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Si vous occupez une position élevée au travail, à l’école ou dans une association à but non lucratif, on pourrait vous demander d’écrire une lettre de recommandation pour quelqu’un. Les gens en ont souvent besoin d’une lorsqu’ils postulent à un emploi ou lorsqu’ils veulent entrer dans certaines universités. La lettre de recommandation doit être formelle autant au niveau du format que du ton et décrire les caractéristiques positives et les compétences que le candidat peut apporter sur le lieu de travail [1] X Source de recherche [2] X Source de recherche .
Étapes
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Tapez la lettre avec un logiciel de traitement de texte. Même s’il pourrait sembler plus personnel de l’écrire à la main, l’écriture au traitement de texte est plus professionnelle. Une lettre tapée sera aussi plus facile à lire [3] X Source de recherche .
- Utilisez un logiciel de traitement de texte plutôt qu’un logiciel de base fourni avec votre ordinateur. Les logiciels de base ne possèdent généralement pas les options dont vous aurez besoin pour la lettre.
- Si le candidat vous informe que la lettre doit être envoyée par email, vous pouvez toujours la taper dans un document séparé et la joindre à l’email au format PDF avec votre signature au lieu de la taper simplement dans le corps de l’email.
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Trouvez un modèle de lettre professionnelle. Les logiciels de traitement de texte sont souvent livrés avec des modèles qui vous permettent de formater facilement la lettre. Un modèle de lettre professionnel comprend souvent des marges à la largeur prédéfinie pour que vous n’ayez pas à le faire manuellement [4] X Source de recherche .
- La plupart des applications de traitement de texte possèdent plusieurs types de modèles. Choisissez-en un formel au lieu d’un modèle trop informel ou personnel.
- Utilisez une police standard et lisible comme Times New Roman ou Helvetica.
- En général, vous devez laisser deux retours de ligne entre les paragraphes sans alinéa dans le corps de la lettre. Si vous choisissez de mettre un alinéa devant vos paragraphes, il n’est pas nécessaire de laisser deux retours de ligne entre chacun.
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Entrez les noms et les adresses. Dans le coin en haut à droite de la première page de la lettre, vous allez taper votre nom et votre adresse. Continuez avec le nom et l’adresse du destinataire sur la gauche de la page [5] X Source de recherche .
- Vous devriez aussi inclure d’autres manières de vous contacter, par exemple votre numéro de téléphone ou votre adresse email.
- Si vous avez un papier à entête qui inclut vos coordonnées, il n’est généralement pas nécessaire d’inclure votre nom et votre adresse une deuxième fois. Dans le cas contraire, vous devrez les inscrire sur la lettre.
- Après votre adresse, vous allez noter la date sur une ligne. Selon le modèle que vous utilisez, il pourrait aussi y avoir une ligne pour le sujet. Dans ce cas-là, vous pouvez simplement écrire « Lettre de recommandation pour » suivi du nom du candidat.
- Dans la plupart des cas, vous devez adresser la lettre à une personne en particulier. Cependant, si elle va être lue par un groupe de personnes, vous pouvez l’adresser simplement au « comité d’embauche » ou au « comité d’admission ». Discutez-en avec le candidat pour choisir la bonne formule.
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Utilisez du papier à entête si vous en avez. Si votre employeur a un papier à entête ou si vous en avez un personnel, il donnera un air plus professionnel à votre lettre. Quoi qu’il en soit, assurez-vous d’avoir du papier de qualité pour imprimer la lettre [6] X Source de recherche .
- La présentation de la lettre en dit en long sur vous, mais aussi sur le candidat. Pour cette raison, vous voulez qu’elle ait l’air la plus formelle et professionnelle possible.
- Le papier machine blanc fera très bien l’affaire. Évitez les papiers de photocopieuse de mauvaise qualité. Vous trouverez du papier de qualité dans la plupart des magasins de fournitures de bureau et les grands supermarchés.
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Créez l’ébauche de la lettre. En général, vous devriez commencer par organiser vos pensées avec le candidat avant de vous assoir et de commencer à écrire. Réfléchissez aux qualités que vous voulez y inclure et choisissez les meilleures d’entre elles pour votre lettre [7] X Source de recherche [8] X Source de recherche .
- N’oubliez pas que la lettre ne devrait généralement pas dépasser une page. Les lettres de recommandation pour les universités peuvent remplir deux pages.
- Cela vous donne suffisamment d’espace pour trois paragraphes courts dans le corps de la lettre. Puisque l’espace disponible est limité, vous allez devoir écrire de manière efficace pour que chaque mot compte.
- Vous devriez discuter avec le candidat pendant que vous travaillez sur l’ébauche de la lettre. Renseignez-vous à propos de son travail ou du cursus universitaire auquel il postule ainsi qu’à propos des traits et des compétences recherchées par la personne qui va lire la lettre.
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Présentez-vous et présentez le candidat. La lettre va commencer par le terme « cher (ou) chère », suivi du nom de la personne qui va la recevoir. Ensuite, la ligne suivante va inclure votre nom, le nom du candidat et la raison de la lettre [9] X Source de recherche [10] X Source de recherche .
- Expliquez votre relation avec le candidat et indiquez depuis combien de temps vous vous connaissez. Si vous avez une certaine qualification qui rend votre recommandation plus intéressante, vous devez aussi le mentionner.
- Confirmez les détails pertinents à la candidature. Si vous avez été son superviseur au travail, vous pourriez mentionner le nom de la société dans laquelle vous avez travaillé tous les deux ainsi que vos positions (si c’est utile), la durée de votre emploi dans la société et la durée de votre collaboration.
- Par exemple, vous pourriez écrire : « je m’appelle Jean Dupont et je suis superviseur chez wikiHow. Je vous écris ma recommandation pour Robert Dupré que j’ai eu sous ma supervision au sein de wikiHow ces cinq dernières années. »
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Mentionnez au moins trois compétences exceptionnelles. Tout de suite après l’introduction, vous devez inclure une phrase qui liste les compétences ou les qualités dont vous allez discuter plus en détail dans le corps de la lettre.
- Le genre de compétences et de qualités que vous y incluez va dépendre de votre relation avec le candidat et du but de votre lettre. Les lettres de recommandation personnelles doivent se concentrer seulement sur les traits de caractère tandis que les lettres de recommandation pour un emploi doivent évoquer les compétences du candidat qui le rendent particulièrement adapté au poste convoité.
- Les lettres de recommandation académiques sont un hybride entre les deux types précédents. En plus des compétences qui rendent le candidat parfait à poursuivre un certain cursus, vous pourriez y inclure des traits de caractère positifs comme son intelligence ou sa nature curieuse.
- Cela devrait conclure votre dernier paragraphe. Faites seulement une liste des compétences ou des qualités, car vous allez les aborder dans le prochain paragraphe. Par exemple, vous pourriez écrire : « d’après mon expérience, Robert Dupré a l’énergie et les compétences en organisation et en communication requises pour devenir un atout de poids dans votre société. »
CONSEIL D'EXPERT(E)Accompagnatrice en évolution professionnelleAlyson Garrido est accompagnatrice professionnelle accréditée par International Coach Federation. Elle est aussi animatrice et conférencière. Grâce à une approche axée sur les points forts, elle soutient ses clients dans leur recherche d'emploi et leur avancement professionnel. Alyson propose des services d’encadrement en matière d’orientation professionnelle, de préparation aux entrevues, de négociation salariale et d’évaluation du rendement, ainsi que des stratégies de communication et de leadeurship personnalisées. Elle est fondatrice et partenaire de Systemic Coach Academy of New Zealand.Demandez à la personne s'il y a des qualités qu'elle souhaiterait que vous mettiez en valeur. Si vous rédigez une lettre de recommandation pour quelqu'un, demandez-lui des précisions, comme le poste auquel elle postule ou les qualités qu'elle aimerait que vous accentuiez.
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Citez des exemples. Dans le deuxième paragraphe de la lettre de recommandation, vous allez aborder plus en détail les compétences ou les qualités que vous avez citées dans l’introduction [11] X Source de recherche .
- N’oubliez pas que vous n’avez pas beaucoup d’espace et que vous ne voulez pas que la lettre devienne trop longue. Pour cette raison, il vaudrait mieux que vous trouviez un exemple concret qui démontrent au moins deux, au mieux trois, des qualités et des compétences mentionnées dans l’introduction.
- Une observation concrète du candidat à un moment où il a fait appel aux compétences ou aux qualités dont vous parlez est la manière la plus efficace de prouver ce que vous dites.
- Par exemple, vous pourriez écrire : « Robert Dupré m’a montré qu’il était capable de faire plusieurs choses à la fois. Un jour, il s’est porté bénévole pour prendre en charge du travail supplémentaire, lorsqu’il a anticipé un ralentissement dans la production à cause de plusieurs employés qui étaient malades. Il a souvent accepté des responsabilités en plus et travaillé des heures supplémentaires tout en gardant un rôle actif dans sa famille et sa communauté. »
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Écrivez le paragraphe de conclusion. Dans le troisième paragraphe (le paragraphe de fin), terminez sur une note positive en résumant et en répétant les qualités et les compétences que vous avez mises en lumière dans le corps de la lettre. Dites aussi que vous croyez que le candidat est bien adapté pour le travail ou le cursus auquel il postule [12] X Source de recherche .
- Ce paragraphe ne doit pas dépasser deux ou trois phrases. Écrivez une phrase qui résume le corps de la lettre et qui recommande le candidat. Vous pourriez aussi y inclure une phrase relative à l’exemple de votre deuxième paragraphe et votre travail dans le futur.
- Par exemple, vous pourriez écrire : « encore aujourd’hui, j’évalue le travail de mes autres employés en le comparant à celui de Robert Dupré. Grâce à son énergie, son organisation et ses compétences, il serait un atout extraordinaire pour votre entreprise. »
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Restez ouvert aux questions. Dans la dernière phrase de votre lettre, vous devez inclure une manière de vous contacter si le destinataire de votre lettre a des questions ou s’il aime discuter des informations que vous y avez incluses [13] X Source de recherche .
- Donnez-lui une façon de vous contacter directement, sans oublier de mentionner les moments de la journée et les jours où vous n’êtes pas disponible.
- Par exemple, vous pourriez écrire : « si vous avez des questions ou si vous voulez discuter de l’expérience de Robert, n’hésitez pas à me contacter au 05-55-55-55-55. Je suis généralement disponible sur ce numéro du lundi au vendredi de 8 h à 18 h. »
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Corrigez les fautes avec soin. Une lettre avec des fautes de grammaire ou de ponctuation ne va pas mettre en valeur le candidat, sans parler de vous-même. Selon le type d’emploi ou de cursus pour lequel il postule, une lettre pleine de fautes pourrait faire plus de mal que de bien [14] X Source de recherche .
- Le logiciel de traitement de texte devrait généralement contenir un correcteur orthographique, mais vous ne devriez pas vous y fier complètement.
- Imprimez un brouillon de la lettre pour le lire avec soin. En le lisant depuis la fin, vous arriverez à trouver des erreurs qui auraient pu vous échapper si vous la lisiez simplement depuis le début.
- Vous pouvez aussi la lire à voix haute. Cela vous aidera à trouver les erreurs de grammaire tout en repérant les structures de phrases bizarres qui pourraient être ambigües ou difficiles à lire. Si vous butez contre quelque chose pendant que vous lisez à voix haute, envisagez de le corriger pour qu’il soit plus facile à lire.
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Signez la lettre. La lettre doit se terminer par une formule de salutation consacrée comme « Cordialement » suivie de votre signature. Vous devez ensuite taper votre nom en entier avant de signer. Vous pourriez aussi inclure vos coordonnées sous votre nom, mais ce n’est pas obligatoire [15] X Source de recherche .
- Une fois que vous avez corrigé la lettre et que vous êtes sûr(e) qu’elle ne contient pas d’erreurs, vous pouvez en imprimer une copie sur votre papier à entête ou sur du papier machine.
- Signez la lettre à l’encre bleue ou noire.
- Gardez une copie de la lettre dans vos archives et donnez-en une aussi au candidat pour qu’il la conserve dans les siennes. Si vous écrivez la lettre en tant que superviseur du candidat, vous allez peut-être devoir en conserver une copie dans les archives de la compagnie.
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Envoyez la lettre. Demandez au candidat de quelle manière la lettre doit être envoyée au destinataire et suivez ses instructions. Si vous devez l’envoyer par email, vous pourriez aussi en envoyer une copie par courrier [16] X Source de recherche .
- En particulier si vous écrivez une lettre de recommandation académique ou pour un certificat professionnel, cela pourrait être requis.
- Dans certains cas, vous pouvez simplement la remettre au candidat qui la fera passer au destinataire, mais dans d’autres, vous devrez l’envoyer directement au destinataire et elle ne doit pas passer par les mains du candidat.
- Quoi qu’il en soit, il est toujours préférable de l’envoyer vous-même au destinataire au lieu de la donner au candidat. De cette façon, le destinataire peut être sûr que le candidat n’en a pas changé le contenu.
- Renseignez-vous à propos de la date butoir. Vous ne voulez pas que la lettre arrive en retard et que le candidat soit disqualifié. Cela pourrait l’affecter négativement ou l’empêcher d’obtenir le poste auquel il a postulé.
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Avertissements
- Restez positif et évitez de mentionner les faiblesses ou les difficultés du candidat.
- Si vous ne croyez pas pouvoir trouver suffisamment de points positifs à écrire à propos du candidat, vous devez refuser de lui écrire une lettre de recommandation [17] X Source de recherche .
- N’oubliez pas que vous risquez votre propre réputation lorsque vous écrivez une lettre de recommandation. Évitez de le faire à moins que vous ayez l’assurance des capacités à réussir du candidat au poste auquel il a postulé [18] X Source de recherche .
- Ne mentionnez pas son sexe, ses origines, son âge, ses handicaps ou d’autres détails de son physique ou de sa culture. Ce sont des choses que le destinataire de la lettre ne devrait pas prendre en compte lorsqu’il décide s’il va embaucher ou accepter le candidat [19] X Source de recherche .
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Références
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- ↑ https://www.naceweb.org/advocacy-and-legislation/legal-issues/how-to-write-a-reference-letter/
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