source de recherche .
- Si vous dites par exemple : « Mélangez les ingrédients en utilisant un mixeur. Mettez au four à 175 °C », le lecteur pourrait penser que vous demandiez que l'on mette le bol mélangeur dans le four.
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Faites en sorte que les instructions soient rédigées le plus simplement possible. Les meilleures instructions sont les plus simples. N'utilisez pas de longs paragraphes. Utilisez plutôt des phrases courtes et claires, des puces ainsi que des supports visuels.
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Utilisez des mots d'action. Les instructions doivent être réalisées principalement avec des termes descriptifs et d'actions. Commencez la rédaction des étapes par des verbes d'action [5] X Source de recherche . Cela montre clairement au lecteur ce qu'il doit faire. Chaque étape devrait être lue comme un commandement, vous devez donc utiliser le mode impératif [6] X Source de recherche .
- Utilisez autant que possible le langage descriptif en expliquant ou en définissant les étapes.
- Dites par exemple : « Ajoutez deux œufs » au lieu de « Deux œufs doivent être ajoutés au mélange. »
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Ne mettez que les informations importantes. Assurez-vous de la nécessité des informations additionnelles que vous mettez. Cherchez à savoir si le lecteur a vraiment besoin de connaitre une définition particulière avant de comprendre les instructions ou s'il a besoin d'un conseil particulier pour réaliser à bien cette tâche.
- Évitez de mettre des informations inutiles. Les définitions, conseils, étapes ou informations inutiles peuvent semer la confusion chez vos lecteurs, rendant ainsi difficile l'exécution de vos instructions.
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Adressez-vous directement au lecteur. En écrivant les instructions, vous devez vous adresser au lecteur. Utilisez le pronom personnel « vous » à cet effet. Cela permet de placer le lecteur au centre des étapes.
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Soyez précis. Soyez aussi précis que possible lorsque vous rédigez des instructions. Exposez exactement ce que doit faire le lecteur. Il peut s'agir de la manière dont il doit se servir d'une clé ou encore de la consistance d'un gâteau réussi.
- Donnez exactement toutes les mesures. Si l'on doit utiliser 100 ml de lait, dites-le.
- Si par exemple vous préparez un gâteau, n'attendez pas la quatrième étape pour dire : « Tamisez la farine et conservez les œufs à température ambiante, avant de mélanger les ingrédients. »
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Utilisez des adverbes de temps et des connecteurs de progression. Ces mots servent à connecter les différentes étapes entre elles. Ils permettent également de mieux relier les idées. Vous devez utiliser des adverbes de temps et des connecteurs de progression dans votre instruction pour permettre au lecteur de suivre étape par étape les instructions.
- Premièrement, ensuite, alors, finalement, après, avant, sont des exemples de connecteurs de progression.
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Mettez une introduction . Avant de commencer à détailler les instructions, vous devez faire une brève introduction à l'endroit du lecteur. Cette introduction exprime ce que ce dernier sera capable de faire après avoir lu les instructions. Elle donne également une vue d'ensemble de la procédure. Cela doit être rédigé dans un langage clair et compréhensible [7] X Source de recherche .
- Exposez l'objectif poursuivi par les instructions, la cible pour qui elles sont destinées et dans quelle situation doit on y recourir.
- Vous pouvez donner les limites de la procédure.
- Vous pouvez également mettre dans l'introduction les renseignements d'ordre général.
- L'introduction peut également faire mention de tout avertissement ou détail important dont le lecteur a besoin avant d'engager le processus. Mais, souvenez-vous que la plupart des gens ne lisent pas l'introduction. Évitez d'y mettre quoi que ce soit d'important que vous pourriez ne pas mettre ailleurs [8] X Source de recherche .
- En voici un exemple : « Ces instructions renseignent sur la manière de préparer un gâteau au chocolat. La première section explique en détail comment combiner les ingrédients humides et secs et la seconde section s'intéresse à la façon dont il faut cuire convenablement votre gâteau. »
- Placez les étapes en ordre séquentiel. Les instructions doivent suivre une logique précise. Les tâches doivent logiquement se suivre, c'est-à-dire que la 1re étape doit s'achever avant que la 2e étape ne commence. L'organisation est primordiale dans la rédaction des instructions [9] X Source de recherche .
- Si l'ordre dans lequel les étapes se déroulent importe peu, commencez par la plus importante.
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Organisez préalablement vos étapes. Les instructions sont constituées de taches séquentielles interreliées. Avant de commencer à rédiger vos instructions, vous devez d'abord savoir quelles sont les étapes qui doivent se réaliser préalablement. Cela signifie que vous devez décider de ce qui doit être fait avant que toute autre tâche ne puisse se faire.
- Si vous préparez par exemple un gâteau, vous devez faire chauffer le four, mélanger les ingrédients et faire le glaçage avant de pouvoir le réaliser [10] X Source de recherche .
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Scindez les instructions en différentes tâches. La plupart des instructions contiennent plusieurs tâches qui doivent être réalisées avant que le résultat final ne soit obtenu. Organiser les instructions en des étapes et en des tâches facilite la lecture et la compréhension pour le lecteur [11] X Source de recherche .
- Si par exemple, vous travaillez sur une voiture, il y a plusieurs choses que vous devez faire avant d'en venir au moteur. Vous devez lever un côté de la voiture avec un cric, enlever d'autres parties de la voiture ou enlever les couvertures. Chacune desdites tâches doit avoir ses propres instructions. Vous devez alors subdiviser chaque tâche en des petites parties ayant leurs propres instructions.
- Tout comme les étapes, ces parties doivent suivre un ordre séquentiel. Vous ne pouvez pas enlever la couverture de la voiture avant de la soulever avec un cric ou d'enlever les éléments qui la bloquent. Les parties doivent être listées dans l'ordre de leur réalisation.
- Essayez de subdiviser chaque tâche en 10 étapes au plus. Si vous dépassez les 10 étapes, essayez de les réduire au maximum en continuant les développements dans une autre partie ou sous une autre tâche [12] X Source de recherche .
- Cela permettra aux lecteurs de se retrouver et de vérifier l'évolution des tâches. Ils sauront ainsi s'ils ont bien réalisé une partie ou pas. Aussi, en cas d'erreur, ils pourront revenir en arrière et continuer la partie concernée, sans toutefois refaire l'ensemble des instructions.
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Libellez clairement chacune des tâches. Libellez clairement chacune des sections des instructions afin de permettre au lecteur de les comprendre. Le titre des tâches devrait résumer les aspects ou les taches spécifiques qu'il couvre. Le lecteur devrait ainsi comprendre la tâche qu'il sera sur le point d'exécuter [13] X Source de recherche .
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Rédigez chaque étape en une phrase. La phrase annonçant les étapes doit être courte et ne parler que d'une étape à la fois. Cela vous permet de vous assurer de bien répartir les tâches en action au lieu de lister plusieurs actions dans une même étape.
- Si une étape doit être conjointement exécutée avec une action, expliquez cela dans des séquences et en une seule phrase. Par exemple : « Avant de verser la pâte à gâteau dans le moule, enduisez-le d'aérosol de cuisson » ou « Enduisez le moule de cuisson, puis versez la pâte à gâteau dans le moule. »
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Fournissez des étapes vérifiables. L'une des caractéristiques les plus importantes d'une instruction c'est de permettre au lecteur de suivre sa progression. Fournissez des sous-étapes qui permettront au lecteur de savoir s'il exécute bien les tâches requises. Cela pourrait se formuler de la manière suivante : « Quand vous aurez... vous verrez... »
- Par exemple : « Pour vérifier la cuisson du gâteau, introduisez un cure-dent au milieu. Si vous l'enlevez sans difficulté, votre gâteau est bien cuit. »
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Incluez les étapes alternées. Il pourrait y avoir plusieurs façons de faire la même chose dans le cas de certaines étapes. Assurez-vous de bien exposer les diverses manières dont cela pourrait se faire.
- S'il y a des éléments qui pourraient améliorer une étape à un moment donné, assurez-vous d'en parler.
- Si une étape est plus facile, plus économique ou plus efficace, assurez-vous également d'en faire part [14] X Source de recherche .
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Utilisez des sous-étapes si nécessaire. Certaines procédures sont tellement longues à lister que vous devrez encore les subdiviser en sous-étapes. Les sous-étapes ne doivent s'utiliser que si elles sont trop petites pour être considérées comme étant une étape à part entière. Les sous-étapes permettent de diviser les étapes en des parties ou en des séquences d'évènements [15] X Source de recherche .
- Ajoutez des informations complémentaires dans les sous-étapes. Ces informations donnent plus de détails sur les étapes. Il peut s'agir de l'aspect que devrait avoir une chose avant et après l'exécution de la tâche ou pourquoi l'étape est importante [16] X Source de recherche .
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Écrivez les conditions et précautions à prendre dès le début. S'il y a des choses que le lecteur devrait savoir, faire ou comprendre avant de commencer à suivre les étapes, assurez-vous d'en parler au début de l'étape [17] X Source de recherche .
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Anticipez les problèmes. Pensez au moment où vos lecteurs pourraient rencontrer des problèmes. Donnez-leur des conseils pour pallier ces risques. Vous pouvez également leur donner des exemples de choses qui pourraient mal se tourner s'ils n'arrivaient pas à réaliser convenablement l'étape.
- Cette étape est extrêmement importante. Si vous avez vous-même exécuté les instructions, vous auriez une idée des parties qui vous poseraient de problèmes. C'est la raison pour laquelle vous devez vous-même réaliser chacune des instructions en les écrivant.
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Mettez une conclusion. Cette partie est très importante. Certaines instructions ne prennent pas fin lorsque le gâteau sort du four ou lorsque vous martelez le dernier clou. Pensez à ce que les lecteurs doivent faire d'autre. Si vous vous posez toujours de petites questions, cela veut dire que vous devriez ajouter d'autres étapes [18] X Source de recherche .Publicité
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Présentez les instructions. Assurez-vous de présenter convenablement les instructions en les écrivant. Cela permet au lecteur de savoir comment les lire sans qui s'embrouille.
- Utilisez un titre pour distinguer chaque partie des instructions.
- Utilisez des nombres pour lister les étapes en ordre.
- Utilisez des puces pour lister les propositions alternatives, les informations additionnelles ou toute autre chose après les étapes.
- Séparez visiblement les étapes. Ajoutez une espace entre les étapes pour montrer la différence.
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Choisissez un titre adéquat. Le titre d'une instruction doit donner la présentation exacte de votre guide.
- Par exemple, « Instructions pour préparer un gâteau au chocolat sans œufs » est beaucoup plus spécifique comme titre que « Gâteau au chocolat ».
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Utilisez des éléments visuels ou des diagrammes si nécessaire. Certaines instructions doivent être accompagnées de diagrammes, d'images, de graphiques ou autres supports visuels pour être comprises. Ajoutez ces images aux instructions si nécessaire. Les éléments visuels ne font que démontrer les idées contenues dans les instructions et ne doivent présenter aucune nouvelle information. Ce sont des éléments complémentaires.
- Assurez-vous que les éléments visuels soient proches des étapes décrites. Ils peuvent être placés au-dessus, en dessous ou encore à côté de l'étape.
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Références
- ↑ http://jerz.setonhill.edu/writing/technical-writing/instructions-how-to-write-for-busy-grouchy-people/
- ↑ http://extension.oregonstate.edu/eesc/how-to/how-write-clear-how-instructions
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- ↑ http://www.dozuki.com/Tech_Writing/chapter/A
- ↑ https://www.prismnet.com/~hcexres/textbook/instrux.html
- ↑ http://www.techscribe.co.uk/ta/how-to-write-instructions.htm
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- ↑ https://www.prismnet.com/~hcexres/textbook/instrux.html
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- ↑ http://www.techscribe.co.uk/ta/how-to-write-instructions.htm
- ↑ http://www.techscribe.co.uk/ta/how-to-write-instructions.htm
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