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Un plan de formation à l’intention de stagiaires est un document détaillé qui sert de guide pour la mise en œuvre et la prestation d’un cours. Que vous décidiez de les former individuellement ou en groupe, en personne ou en ligne, un plan de formation bien élaboré vous permettra de préparer et de donner des cours efficaces et complets. N’oubliez pas d’être aussi détaillé(e), organisé(e) et réaliste que possible.
Étapes
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Tenez compte des objectifs de votre organisation. Pour être efficace dans la formation, vous devez toujours vous souvenir des objectifs de votre entreprise ou activité. Ainsi, ils vous guideront dans l’élaboration de votre document. Par exemple, si votre principal objectif commercial est d’augmenter vos ventes de médicaments, vous devez le communiquer clairement à vos stagiaires.
- Si votre société a un énoncé de vision ou de mission, utilisez-le comme guide pour définir les objectifs de votre programme de formation. Assurez-vous qu’ils sont compatibles avec les objectifs généraux de l’entreprise.
- Vous devriez avoir une idée claire de ce que vous voulez réaliser. Par exemple, le programme peut avoir pour but de préparer le personnel à des situations d’urgence ou des imprévus, d’améliorer vos services ou de protéger les données personnelles des clients.
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Déterminez les avantages pour les stagiaires. Expliquez-leur clairement que chacun d’entre eux bénéficiera de la formation. Peut-être s’agit-il d’une nouvelle certification qui les qualifie pour un poste plus responsable ou peut-être s’agit-il de garantir davantage l’emploi pour ceux qui l’obtiendront ? Quoi qu’il en soit, partagez ces avantages au début de la formation.
- Indiquez les compétences, les informations et les certifications que les participants obtiendront dans le cadre du programme. Il peut s’agir de la maitrise de logiciels spécifiques, d’une connaissance approfondie des politiques et des procédures de la société ou de l’amélioration des compétences en matière de service à la clientèle.
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Déterminez les résultats souhaités. Décrivez dans votre document les résultats spécifiques que vous voulez atteindre à la fin de la formation. Dans ce cas, soyez aussi précis(e) que possible. Ils devraient être plus précis que les objectifs généraux du programme. Par exemple, écrivez ce qui suit : « à l’issue du stage, nous accueillerons 25 nouveaux collaborateurs prêts à commencer leur première semaine de travail dans notre service comptabilité [1] X Source de recherche . »
- Dans la mesure du possible, indiquez les avantages d’un but atteint. Notez ce qui suit : « dès que les nouveaux stagiaires auront terminé le programme, nous serons en mesure d’augmenter le nombre d’heures de production X fois par semaine, ce qui se traduira par une augmentation des revenus totaux de X %. »
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Planifiez les étapes nécessaires. Un plan de formation efficace doit pouvoir montrer exactement les objectifs qui seront atteints. Vous devez préciser la durée du stage, le nombre de séances et le déroulement de chaque session. Assurez-vous que ces étapes correspondent à vos objectifs spécifiques et globaux.
- Élaborez les grandes lignes d’un sujet de formation. Par exemple, si vous organisez une formation sur un logiciel de productivité, les sujets appropriés peuvent inclure la mise en forme d’un texte, la création de fichiers, le copier-coller et l’enregistrement de fichiers [2] X Source de recherche .
- Décomposez les sujets en rubriques spécifiques. Par exemple, la mise en forme de texte peut être divisée en trois sessions distinctes : utilisation de la police, des tableaux et des paragraphes.
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Préparez vos leçons. Dressez une liste des cours à inclure dans votre programme, notamment les objectifs de la leçon, les activités particulières à effectuer et les plans d’évaluation (modèles prétest et posttest, discussions en classe ou activités de groupe). Déterminez la durée de chaque séance. Voyez si vous avez besoin de matériel et de ressources supplémentaires pour les séances individuelles [3] X Source fiable Food and Agricultural Organization of the United Nations Aller sur la page de la source .
- Décidez de la meilleure méthode pédagogique. Vous pouvez donner vos cours en ligne, par vidéoconférence, en personne ou sous forme de fichiers audios. Choisissez une méthodologie en fonction de votre objectif. Par exemple, la meilleure façon d’enseigner l’utilisation de logiciels de navigation est de le faire en personne ou par vidéoconférence, tandis que les procédures de sécurité peuvent être expliquées de façon appropriée au moyen de fichiers Web.
- Essayez de faire participer les apprenants au cours. Vous pouvez vous servir d’énigmes, de questions, d’exercices de résolution de problèmes et d’activités de rédaction pour les garder concentrés sur leurs tâches.
- Une participation active les aidera à apprendre plus efficacement.
- Adoptez divers styles pédagogiques. Par exemple, en visionnant des vidéos de démonstration, en écoutant des fichiers audios et en participant à des exercices pratiques, vous diversifierez plus facilement vos activités pédagogiques.
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Définissez la structure des cours. Énoncez dans votre plan les caractéristiques de toutes les approches qui seront utilisées. Si vous prévoyez, par exemple, d’utiliser différentes méthodes, comme les leçons par vidéoconférence et en personne, précisez-le dès le début. De plus, il est très utile d’expliquer les raisons pour lesquelles vous adoptez des méthodes différentes [4] X Source fiable Kansas University Center for Community Health and Development Aller sur la page de la source .
- Par exemple, si vous avez l’intention de procéder à une formation individuelle, expliquez que vous le ferez pour des tâches minutieuses. Il est parfois préférable d’étudier certaines tâches en les observant et en les réalisant activement sur une période relativement longue. Dans ce cas, la formation individuelle sous la forme d’un stage avec un employé expérimenté peut être la meilleure option.
- Supposons que vous voulez former de petits groupes de stagiaires pour qu’ils puissent accomplir des tâches qui exigent de l’interaction notamment pour leur apprendre les aptitudes essentielles en matière de service à la clientèle. Dans ce cas, faire des exercices de mise en situation et de résolution de problèmes sera une excellente idée.
- Formez les employés en grands groupes sur les lignes directrices générales. Vous pouvez donner des informations et des directives générales en grands groupes. Si nécessaire, divisez les grands groupes en petits groupes.
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Établissez un calendrier. Pour maitriser de nouvelles compétences, les participants peuvent avoir besoin d’une heure de cours par jour pendant plusieurs semaines. Si vous devez les former avant une certaine date, précisez cette exigence dans le document. Mentionnez également si vos employés devraient intégrer cette formation à leurs tâches supplémentaires ou s’ils doivent faire appel à d’autres collègues pour remplir leur responsabilité au cours de la formation.
- Établissez un calendrier pour les préparatifs nécessaires. Par exemple, c’est une bonne idée d’engager un instructeur un mois à l’avance, de réserver une salle de réunion deux semaines à l’avance et d’informer tous les participants de l’emplacement et des exigences plusieurs semaines à l’avance.
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Songez au processus préparatoire de la formation. Votre plan devrait se présenter sous la forme d’un document complet qui permet aux autres de suivre facilement vos instructions. Alors, vous devriez y indiquer exactement comment se préparer pour les sessions. Soyez aussi précis(e) que possible afin que les instructeurs sachent clairement comment atteindre les objectifs.
- Dressez une liste des ressources à utiliser. Les instructeurs peuvent avoir besoin d’outils de présentation, de craie ou d’un ordinateur. Les participants pourraient avoir besoin de guides pédagogiques, de manuels, de lecteurs vidéos ou d’autres matériels.
- Vérifiez la liste des ressources avant la formation. Examinez chaque étape pour vous assurer que tout l’équipement, le matériel et les outils sont accessibles et opérationnels.
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Évaluez le programme. Votre document devrait préciser des moyens permettant aux participants d’évaluer progressivement leur formation. Des repères clairs devraient également être établis pour mesurer l’efficacité de la prestation des cours. Par conséquent, indiquez précisément à quels moments l’atteinte des objectifs sera mesurée [5] X Source de recherche .
- Définissez des outils d’évaluation concrets. Par exemple, vous pourriez demander aux participants de remplir un questionnaire ou de compléter un test après avoir effectué chaque module.
- Invitez les instructeurs à solliciter un retour d’informations. Dans votre document, précisez que les instructeurs doivent observer le comportement des stagiaires. S’ils semblent perdus ou démotivés, indiquez que les formateurs doivent s’en occuper.
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Proposez d’autres solutions. Tous les groupes de participants ne réagiront pas de la même façon aux méthodes d’enseignement. Précisez si les formateurs devraient être en mesure d’enseigner le cours de diverses façons. Pour chaque section, votre programme devrait indiquer deux ou trois méthodes d’enseignement [6] X Source fiable Kansas University Center for Community Health and Development Aller sur la page de la source .
- Il se peut, par exemple, que certains groupes soient moins bavards que d’autres. Au lieu d’organiser une séance de questions-réponses avec un grand groupe, demandez aux participants de travailler en équipes de deux.
- Pendant la formation, des exemples spécifiques peuvent être utilisés pour illustrer les points importants de la leçon. Si vous constatez que les stagiaires ne semblent pas comprendre le cours, n’oubliez pas d’inclure d’autres exemples.
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Indiquez qui seront les participants. Votre formation peut être destinée à tous les membres de votre entreprise, au personnel d’un seul service ou conçue spécialement pour les employés débutants. N’oubliez pas que vous pouvez élaborer des plans distincts pour différents groupes ou équipes. Dans chacun de ces plans, précisez clairement à quel groupe s’adresse la formation [7] X Source de recherche .
- Regroupez les participants selon le type de formation. Par exemple, certains employés peuvent avoir besoin de lignes directrices générales, tandis que ceux qui participent à l’exécution des tâches quotidiennes peuvent avoir besoin d’une formation plus approfondie.
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Allez voir vos collègues. Par exemple, il vous faudra calculer les couts de votre programme. Si vous ne travaillez pas dans le service de comptabilité, c’est une bonne idée de demander à quelqu’un qui connait bien la situation financière de l’entreprise de vous donner cette information. Consultez la liste des ressources requises pour évaluer le montant d’argent dont vous aurez besoin.
- D’autres couts à garder à l’esprit comprennent la location d’une salle de réunion, la rémunération des instructeurs et le temps des employés.
- Vous aurez peut-être aussi besoin de parler aux dirigeants de la société, car ils peuvent vous aider à réserver des salles de conférence.
- Faites savoir à votre service informatique que vous pouvez avoir besoin d’aide pendant la formation, surtout si le programme se fait en ligne ou si vous avez recours à la vidéoconférence.
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Choisissez des instructeurs qualifiés. Pour offrir une formation efficace, vous devrez choisir une personne hautement qualifiée pour animer les séances. Il peut s’agir d’une personne qui travaille pour votre organisation ou d’un expert externe. Examinez ses titres de compétences et son expérience avant de l’embaucher [8] X Source de recherche .
- Recherchez des instructeurs qui ont de l’expérience dans l’utilisation des méthodes que vous voulez offrir. Par exemple, si la formation se fait en ligne, assurez-vous de trouver quelqu’un qui est à l’aise avec cette plateforme.
- Communiquez activement avec les participants. Laissez-les poser des questions et assurez-vous qu’ils comprennent bien les objectifs et les résultats souhaités du programme.
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Références
- ↑ http://uca.edu/assessment/step-2/
- ↑ http://www.business.govt.nz/staff-and-hr/employee-and-team-performance/training-and-development
- ↑ http://www.fao.org/docrep/w5830e/w5830e0h.htm
- ↑ http://ctb.ku.edu/en/table-of-contents/structure/hiring-and-training/develop-a-plan/main
- ↑ https://www.opm.gov/policy-data-oversight/training-and-development/planning-evaluating/
- ↑ http://ctb.ku.edu/en/table-of-contents/structure/training-and-technical-assistance/design-training-session/main
- ↑ https://www.opm.gov/policy-data-oversight/training-and-development/planning-evaluating/
- ↑ https://www.linkedin.com/pulse/5-effective-employee-training-techniques-work-jason-silver
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