Comment écrire un mail aux ressources humaines

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Coécrit par Gina D'Amore

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Les entreprises embauchent des responsables des ressources humaines pour s’occuper de tout. Les attributions vont des questions de politiques et de paie aux questions juridiques. Si vous avez un problème de politique générale ou d’ordre juridique ou un différend avec un collègue, vous pourrez communiquer avec le service chargé de la gestion des ressources humaines (GRH). Dans la plupart des cas, c’est aussi la première instance à contacter en cas de problème. Cependant, avant de le faire, il est recommandé de rédiger un courriel simple et formel afin d’informer le directeur de votre préoccupation.

Méthode 1
Méthode 1 sur 3:

Écrire et envoyer l’email

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    Vérifiez la liste des RH et voyez s’il y a une personne chargée de s’occuper de votre problème spécifique. Aussi, il est fort probable qu’il y ait une personne dans votre département qui s’occupe des questions des collègues. Si vous craignez que votre préoccupation soit prise au sérieux, envisagez de vous adresser directement au responsable des RH.
    • Assurez-vous que seul le nom de la personne que vous voulez contacter est indiqué dans le courriel. Surtout s’il s’agit d’une question personnelle ou sensible, vous n’aimeriez pas envoyer votre courriel à la mauvaise personne par erreur. En particulier, assurez-vous de supprimer toute liste de diffusion destinée à un groupe d’employés.
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    Un titre clair communiquera à la fois votre problème et le degré d’urgence que vous lui attribuez et aidera les RH à donner priorité à votre question. Si la ligne d’objet de votre email reste vide ou peu claire, votre correspondance pourrait ne jamais être lue et prise au sérieux  [1] .
    • Voici quelques exemples de titres : « problème juridique : action requise », « changement de situation personnelle : attention immédiate requise », « question d’ordre politique urgente » ou « entretien récent : remerciement ».
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    Ajoutez aussi une formule de politesse classique. Vous devez donner un ton professionnel et formel dès le début de la correspondance. Cela permet en effet aux RH de savoir que vous prenez la question au sérieux. Même si vous ne connaissez pas personnellement le membre du personnel des RH, vous ne devez pas oublier qu’il s’agit d’une correspondance professionnelle et non amicale  [2] .
    • Commencez par une phrase comme « cher [Nom complet de l’employé] » et terminez par « veuillez agréer, Madame, mes salutations distinguées » ou « Je vous prie de croire, [Nom complet], à l’expression de mes meilleurs sentiments. »
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    Formulez des phrases courtes et précises. Ne donnez pas plus d’informations que nécessaire, car vous ne voulez pas que le lecteur passe beaucoup de temps sur votre email. Ne fournissez pas de détails qui pourraient prêter votre problème à confusion. Pour plus de détails, veuillez vous rapprocher personnellement de la direction des ressources humaines  [3] .
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    Expliquez la nature exacte de votre problème. Spécifiez la période à laquelle il a commencé ou est sur le point de commencer. Précisez s’il s’agit d’une question d’ordre juridique ou d’un problème qui peut être réglé par l’entreprise elle-même  [4] .
    • Si vous envoyez un courriel au GRH dans le but de vous renseigner sur les postes vacants, vous ne parlez pas là d’un problème. Dans ce cas, il est préférable de vous présenter et d’expliquer vos expériences antérieures avec l’entreprise. Indiquez clairement les actions que vous attendez ou que le responsable des RH doit prendre.
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    Les RH veulent savoir immédiatement comment répondre aux problèmes juridiques ou politiques. Votre documentation peut avoir des conséquences sur leur réponse, car elle aidera à clarifier la gravité du problème et les conséquences juridiques auxquelles tout employé peut faire face. Assurez-vous d’informer le responsable des RH de toutes les « preuves » dont vous disposez et proposez de les apporter à une réunion en personne.
    • Si vous faites face à un problème juridique, vous allez devoir présenter des preuves aux RH. Malheureusement, la plupart des GRH s’efforceront de protéger l’entreprise dans la mesure du possible  [5] .
    • Si vous êtes victime de harcèlement ou de discrimination, notez les dates des incidents et toute correspondance écrite contenant des propos incriminants.
    • Conservez des versions électroniques et imprimées des documents que vous fournissez à la GRH. Vous devez conserver les originaux et remettre les copies.
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    Vous avez peut-être essayé de résoudre le problème avant de contacter la gestion des ressources humaines. Il se peut que vous ayez eu une conversation avec votre patron ou un collègue ou même que vous leur ayez annoncé que vous enverrez un courriel aux RH. Le directeur du personnel appréciera cette information, car cela l’aidera à avoir une idée des membres de l’entreprise qui sont déjà au courant du problème  [6] .
    • Pour des questions personnelles, vous pourriez écrire un courriel un peu moins formel. Par exemple, si vous prenez un congé parental, il est fort probable que vous ayez déjà informé votre supérieur de votre situation et vous ne faites qu’assurer le suivi avec les ressources humaines.
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    Une rencontre personnelle entre vous et le responsable des RH vous aidera à discuter du problème en détail. Le représentant aura ainsi l’occasion de poser des questions de suivi ou des questions de clarification. Votre courriel est l’occasion parfaite pour commencer à planifier cette importante réunion. Informez-le de votre emploi du temps et demandez-lui d’organiser la rencontre en conséquence  [7] .
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    Les ressources humaines peuvent vouloir communiquer avec vous par téléphone, alors fournissez diverses coordonnées au bas de votre courriel. Vous pouvez mettre les informations directement sous votre nom après la formule de politesse. Assurez-vous que vous avez bien écrit votre numéro de téléphone et votre courriel  [8] .
  10. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/36\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-10-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-10-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/36\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-10-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-10-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    La plupart des services de courrier électronique disposent d’un correcteur orthographique. Relisez votre courriel pour corriger les mots manquants et les erreurs grammaticales, ainsi que les ambigüités  [9] .
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Méthode 2
Méthode 2 sur 3:

Savoir quoi faire après l’envoi du courriel

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    Tout d’abord, remerciez-le d’avoir pris le temps d’étudier votre cas, car cela donne immédiatement un ton courtois dans votre conversation. Assurez-vous de répondre rapidement à toute réponse envoyée par les ressources humaines. Cela montre que vous êtes toujours préoccupé par le problème et que vous préfèreriez le régler dans les meilleurs délais.
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    Préparez-vous à la réunion en créant un dossier spécial contenant tous les documents que vous voulez apporter. Si votre problème se rapporte à la politique de l’entreprise, apportez le manuel de l’employé tout en marquant la politique pertinente. Cela assurera le bon déroulement de la réunion dès le début  [10] .
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/5e\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-13.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-13.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/5e\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-13.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-13.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Si vous êtes préoccupé par les mesures que la société pourrait prendre contre vous, parlez-en d’abord à un avocat. Il peut vous renseigner sur vos droits et vous pouvez décider de vous faire assister de votre avocat lors de n’importe quelle réunion personnelle. Il serait peut-être sage d’informer les RH de votre intention d’engager un avocat si vous choisissez de suivre ce plan  [11] .
    • Assurez-vous de connaitre les honoraires des avocats. La plupart couteront cher, alors essayez de peser ces questions budgétaires et votre besoin de protection juridique.
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    Un délai d’une semaine est généralement considéré comme acceptable avant d’envoyer un courriel de suivi. Si vous avez un problème particulièrement urgent, vous pouvez envoyer un courriel de suivi après 24 heures. Au lieu de craindre de vous faire passer pour un employé agaçant, n’oubliez pas que les personnes ressources sont très occupées et ont de nombreuses responsabilités et elles pourraient parfois avoir besoin d’un rappel de votre part  [12] .
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Méthode 3
Méthode 3 sur 3:

Décider de contacter ou non les RH

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    Si vous avez une question banale et non juridique qui n’est pas liée à la politique de la société, il est possible de la résoudre vous-même. Dans la mesure possible, discutez de la situation avec votre patron ou l’un de vos collègues afin de trouver une solution. Les ressources humaines apprécieront les mesures que vous avez prises pour résoudre le problème avant d’entrer en contact avec elles  [13] .
    • Par exemple, si vous avez l’impression que votre supérieur vous oblige à trop travailler les fins de semaine, parlez-en d’abord avec lui. Vous ne devez pas non plus déranger les RH avec une plainte non urgente comme « je n’aime pas mon bureau. »
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    Vous pouvez avoir l’impression d’être victime d’une violation de la politique de la société. Avant d’entrer en contact avec les RH, vous devriez passer en revue les mesures politiques spécifiques qui sont liées à votre problème. Vous devrez être capable de citer ces exemples lors de conversations personelles  [14] .
    • Par exemple, si vous estimez que vous n’avez pas assez de pauses, vérifiez d’abord ce que stipulent les règles concernant le temps de pause au travail. Il se peut que votre entreprise n’ait qu’une politique informelle à ce sujet, plutôt que codifiée. Dans ce cas, les RH ne peuvent pas faire beaucoup pour vous aider dans l’exercice de leurs fonctions officielles.
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/f\/f8\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-17.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-17.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/f\/f8\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-17.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-17.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Si vous êtes victime d’une forme quelconque de harcèlement (physique, verbal, sexuel), quelle qu’en soit la source, au travail, signalez-le. Vous êtes juridiquement protégé contre ce genre de comportement et les RH ont l’obligation de traiter votre cas et de vous protéger  [15] .
    • Ne vous en faites pas : les RH n’auront pas une discussion informelle sur cette question. Dès que vous le signalez, elles sont obligées d’agir.
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/50\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-18.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-18.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/50\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-18.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-18.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Les responsables des RH peuvent vous aider à planifier les changements futurs de votre situation au travail, par exemple, si vous êtes en congé parental. Ils peuvent s’assurer que vous bénéficiez de tous vos prestations et autres avantages. Ils peuvent également vous mettre en contact avec des personnes au sein de l’entreprise, qui sont au courant de l’évolution de votre situation  [16] .
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/54\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-19.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-19.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/54\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-19.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-19.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Certaines situations peuvent se présenter au travail et vous donner droit à une protection ou à une indemnisation de la part des autorités publiques. Par exemple, si vous avez été blessé sur le lieu du travail, la GRH peut vous aider à payer les frais médicaux  [17] .
    • Vous allez probablement devoir remplir des documents en collaboration avec le service du personnel. Alors, tenez compte de cette procédure.
  6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d5\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-20.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-20.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d5\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-20.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-20.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Il se peut qu’il y ait des formations ou des programmes de mentorat qui peuvent vous aider à propulser votre carrière dans votre entreprise. La GRH peut vous fournir tous les renseignements nécessaires sur ces options et peut, dans la mesure du possible, vous aider à vous inscrire à ces programmes. Ce serait une belle occasion de donner un élan à votre carrière  [18] .
  7. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/46\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-21.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-21.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/46\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-21.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-21.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    La GRH peut aussi vous aider à répondre aux exigences individuelles dont vous pourriez avoir au travail. Votre environnement de travail doit vous offrir les mêmes chances de réussite que celles de vos collègues  [19] .
    • Par exemple, si vous pensez qu’il n’existe pas de ressources appropriées pour les personnes handicapées, les RH peuvent remédier à cette situation. Le département est également en mesure de fournir un lieu désigné pour les mères qui allaitent.
  8. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/ab\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-22.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-22.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/ab\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-22.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-22.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Parfois, le fait de communiquer avec un responsable des RH d’une entreprise particulière peut vous renseigner sur de nouveaux postes vacants ou les possibilités d’entrevues informelles et informatives avec les employés actuels. Vous pouvez aussi entrer en contact avec les RH pour les remercier d’une entrevue récente que vous avez eue avec leur entreprise  [20] .
    • Si après une semaine vous ne recevez aucune réponse, envoyez un courriel de suivi. Si après cela vous n’avez aucune nouvelle, il vaut mieux oublier cette entreprise  [21] .
  9. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/ac\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-23.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-23.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/ac\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-23.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-23.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Gardez à l’esprit que les responsables des RH travaillent principalement pour les entreprises, ce qui veut dire que vous ne devez pas vous adresser à eux pour de simples revendications personnelles. Bien qu’il soit absolument essentiel de ne pas omettre de mentionner les situations qui vous mettent mal à l’aise au bureau ou qui font l’objet de discrimination, vous devriez prendre soin de faire la distinction entre les questions qui sont simplement ennuyeuses ou insignifiantes et les problèmes juridiques plus graves  [22] .
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Conseils

  • À chaque courriel que vous envoyez et à chaque rencontre personnelle avec les ressources humaines, restez aussi calme que possible. Cela permettra de s’assurer que les discussions sont menées avec courtoisie et professionnalisme.
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Références

  1. ↑ https://www.thoughtco.com/how-to-write-a-professional-email-1690524
  2. ↑ https://englishlive.ef.com/blog/write-perfect-professional-email-english-5-steps/
  3. ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
  4. ↑ https://www.citizensadvice.org.uk/work/problems-at-work/Letter-to-raise-a-grievance-at-work/
  5. ↑ http://www.talentzoo.com/news/When-Do-I-Take-a-Work-Issue-to-HR/18029.html
  6. ↑ https://www.citizensadvice.org.uk/work/problems-at-work/Letter-to-raise-a-grievance-at-work/
  7. ↑ http://www.acas.org.uk/?articleid=1670
  8. ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
  9. ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
  1. ↑ http://www.talentzoo.com/news/When-Do-I-Take-a-Work-Issue-to-HR/18029.html
  2. ↑ https://www.spigglelaw.com/employment-blog/surviving-workplace-investigations/#
  3. ↑ http://careersidekick.com/follow-up-after-interview-no-response/
  4. ↑ http://money.usnews.com/money/blogs/outside-voices-careers/2015/10/05/4-times-you-should-talk-to-hr-and-a-bunch-of-times-when-you-shouldnt
  5. ↑ http://www.talentzoo.com/news/When-Do-I-Take-a-Work-Issue-to-HR/18029.html
  6. ↑ http://www.cbsnews.com/news/when-your-hr-department-is-your-friend/
  7. ↑ http://www.cbsnews.com/news/when-your-hr-department-is-your-friend/
  8. ↑ http://www.cbsnews.com/news/when-your-hr-department-is-your-friend/
  9. ↑ http://theundercoverrecruiter.com/when-should-you-go-human-resources/
  10. ↑ http://www.talentzoo.com/news/When-Do-I-Take-a-Work-Issue-to-HR/18029.html
  11. ↑ http://idealistcareers.org/13-helpful-email-templates-to-use-while-job-searching/
  12. ↑ http://careersidekick.com/follow-up-after-interview-no-response/
  13. ↑ http://www.cbsnews.com/news/when-your-hr-department-is-your-friend/

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