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Il peut être compliqué d’écrire un email gentil de rappel. Vous ne voulez pas donner l’impression de forcer la personne ou d’être impatient, mais il est quand même important que vous lui fassiez comprendre le message. Utilisez un ton amical dans l’email avec des formules de salutations et des expressions atténuées. Abordez les points principaux du rappel pour que le destinataire sache clairement ce que vous voulez. Assurez-vous qu’il n’y a pas d’erreurs pour avoir l’air professionnel en plus de gentil.
Étapes
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Saluez le destinataire. Dans un contexte de travail, vous devez utiliser des formules de salutation comme « cher blabla ». Cependant, les emails personnalisés deviennent de plus en plus la norme. Certaines salutations peuvent vous aider à poser un ton amical dès le départ, voici quelques exemples [1] X Source de recherche .
- Salut jean !
- Bonjour tout le monde !
- Cela faisait un moment.
- Salut [2] X Source de recherche !
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Faites référence à votre relation avec le destinataire. Si vous vous cantonnez au rappel, votre message pourrait avoir l’air très froid. Faites référence à votre lien avec le destinataire en incluant des phrases qui reflètent votre amitié et les expériences que vous avez partagées. Essayez par exemple les suivantes [3] X Source de recherche .
- Comment se passe l’école ?
- Mon ami, comment vas-tu ?
- J’ai vraiment passé un bon moment avec toi ce weekend.
- Quand nous sommes-nous parlé la dernière fois, il y a un mois ?
- Ce voyage qu’on a fait ensemble était génial ! Il faut qu’on se le refasse bientôt.
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Adoucissez vos expressions. C’est d’autant plus important dans la partie du rappel de l’email. S’il s’est écoulé un peu de temps depuis la dernière fois où vous vous êtes parlé, il vaudrait mieux que vous vous excusiez de ne pas l’avoir contacté depuis un moment. Voici quelques exemples d’expressions atténuées.
- Je sais que cela fait un moment qu’on ne s’est pas parlé, mais je voulais te rappeler que...
- J’ai eu beaucoup à faire depuis l’arrivée du bébé, je voulais seulement te rappeler que...
- Je sais que tu es occupé, je ne veux pas t’ennuyer avec cela, mais j’aimerais te rappeler que...
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Soyez poli. Si le rappel est important, vous pourriez facilement avoir l’air trop dur. N’oubliez pas que le destinataire a aussi une vie avec des choses qui s’y passent. Dites-lui « s’il te plait » et « merci » ou des expressions équivalentes. Vous pourriez y inclure les phrases polies suivantes [4] X Source de recherche .
- Je m’excuse de te déranger, mais je voulais simplement m’assurer que...
- Si tu pouvais répondre à cet email dès que tu en as le temps...
- Merci de prendre le temps de lire la réponse à ce rappel, je l’apprécierais beaucoup.
- J’attends avec impatience ta réponse.
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Utilisez une ligne de sujet. Il n’est pas nécessaire de trouver quelque chose de profond. Une ligne claire et directe sera beaucoup plus utile. Cela permettra au destinataire de connaitre le but de votre email en un coup d’œil. Voici quelques options qui s’ouvrent à vous pour un rappel amical.
- Je voulais avoir de tes nouvelles.
- Un petit rappel rapide à propos de...
- Évènement ou voyage à venir.
- Compte des participants au voyage ou à l'évènement, etc. [5] X Source de recherche
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N’oubliez pas le rappel. Lorsque vous essayez de faire de votre mieux pour être amical et poli, vous pourriez oublier l’essentiel, c’est-à-dire le rappel. Mettez-le vers le début de l’email, juste après les salutations et un rappel du lien entre vous et le destinataire. Voici des exemples [6] X Source de recherche .
- Salut, cela fait un moment qu’on ne s’est pas parlé Jean. Comment vont ta femme et tes enfants ? Les miens me prennent pas mal de temps, mais je voulais juste vérifier avec toi que...
- Salut mamie ! Je voulais t’envoyer un message, mais j’ai été très occupé, désolé. Je voulais seulement te rappeler de venir déjeuner le...
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Employez un langage concis. En général, un langage plus poli fait appel à des expressions plus longues. Par exemple, la phrase : « travaille plus » pourrait être plus polie si vous disiez : « il pourrait être plus utile que tu travailles plus ». Même si elles sont plus polies, ce genre de phrases peut faire oublier l’objectif de votre email.
- Utilisez une structure simplifiée. Voici un exemple : « salutation (ouverture) → lien avec la personne → rappel → formule d’adieu [7] X Source de recherche ».
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Supprimez les informations inutiles. Pour chaque phrase ou chaque partie de chaque phrase, demandez-vous : « est-ce vraiment nécessaire ? » Dans certains cas, « nécessaire » signifie : « c’est nécessaire pour que mon email n’ait pas l’air trop froid ». Retirez tout ce qui n’est pas nécessaire [8] X Source de recherche .
- En général, les adverbes (comme « très », « vraiment », « absolument », « extrêmement » et « définitivement ») ne sont pas nécessaires pour rendre votre message plus concis [9] X Source de recherche .
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Terminez l’email avec une formule d’adieu. La formule d’adieu permet de terminer correctement l’email [10] X Source de recherche . Cela inclut des expressions comme « cordialement », « mes sincères salutations », « à bientôt » ou « sincèrement ». Apposez votre signature après la formule. Cependant, ces expressions peuvent paraitre plus impersonnelles. Voici des formules que vous pourrez essayer.
- Ton ami.
- À plus.
- Mes meilleurs vœux.
- Passe une bonne journée.
- Allez, à ton tour maintenant.
- J’attends avec impatience ta réponse [11] X Source de recherche .
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Corrigez les erreurs dans l’email. Même en y jetant rapidement un œil une ou deux fois, vous éliminerez des erreurs simples que vous auriez pu faire en écrivant. Une fois que vous avez fini d’écrire, relisez votre email pour relever les erreurs d’orthographe et de grammaire.
- De nombreux services d’envoi d’email proposent un programme de correction des fautes. La qualité de ce programme va dépendre de celui que vous utilisez. Dans certains cas, il pourrait être très précis.
- N’oubliez pas de vérifier la ligne de sujet, la formule de salutation et d’adieu. Vous pourriez facilement les sauter et vous concentrer seulement sur le corps du texte [12] X Source de recherche .
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Relisez-le à voix haute. Si vous écrivez un email important ou si vous voulez être vraiment poli ou amical avec quelqu’un, lisez l’email à voix haute du début à la fin. Vous semble-t-il avoir un ton conversationnel ? Si c’est le cas, il est prêt à l’envoi [13] X Source de recherche .
- Réécrivez les passages qui vous semblent lourds. Servez-vous de votre bon sens pour le juger. Cela va varier d’une personne à l’autre, selon le style que vous voulez.
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Demandez à quelqu’un de le relire. Pour les messages importants, par exemple ceux dans le cadre du travail, vous pourriez demander à quelqu’un de vérifier votre email avant de l’envoyer. Si vous avez écrit un message concis, cela va prendre peu de temps et vous pourrez trouver de petites erreurs qui vous avaient échappé.
- Vérifiez votre client de messagerie. Envoyez un message à un ami en lui écrivant : « salut, pourrais-tu relire un petit email que j’ai écrit ? Cela ne va prendre qu’une minute ».
- N’oubliez pas d’exprimer votre gratitude aux personnes qui ont lu votre email. Après tout, elles vous ont rendu service.
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Références
- ↑ https://www.myenglishteacher.eu/blog/formal-and-informal-email-phrases/
- ↑ http://www.businessinsider.com/the-perfect-way-to-start-an-email-and-greetings-you-should-avoid-2016-5/#-1
- ↑ http://www.infogineering.net/downloads/write_clearly.pdf
- ↑ http://jerz.setonhill.edu/writing/e-text/email/
- ↑ http://www.businessinsider.com/how-to-write-an-excellent-email-subject-line-2014-3
- ↑ http://www.infogineering.net/downloads/write_clearly.pdf
- ↑ http://www.infogineering.net/downloads/write_clearly.pdf
- ↑ http://webaim.org/techniques/writing/
- ↑ http://www.quickanddirtytips.com/education/grammar/how-to-eliminate-adverbs
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