Comment écrire un email pour demander des commentaires

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Les emails, comme toutes les autres formes de communication, possèdent leurs propres règles et protocoles sociaux. Si vous devez en écrire un pour demander des commentaires à propos d'une tâche accomplie dans le domaine professionnel ou scolaire ou concernant un manuscrit, vous devez prendre en compte le phrasé, le temps et la structure pour rendre votre lettre la plus efficace possible. Vous devez rester poli, ponctuel et précis dans votre écriture pour vous assurer de recevoir les remarques dont vous avez besoin.

Partie 1
Partie 1 sur 4:

Demander des commentaires au travail

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  1. Souvent, cette personne sera votre chef direct. Dans tous les cas, vous devez commencer avec lui ou avec un collègue plus ancien ou plus expérimenté. Il aura l'expérience nécessaire pour vous aider et pour vous faire les remarques dont vous avez besoin  [1] .
  2. Vous devez suivre les règles des emails au travail. L'humilité est une vertu lorsque vous demandez des remarques, mais n'en faites pas trop pour ne pas donner l'impression à votre chef que vous ne savez pas ce que vous faites. Essayez plutôt de formuler vos questions d'une manière qui montre vos progrès dans un certain projet ou une tache  [2] . Cela lui permettra de savoir que vous n'attendez pas sa réponse pour continuer à progresser professionnellement. N'oubliez pas aussi les conseils suivants  [3] .
    • Vous pouvez lui dire : « je travaillais sur la présentation de demain lorsque je me suis rendu compte d'un problème avec le format et je ne suis plus sûr de suivre les standards établis par la société. Je vous ai joint ma présentation. Auriez-vous des suggestions à me faire en ce qui concerne le format ? Je vous remercie de vos commentaires. »
    • N'oubliez pas de le remercier.
  3. Cela pourra vous éviter de recevoir des remarques trop générales qui ne vous aideront pas à améliorer votre travail. Évitez les questions auxquelles il peut répondre par oui ou par non à moins que ce soit absolument nécessaire. Concentrez-vous plutôt sur des parties spécifiques du projet sur lequel vous travaillez. Essayez de ne pas bombarder en une seule fois votre chef ou votre collègue de toutes les questions imaginables concernant votre projet  [4] .
    • Par exemple, vous pourriez lui dire : « je ne suis pas vraiment sûr de la marche à suivre avec le dossier Dupont. Il ne répond pas à mes emails et puisque c'est un projet urgent, j'aimerais avoir votre avis à propos de ce que je devrais faire maintenant. »
    • Si vous voulez obtenir des remarques plus générales sous forme d'un rapport, vous pouvez en faire clairement la demande. Soyez le plus poli, concis, et précis possible. Par exemple, vous pourriez demander un rapport à propos de votre efficacité ou votre créativité. Si vous demandez des remarques à vos subalternes, vous pourriez envoyer un sondage anonyme.
    CONSEIL D'EXPERT(E)

    Alyson Garrido, PCC

    Coach professionnelle
    Alyson Garrido est une accompagnatrice professionnelle agréée par Professional Certified Coach (PCC), facilitatrice et conférencière accréditée par l'International Coach Federation. Grâce à une approche axée sur les points forts, elle soutient ses clients dans leur recherche d'emploi et leur avancement professionnel. Alyson propose des services d’encadrement en matière d’orientation professionnelle, de préparation aux entrevues, de négociation salariale et d’évaluation du rendement. Elle intervient également pour la mise au point de stratégies de communication et de leadeurship personnalisées. Elle est partenaire-fondatrice de Systemic Coach Academy of New Zealand.
    Alyson Garrido, PCC
    Coach professionnelle

    Pour avoir un avis général, employez la méthode GACA. La méthode GACA est une excellente manière d'aider les autres à vous donner une opinion utile et appropriée. Demandez ce que vous devriez « Garder, Améliorer, Commencer, Arrêter. »

  4. Si les remarques que vous avez reçues suggèrent que vous amélioriez de nombreuses choses ou que votre travail n'est pas au niveau demandé, n'oubliez pas d'envoyer une réponse pour indiquer comment vous comptez arranger cela. Prenez le temps de calmer vos émotions avant d'écrire la réponse  [5] .
    • Assurez-vous de répondre dans les 24 à 48 heures qui suivent.
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Partie 2
Partie 2 sur 4:

Demander des commentaires à l'école

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  1. Votre professeur a probablement des centaines d'autres étudiants, surtout s'il enseigne à l'université. Vous devez y inclure votre nom complet, votre classe et votre département. Si vous êtes au lycée, incluez l'heure du cours. De cette façon, vous ne lui ferez pas perdre son temps à se demander qui vous êtes et il en passera plus à vous donner ses commentaires  [6] .
  2. Parfois, les étudiants ont du mal dans ce domaine lorsqu'ils envoient pour la première fois un email de demande de remarques. Vous pourriez lui dire : « bonjour Monsieur Dupré » ou « chère Madame Dujardin ». Si c'est lui qui vous a contacté en premier, calquez le ton de votre email sur le sien. Restez professionnel. Ne dites pas : « tu penses quoi d'ma dissert' ? », c'est très familier, essayez plutôt de dire : « je ne suis pas sûr d'avoir compris le sujet de la dissertation, j'aurais quelques questions à vous poser à son sujet  [7] . »
  3. Ne vous inquiétez pas de devoir expliquer le contexte de vos questions à moins qu'il soit obligatoire pour bien les comprendre. Par exemple, si vous demandez des commentaires à propos d'une éventuelle prolongation, votre professeur pourrait avoir besoin de contexte, mais si vous posez des questions à propos d'un devoir, ne lui racontez pas que vous lui envoyez un email aussi tard parce que votre chien vous a mis en retard (à moins que ce soit vraiment en dernière minute) ou tout autre évènement qui n'a aucun rapport avec le devoir  [8] .
  4. Aussi près de la date butoir, votre professeur ne va probablement pas vous répondre, mais en plus, vous pourriez l'irriter en lui montrant que vous avez attendu la dernière minute pour faire vos devoirs. Si pour une raison ou pour une autre cela vous arrive, restez bref, précis et excusez-vous. Vous aurez plus de chances de recevoir une réponse si votre professeur lit ses emails la veille.
  5. Souvent, le professeur indiquera sur le programme du cours les formats de fichier dans lesquels vous devez rendre vos devoirs. Par exemple, si votre professeur vous demande d'envoyer le devoir au format .doc, vous ne devez pas lui envoyer un fichier au format .pdf ou .pages. Si vous n'êtes pas sûr, vous pouvez toujours lui envoyer un fichier au format .rtf ou .pdf, mais vous pouvez aussi lui poser la question.
  6. Il vous suffit de lui envoyer un email et de rester poli. S'il est dans son bureau, vous pouvez aussi aller le voir directement ou prendre rendez-vous. Vous pouvez lui écrire : « cher Monsieur Dupré, je n'ai pas reçu la note à laquelle je m'attendais au dernier devoir. Pourriez-vous m'aider à travailler sur certaines des erreurs que j'ai faites pour obtenir une meilleure note au prochain devoir ? » En général, tous les professeurs répondent favorablement à ce genre de demande.
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Partie 3
Partie 3 sur 4:

Demander des commentaires sur un manuscrit

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  1. Si vous voulez obtenir des remarques constructives, la meilleure personne à contacter est quelqu'un que vous connaissez, de préférence un ami ou un collègue. Lorsque vous le contactez pour obtenir des commentaires, assurez-vous d'employer le style que vous employez d'habitude. Si vous vous parlez généralement au téléphone, vous devriez plutôt utiliser ce moyen de communication. N'envoyez pas votre manuscrit dans le premier email à moins que vous soyez presque sûr qu'il répondra positivement à votre demande de commentaires, par exemple si c'est quelqu'un à qui vous l'avez déjà lu ou quelqu'un qui vous a demandé de lire le sien  [9] .
    • Vous pouvez y inclure une description courte, si cette personne est un ami ou un collègue.
  2. Si vous avez vraiment besoin de l'avis d'un expert, vous pouvez en contacter un par email et lui expliquer votre projet et votre besoin de remarques. Ne lui forcez pas trop la main, remerciez-le plutôt de son temps et dites-lui : « je comprends que vous n'ayez peut-être pas le temps de le lire. » Si cela ne lui est pas possible, vous pourriez lui demander s'il connait quelqu'un d'autre qui a le temps et le même niveau d'expertise pour vous aider  [10] .
  3. Vous n'allez probablement pas recevoir de réponse, et si vous en recevez une, ce sera surement pour vous parler de ses honoraires. Si c'est un écrivain connu, il y a peu de chances qu'il réponde à ce genre d'emails, car il en reçoit des tonnes. Commencez par vous tourner vers des amis, des collègues, des professeurs, etc. Il y a plus de chances qu'ils vous aident et en plus, ils vont probablement en avoir envie.
  4. Si vous ne voulez que des remarques positives, dites-le. Indiquez-lui si vous avez besoin de remarques détaillées, précises ou générales ou des commentaires en ce qui concerne le style, la grammaire et la structure. Cela pourra aider votre lecteur à savoir ce que vous attendez vraiment de lui  [11] .
    • Les remarques positives doivent aussi être constructives. S'il vous explique pourquoi il a aimé ce qu'il a lu, vous pourrez en apprendre beaucoup plus sur votre manuscrit  [12] .
    • S'il vous envoie des remarques négatives, prenez le temps d'y répondre. Si vous êtes amis, il l'a probablement fait pour vous aider. Si c'est votre professeur, même si vous êtes en colère sur le moment, vous ne devez pas le laisser transparaitre. Remerciez-le plutôt pour son aide et passez à autre chose. Après un moment, vous pourriez vous rendre compte que ses remarques ont été utiles, même si la manière dont il les a formulées ne l'était pas  [13] .
  5. Si vous avez demandé des commentaires détaillés à propos de votre manuscrit, ne vous attendez pas à une réponse dans la journée ou même dans la semaine qui suit. Il faut du temps pour lire un manuscrit. Si vous avez une date butoir à respecter, indiquez-le dans votre email. Vous pouvez aussi lui demander s'il lui est possible de vous envoyer les commentaires dans une certaine période. N'oubliez pas aussi qu'il a sa vie privée et ses obligations.
  6. Si c'est un ami, vous pourriez lui faire un petit cadeau, par exemple une boite de chocolat ou vous pouvez lui rendre un service plus tard. Si c'est votre professeur, vous pourriez lui écrire une lettre de remerciements pour lui faire savoir que vous appréciez le temps qu'il vous a consacré. Si vous oubliez de le remercier, il pourrait avoir l'impression que vous l'avez juste utilisé ou que vous n'appréciez pas ce qu'il a fait et il aura moins envie de vous aider à l'avenir.
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Partie 4
Partie 4 sur 4:

Demander des commentaires à des clients

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  1. Les gens sont souvent accablés de sondages dans tous les magasins où ils vont. Si vous voulez vous assurer que vos clients ne mettent pas directement à la poubelle vos emails, vous ne devez pas y inclure trop de questions. Si vous voulez conserver son intérêt, vous devez poser une ou deux questions et vous en arrêter là  [14] .
  2. Au lieu de poser des questions où ils devront répondre par oui ou par non, posez des questions qui demandent des phrases complètes. Au lieu de demander : « conseilleriez-vous notre magasin à vos amis ? », demandez plutôt : « comment décririez-vous notre magasin à vos amis ? » Ce genre de questions vous permettra d'obtenir plus de détails qu'un oui ou un non  [15] .
  3. Cela leur permet de ne pas avoir l'impression que leurs réponses vont de toute façon se retrouver dans un océan d'autres réponses et qu'elles ne vont probablement pas être prises en compte. Vous allez aussi recevoir plus de commentaires honnêtes s'ils savent que vous allez leur répondre  [16] .
    • Lorsque vous envoyez la réponse, soyez sincère et professionnel. Dans la culture virtuelle moderne, vous pouvez ruiner en une seconde la réputation de votre commerce si vous ne répondez pas de manière professionnelle et sincère.
  4. Si votre client a une connexion lente, il va supprimer votre message immédiatement s'il se rend compte qu'il prend trop de temps à se charger. N'oubliez pas que ses remarques sont plus importantes pour vous que pour lui.
  5. Vous devez donner un air professionnel et propre à votre email. Si vous utilisez des illustrations de mauvaise qualité ou une police comme Comic Sans, vous avez peu de chances d'impressionner vos clients. Préférez plutôt des polices comme Times New Roman ou Arial si vous hésitez, et ajoutez le moins d'illustrations possible  [17] .
  6. Un format avec une seule colonne sera beaucoup plus flexible qu'un format qui en contient plusieurs. Vous devez vous assurer que les polices ne sont pas non plus trop petites. Vous voulez que votre message ait la meilleure apparence possible que ce soit sur un ordinateur, un téléphone ou une tablette. Puisqu'il y a tellement de personnes qui vérifient leurs emails sur leur téléphone, il est obligatoire de le prendre en compte et d'adapter vos emails  [18] .
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Conseils

  • Un peu d'humilité peut faire des merveilles.
  • Ne harcelez pas les gens pour obtenir des commentaires.
  • Respectez les règles d'écriture d'emails dans cette situation.
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Références

  1. ↑ http://fortune.com/2015/05/22/asking-performance-feedback-work/
  2. ↑ http://fortune.com/2015/05/22/asking-performance-feedback-work/
  3. ↑ http://michaelhyatt.com/e-mail-etiquette-101.html
  4. ↑ http://fortune.com/2015/05/22/asking-performance-feedback-work/
  5. ↑ http://fortune.com/2015/05/22/asking-performance-feedback-work/
  6. ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/694/1/
  7. ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/694/1/
  8. ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/694/1/
  9. ↑ https://www.elsevier.com/authors-update/story/publishing-tips/5-ways-you-can-ensure-your-manuscript-avoids-the-desk-reject-pile
  1. ↑ http://journalistsresource.org/tip-sheets/reporting/interviewing-a-source
  2. ↑ http://www.wiseinkblog.com/planning/at-first-draft-the-6-minimal-steps-to-revising-your-manuscript-before-submission/
  3. ↑ http://jimmiescollage.com/2010/12/positive-feedback-writing/
  4. ↑ http://flavorwire.com/446215/11-writers-on-how-they-deal-with-criticism/2
  5. ↑ https://www.kayako.com/blog/the-proper-way-to-ask-for-customer-feedback/
  6. ↑ https://www.kayako.com/blog/the-proper-way-to-ask-for-customer-feedback/
  7. ↑ https://www.helpscout.net/blog/customer-feedback/
  8. ↑ https://designschool.canva.com/blog/best-email-designs/
  9. ↑ http://blogs.constantcontact.com/mobile-friendly-emails/

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